Elektronisk underskrift i kommunerna – dokumentexempel

Den elektroniska underskriften bör betraktas och utvecklas som en del av kommunens ärendehanteringsprocess eller tillhandahållandet av elektroniska tjänster för kommuninvånarna. Införandet av nya processer, system och tjänster för allmänheten måste planeras och genomföras noggrant. Detta finns det naturligtvis inte tid för i den coronasituation som råder våren 2020. På denna webbplats redogörs således endast för de typer av dokument för vilka elektroniska underskrifter kan tas i bruk snabbt.

De allmänna förutsättningarna för elektroniska underskrifter

Den finländska lagstiftningen innehåller i och för sig få egentliga krav för underskrifter. Om en lag kräver att en handling undertecknas, ska man först kontrollera om handlingen också kan upprättas elektroniskt. Om detta är möjligt ska man därefter bedöma vilken typ av elektronisk underskrift som kan användas. Lagar inkluderar sällan kvalitetskrav för underskrifter. Det betyder att det är kommunen som avgör saken.



Med underskriften måste man på ett tillräckligt tillförlitligt sätt senare kunna påvisa undertecknarens identitet samt visa att dennes viljeyttring inte ändrats.

Nedan presenteras några typer av handlingar som ofta undertecknas i kommunerna och vilka regler som gäller för dem.

Organens protokoll och andra förvaltningsbeslut

I förvaltningslagen (434/2003, finlex.fi) finns inte någon bestämmelse som uttryckligen skulle kräva att ett förvaltningsbeslut undertecknas. Det kan dock ändå anses höra till god förvaltningssed att ett beslut undertecknas. Underskrifter används i första hand för att identifiera föredragande och beslutsfattare samt för att säkerställa att beslutsvägen är obestridlig och enhetlig.

Enligt 107 § i kommunallagen (410/2015, finlex.fi) ska det föras protokoll över organens sammanträden och beslut. Kommunallagen föreskriver dock inte om protokollets innehåll, utan kommunens förvaltningsstadga ska innehålla behövliga bestämmelser om protokollets innehåll samt om hur det undertecknas och justeras.

Enligt 16 § i lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003, finlex.fi) får en beslutshandling undertecknas elektroniskt om inte något annat föreskrivs i någon annan lag. Lagen innehåller kvalitativa krav på beslutshandlingens elektroniska underskrifter.

 Myndigheten ska underteckna handlingen antingen

1. med en avancerad elektronisk underskrift enligt eIDAS-förordningen eller
2. annars på ett sådant sätt att man kan försäkra sig om handlingensautenticitet och integritet. Med autenticitet avses identifiering av undertecknaren och med integritet avses handlingens oföränderlighet.

Vad avses med avancerad elektronisk underskrift?

I eIDAS-förordningen, dvs. Europaparlamentets och rådets förordning (EU) N:o 910/2014 (EUR-Lex) om elektronisk identifiering och betrodda tjänster för elektroniska transaktioner på den inre marknaden och om upphävande av direktiv 1999/93/EG, föreskrivs om gränsöverskridande elektronisk identifiering, säkerhetsnivåer för identifiering samt betrodda tjänster. Tjänster för skapande av elektroniska underskrifter är en grupp av sådana betrodda tjänster som avses i förordningen.

Med elektronisk underskrift avses i eIDAS-förordningen uppgifter i elektronisk form

• som är fogade till eller logiskt knutna till andra uppgifter i elektronisk form och
•  som används av undertecknaren för att skriva under.

Med avancerad elektronisk underskrift avses en elektronisk underskrift som uppfyller kraven enligt artikel 26 i eIDAS-förordningen, det vill säga följande:

1. Den ska vara unikt knuten till undertecknaren.
2. Undertecknaren ska kunna identifieras genom den.
3. Den ska vara skapad på grundval av uppgifter för skapande av elektroniska underskrifter som undertecknaren med hög grad av tillförlitlighet kan använda uteslutande under sin egen kontroll.
4. Den ska vara kopplad till de uppgifter som den används för att underteckna på ett sådant sätt att alla efterföljande ändringar av uppgifterna kan upptäckas.

Kommunen ska vid anskaffning av en tjänst för elektroniska underskrifter se till att den uppfyller kvalitetskraven i 16 § i lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet.

Upphandlingskontrakt

Upphandlingslagen (1397/2016, finlex.fi) kräver att kommunen ingår ett skriftligt upphandlingskontrakt efter att ett upphandlingsbeslut fattats (upphandling.fi). Upphandlingskontraktet uppstår genom den upphandlande enhetens och anbudsgivarens uttryckliga viljeyttring, vilket sker genom underteckningen av ett skriftligt upphandlingskontrakt. Upphandlingslagen förhindrar inte elektroniska upphandlingskontrakt och underskrifter.  Också vid små upphandlingar som inte omfattas av upphandlingslagens tillämpningsområde rekommenderas det att man ingår ett skriftligt kontrakt med leverantören om den helhet som ska upphandlas. Ett kontrakt om småskalig upphandling kan ingås med elektronisk underskrift.

Kommunens bokslut

Bokslutet ska undertecknas. Enligt Bokföringsnämndens kommunsektions allmänna anvisning om bokslut och verksamhetsberättelse kan kommunernas och samkommunernas bokslut också undertecknas elektroniskt. Bokföringsnämnden rekommenderar i sitt utlåtande BokfN 1899/2012 att undertecknaren identifieras med stark autentisering i samband med underskriften. Identifieringsverktyg för stark autentisering är bankernas nätbankskoder, teleföretagens mobilcertifikat, medborgarcertifikat med ett identitetskort som utfärdas av polisen från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata samt vissa andra identifieringscertifikat samt identifieringstjänster som registrerats med olika organisationskort.

Fastigheters köpebrev och arrendeavtal

Enligt jordabalken (540/1195, finlex.fi) ska säljaren och köparen eller deras ombud underteckna ett köpebrev som gäller en fastighet. Enligt jordabalken kan köpebrev för fastigheter också upprättas på elektronisk väg.  Då ska köpebreven undertecknas i Lantmäteriverkets nättjänst Fastighetsöverlåtelsetjänsten. Det går inte att underteckna köpebrevet i någon annan tjänst.

I Fastighetsöverlåtelsetjänsten används inte något köpvittne, utan systemet övervakar att köpebrevets innehåll motsvarar kraven i lagen. I webbtjänsten kan man göra upp utkast till och underteckna köpebrev, gåvobrev, bytesbrev och föravtal om köp som gäller fastigheter. I Fastighetsöverlåtelsetjänsten kan man också underteckna elektroniska arrendeavtal.

För att kunna utnyttja tjänsten behöver användarna i kommunen en skriftlig allmän fullmakt för att kontrollera namnteckningsrätten. Modeller för allmänna fullmakter finns i Fastighetsöverlåtelsetjänsten.

Arbetsavtal

Enligt 3 § i arbetsavtalslagen (55/2001, finlex.fi) kan ett arbetsavtal ingås muntligen, skriftligen eller i elektronisk form. Lagen möjliggör således också elektronisk underskrift. I lagen ställs inga kvalitetskrav på elektroniska underskrifter, utan kommunen har prövningsrätt i frågan.

Läs mer 

På Kommunförbundets webbplats

Dokumenthantering och arkivfunktion

 

Mer på webben

Sähköinen allekirjoitus - nopea ja luotettava tapa varmentaa asiakirjoja

Webbplatsen Suomi-digi (på finska). 7.4.2020