Rättning i ledet: Yttrande- och närvaroberättigade har inte automatiskt rätt till sekretessbelagda uppgifter

I min föregående blogg tittade jag närmare på var gränsen går i definitionen av utomstående när det gäller handlingars offentlighet och när tjänsteinnehavare, anställda eller förtroendevalda är så inkopplade i behandlingen av ett ärende att de också har rätt till sekretessbelagda uppgifter i ett förvaltningsärende.

I den här bloggen dryftar jag rätten till sekretessbelagda uppgifter för dem som har yttrande- och närvarorätt. Jag närmar mig frågan bland annat genom att jämföra dessa personers ställning med ledamöternas ställning i organen. Slutligen understryker jag genom några exempel hur det enligt min uppfattning för beslutsfattare lönar sig att alltid förhålla sig till uppgifter som behandlas vid slutna sammanträden.

När deltar en person i juridisk mening i beslutsfattandet?

I den föregående bloggen konstaterade jag alltså att handläggaren av ett ärende har rätt att behandla sekretessbelagda uppgifter såvida de är relevanta för behandlingen av ärendet. Sekretessbelagda uppgifter får däremot inte lämnas ut till utomstående. — Till vilken kategori hör den som har yttrande- och närvarorätt, men som inte är ledamot i ett organ?

I motsats till en ledamot i ett organ får den som har yttrande- och närvarorätt till exempel inte rösta och därmed inte i juridisk mening delta i beslutsfattandet. De som har yttrande- och närvarorätt påverkar ändå beslutet genom sina anföranden och sin närvaro. Observeras bör att på dessa personer tillämpas dessutom jävsbestämmelserna. Vad gäller jävsregleringen kan definitionen på handläggare av ärenden sålunda vara bredare än i offentlighetslagen. I jävsregleringen anser lagstiftaren således inte att de som har yttrande- och närvarorätt är utomstående i ärenden.

Enligt min mening kan man genom analogisk tolkning dessutom, åtminstone delvis, ta hjälp av 83 § i kommunallagen, vars första moment enligt förarbetena innebär att en förtroendevald har rätt att av kommunens myndigheter få de upplysningar som han eller hon anser behövliga i sitt uppdrag. När behövligheten bedöms utgår man sålunda ofta uttryckligen från i vilket organ den förtroendevalda är ledamot.

I speciallagstiftning, till exempel i 13 § i lagen om patientens ställning och rättigheter, dvs. den så kallade patientlagen, har det dessutom varit möjligt att uttryckligen föreskriva särskilt om definitionen av utomstående. I nämnda lag avses med utomstående när det gäller uppgifter i journalhandlingar, dvs. sekretessbelagda uppgifter, personer som inte vid verksamhetsenheten eller på uppdrag av den deltar i vården av patienten eller i andra uppgifter i samband med vården – med andra ord personer som inte sköter om patienten i fråga. Också från detta bör tolkningshjälp tas.

Förtroendevalda: ledamöter i ett organ eller närvarande med yttranderätt?

I kommunerna är det vanligt att en förtroendevald har yttrande- och närvarorätt i ett annat organ utan att vara ledamot i det andra organet.

Kommunstyrelsen har till exempel i allmänhet företrädare i nämnder inom ramen för kommunens förvaltningsstadga, och på motsvarande sätt föreskriver kommunallagen direkt att fullmäktiges presidium har yttrande- och närvarorätt vid kommunstyrelsens sammanträden.

Det är inte heller ovanligt att kommunerna har företrädare i en annan sammanslutning, till exempel i en samkommun.

I dessa situationer gäller yttrande- och närvarorätten i organet uttryckligen den förtroendevaldas uppdragatt i rollen som förtroendevald företräda kommunen eller ett organ i kommunen. I det här sammanhanget kunde eventuella sekretessbelagda uppgifter anses vara behövliga för skötseln av förtroendeuppdraget.

I enlighet med vad som konstateras ovan ska dessutom beaktas att den som har yttrande- och närvarorätt enligt jävsregleringen inte är utomstående när ett ärende behandlas.

Ovan nämnda 83 § i kommunallagen och 13 § i patientlagen anger ändå tydligt att även inom en myndighet kan en annan myndighetsperson ur sekretessynpunkt vara i en utomståendes ställning, och då får sekretessbelagda uppgifter inte lämnas ut till utomstående.

Sålunda bör det bedömas i vilken mån dessa myndighetspersoners, dvs. de yttrande- och närvaroberättigades uppgifter är olika och differentierade i jämförelse med ledamöternas uppgifter i organen – och om den sekretessbelagda informationen överhuvudtaget hänför sig till behandlingen av ett ärende som hänför sig till beslutsfattarens uppgifter. Enligt min mening bör hjälp vid analogisk tolkning uttryckligen tas från 13 § i patientlagen – deltar personen med yttrande- och närvarorätt i behandlingen av ärendet på ett sådant sätt att hens ställning i behandlingen är jämförbar med ställningen som en medlem av organet har? Ifall svaret är jakande, måste det anses att den yttrande- och närvaroberättigade har rätt till den sekretessbelagda informationen.

Utifrån det ovan konstaterade är det åtminstone klart att en person som endast har yttrande- och närvarorätt i ett organ beträffande sina uppgifter inte i juridisk mening är i samma ställning som en ledamot i organet. Personer i den föregående kategorin får inte delta i eventuella omröstningar. Observeras bör också att yttrande- och närvarorätten uttryckligen grundar sig på att det har ansetts att en viss person borde ha en viss slags möjlighet att följa upp de ärenden som behandlas i organen. Alltså rätten att veta, vilka ärenden som behandlas i organet för att kunna utnyttja dessa uppgifter i det andra organet där personen är ledamot.

Det är klart att det andra organet ibland ändå inte kan ha något intresse av vissa ärenden. Man ska till exempel komma ihåg att kommunstyrelsens rätt att överta ärenden inte utsträcker sig till vissa individärenden. Således står det klart att till exempel utlämnande av sekretessbelagda uppgifter till kommunstyrelsens företrädare som har yttrande- och närvarorätt i en nämnd inte skulle ge något mervärde.

Med behandling av sekretessbelagda uppgifter avses undantag från den sedvanliga behandlingen, där uppgifterna är offentliga. Med andra ord ska man i bedömningen också beakta sekretessens grundlagsenliga syfte.

Sekretessens syfte som försvarare av starkare grundläggande rättigheter

Sekretessen begränsar en annan grundläggande rättighet, nämligen offentlighetsprincipen. Innehållet i de grundläggande rättigheterna kan begränsas endast om det är nödvändigt, till exempel för att skydda en annan grundläggande rättighet.

Om uppgifterna i en handling är sekretessbelagda med stöd av lag innebär det också att lagstiftaren har ansett dem vara så viktiga, till exempel för att skydda en persons privatliv, att en annan grundläggande rättighet rentav måste begränsas.

Utifrån dessa omständigheter anser jag att det åtminstone i många situationer skulle strida mot sekretessbestämmelserna att lämna ut sekretessbelagda uppgifter också till personer som enbart har yttrande- och närvarorätt, dvs. till personer vilkas närvarorätt grundar sig på ett allmänt behov av uppföljning som i en del situationer helt enkelt inte föreligger.

Därmed anser jag det vara alltmer uppenbart att om en person deltar med närvaro- och yttranderätt i en annan sammanslutnings, exempelvis en samkommuns sammanträde, kan en sådan utomstående person faktiskt inte ha rätt till uppgifter som är sekretessbelagda i den andra sammanslutningens organ.

Och hur förhåller det sig då med personer inom samma kommun eller samkommun som har yttrande- och närvarorätt i ett annat organ? Utifrån vad som ovan konstateras ska uppgifter som är sekretessbelagda åtminstone i princip inte lämnas ut till dessa personer i ärenden där de sekretessbelagda uppgifterna inte ger något mervärde, till exempel för övertagningsrätten eller den fortsatta behandlingen av ärendet. Om ett sekretessbelagt ärende behandlas i ett organ, ska den som har yttrande- och närvarorätt lämna möteslokalen för den tid som behandlingen av ärendet pågår.

Utlämnande av sekretessbelagda uppgifter till personer med yttrande- och närvarorätt då kommunen är part

Vid Kommunförbundet har vi gått in för en tolkning där kommunen som part i ett ärende frivilligt med stöd av offentlighetslagen kan ge sitt samtycke, exempelvis i sin förvaltningsstadga, till att en sekretessbelagd uppgift lämnas ut till personer med yttrande- och närvarorätt. Detta skulle för sin del trygga till exempel övertagningsrätten, eftersom kommunstyrelsens företrädare då skulle få behövliga upplysningar också om sekretessbelagda uppgifter.

Om kommunen inte själv är i partsställning i ett visst ärende, kan inte sekretessbelagda uppgifter enligt vår tolkning lämnas ut till personer som har yttrande- och närvarorätt. Sådana ärenden är till exempel sekretessbelagda individärenden i vilka inte heller övertagningsrätten i de flesta fall skulle bli tillämplig.

Sammanfattningsvis: de som har yttrande- och närvarorätt ska inte ges sekretessbelagda uppgifter om kommunen inte själv är part i ärendet och om utlämnandet av uppgifterna till den förtroendevalda i fråga inte har betydelse för den fortsatta behandlingen av ärendet.

Tystnad är ofta ett rättesnöre

Nog om detta. En tredje beaktansvärd omständighet är naturligtvis att myndigheten ska säkerställa att handläggarna av sekretessbelagda uppgifter och framför allt mötesdeltagarna är medvetna om att handlingarna ska hållas hemliga. Sekretess ger upphov till begränsningar: tystnadsplikt och förbud mot utnyttjande.

Om det ingår sekretessbelagda uppgifter i handläggningen, borde organets ordförande i början av ärendets behandling reservera lite tid för att konstatera sekretessen. De möteshandlingar och andra handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter ska givetvis förses med en sekretessmarkering och den bestämmelse sekretessen grundar sig på ska anges.

Till slut är det bra att komma ihåg att diskussionerna vid slutna möten alltid är konfidentiella, oavsett vad de handlar om. Det strider mot god förvaltning att berätta för utomstående vad en annan beslutsfattare har sagt vid ett slutet möte, även om det inte gäller sekretessbelagd information.

Att inte för utomstående och allmänheten berätta annat än vad som går att läsa i offentliggjorda protokoll samt om egna anföranden under sammanträdena kan följaktligen alltid ses som ett rättesnöre.