Pandemin lyfte fram kommunernas förändringsförmåga vid övergången till digitala arbetsformer

Pandemin lyfte fram kommunernas förändringsförmåga vid övergången till digitala arbetsformer

Pandemin har fört med sig en mängd nya arbetsformer, bedömer de IKT-ansvariga i kommunsektorn. Kommunerna har visat sig ha god förändringsförmåga, och övergången till verksamhet på distans har lyckats väl i fråga om både arbete, service och beslutsfattande. Det här framgår av de svar som samlades in i samband med kartläggningen av kommunernas digitalisering, som gjordes i flera delar.

- Det verkar som om kommunorganisationerna redan före pandemin har haft beredskap för att genomföra ett oväntat digitalt språng, säger Laura Lyly, specialsakkunnig vid Kommunförbundet.

Den här uppfattningen stöds av det faktum att pandemin har haft varierande konsekvenser för IKT-utgifterna, och största delen av de som deltog i undersökningen sade att pandemin inte har haft någon stor inverkan på IKT-utgifterna.

Över 80 procent av dem som besvarade enkäten ansåg att det är sannolikt att de digitala arbetsformerna håller på att bli permanenta, åtminstone i viss mån. Det antas att distansarbete kommer att bli en bestående arbetsform och att programvara för informationsdelning kommer att användas i större utsträckning än tidigare. Deltagarna tror också att arbetsanvisningarna kommer att uppdateras enligt den förändrade situationen.

Även distansmöten inom undervisning och förtroendeuppdrag antas bli vanligare, men i mindre grad.

Lagstiftningen om information och informationshantering ökar

Lagstiftningen om olika typer av information och informationshantering har ökat, och det här upplever kommunerna och samkommunerna som en utmaning. Det råder brist på både kompetens och tid. I takt med att digitaliseringen framskrider kommer kommunerna och samkommunerna att behöva allt mer stöd för att verkställa de här lagarna. 

Informationshanteringslagen förankras fortfarande

Den så kallade informationshanteringslagen trädde i kraft i början av 2020. Den innehåller ett antal skyldigheter i anslutning till kommunernas och samkommunernas informationshantering.

Av de kommunala organisationer som besvarade enkäten har bara en dryg tredjedel utarbetat en informationshanteringsmodell som lagen kräver. Förankringen av lagen och införlivandet av den i utvecklingen av organisationen upplevs kräva både energi och tid av organisationernas olika funktioner. Att tillägna sig ett nytt tänkesätt har också upplevts som krävande (55 %).

Kommunerna nöjda med den digitala utvecklingen

Kommunernas och samkommunernas ledning ser i regel den digitala utvecklingen i organisationerna som något positivt. De största utmaningarna inom digitaliseringen är bristen på anslag, beroendet av gamla program och tillgången på kompetent arbetskraft.

Över hälften av organisationerna har ställt upp olika mål för utvecklingen av digitaliseringen, men endast en dryg tredjedel har slagit fast separata mätare för målen.

- Uppföljningen av fördelarna med digitaliseringen är ännu inte systematisk och kräver utveckling, konstaterar Lyly.

En utmaning i digitaliseringen av kommunorganisationerna är att helhetsbilden är splittrad – och det är svårt att gestalta och leda den. Utgående från svaren på kartläggningen varierar förmågan att leda digitaliseringen i stor utsträckning i kommunerna och samkommunerna. När det gäller hanteringen av ledningen av digitaliseringen befinner man sig ännu i startgroparna. 

Enkätresultaten publiceras stegvis  

Kartläggningen av kommunernas digitalisering genomfördes våren 2021. Enkäterna besvarades av 580 experter i kommunerna. Undersökningen genomfördes genom fyra separata enkäter, där svarsprocenten varierade mellan 17 och 35 procent. Totalt 73 procent av kommunerna svarade på åtminstone ett av de fyra delområdena i enkäten.

Enkätresultaten offentliggörs i fyra delar (på finska). I september 2021 publicerades den första delen som berörde resurser och finansiering, medan den aktuella delen handlar om pandemin, ledning av digitaliseringen och lagändringar. De följande delarna av kartläggningen gäller elektroniska och digitala tjänster samt informationsförvaltning och teknik.