Den registrerades begäran om granskning avslogs – ska ett förvaltningsbeslut fattas i ärendet?

I EU:s allmänna dataskyddsförordning finns bestämmelser om den registrerades rättigheter. Beroende på situationen har den registrerade i regel rätt att

• få information om behandlingen av de egna personuppgifterna,
• få tillgång till uppgifterna (s.k. granskningsrätt),
• få uppgifterna rättade,
• få uppgifterna raderade och bli bortglömd,
• begränsa behandlingen av uppgifterna,
• överföra uppgifterna från ett system till ett annat (dataportabilitet),
• motsätta sig behandlingen av uppgifter och
• inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande.

En kommunal myndighet ska i egenskap av personuppgiftsansvarig sörja för att dessa rättigheter tillgodoses. I förordningen och i dataskyddslagen finns närmare bestämmelser om detaljer och tillvägagångssätt i anslutning till tillgodoseendet av varje rättighet. När den registrerades begäran mottagits, ska kommunen i egenskap av personuppgiftsansvarig iaktta samma tillvägagångssätt när det gäller alla rättigheter.

Hur snabbt ska den registrerades begäran besvaras?

Kommunen ska besvara den registrerades begäran utan oskäligt dröjsmål, dock senast inom en månad från det att begäran mottagits. I svaret ska framgå vilka åtgärder som vidtagits till följd av begäran.

Om det finns flera förfrågningar eller de är komplicerade kan kommunen i sitt svar informera om att det behövs mera tid för behandlingen av dem. Då kan tidsfristen förlängas med högst två månader. En förlängning av tidsfristen måste motiveras.

Vad händer om kommunen vägrar att tillmötesgå den registrerades begäran?

Alla de rättigheter som den registrerade har kan inte alltid tillgodoses. Exempelvis kan man inte tillmötesgå den registrerades begäran om att de uppgifter som rör honom eller henne ska raderas om kommunen har samlat in dem för att utföra en lagstadgad uppgift. Den registrerades begäran om granskning kan inte godkännas till alla delar då utlämning av informationen kan medföra allvarlig fara för den registrerades hälsa.

Om kommunen vägrar att tillmötesgå den registrerades begäran, ska den registrerade informeras om detta senast inom en månad från det att begäran mottagits. En vägran måste motiveras och det måste finnas en laglig grund för den. Om grunden för avslag gäller endast en del av uppgifterna, har den registrerade rätt att få tillgång till de övriga uppgifter som rör honom eller henne.

Dataombudsmannen är nationell tillsynsmyndighet i dataskyddsfrågor

I samband med ett avslag på en begäran ska den registrerade informeras om möjligheten att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen och att använda andra rättsmedel. Enligt förarbetena till dataskyddslagen begränsar förordningen inte den registrerades möjligheter till att i samband med ett ändringssökande också vända sig till andra instanser än dataombudsmannen. Om den personuppgiftsansvarige är en myndighet, kan den registrerade anföra besvär hos förvaltningsdomstolen över ett förvaltningsbeslut som denna myndighet fattat i egenskap av personuppgiftsansvarig. Detta förutsätter dock att ett förvaltningsbeslut om avslaget har fattats.

Eftersom dataombudsmannen är den primära övervakande myndigheten i dataskyddsfrågor är det ändå motiverat att vända sig till dataombudsmannen i dessa frågor. Enligt dataskyddslagen har en registrerad rätt att föra ett ärende till dataombudsmannen för behandling, om den registrerade anser att någon vid behandlingen av hans eller hennes personuppgifter bryter mot den gällande lagstiftningen.

Kommunförbundets rekommendation är att den registrerade på egen begäran kan meddelas ett förvaltningsbeslut i ärendet, där det till beslutet fogats en besvärsanvisning till förvaltningsdomstolen.