Är anteckningar myndighetshandlingar?

Högsta förvaltningsdomstolen har i två avgöranden (HFD 2016:131 och HFD 13.9.2016/3803) tagit ställning till anteckningars ställning som myndighetshandlingar enligt lagen om offentlighet i myndigheters verksamhet (621/1999).

​Enligt offentlighetslagen 5.2 § avses med en myndighetshandling en handling som innehas av en myndighet och som har upprättats av myndigheten eller som har inkommit till en myndighet för behandling av ett visst ärende eller i övrigt i samband med ett ärende som hör till myndighetens verksamhetsområde eller uppgifter. En handling anses ha blivit upprättad av myndigheten också om den upprättats på uppdrag av myndigheten och anses också ha inkommit till myndigheten om den inkommit till dem som verkar på uppdrag av myndigheten. 

Undantag från denna huvudregel utgörs bland annat av minnsanteckningar och utkast som inte ännu lämnats in för föredragning eller annan behandling av ärendet (Offentlighetslagen 5.3 §). I förarbetena till lagen (RP 30/1998) förklaras att halvfärdiga handlingar som utarbetats av tjänstemän faller utanför begreppet myndighetshandling, eftersom sådana handlingar inte är avsedda att utgöra grund för behandlingen av ärendet. I propositionen nämns speciellt att lagen inte tillämpas på minnesanteckningar som tjänstemannen utarbetat för eget bruk och som förblir hos honom. 

HFD:s avgöranden

Ärendet HFD 13.9.2016/3803 gällde anteckningar, Excel-tabeller och resultat från sökningar i en databas som Skatteförvaltningen i samband med en granskning av ett bolag. HFD ansåg i detta ärende att nämnda dokument var skisser, listor över sakfrågor, anteckningar och utkast på vilka offentlighetslagen inte tillämpas. 

I årsboksavgörandet HFD 2016:131 var slutsatsen en annan. Ärendet i fråga gällde anteckningar från intervjusituationer med anställda vid ett bolag som var föremål för skattegranskning. Skatteverket hade i enlighet med förvaltningslagens (434/2003) 42 §:s krav på att muntligen erhållna uppgifter skall antecknas och registreras fört anteckningar vid intervjuerna. HFD tog i ärendet ställning för att dessa anteckningar var Skatteverkets myndighetshandlingar och att man inte kunde anse att anteckningarna skulle utgöra sådana anteckningar eller utkast som faller utanför offentlighetslagens tillämpningsområde. I detta fall var alltså anteckningarna myndighetshandlingar.  

Avgörande för HFD:s ställningstagande i det senare ärendet var att fråga å ena sidan var om handlingar i vilka myndigheten hade dokumenterat den muntliga utredning som inkom vid intervjuerna. Utredningen användes som bakgrundsmateiral vid den egentliga skattegranskningen, och påverkade alltså besluten i ärendet. Å andra sidan var inte anteckningarna utkast eller versioner av utkast till några andra dokument, dvs. informationen i anteckningarna framgick inte ur andra handlingar i ärendet. Anteckningarna innehöll alltså utredning som påverkade skattegranskningen, men som inte fanns tillgänglig ur andra handlingar.

Slutsats

HFD:s avgöranden visar konkret på vad regeringspropositionens förklaring betyder: En anteckning faller utanför offentlighetslagens tillämpningsområde om anteckningen utarbetas för tjänstemannens eller -innehavarens eget bruk och stannar hos honom. Om en anteckning utarbetas som en utredning och har bruk i behandlingen och beslutsfattandet i ärendet i fråga är fråga inte om ”renodlade” anteckningar, utan då tillämpas offentlighetslagen.  

Vad innebär det om en anteckning anses vara myndighetshandling?

Om en anteckning anses vara myndighetshandling innebär det att hela offentlighetslagen tillämpas på handlingen i fråga. Handlingen, anteckningen, är som utgångspunkt offentlig och vem som helst har rätt till insyn i handlingen. Offentlighetslagens sekretessbestämmelser tillämpas naturligtvis också. 

Speciellt när anteckningar förs över muntligt erhållen utredning eller information som ingår i behandlingen av ett myndighetsärende bör anteckningarnas innehåll i första hand överföras till ett separat dokument, exempelvis en promemoria eller protokoll, som sedan används som utredning i den fortsatta behandlingen av ärendet. Anteckningarna förblir då som utgångspunkt nedtecknarens egna.

Mer på webben

• 13.9.2016/3803
  
  Handlingsoffentlighet - Skattegranskning - Anteckningar - Myndighetshandling. Finlex.fi
• 13.9.2016/3802 HFD:2016:131
  
  Handlingsoffentlighet - Skattegranskning - Anteckningar från personalintervjuer. Finlex.fi