Lagen om informationshantering träder i kraft vid årsskiftet – vad innebär det för kommunsektorn?

Det nya året innebär att den nya lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) och lagar som har med den att göra träder i kraft. Det är fråga om en allmän lag som syftar till att reglera och förenhetliga informationshanteringen i en allt mer digital miljö. Lagen har som mål att säkerställa god förvaltningssed och offentlighetsprincipen och främja digital säkerhet i offentliga dataresurser och informationssystem, interoperabilitet samt spridning och utnyttjande av information.

Lagen om informationshantering ställer krav på den allmänna informationshanteringen och informationssäkerheten. Den nya lagen om informationshantering och lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019) innebär att kommunerna får nya bestämmelser att följa i hanteringen av information. Lagen om tillhandahållande av digitala tjänster syftar till att främja tillgången till digitala tjänster och ställer krav på tillhandahållandet av digitala tjänster. Samtidigt får man inte glömma bestämmelserna om bland annat dataskydd, förvaltning, offentlighet, utvärdering och e-tjänster. Informationshanteringen måste därför utvecklas med stöd av flera olika bestämmelser.

Ett nytt begrepp: informationshanteringsenhet – allt börjar med ansvarsfördelningen

I lagen om informationshantering föreskrivs om ordnandet av informationshantering. Det betyder i kommunsektorn att till exempel kommuner, samkommuner och självständiga offentligrättsliga organ är enskilda informationshanteringsenheter.

En informationshanteringsenhet består av flera myndigheter. Enheten leds i regel av kommunstyrelsen. Ledningen ansvarar för att ordna informationshanteringen i enlighet med kraven i lagen. Det innebär definition av ansvar, uppdatering av anvisningar, tillhandahållande av utbildning och adekvata arbetsredskap.

Dessutom bör informationshanteringen övervakas. När lagen trätt i kraft bör ledningen först se till att det i förvaltningsstadgan eller motsvarande dokument utöver de tidigare ansvarsförhållandena också har skrivits in det som informationshanteringslagen kräver.

Den nya informationshanteringsmodellen – första versionen klar 2021

Informationshanteringslagen innehåller bestämmelser om förpliktelsen att beskriva processer – den nya informationshanteringsmodellen. Informationshanteringsmodellen gäller den offentliga förvaltningen och ska vara en tydlig beskrivning av kommunens utvidgade informationshantering. I modellen skall också beskrivas vilka kopplingar kommunen har till andra aktörers informationssystem eller offentliga dataresurser, till exempel befolkningsregistercentralen. I modellen beskrivs åtminstone verksamhetsprocesserna, de offentliga dataresurserna, datamaterialet, informationssystemen och informationssäkerhetsarrangemangen.

En del av informationshanteringsmodellens beskrivningsskyldigheter finns säkert redan i informationsstyrningsplaner, arkivbildningsplaner, processbeskrivningar, beskrivningar av system- och teknikarkitektur, datasystem och informationssäkerhet. Vid upprättandet av modellen kan man använda sig av ett databokslut eller innehållet i ”Register över behandling” som beskrivs i dataskyddsförordningen. Utnyttja allt arbete som redan gjorts.

Den nya myndigheten informationshanteringsnämnden, som inleder sin verksamhet i början av året, kommer att ge informationshanteringsrekommendationer och en av dem är informationshanteringsmodellen. Informationshanteringsmodellen stöder styrning och utvecklingsarbete och med hjälp av den kan man hantera förändringar i informationshanteringen. Förändringar formar modellen.

Ta hand om informationens hela livscykel

Informationshanteringens råmaterial är data. Kommunen måste kunna hantera data från det att de skapas tills de eventuellt förstörs eller arkiveras. Livscykeln omfattar bland annat insamling av uppgifter, produktion, behandling, uppförande i minnen, överlåtelse, överföring, radering, förvaring och arkivering. Informationens livscykel blir viktigare med digitaliseringen eftersom de beslut som fattas i början av cykeln har betydelse för hur informationen behandlas och används i slutet av sin livscykel. Informationshanteringslagen betonar informationens livscykel och informationssäkerheten under hela livscykeln.

Att komma igång – samarbete internt och externt

Informationshanteringslagen är en övergripande lag som berör flera yrkesgrupper och områden, såsom ärendehantering, dokumentförvaltning, arkivering, utveckling, system- och teknikarkitektur, internrevision, informationsförvaltning, informationssäkerhet, dataskydd, allmän förvaltning och personaladministration. Ett gott samarbete mellan dessa yrkesgrupper är det bästa sättet att nå goda resultat i utvecklandet av informationshanteringen eftersom till exempel informationshanteringsmodellen omfattar sådana delar som ingen aktör kan beskriva ensam.

Lagen gäller hela den offentliga förvaltningen, därför är det till allas fördel att olika aktörer och kommuner tillsammans utvecklar informationsadministrationen.

Kommunens utvecklingsarbete kan inledas med följande steg.

1. Informationshanteringsenheten för funktionerna bildas och ansvaren fördelas.
2. Beskrivning av nuläget. Kartläggning av befintliga anvisningar och beskrivningar.
3. Kartläggning av samarbetspartner.
4. Kommunens Utvecklingsprojekt planeras och prioriteras med beaktande av övergångsperioder.
5. De första beskrivningarna för informationshanteringsmodellen och sammanställningen av en beskrivning för genomförande av offentlighetsprincipen påbörjas.

Den nya myndigheten informationshanteringsnämnden inleder sin verksamhet 1.1.2020 och publicerar sina första rekommendationer i början av året. Finansministeriet har ett eget verkställighetsprojekt och det finns också gratis videomaterial, dessutom planerar Finansministeriet en omfattande kommunturné i januari–mars 2020. Kommunförbundet deltar också på vissa orter. Läs mer på finska https://vm.fi/tiedonhallintalain-taytantoonpano

Kommunförbundet deltar också i utvecklingen av informationshanteringen tillsammans med kommunerna. I början av året blir förvaltningsstadgan om informationshanteringen ansvar klar och dessutom planeras ett cirkulär och andra anvisningar.