Arbetsgrupp tillsatt för nationell implementering av e-fakturadirektivet

Finansministeriet har 18.10.2017 tillsatt en arbetsgrupp som ska bereda den nationella implementeringen av Europeiska unionens direktiv 2014/55/EU om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling och granska övrig nationell utveckling.  Arbetsgruppens mandattid löper ut 30.6.2018.

Direktivet kommer att tillämpas på e-faktureringen i upphandling som omfattas av upphandlingslagen. Tidsfristen för den nationella implementeringen av direktivet går ut 18.11.2018.

Med elektronisk fakturering kan faktureringsprocessen och ekonomiförvaltningen göras avsevärt snabbare och effektivare. I Finland är förutsättningarna för användning av e-fakturor utmärkta, men oklarheterna kring gemensamma modeller för datahantering och förfarande samt den låga kvaliteten på adressregistren för e-fakturor har bromsat utbredningen.

I Finland finns det två modeller för förmedling av e-fakturor: e-fakturaoperatörernas och bankernas förmedlingsnät. Samarbetet mellan de olika nätverken fungerar, men felaktiga e-fakturaadresser och brister i e-fakturans datainnehåll orsakar problem. Bristerna leder kvalitetsproblem till exempel om e-fakturaoperatören omvandlar fakturan på mottagarens önskan till ett annat format och vissa uppgifter inte kan förmedlas i rätt fält på fakturan i mottagarens format.

En del av den nationella implementeringen av direktivet är att skapa en tillförlitlig nationell plats till vilket ett företag eller dess representant kan meddela sin e-fakturaadress. Ett offentligt register över företagens e-fakturaadresser gör det möjligt att skicka e-fakturor utan tester och separata avtal.

Arbetsgruppen ska utöver fakturor också se över kvittouppgifter. Största möjliga enhetlighet eftersträvas i hanteringen av båda typerna av data.

CEN (European Committee for Standardization, samarbetsorgan för standardiseringsorganisationer i 34 europeiska länder) gav våren 2017 ut en semantisk modell för e-fakturor. Dessutom har kommissionen givit en rekommendation om den offentliga förvaltningens e-fakturastandarder som alla aktörer som avses i direktivet 2014/55 ska ta emot. Nationella beskrivningar ska uppdateras för att uppfylla CEN:s definitioner för att den offentliga förvaltningen ska kunna ta emot och skicka e-fakturor till Europa genom att använda befintliga lösningar för mottagande av fakturor.

Vid den nationella implementeringen av direktivet går staten in för att framöver endast skicka e-fakturor. Samma förfarande ska också göras möjlig för kommunsektorn och de kommande landskapen.

Samtidigt bör främjandet av e-faktureringen uppmärksammas också inom andra sektorer i samhället.  Effektivering av den offentliga förvaltningen är möjlig endast om faktureringsrutinerna kan harmoniseras och förenklas och om man kan använda sig av allmänt etablerad praxis.

Kommunförbundets representanter i arbetsgruppen är sakkunnig Jari Vaine och som suppleant sakkunnig Marja-Liisa Ylitalo.

Kommunsektorn hanterar en stor mängd fakturor och därför måste den nationella implementeringen möta också kommunsektorns behov. För att förbättra förutsättningarna för ett framgångsrikt arbete också ur kommunsektorns synvinkel tar vi gärna emot erfarenheter av och kommentarer om e-fakturor och i synnerhet om eventuella utmaningar och hinder.