Anbudsförfarandet och mall för upphandlingsavtal vid upphandling av boendetjänster
Antalet boendeserviceenheter och klienter som servicen gäller har ökat på senare år samtidigt som antalet serviceproducenter har blivit större. Kommunförbundets ansvarsområde basservice inom social- och hälsovård genomförde våren 1999 en enkät om åldringars och utvecklingsstördas serviceboende i 27 kommuner av olika storlek runt om i landet.
Enkäten kartlade hur serviceboendet är ordnat, vad det är för typ av upphandlingsavtal som används, hur klienterna blir anvisade till servicen, hur klientavgifterna bestäms, vem som uppbär avgifterna, och hur ersättningarna från kommunen till serviceproducenterna betalas ut. Resultaten från enkäten redovisas i Kommunförbundets informationsblad Grundtrygghet 1/2000.
Avsikten med detta cirkulär är att skapa klarhet i anbudsförfarandet liksom i upprättandet av upphandlingsavtal för boendetjänster. Anbudsförfarandet och avtalsmallen som presenteras i cirkuläret avser boendeservice med stöd av socialvårdslagen. Förfarandet kan i tillämpliga delar även användas vid upphandling av andra typer av tjänster.
Avtalsmallarna har utarbetats i samarbete med Centralförbundet för de gamlas väl. Skriftliga utlåtanden om utkasten till mallar har lämnats av socialförvaltningarna i Hyvinge, Kyrkslätt, Nyslott och Tammerfors, Stiftelsen för handikappbostäder i Savolax, Finlands Tjänstehemsförbund, TESO r.f. (Företagare inom social- och hälsovården) och Centralförbundet för de gamlas väl. Dessutom har Penningautomatföreningen inkommit med synpunkter.
Närmare upplysningar:
Heli Sahala, tfn (09) 771 23 03
Eevaliisa Virnes, tfn (09) 771 23 64
Outi Raitoaho, tfn (09) 771 24 72
Bilaga
1 Anbudsförfarandet vid upphandling av boendetjänster
2 Avtalsmall för upphandling av boendetjänster
Anordnande av boendeservice
Boendeservice kan anordnas med stöd av socialvårdslagen (710/1982), lagen angående specialomsorger om utvecklingsstörda (519/1977) och lagen om service och stöd på grund av handikapp (380/1987). Allmän boendeservice har företräde framför specialservice. Det är endast sådana behov av boendetjänster som inte täcks av boendeservice enligt socialvårdslagen som skall anordnas med stöd av speciallagarna. Lagen om service och stöd på grund av handikapp innehåller ett uttryckligt omnämnande av lagens subsidiära natur (4 §).
Boendeservice med stöd av 17 § socialvårdslagen avser anordnande av service- och stödboende. Boendeservice skall tillhandahållas person som av särskild orsak behöver hjälp eller stöd vid ordnandet av bostad eller sina boendeförhållanden. Boendeservice ordnas i servicebostäder och i bostäder för stödboende, där vederbörandes självständiga boende eller övergång till självständigt boende stöds genom socialarbete och annan social service (22-23 §§ socialvårdslagen, 10 § socialvårdsförordningen).
Det är kommunerna som har ansvar för anordnandet av lagstadgad socialservice. Kommunerna kan välja mellan olika sätt att fullgöra denna skyldighet. Lagen om planering av och statsandel för social- och hälsovård (733/1992) ger kommuner möjlighet att ordna de uppgifter som hör till social- och hälsovården på egen hand eller genom avtal tillsammans med andra kommuner, genom att tillhöra en samkommun som sköter verksamheten, eller genom att köpa in tjänsterna från staten, en annan kommun, en samkommun, eller någon annan offentlig eller privat serviceproducent. Upphandling från privata serviceproducenter sker genom att kommunen sluter upphandlingsavtal eller tecknar betalningsförbindelser för enskilda klienter med serviceproducenten.
Det är kommunen som beslutar om omfattningen av kommunens boendeservice, mängden resurser som anvisas för verksamheten, och på vilket sätt servicen ordnas. Vid anordnandet av servicen är det skäl att se långsiktigt på verksamheten och att se till att både verksamheten och tillgången på boendetjänster tryggas för både klienter och serviceproducenter.
Anbudsförfarandet vid upphandling av boendetjänster
Anbudsförfarandet används vid upphandling av nya boendetjänster och när tidigare ingångna upphandlingsavtal upphör att gälla.
Kommunernas upphandling av tjänster regleras i lagen om offentlig upphandling (1505/1992) och kommunernas egna upphandlingsanvisningar. Upphandlingslagen föreskriver att upphandling av varor och tjänster skall vara konkurrensutsatt och att bemötandet av anbudsgivare skall vara jämbördigt och icke-diskriminerande.
Avsikten med anvisningarna för anbudsförfarandet vid upphandling av boendetjänster är att säkerställa förfarandets laglighet och ett sakligt bemötande av de serviceproducenter som deltar i anbudsförfarandet.
Innan anbudsförfarandet inleds skall man utreda om förhandsvärdet av upphandlingen överstiger eller understiger det s.k. tröskelvärdet. I själva anbudsförfarandet ingår utformandet av anbudsbegäran och dess innehåll, öppnandet av erhållna anbud, uteslutande av anbudsgivare från upphandlingsförfarandet och hinder för antagande av anbud, bedömningsgrunder för och utvärdering av anbud, samt beslut om upphandling.
Anbudsbegäran skall utformas så tydligt att anbud som erhålls kan jämföras med varandra utan ytterligare utredning.
Bedömningsgrunderna som används vid jämförelsen av anbud som erhålls skall också framgå av anbudsbegäran. Utgångspunkten är att det totalekonomiskt sett mest förmånliga anbudet skall antas. Beslut om upphandling av boendetjänster kan dock inte enbart baseras på lägsta offererade pris. I beslutet skall man också väga in faktorer som servicebostädernas skick och utrustning, boendetjänsternas innehåll och kvalitet, servicepersonalens storlek och kompetens, samt serviceproducentens erfarenhet och tillförlitlighet som leverantör av boendetjänster. Tydligt angivna bedömningsgrunder är en förutsättning för ett icke-diskrimineran-de och jämbördigt anbudsförfarande.
Avtalsmall för upphandling av boendetjänster
I ett upphandlingsavtal kommer kommunen och serviceproducenten överens om innehåll, kvantiteter och priser för de boendetjänster som ingår i upphandlingen. Bestämmelser om upprättande och uppföljning av service- och vårdplaner för klienterna och om kvalitetsstyrning av de tjänster som skall ingå skall också finnas med i avtalet. I egenskap av köpare kan kommunen bland annat ställa krav på disponibla utrymmen, servicepersonalens storlek och utbildning, samt rapporteringsskyldighet i samband med faktureringen till kommunen.
Avtalsmallen kan användas vid upphandling av boendeservice enligt socialvårdslagen för olika grupper av klienter som åldringar, mentalpatienter, missbrukarvårdens klienter och utvecklingsstörda.
Det finns ingen enhetlig riksomfattande definition av boendeservice eller serviceboende. I avtalsmallen ses boendeservice som en helhet där bostad och boendetjänster står i ett nära förhållande till varandra. Klienten bor i en boendeserviceenhet som serviceproducenten driver, och boendetjänsterna som klienterna i de av kommunen reserverade servicebostäderna behöver köps in av kommunen på basis av en för varje klient särskilt upprättad service- och vårdplan.
Boendet i servicebostad regleras i hyresavtal mellan serviceproducenten och klienterna. Boendetjänsterna för klienter som bor i servicebostäder som kommunen har reserverat och priserna för dessa tjänster regleras i upphandlingsavtal mellan kommunen och serviceproducenten. Omfattningen av de tjänster som kommunen köper bestäms på basis av de service- och vårdplaner som upprättas individuellt för varje klient.
Avtalsmallen rekommenderar att kommunen betalar ut bruttoersättningar för upphandlade boendetjänster till serviceproducenten, att det är kommunen som anvisar klienter till upphandlad boendeservice, och att det är kommunen som bestämmer och uppbär klientavgifterna.
Kommunen kan också köpa in boendetjänster genom att teckna betalningsförbindelser för individuella klienter. En betalningsförbindelse är en överenskommelse mellan kommunen och serviceproducenten om boendetjänster och priser för en i förbindelsen angiven klient. Även i dessa fall rekommenderas att boendetjänsterna köps till bruttopris, och att det är kommunen som uppbär klientavgifterna.
De som bor i servicebostad kan dessutom köpa olika tjänster direkt från serviceproducenten. Kommunen kan t.ex. teckna upphandlingsavtal om vård- och omsorgstjänster för klienterna medan klienterna köper sina måltider direkt från serviceproducenten. Samordningen av de olika tjänsterna sker då i klienternas service- och vårdplaner.
Klientavgifter
Lagen och förordningen om klientavgifter innehåller inte några särskilda bestämmelser för boendeservice enligt socialvårdslagen. Detta betyder att kommunen får uppbära den klientavgift den beslutar, men avgiften får inte vara högre än kostnaderna för serviceproduktionen.
Då kommunen ordnar boendeservice genom att köpa in boendetjänster från privata serviceproducenter skall klienten erlägga samma avgifter och ersättningar som för motsvarande av kommunen producerade tjänster.
Om klientavgifterna för den boendeservice som köps in från privata serviceproducenter uppbärs för kommunens räkning, och inköpta boendetjänster och uppburna klientavgifter bokförs enligt bruttoprincipen, kommer totalkostnaderna för boendeservicen att ingå i grunden för kommunernas statsandel. Dessutom kommer verksamhetens omfattning, utgifter som verksamheten föranleder och inkomster från verksamheten att synas i kommunens bokföring och prestationsdata. De totala kostnaderna för verksamheten framgår tydligt, och det är lättare att jämföra dem med kostnaderna för både kommunens och andra serviceproducenters verksamhet.
Om klientavgifterna bokförs som inkomster för dem som producerar upphandlade boendetjänster är det endast nettoutgifterna för verksamheten som syns i kommunens bokföring. Om klientavgifternas storlek bestäms i förhållande till klienternas inkomster kommer nettoutgifterna för boendeservicen dessutom att variera från år till år i takt med att klienternas inkomstnivåer ändras. Alla upphandlade prestationer registreras också för statistiskt bruk. Kostnadsjämförelser mellan olika tjänster blir missvisande om det finns både brutto- och nettoutgifter i det statistiska underlaget.
Statsandelssystemet bygger på bruttoprincipen. Om en avgiftsfinansierad utgiftsandel inte utgör en synlig post i kommunens totala utgifter hamnar posten i fråga utanför grunden för kommunernas statsandel.
Social- och hälsovårdens klientavgifter är utsökningsbara utan dom. Obetalda avgifter får indrivas genom utsökning av kommunen. Privata serviceproducenter som uppbär klientavgifter har till skillnad från kommunen inte denna möjlighet till utsökning utan domstolsbeslut.
Klienter som köper boendetjänster direkt från privata serviceproducenter tecknar ett avtal om de tjänster som skall ingå och om priset för tjänsterna med serviceproducenten. Avtalet kan hävas av båda parter genom ett i avtalet överenskommet förfarande. Tjänster från privata serviceproducenter som klienterna själva köper omfattas inte av lagen eller förordningen om klientavgifter inom social- och hälsovården.
Boendetjänster och utkomststöd
Förutom boendeservice som ordnas av kommunen finns det helt privat boendeservice som klienterna köper och bekostar på egen hand.
Klienter till privat boendeservice som inte klarar av kostnaderna för boendet och boendetjänsterna kan ansöka om utkomststöd för dem. Stödbehovet och storleken på eventuellt utkomststöd fastställs i enlighet med bestämmelserna för utkomststöd. I sådana fall är det fråga om att bevilja utkomststöd till klienten och inte om boendeservice som kommunen anordnar.
Allmänna bidrag till serviceproducenter
Kommuner kan besluta om allmänna bidrag till stöd för organisationer och stiftelser som producerar boendetjänster. Inte heller i dessa fall är det fråga om boendeservice som kommunen anordnar utan om privat serviceproduktion som serviceproducenten anordnar på sitt sätt, och där producenten beslutar om sina klienter och sin prissättning.
FINLANDS KOMMUNFÖRBUND
Pekka Alanen
vice verkställande direktör
Tuula Taskula
chef för social- och hälsovårdsväsendet
FINLANDS KOMMUNFÖRBUND
Basservice inom social- och hälsovård
21.3.2000
Bilaga 1 till cirkulär 14/80/2000
Anbudsförfarandet vid upphandling av boendetjänster
Allmänt
Kommunernas upphandling av tjänster regleras i lagen om offentlig upphandling (1505/1992) och kommunernas egna upphandlingsanvisningar. Förslag till upphandlingsstadga för kommuner finns i Kommunförbundets publikation Allmänna upphandlingsanvisningar 1998. Upphandlingslagen stadgar att upphandling av varor och tjänster skall vara konkurrensutsatt, och att bemötandet av anbudsgivare i en upphandling skall vara jämbördigt och icke-diskriminerande.
I upphandlingsprocessen skiljer man på upphandlingar vars förhandsvärde överstiger respektive understiger det s.k. tröskelvärdet. Tröskelvärdet vid upphandling av tjänster är satt till 1 189 146 mark för åren 2000-2001. Tröskelvärdet meddelas i allmänhet årligen av handels- och industriministeriet.
Vid upphandling av hälsovårds- och socialtjänster där förhandsvärdet är högre än tröskelvärdet tillämpas förutom bestämmelserna om upphandlingsförfarande också bestämmelserna om annonsering i efterhand i förordningen 380/1998 (förordning om sådan upphandling av varor, tjänster och byggnadsentreprenader som överstiger tröskelvärdet). Upphandlingsenheten är då skyldig att informera om ingångna upphandlingsavtal med en annons i efterhand som tillställs Officiella tidningen (i Finland) för införande i Europeiska gemenskapernas tidning och databank för offentliga upphandlingar.
Vid tjänsteupphandling beräknas förhandsvärdet enligt 7 § 2 mom. i ovan nämnda förordning på basis av det beräknade totalvärdet för upphandlingsavtalets hela giltighetstid för avtal som gäller högst 48 månader. För avtal med en längre giltighetstid eller som gäller tills vidare baseras förhandsvärdet på avtalets månatliga värde multiplicerat med talet 48.
Ersättningarna för boendetjänster som beställaren (kommunen) betalar till leverantören (serviceproducenten) skall till fullo räknas in i förhandsvärdet. Vid beräkning av förhandsvärde är det bättre att ta till i överkant än i underkant.
Upphandlingsförfaranden
En mer detaljerad genomgång av upphandlingsförfaranden finns i Kommunförbundets publikation Allmänna upphandlingsanvisningar 1998.
I ett öppet upphandlingsförfarande kan alla leverantörer som så önskar lämna anbud. Förfarandet används oftast vid upphandling av varor och vid upphandlingar där det potentiella antalet leverantörer är stort. Med tanke på verksamhetens art är förfarandet inte utan vidare lämpligt för upphandling av boendetjänster eftersom det då kan komma anbud från mycket långväga leverantörer.
Selektivt förfarande är den lämpligaste formen för upphandling av boendetjänster. Vid ett selektivt förfarande lämnar upphandlingsenheten anbudsbegäran till ett i förväg angivet antal serviceproducenter bland dem som anmält sig till anbudsgivningen som vid tiden för begäran bedöms vara tillförlitliga och ha erforderlig leveranskapacitet.
Förhandlat förfarande kan användas i undantagsfall. Förfarandet kan t.ex. komma i fråga när beslut om upphandling av boendetjänster inte kan fattas på grundval av erhållna anbud, eller om det på annat sätt är uppenbart att det inte går att erhålla tillfredsställande resultat utan förhandlingar. S.k. prispressarrundor är inte tillåtna.
Direkt förhandlat förfarande får endast användas när det föreligger särskilda skäl. Tolkningen är restriktiv. Förfarandet kan t.ex. användas vid en brådskande upphandling och i situationer där endast en leverantör kan komma i fråga.
Inbegäran av anbud
Vid selektivt förfarande, som oftast tillämpas, skall anbud begäras skriftligen. Begäran skickas samtidigt och med samma innehåll till alla kandidater. Nödvändiga kompletteringar och ändringar av anbudshandlingarna som uppkommer under anbudstiden meddelas på motsvarande sätt till alla leverantörer som har erhållit anbudsbegäran.
De krav som ställs på de boendetjänster som anbudsbegäran omfattar skall vara så tydligt formulerade att det blir möjligt för anbudsgivarna att lämna anbud som är så entydiga som möjligt och som är jämförbara med varandra.
Anbudspris är inte tillräcklig grund för att bedöma anbud som avser boendetjänster. Man måste också väga in andra faktorer som servicebostädernas skick och utrustning, boendetjänsternas innehåll och kvalitet, servicepersonalens storlek och yrkeskompetens, samt serviceproducentens erfarenhet och tillförlitlighet som leverantör av boendetjänster. De bedömningsgrunder som ligger till grund för kommunens upphandlingsbeslut skall fastställas i förväg och framgå av anbudsbegäran.
I anbudsbegäran skall kommunen meddela att upphandlingsbeslutet baseras på vad som är totalekonomiskt mest förmånligt, och ange de bedömningsgrunder som man kommer att tillämpa.
Oriktigt anbudsförfarande kan leda till att kommunen tvingas betala gottgörelse eller skadestånd.
Innehållet i anbudsbegäran
Upphandlingens art
Anbudsbegäran gäller boendeservice som avses i 17 § 1 mom. 4 punkten socialvårdslagen. De i anbudsbegäran nämnda boendetjänsterna upphandlas av kommunen med stöd av 4 § 1 mom. 4 punkten lagen om planering av och statsandel för social- och hälsovården.
Vem boendetjänsterna är avsedda för
Boendeservice kan anordnas för olika grupper av klienter som åldringar, mentalpatienter, missbrukarvårdens klienter och utvecklingsstörda.
Anbudsbegäran skall innehålla uppgift om vilken grupp eller vilka grupper av klienter boendetjänsterna som upphandlas är avsedda för. Dessutom ges en beskrivning av nivån på den service och omsorg som de tilltänkta klienterna behöver.
Servicebostäder som reserveras
Antalet servicebostäder eller serviceboendeplatser som upphandlingen avser att reservera specificeras i anbudsbegäran tillsammans med en beskrivning av kraven på bostadstyp, bostadsyta, utrustning och gemensamma utrymmen.
Anbudsgivarna informeras om att serviceproducenten förutsätts vara hyresvärd till klienterna och att klienterna är hyresgäster till denne. Hyresförhållandet mellan serviceproducenten och klienterna regleras enligt lagen om hyra av bostadslägenhet. Serviceproducenten anmodas redogöra för grunderna till hyressättningen.
Behovet av hjälpmedel och annan utrustning till boendetjänsterna specificeras också i anbudsbegäran.
Boendetjänster som ingår i upphandlingen
I anbudsbegäran ges en beskrivning av de boendetjänster som kommunen avser att upphandla för de boende i de servicebostäder som reserveras. Tjänsterna och deras innehåll specificeras noggrant. Tjänster som stöder boendet omfattar dels vård- och omsorgstjänster och dels stödtjänster som måltids-, städ-, hygien- och trygghetstjänster eller kombinationer av dessa. Om t.ex. vaktjänst av servicepersonal på boendeenheten ingår i upphandlingen skall detta framgå av anbudsbegäran.
Boendetjänster kan erbjudas i form av servicehelheter där de ingående tjänsterna grupperas till servicepaket efter klienternas funktionsförmåga, grad av vårdberoende, hur krävande vård de behöver, samt efter kvantitet och kvalitet hos de erbjudna tjänsterna. Sammansättningen av dessa servicehelheter eller servicepaket specificeras i anbudsbegäran.
Serviceproducenten anmodas att i anbudsansökan uppge om de boendetjänster som anbudet omfattar är egenproducerade eller om de köps in från en eller flera underleverantörer.
Krav på servicepersonalens yrkeskompetens
Av anbudsbegäran skall framgå att bestämmelserna i förordningen om behörighetsvillkoren för yrkesutbildad personal inom socialvården (804/1992) skall följas i frågor som rör servicepersonalens yrkeskompetens.
Om det ställs särskilda krav på servicepersonalen skall även detta anges i anbudsbegäran. Serviceproducenten anmodas lämna uppgift om storlek, utbildning och yrkeserfarenhet hos personalen som kommer i fråga för de tjänster som upphandlingen avser, samt ange hur personalen kommer att disponeras mellan olika arbetspass. Om serviceproducenten inte är känd kan man begära att anbudsgivaren redogör för vilken erfarenhet den för boendetjänsterna ansvariga personen i företaget eller samman-slutningen har av verksamhet inom branschen och vilken typ av verksamhet inom branschen denne har bedrivit tidigare.
Kvalitetsstyrning
Beställaren förutsätter att serviceproducenten iakttar gällande lag och följer riksomfattande rekommendationer om kvalitetsstyrning inom social- och hälsovården i sin tjänsteproduktion.
I anbudsbegäran kan man dessutom ställa krav på kvaliteten hos de boendetjänster som upphandlas.
Beställaren kan t.ex. begära att serviceproducenten beskriver sin verksamhetsmodell i en kvalitetshandbok.
Sekretess
Leverantören upplyses om att produktionen av tjänster enligt socialvårdslagen är belagd med lagstadgad sekretess och tystnadsplikt.
Tillsyn och uppföljning
I fråga om tillsyn tillämpas lagen om tillsyn över privat socialservice. När det gäller uppföljning skall det av anbudsbegäran framgå vilka uppgifter (bokslut, verksamhetsberättelse) och redogörelser serviceproducenten är skyldig att lämna.
Leveranstid och plats för upphandlingen
Av anbudsbegäran skall framgå från och med vilken tidpunkt och under hur lång tid boendetjänsterna som upphandlas skall levereras, om upphandlingen t.ex. gäller tills vidare eller för en viss tid.
Överföring av upphandlingsavtal
Anbudsgivaren upplyses om att upphandlingsavtalet inte får överföras till tredje part.
Försäkringar
Serviceproducenten skall ha gällande ansvarsförsäkring. Av anbudsbegäran skall också framgå vilka andra försäkringar serviceproducenten förutsätts ha.
Betalningsvillkor
Faktureringsperiod och betalningstid för tjänsterna som upphandlas anges i anbudsbegäran.
Priset för tjänsterna
Serviceproducenten anmodas uppge bruttopris för tjänsterna som anbudet omfattar. Av anbudsbegäran skall således framgå att serviceproducenten inte får möjlighet att uppbära klientavgifter för egen del, att det är kommunen som fastställer klientavgifterna för tjänsterna som upphandlas, och att det är kommunen som uppbär klientavgifterna.
Tidsfrister
Tidsfristen för lämnande av anbud sätts ut i anbudsbegäran. Tidpunkten när anbud senast måste lämnas in anges med datum och vid behov även med klockslag. Anbudsgivarna skall reserveras tillräckligt lång tid för att utarbeta sina anbud. Om det visar sig bli motiverat att förlänga anbudstiden skall detta meddelas till alla som har erhållit anbudsbegäran.
Anbudsbegäran skall innehålla uppgift om hur lång tid lämnat anbud skall vara i kraft. Tiden skall vara så lång att ärendets behandling och eventuella ändringsförfaranden hinns med.
Öppnande av anbud Inkomna anbud skall registreras eller också skall ankomsttidpunkten och namnet på den som mottagit anbudet antecknas på omslaget till anbuden. Inkomna anbud skall förvaras oöppnade fram till öppningsförrättningen. De öppnade anbuden dateras och attesteras av dem som är närvarande vid förrättningen eller av förvaltningens ordförande och sekreterare. Prokoll över öppningsförrättningen upprättas med bifogande av en förteckning över de erhållna anbuden.
Uteslutande från upphandlingsförfarande
Anbudsgivare som inte uppfyller upphandlingslagens krav på ekonomisk förmåga och teknisk produktionskapacitet, eller som saknar andra förutsättningar i fråga om boendeservice, utesluts från upphandlingsförfarandet.
Sådana anbudsangivare som inte kan anses ha förutsättningar att genomföra upphandlingen kan uteslutas från upphandlingsförfarandet. Grunder för uteslutande är till exempel att
leverantören har gått i konkurs
beslut har fattats om att leverantören skall försättas i likvidation
leverantören har dömts för en lagstridig handling i anslutning till sin yrkesutövning
leverantören har gjort sig skyldig till ett allvarligt brott mot ett förfarande i sin yrkesutövning
leverantören har försummat att betala skatter eller lagstadgade avgifter
leverantören har visat prov på bristande pålitlighet genom att lämna upphandlingsenheten oriktiga uppgifter för bedömningen av anbudsgivarens tillförlitlighet.
Upphandlingsenheten kan begära att leverantören styrker sin kreditvärdighet eller redogör för sin ekonomiska situation. Upphandlingsenheten kan dessutom av leverantören begära redovisning av att skatter och lagstadgade socialavgifter är betalda.
Hinder för antagande av anbud
Den som beslutar om upphandling har rätt att anta eller avvisa erhållna anbud. Anbud får inte godkännas om
alla lämnade anbud har för högt anbudspris eller är oförmånliga på annat sätt, eller om upphandlingen visar sig vara obehövlig
anbudspriset eller grunderna för det inte är entydigt angivna
anbudspriset är så lågt att det med beaktande av leverantörens ekonomiska förutsättningar är uppenbart att upphandlingen inte kan genomföras
leverantören har handlat bedrägligt eller på annat sätt brutit mot lag och god affärssed i anbudsförfarandet
anbudet har inkommit efter anbudstidens utgång. Försenat anbud som inkommit före öppningsförrättningen får dock tas i beaktande.
Bedömningsgrunder för och bedömning av anbud
Anbuden behandlas i så god tid att anbudsgivaren kan underrättas om godkännande av anbud före acceptfristens utgång. Jämförelsen av erhållna anbud utförs av beställaren om nödvändigt med anlitande av expertis.
Anbud skall antas på grundval av i förväg meddelade bedömningskriterier och vad som är totalekonomiskt sett mest förmånligt. De i förväg fastställda bedömningsgrunderna skall tillämpas vid jämförelsen mellan erhållna anbud.
Kompletterande förhandlingar kan bli nödvändiga för att klargöra någon detalj i erhållet anbud. Kompletterande förhandlingar med en eller flera anbudsgivare får dock inte leda till ett förfarande som diskriminerar övriga anbudsgivare.
Vad som skall framgå av upphandlingsbeslut
Ingressen till upphandlingsbeslutet skall innehålla en redogörelse för anbuden som begärts in och vem som erhållit anbudsbegäran samt en jämförelse mellan de erhållna anbuden med avseende på de i förväg meddelade bedömningskriterierna och vad som är totalekonomiskt sett mest förmånligt.
I beslutet om upphandling skall det vinnande anbudet i jämförelsen godkännas. Anbudspriset i det antagna anbudet och tiden som upphandlingen avser skall framgå av beslutet.
Upphandlingshandlingars offentlighet
7 § 2 mom. lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) stadgar att upphandlings- och entreprenadanbud samt andra till en myndighet inkomna anbud som gäller en rättshandling som skall avgöras på basis av en anbudstävling blir offentliga när ett avtal har ingåtts. Någon rätt att ta del av uppgifter som rör affärs- och yrkeshemligheter i en annan anbudsgivares anbud föreligger dock inte. Anbudspriset i ett anbud är inte en affärs- eller yrkeshemlighet. Rättsskyddet för en anbudsgivare torde dock förutsätta att uppgifter ur handlingar som rör upphandlingen lämnas ut till honom när upphandlingsbeslutet har fattats, även om något upphandlingsavtal ännu inte har ingåtts (se handboken Offentlighetslagstiftningen, Offentlighet och sekretess i kommunen av Taisto Ahvenainen och Tapio Räty).
Ändringsförfarande vid beslut om upphandling
En grundlig genomgång av rättsskyddsmedlen för både parter och kommunmedlemmar vid upphandlingsärenden finns i Finlands Kommunförbunds cirkulär 6/80/99 Ändringsförfarande när det gäller beslut om upphandling och entreprenad (19.2.1999). I bilagan till cirkuläret finns en mall för de anvisningar om rättelseyrkande och besvärsanvisning som skall bifogas i upphandlingsärende. Vi betonar särskilt att upphandlingsförordningens basservicebegrepp inte avser hälsovårds- och socialservice utan s.k. teknisk basservice (vatten, energi, telekommunikationer och transporter).
Länsrätterna som omnämns i cirkuläret ovan ersattes i november 1999 av förvaltningsdomstolar.
FINLANDS KOMMUNFÖRBUND
Basservice inom social- och hälsovård
Bilaga 2 till cirkulär 14/80/2000
21.03.2000
Avtalsmall för upphandling av boendetjänster
Avtalets parter
_______ kommun (köpare) och serviceproducenten _____ _____ (leverantör) har kommit överens om följande i anslutning till anordnandet av boendeservice enligt 4 § 1 mom. 4 punkten lagen om planering av och statsandel för social- och hälsovården:
Tillämpningsanvisning
Avtal kan ingås med en annan kommun, en samkommun, staten eller en privaträttslig sammanslutning. Kommunen är köpare och serviceproducenten leverantör i avtalet.
1 Avtalets syfte
Avtalet gäller boendeservice som avses i 17 § 1 mom. 4 punkten socialvårdslagen och som tillhandahålls i boendeserviceenhet som serviceproducenten driver.
Tillämpningsanvisning
Avtalsmallen för upphandling av boendeservice som avses i 17 § socialvårdslagen kan användas för upphandling av boendetjänster för olika grupper av klienter som åldringar, mentalpatienter, missbrukarvårdens klienter och utvecklingsstörda. Med boendeservice avses här boende i boendeserviceenhet som serviceproducenten driver och stödjande tjänster i nära anslutning till detta boende.
2 Antal boendeserviceplatser
Kommunen reserverar ____ platser i hyresbostäder för serviceboende som leverantören disponerar. Boende till servicebostäderna som kommunen reserverar anvisas av kommunen i samarbete med serviceproducenten.
Detta upphandlingsavtal hindrar inte serviceproducenten från att teckna avtal för andra hyresbostäder som han disponerar eller om leverans av tjänster till andra köpare.
3 Hyresavtal för servicebostad
För hyresbostad som kommunen reserverar och som serviceproducenten disponerar upprättas ett hyresavtal som följer gällande lag över uthyrningen av bostadslägenheten mellan serviceproducenten (hyresvärd) och den som bor på boendeserviceenheten (hyresgäst).
Hyresgästen ansvarar för de i hyresavtalet angivna förpliktelserna gentemot serviceproducenten. Hyresavtalet och eventuella ändringar i hyresavtalet tillställs kommunen för kännedom.
Tillämpningsanvisning
Blanketter för hyresavtal kan köpas i bokhandeln. Hyresavtal för bostadslägenhet säljs också av Edita.
Hyresavtalet och ändringar i hyresavtalet tillställs kommunens socialförvaltning för kännedom om de inte med stöd av andra bestämmelser skall tillställas boendemyndigheterna.
4 Tjänster som upphandlas
Kommunen köper följande tjänster för de boende i servicebostäderna som kommunen reserverar:
Pris
Tjänst A
Tjänst B
osv.
Mängden av boendetjänster som kommunen köper bestäms på basis av service- och vårdplanerna som upprättas individuellt för varje klient.
Tillämpningsanvisning
I Kommunförbundets rekommendation om budget och ekonomiplan definieras produkter som tjänster, varor eller kombinationer av dessa. Produkterna som upphandlas och innehållet i dem specificeras i avtalet. Tjänster som stöder boendet omfattar dels vård- och omsorgstjänster och dels stödtjänster som måltids-, städ-, hygien- och trygghetstjänster eller kombinationer av dessa.
Boendetjänster kan vid behov grupperas till servicepaket efter klienternas funktionsförmåga, grad av vårdberoende, hur krävande vårdbehov de har, samt efter omfattningen av de tjänster som tillhandahålls. Innehållet av dessa servicepaket skall också specificeras.
Priset bestäms enligt produkt. Avgiften för ett servicepaket kan anges t.ex. som en dygns- eller månadsavgift eller den kan specificeras för varje produkt för sig. Avgiften för stödtjänster kan också specificeras enligt produkt, för måltidstjänster kan man t.ex. ange pris per måltid.
Vid prissättningen av servicepaket måste man bl.a. ta hänsyn till om det finns klienter som regelbundet deltar i olika dag- eller arbetsaktiviteter och som följaktligen inte uppehåller sig på boendeserviceenheten hela tiden. Om man inte skapar särskilda servicepaket av tjänster för dessa klienter skall man under punkt 10 i avtalet (betalningar och ersättningar) komma överens om grunderna för nedsättning av avgiften som betalas till serviceproducenten.
5 Service- och vårdplan
För klient som bor i servicebostad upprättas en service- och vårdplan som innehåller de tjänster som tillhandahålls av serviceproducenten och övriga tjänster som hjälper klienten att komma till rätta med sitt boende.
Kommunen svarar för att planen upprättas och ses över tillsammans med klienten och i samarbete med serviceproducenten, anhöriga och andra samarbetsparter.
Tillämpningsanvisning
Syftet för service- och vårdplanen är att samordna de tjänster som klienten tillhandahålls, att säkerställa planmässiga och målmedvetna arbetsinsatser från alla som arbetar med att tillhandahålla servicen, och att engagera klienten till delaktighet utifrån dennes egna resurser. Planen bygger på klientens personliga behov.
Service- och vårdplanen för boende i servicebostad anger de tjänster som klienten tillhandahålls av leverantören och de tjänster som stöder klientens möjligheter att komma till rätta med sitt boende och som tillhandahålls av andra än serviceproducenten.
Service- och vårdplanen ses alltid över när klientens servicebehov förändras. Serviceproducenten kan ta initiativet till att planen ses över på basis av observerade förändringar. Planerna kan dessutom ses över vid regelbundet återkommande tidpunkter.
En bedömning av klientens funktionsförmåga och förmåga att reda sig kan fogas till planen. Köparen och leverantören kommer överens om hur klientens funktionsförmåga skall mätas och bedömas.
6 Personal
Leverantören skall ha en personal som är tillräckligt stor och som har den yrkeskompetens som krävs för serviceproduktionen.
Personalen skall ha samma behörighet som i motsvarande kommunal verksamhet. Leverantören sörjer för att personalens yrkesskicklighet upprätthålls och utvecklas genom att anordna fortbildning och annan personalutbildning.
Tillämpningsanvisning
Om kommunen har krav på viss storlek eller utbildningsnivå på personalen eller ställer andra särskilda krav på personalen skall detta skrivas in i avtalet.
Om verksamhetens art t.ex. fordrar regelbunden handledning av personalen kan detta skrivas in i avtalet.
7 Anordningar i verksamheten
Serviceproducenten skall i anslutning till hyresbostäderna ha de lokaler och de anordningar som behövs för att kunna tillhandahålla tjänsterna i detta avtal.
Serviceproducenten skall förhandla om väsentliga ändringar i verksamhetsanordningarna med kommunen innan ändringarna genomförs.
Tillämpningsanvisning Bostadsytan och anordningarna i de lägenheter som reserveras och gemensamma utrymmen för de boende skall specificeras i avtalet.
8 Sekretess, utlämnande av uppgifter och handhavande av handlingar
Serviceproducenten förbinder sig att följa lagstadgad sekretess och tystnadsplikt i sin produktion av boendeservice enligt socialvårdslagen.
Parterna i avtalet förbinder sig att hålla varandra underrättade om sina aktiviteter inom avtalets verksamhetsområde, om förändringar i verksamheten, och om sina utvecklingsplaner.
Kommunen förbinder sig att hemlighålla serviceproducentens affärs- och yrkeshemligheter.
Serviceproducenten förbinder sig att följa samma bestämmelser och anvisningar om förvaring, förstörande och arkivering av handlingar som gäller för motsvarande kommunal verksamhet.
Tillämpningsanvisning
Handlingar som upprättas i anslutning till de tjänster som upphandlas, som klientjournaler och uppföljningsrapporter för klienter, är enligt offentlighetslagen myndighetshandlingar även när de upprättas, förvaras och arkiveras av serviceproducenten. Av detta följer att serviceproducenten skall följa gällande bestämmelser och anvisningar både när handlingar upprättas och när handlingar förvaras, förstörs och arkiveras. Kommunen och serviceproducenten kan också bl.a. komma överens om att använda samma mall för klientjournaler.
9 Serviceproducentens ansvar
Serviceproducenten ansvarar för skador som drabbar utomstående och skall teckna ansvarsförsäkring i detta syfte.
Tillämpningsanvisning
Parterna kommer dessutom överens om vilka andra försäkringar (utrymmen, lösöre, kunder, personal) serviceproducenten skall ha, t.ex. fastighetsförsäkring.
10 Betalningar och ersättningar
Avgifterna för tjänsterna som upphandlas under punkt 4 i avtalet betalas av kommunen månatligen i efterskott mot faktura. Produkterna som fakturan avser skall specificeras av leverantören.
Kommunen betalar full avgift för tjänster under klients tillfälliga frånvaro i _____ (t.ex. dagar). Därefter nedsätts avgiften med ______ /utgår avgift med ___________.
Avgiften betalas i efterskott den ____ i månaden mot specificerad faktura från leverantören. Kommunen ges ______ (minst 14) dagars betalningstid efter mottagande av godtagbar faktura. För sent inkommen betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen.
Kommunen betalar hyran för servicebostad den reserverat om kommunen inte har anvisat boende till bostaden. Hyran nedsätts med __________ efter en period om ______________.
Tillämpningsanvisning
Avgifter och ersättningar för tjänster som reserveras med stöd av service- och vårdplaner betalas enligt bruttoprincipen. På så sätt har kommunen kontroll över totalkostnaderna och får bättre möjlighet att jämföra dessa med kostnader i kommunens egna och andra producenters verksamheter.
Klienter kan av olika skäl vara tillfälligt frånvarande från boendeservicen. Av denna anledning skall avtalet innehålla bestämmelser om betalning av avgifter för s.k. outnyttjade tjänster och för vilken tid sådana avgifter skall utgå.
Vård på sjukhus är t.ex. en oförutsedd frånvaro som inte heller serviceproducenten kan ha någon beredskap för. Avtalet kan innehålla bestämmelser för normal korttidsfrånvaro där serviceproducenten t.ex. erhåller full betalning för outnyttjade tjänster under viss tid, och att avgiften nedsätts och/eller betalningsskyldigheten upphör efter x dagars frånvaro.
Frånvaron kan också bero på klienten själv, som när klienten t.ex. åker på semester. För situationer som denna kan man på samma sätt som ovan komma överens om för vilken tid serviceavgifter till serviceproducenten skall utgå. När man fastställer denna tid kan man ta hänsyn till att frånvaron är känd i förväg, och väga in de avgifter som klienten själv får betala för tiden som han är frånvarande.
11 Ändring av priser
Framställningar om prisjustering skall göras senast__________ månader innan de nya priserna avses börja gälla.
Tillämpningsanvisning
I avtalet fastställs grunderna för prisändringar, t.ex. en väsentlig kostnadsökning (___ procent).
12 Fastställande och uppbärande av klientavgift
Kommunen fastställer klientavgifterna för tjänsterna som kommunen tillhandahåller och uppbär dessa avgifter från klienten.
Tillämpningsanvisning
Det finns inga bestämmelser om avgiften för serviceboende i lagen eller förordningen om klientavgifter inom social- och hälsovården. Kommunen får besluta om grunderna för och storleken på avgifter som uppbärs från klienten.
Klientavgiften uppbärs för kommunens räkning och införs i kommunens bokföring. På detta sätt kan kommunen se hur stor del av kostnaderna för upphandlade tjänster klientavgifterna täcker.
13 Rapportering till kommunen
Serviceproducenten redogör regelbundet för producerade tjänster i samband med faktureringen till kommunen. Vidare skall serviceproducenten till kommunen inkomma med årsberättelse inklusive bokslutsuppgifter samt andra uppgifter som kommunen behöver. Serviceproducenten skall förhandla om ändringar i verksamheten i förväg. När särskilda skäl föreligger har kommunen rätt att ta del av serviceproducentens bokföring.
Tillämpningsanvisning
Särskilda skäl som ger kommunen möjlighet att ta del av serviceproducentens bokföring är t.ex. att kommunen vill förvissa sig om serviceleverantörens tillförlitlighet och leveransförmåga.
14 Tillsyn
Kommunen utövar tillsynen över avtalets genomförande med stöd av lagen om tillsyn över privat socialservice.
Boendeserviceenheten skall ha aktuell beredskapsplan som avses i lagen om räddningsväsendet.
Serviceproducentens kontaktperson när avtalet börjar gälla är
Kommunen skall underrättas omedelbart om alla förändringar.
Tillämpningsanvisning
Upphandlingsavtalet omfattas av lagen om tillsyn över privat socialservice.
Om en privat serviceproducents verksamhet bedrivs dygnet runt skall serviceproducenten ha länsstyrelsens tillstånd för verksamheten. Privat serviceproducent som utövar annan verksamhet än verksamhet dygnet runt är skyldig att göra en skriftlig anmälan till den kommun där tjänsterna tillhandahålls innan verksamheten inleds, ändras väsentligt eller upphör.
Köparen skall självfallet kontrollera att ovan nämnda tillstånd och anmälningar är i sin ordning innan avtalet ingås.
På samma sätt skall köparen innan avtalet ingås kontrollera att det finns en aktuell säkerhetsplan för boendeserviceenheten som redogör för beredskapen inför olika situationer av fara på sätt som föreskrivs i förordningen om räddningsväsendet och i myndigheternas säkerhetsinstruktioner.
15 Kvalitetsstyrning
Serviceproducenten skall följa de kvalitetskrav för boendetjänster som ställs av kommunen/kommunen tillsammans med serviceproducenten.
Måluppfyllelse av ställda kvalitetskrav bedöms på sätt som avtalas särskilt och vid överenskomna tidpunkter.
16 Avtalets giltighet och uppsägande
Detta avtal gäller från och med _________ tills vidare / och har en giltighetstid om ___________ månader/år. Avtalet träder i kraft den ________.
Avtalets uppsägningstid är för båda parter ______ månader / ett år. Uppsägningstiden kan vara kortare om parterna är överens om saken.
Tillämpningsanvisning
Parterna bör i avtalet komma överens om dagen då avtalet träder i kraft. Om så inte har skett träder avtalet i kraft samma dag som det undertecknas.
Om avtalet undertecknas innan upphandlingsbeslutet har vunnit laga kraft skall avtalet innehålla bestämmelse om att avtalet är ogiltigt om t.ex. ett ändringsförfarande leder till att upphandlingsbeslutet upphävs.
17 Lösande av meningsskiljaktigheter
Om förhandlingar om meningsskiljaktighet i anslutning till avtalet inte leder till avgörande överlämnas saken till avgörande av tingsrätten på serviceproducentens hemort.
Ort, datum, namnunderskrift
Tillämpningsanvisning
För köparens del undertecknas avtalet av de tjänsteinnehavare eller förvaltningsföreträdare som bestäms i det reglemente för kommunen (förvaltningsstadga eller instruktion för ansvarsområde) som iakttas.