Beaktande av beredskap i upphandlingskontrakt säkerställer tillgången till samhällets livsviktiga tjänster och förnödenheter

Beredskap vid upphandlingar förutsätter att organisationen kan identifiera de konkurrensutsättningar som kräver riskhanteringsåtgärder. Genom att ta beredskap i beaktande säkerställer man att samhällets livsviktiga tjänster fungerar i alla situationer oberoende av tjänsteproducenten. Kontinuitetshantering i verksamheten, försörjningsberedskap, samordning av beredskapsplanerna mellan anordnaren och producenten samt eventuell gemensam förberedelse för störningssituationer ska beaktas redan i det skede då tjänsterna konkurrensutsätts.

Kommunförbundets handbok ”Varautuminen hankinnoissa” (”Beredskap vid upphandling”, på finska) ingår i åtgärdsprogrammet Samarbetsforum för offentlig upphandling (Hankinta-Suomi). Handboken kan laddas ner gratis från Kommunförbundets publikationsbank samt på webbsidorna för åtgärdsprogrammet för offentlig upphandling (vm.fi).

Övergripande riskhantering ska beaktas även vid upphandlingar

Tjänster tillhandahålls allt oftare enligt en modell med flera producenter, oavsett om det är fråga om privata eller offentliga tjänster. För tillhandahållandet av tjänster gäller samma principer och skyldigheter oberoende av om kommunen producerar tjänsten själv eller om den köps utifrån. Fördelningen av organiserings- och produktionsansvaret mellan flera aktörer förutsätter en mer övergripande riskhantering än tidigare av den instans som har organiseringsansvar.

– Inom åtgärdsprogrammet för offentlig upphandling främjas de offentliga upphandlingarnas samhällseffekter. Beredskap för störningssituationer är särskilt viktigt i den förändrade säkerhetspolitiska miljön, vilket också gäller tjänster som köps utifrån. Den handbok som nu publicerats ger utmärkta förutsättningar för att utveckla beredskapen vid upphandlingar och organisationernas riskhantering, säger kommunminister Sirpa Paatero som ansvarar för samordningen av upphandlingarna.

Ta hjälp av praktiska anvisningar och mallar

Kommuner och statliga organisationer måste kunna leda sin process så att beredskapen vid upphandlingar sker systematiskt i takt med att risker identifieras. Dessutom ska organisationen kunna ställa upp avtalsvillkor som säkerställer att beredskapen håller en tillräcklig nivå.

Fullgörandet av avtalet ska följas upp under avtalets hela livscykel.

– Vår handbok innehåller praktiska anvisningar och mallar för beredskap vid upphandlingar och för ledning av beredskapsprocessen, gällande allt från riskbedömningar till avtalsvillkor. Dessutom innehåller handboken länkar som är till nytta vid planeringen av risk- och beredskapshanteringen, säger Ari Korhonen, specialsakkunnig i beredskap och säkerhet vid Kommunförbundet och redaktör för handboken.

I handboken finns dessutom exempel för identifiering av risker i anslutning till beredskap.

Närmare upplysningar

Handboken

• Ari Korhonen, specialsakkunnig, Kommunförbundet, tfn 044 797 1550, ari.korhonen(at)kommunforbundet.fi

Åtgärdsprogrammet Samarbetsforum för offentlig upphandling

• Katariina Huikko, ledande jurist, Kommunförbundet, tfn 050 566 4327, katariina.huikko(at)kommunforbundet.fi
• Tarja Sinivuori-Boldt, finansråd, Finansministeriet, tfn 0295 530 433, tarja.sinivuori-boldt(at)gov.fi

Åtgärdsprogrammet för verkningsfull offentlig upphandling bakom handboken

Finansministeriet tillsatte åtgärdsprogrammet för offentlig upphandling i syfte att utarbeta en nationell strategi för offentlig upphandling, öka samarbetet mellan aktörerna inom offentlig upphandling och utveckla upphandlingarnas verkningsfullhet.

Åtgärdsprogrammets temagrupp för strategisk ledning sammanställde handboken.

I handboken har man särskilt beaktat ledarskapsperspektivet när det gäller systematisk riskhantering i olika organisationers upphandlingskontrakt.