Rättning i ledet: Sekretessbelagda uppgifter får inte ges till utomstående

En ständigt återkommande fråga i kommunerna gäller offentlighet och sekretess. I lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet, den så kallade offentlighetslagen, föreskrivs det rätt noggrant om när en handling ska vara offentlig eller när den ska hållas hemlig. I offentlighetslagen föreskrivs det att sekretessbelagda uppgifter inte får röjas för utomstående. I praktiken är det ändå inte alltid helt lätt att bedöma vem som i ett ärende är utomstående och vem som inte är det: när är myndighetspersoner i en sådan ställning att de har rätt att behandla sekretessbelagda uppgifter i sitt uppdrag?  

Som jurist vid Kommunförbundet svarar jag ofta på frågor om offentlighet och sekretess och anser att ämnet behöver belysas igen. Därför tar jag upp det i två bloggar.

Handlingars sekretess förpliktar såväl anställda som förtroendevalda

Det kommunala beslutssystemet innebär givetvis att också sekretessbelagda uppgifter behandlas ibland på kommunernas sammanträden.

En tydlig utgångspunkt i offentlighetslagen är att sekretessbelagda uppgifter inte får lämnas ut till utomstående och att endast de myndighetspersoner som handlägger ärendet i fråga får behandla sådana uppgifter. – Och givetvis parten själv.

Det är helt klart att en person som fattar ett förvaltningsbeslut om någon persons rätt, fördel eller skyldighet behöver få tillgång till alla uppgifter som påverkar bedömningen och avgörandet av ärendet. Eftersom dessa uppgifter ibland ändå enligt lagen är sekretessbelagda måste de särskilda krav som gäller dem beaktas. Det är viktigt att komma ihåg att tystnadsplikten och förbudet mot utnyttjande förpliktar myndighetspersoner som får kännedom om sekretessbelagda uppgifter.

Med andra ord får kommunala tjänsteinnehavare eller anställda inte till utomstående röja sådana uppgifter som de har fått. De får inte heller använda dem för att skaffa sig själva eller någon annan en fördel eller för att skada någon annan.

Det är också viktigt för förtroendevalda att inse att sekretessen onekligen undergräver en förtroendevalds yttrandefrihet.

Var går gränsen för definition av utomstående? Lagen bör kunna tolkas

Tyvärr är det ändå inte i offentlighetslagen möjligt att noggrant definiera gränsen för när tjänsteinnehavare, anställda eller förtroendevalda är så inkopplade i behandlingen av ett ärende att de ska ha rätt också till sekretessbelagda uppgifter i ett förvaltningsärende. Och när de återigen ska betraktas som utomstående i ärendet.

Det är ändå uppenbart att en tjänsteinnehavare som bereder och/eller föredrar ett ärende som är direkt förknippat med sekretessbelagda handlingar har rätt till sådana uppgifter. Detsamma gäller förtroendevalda i sådana fall då ett organ behandlar ett sekretessbelagt ärende eller ett delvis sekretessbelagt ärende, och den förtroendevalda under tjänsteansvar tillsammans med ledamöterna i andra organ deltar i beslutsfattandet.

Med andra ord kan en person som har till uppgift att behandla ett ärende hos en myndighet inte anses vara utomstående. Man ska komma ihåg att det fattas beslut om andra personers rätt, fördel och skyldighet i förvaltningsverksamheten. Ett förvaltningsbeslut kan direkt påverka en persons grundläggande rättigheter. Dessutom behandlar myndigheten ärenden som gäller till exempel ett offentligt samfunds, statens eller ett företags vitala intressen. När en myndighet behandlar ett ärende är den skyldig att utreda ärendet i tillräcklig grad innan den fattar ett beslut. Detta kan ibland betyda att också sekretessbelagda uppgifter utreds. Handläggaren av ärendet, som sköter sitt uppdrag under tjänsteansvar, behöver således ibland ha tillgång till sekretessbelagda uppgifter så att ärendet kan beredas och utredas på det sätt som lagen förutsätter. Om beredningen är bristfällig kan beslutet i princip upphävas i förvaltningsdomstolen.

Lite mer rum för tolkning lämnar således en situation där en förtroendevald har yttrande- och närvarorätt vid ett organs sammanträden men ändå inte är ledamot i organet. Till skillnad från ledamöterna kan den som är utomstående till exempel inte rösta och därmed inte i juridisk mening delta i beslutsfattandet. Den som har yttrande- och närvarorätt påverkar ändå beslutet genom sina anföranden och sin närvaro, och även på beslutsfattare i den här kategorin tillämpas jävsbestämmelserna. Det innebär att lagstiftaren anser att också den som har yttrande- och närvarorätt deltar i behandlingen av ärendet. Är beslutsfattarens roll som handläggare av ärendet då sådan att även han eller hon borde få tillgång till sekretessbelagda uppgifter som underlag för beslutsfattandet?

I min blogg i november kommer jag att titta närmare på det här ämnet. Perspektivet ligger på frågan om det är möjligt att en person med yttrande- och närvarorätt får handlägga ett ärende så att han eller hon också har rätt till de sekretessbelagda uppgifter som behandlas i organet.