Kommunförbundets anvisningar om förvaringstider inom miljö- och hälsoskyddet

Kommunförbundet har i samarbete med kommunernas sakkunniga utarbetat nya anvisningar om förvaringstider inom miljö- och hälsoskyddet. Anvisningarna innehåller Riksarkivets föreskrifter om handlingar eller uppgifter i handlingar som ska förvaras varaktigt och Kommunförbundets rekommendationer för minimiförvaringstider för uppgifter som ska förvaras en begränsad tid.

Beslutet tillämpas sedan 1.3.2000 på handlingar som har samlats och samlas hos miljö- och hälsoskyddet. 

Anvisningarna om förvaringstider finns också i Kommunförbundets databas Förvaringstider för kommunala handlingar.

Anvisningarna baserar sig på Riksarkivets beslut från 19.10.2020 om varaktig förvaring av uppgifter i kommunala handlingar inom miljö- och hälsoskyddet. Beslutet kompletterar bland annat Riksarkivets tidigare beslut från år 2003 (RA 346/43/02). Riksarkivet tar inte ställning till i vilken form handlingarna förvaras, eftersom det fortfarande uppkommer såväl analogt som elektroniskt material inom miljö- och hälsoskyddet.

Handlingar och uppgifter som skapats elektroniskt och som ska förvaras varaktigt kan förvaras antingen digitalt eller analogt beroende på den enskilda kommunens beredskap att förvara dokumentuppgifter elektroniskt i enlighet med Riksarkivets gällande bestämmelser och anvisningar. De uppgifter inom kommunernas miljö- och hälsoskydd som skapats elektroniskt och som ska förvaras varaktigt förvaras (arkiveras) enbart i digital form, om de och deras metadata finns i en form som lämpar sig för långtidsförvaring (iakttagande av SÄHKE2-bestämmelsen) eller om de kan omvandlas till en sådan form i enlighet med Riksarkivets anvisningar.

Om en kommunal aktör inte har haft eller ännu inte har förutsättningar att enbart i digital form varaktigt förvara dokumentuppgifter som skapats elektroniskt så att uppgifterna förblir beviskraftiga, ska handlingarna förvaras också i analog form. Handlingar som enbart finns i analog form och som ska förvaras varaktigt förvaras analogt, om de inte senare digitaliseras i enlighet med de krav som möjliggör förstöring av analoga uttryck.

Riksarkivet ger kommunerna preciserande anvisningar om elektronisk arkivering och digitalisering.

På Kommunförbundets webbplats finns Riksarkivets beslut om handlingar som ska förvaras varaktigt och Kommunförbundets tabell över förvaringstider. Närmare upplysningar ger Tuula Seppo, specialsakkunnig, och Kaisa Mäntynen, specialsakkunnig inom miljö- och hälsoskydd.