Nya anvisningar från Kommunförbundet om förvaringstider i miljöskyddet

Kommunförbundet har i samarbete med sakkunniga utarbetat nya anvisningar om förvaringstider i miljöskyddet. Anvisningarna innehåller Riksarkivets föreskrifter om handlingar eller uppgifter i handlingar som ska förvaras varaktigt och Kommunförbundets rekommendationer för minimiförvaringstider för uppgifter som ska förvaras en begränsad tid. Förvaringstiderna tillämpas retroaktivt på uppgifter i handlingar som insamlats från 1.3.2000.

Anvisningarna om förvaringstider kommer att införas i Kommunförbundets databas Kommunala handlingars förvaringstider under våren 2020.

Anvisningarna baserar sig på Riksarkivets beslut från 3.2.2020 om varaktig förvaring av uppgifter i kommunala handlingar inom miljöskyddet. Beslutet kompletterar Riksarkivets tidigare beslut från år 2002. Riksarkivet tar inte ställning till i vilken form handlingarna förvaras, eftersom det fortfarande uppkommer såväl analogt som elektroniskt material inom miljöskyddet.

Enligt Riksarkivets beslut kan kommunerna förvara handlingar och uppgifter som skapats elektroniskt och som ska förvaras varaktigt antingen digitalt eller analogt beroende på den enskilda kommunens beredskap. Ett krav för att material som skapats elektroniskt kan förvaras enbart digitalt är att uppgifterna är i ett format som lämpar sig för långvarig förvaring, metadata medräknat, eller att de kan omvandlas till ett sådant format i enlighet med de anvisningar som Riksarkivet meddelar.  Om en kommun inte har beredskap att med beviskraft förvara uppgifterna i ett format som lämpar sig för långvarig förvaring, ska handlingarna förvaras varaktigt också analogt.

På Kommunförbundets webbplats finns Riksarkivets beslut om handlingar som ska förvaras varaktigt och Kommunförbundets tabell över förvaringstider. Närmare upplysningar: sakkunnig Tuula Seppo och miljöchef Miira Riipinen