Hanteringen av klienters egna penningmedel inom social- och hälsovården

Inom social- och hälsovården hanteras klienternas egna penningmedel vid bl.a. socialbyråer, anstalter för långvarig vård och olika enheter för serviceboende samt arbets- och dagcentraler. Dessutom behöver klienterna eller patienterna också i annan verksamhet en förvaringsplats för sådana tillgångar som personalen inte förfogar över eller sköter. 

​Skötseln av klientmedlen bygger på befogenheter i lagstiftningen (bl.a. lagen om klientavgifter inom social- och hälsovården, folkpensionslagen, arbetspensionslagarna, barnskyddslagen m.m.).

Klienterna får delvis hjälp och vägledning i användningen av pengar i sådana situationer där de själva är kompetenta att sköta sin ekonomi, men inte klarar av att t.ex. gå till banken för att sköta ärenden eller behöver hjälp med att förfoga över sina disponibla medel. Inkomsterna betalas fortfarande till klienten som själv lyfter dem, men social- och hälsovårdspersonalen deltar i den praktiska skötseln av penningmedlen.

I någon mån har det visat sig vara problematiskt att veta när personalen kan och får delta i skötseln av klientens eller patientens medel, hur personalen skall gå till väga och vilket personalens och organisationens ansvar är i skötseln av klientmedlen. Det finns inte heller några anvisningar eller rekommendationer om detta.

Finlands Kommunförbund rekommenderar i syfte att klargöra förfaringssätten och ansvarsfrågorna anvisningar om att förfaringssätt utarbetas i kommunerna för hanteringen av klienternas egna medel.

Närmare upplysningar:
Heli Sahala, tfn (09) 771 23 03
Outi Raitoaho, tfn (09) 771 2472
Maaret Botska, tfn (09) 771 26 84 (dokumenthantering)

Allmänt

Skötseln av klientmedlen hör i första hand till klienten själv, till hans eller hennes anhöriga eller en intressebevakare. Om saken inte kan ordnas på något annat sätt, får personalen på den avdelning där patienten sköts ta hand om sin klients ekonomiska angelägenheter.

Inom social- och hälsovården hanterar man i högre grad än tidigare klienternas egna medel, eftersom enheterna inom öppenvården har blivit flera. På grund av de patienter som är i dåligt skick inom långtidsvården finns det dessutom ett stort behov, som blir allt större, av att klientmedel sköts också på ålderdomshemmen och bäddavdelningarna

Arbetsfördelningen är delvis oklar vid hanteringen av klientmedel och arbetstagarnas ansvarsfrågor har inte heller alltid utretts i tillräcklig grad. Dessutom kan dokumentationen av hanteringen av klientmedel vara ofullständig, vilket kan väcka misstankar om att verksamheten inte sköts korrekt.

För privata serviceproducenters del är situationen sannolikt liknande som för de kommunala verksamhetsenheterna. Om kommunerna i sin egen verksamhet tillämpar vissa regler i hanteringen av klientmedel kan kommunerna också för köptjänsternas del förutsätta att de privata serviceproducenterna följer samma förfaringssätt.

Gällande bestämmelser

I lagstiftningen har grunder fastställts för när en kommun får uppbära eller åta sig att sköta inkomsterna av en person som är klient.

I 14 § lagen om klientavgifter inom social- och hälsovården sägs:

"Har kommunen för någon ordnat anstalts-, institutions- eller familjevård, kan den uppbära och lyfta pensioner, livräntor, underhållsbidrag eller understöd eller andra fortlöpande eller som engångsbelopp inflytande inkomster, ersättningar eller fordringar som han har rätt till för den tid vården varar. Kommunen kan uppbära och lyfta sådana inkomster, ersättningar och fordringar utan hinder av annan lag samt använda dem för ersättande av den för vården, uppehället eller skötseln fastställda avgiften. Härvid skall likväl beaktas vad som annorstädes stadgas i lag eller förordning."

Bestämmelser i folkpensionslagen som trädde i kraft 1.1.2000:

Paragraf 43 folkpensionslagen
"Om kommunen har ordnat anstaltsvård eller familjevård för någon som har rätt till pension, skall pensionsanstalten på yrkande av kommunen betala hans eller hennes pension under den tid anstaltsvården eller familjevården varar för att användas på det sätt som avses i 14 § lagen om klientavgifter inom social- och hälsovården(734/1992).

I de fall som avses i 1 mom. betalas pensionen till kommunen endast under förutsättning att kommunen minst två veckor innan pensionen betalas ut har underrättat pensionsanstalten om sin rätt till pensionen."

Paragraf 44 folkpensionslagen
"Om utbetalning av pensionen till pensionstagaren själv inte kan anses vara ändamålsenligt med hänsyn till hans eller hennes levnadssätt, sjukdom eller av någon annan särskild orsak och om för honom eller henne inte har förordnats en intressebevakare, kan pensionsanstalten med pensionstagarens samtycke besluta att pensionen betalas till ett sådant organ i pensionstagarens boningskommun som avses i 6 § 1 mom. socialvårdslagen (710/1982) för att användas till vård av pensionstagaren och hans eller hennes anhöriga enligt 42 §. En sålunda utbetalad pension får inte i strid med pensionstagarens uttryckliga samtycke användas för något annat ändamål än omvårdnaden under den månad som pensionen har utbetalats för. Om pensionstagaren är intagen för vård eller omvårdnad enligt 43 § skall pensionen användas i enlighet med 43 §.

Framställning om att pensionen skall utbetalas i enlighet med 1 mom. kan göras av pensionstagaren, hans eller hennes make, någon annan anhörig, den som huvudsakligen sköter honom eller henne eller vederbörande kollegiala organ i kommunen."

I arbetspensionslagarna och lagen om olycksfallsförsäkring finns bestämmelser som till sitt innehåll motsvarar bestämmelserna i paragraferna ovan om utbetalning av pensioner till vårdanstalter eller socialnämnden.

Till socialnämnden kan också uppbäras arbetslöshetsförmåner och sjukpenningen samt vissa andra förmåner.

Finlands Kommunförbund har 18.1.2000 skickat ett cirkulär 1/80/2000 till kommunerna om inverkan av de ändringar i pensionslagarna och lagen om olycksfallsförsäkring som trädde i kraft 1.1.2000.

Kommunen kan alltså av klienter i långvarig anstaltsvård och familjevård uppbära pensioner och övriga förmåner för vårdavgifter, och månatligen avdela disponibla medel till klientens förfogande.

Socialbyrån kan på basis av vad som sägs i lagstiftningen ovan ta hand om skötseln av inkomster och utgifter för s.k. klienter med förmedlingskonto, om personen inte själv klarar av att handskas med sina pengar så, att de räcker till för hans eller hennes uppehälle. För uppbörd av pensioner till ett förmedlingskonto krävs klientens samtycke. I och med att inkomsterna uppbärs till socialbyrån kan betalningen av räkningar garanteras och klienten får sina disponibla medel, eventuellt i flera rater för att inkomsterna skall räcka till, t.ex. i en hel månad.

I praktiken kommer man emellertid att hamna i situationer där en klient fortfarande formellt lyfter sina inkomster, men den verksamhetsenhet som klienten anlitar sköter hans eller hennes medel (fullmakt av klienten). Klienten kan själv be att personalen sköter hans eller hennes pengar och avgifter, eller hjälper och vägleder i transaktionerna eller hjälper till med förvaringen, förvaltningen och användningen av de disponibla medlen.

Lagen om förmyndarverksamhet (442/99) innehåller bestämmelser om när en intressebevakare kan och bör förordnas för någon. En förutsättning i fråga om en myndig person är att han eller hon på grund av sjukdom, störningar i de psykiska funktionerna, försvagat hälsotillstånd eller av någon annan motsvarande anledning saknar förmåga att bevaka sina intressen eller sköta sådana personliga eller ekonomiska angelägenheter som kräver åtgärder. Mot en persons egen vilja kan en intressebevakare förordnas, om det inte med beaktande av personens situation och behov av intressebevakning finns tillräcklig orsak att motsätta sig åtgärden.

Begrepp som används i cirkuläret och anvisningen

I detta cirkulär och i dess bilagor används följande begrepp:

Klientmedel = kontanta medel, bankböcker, bank- och kreditkort, värdeföremål som en person som är klient vid en verksamhetsenhet inom social- och hälsovården har med sig, och de inkomster och disponibla medel som tillförs klienten under vården.

Disponibla medel = för en klient i långvarig anstalts- eller familjevård, den andel av hans eller hennes inkomster som i lagstiftningen har fastställts för personliga behov (20 % av nettoinkomsterna, men åtminstone 450 mk/mån. år 2000)

Verksamhetsenhet = en institution inom social- och hälsovården, en boendeserviceenhet, en verksamhets- eller arbetscentral eller motsvarande enhet, där en person som anlitar servicen är klient (således inte t.ex. hemtjänsten eller hemsjukvården)

En förvaringsplats för värdeföremål och pengar som en klient innehar

Det är fråga om förvaring av klientmedel i ordets rätta betydelse, när en klient eller patient själv sköter sina pengar och värdeföremål, exempelvis i samband med akut vård på sjukhus eller någon annan anstaltsvård eller i olika boendeenheter.

I sådana fall bör personen åtminstone ha ett förvaringsutrymme med lås till sitt förfogande, som ingen annan äger tillträde till. Av säkerhetsskäl bör man exempelvis begränsa beloppet av de kontanta medlen, åtminstone genom en rekommendation. Vidare bör man tillråda klienterna att i så ringa utsträckning som möjligt förvara sina betalkort och värdeföremål i ett dylikt förvaringsutrymme.

Socialbyråernas s.k. förmedlingskonton

När förmåner tills vidare uppbärs till de sociala myndigheterna för att användas för en klients utgifter och uppehälle förutsätter det i allmänhet att klienten eller hans eller hennes familj upprepade gånger har ansökt om utkomststöd, även om inkomsterna borde räcka till för uppehället, och i detta sammanhang har myndigheterna konstaterat att klienten saknar förmåga att sköta sina ekonomiska angelägenheter.

Socialbyråns uppgift är att sörja för att en klient har tillräckliga inkomster och att de inkomster som betalas ut via socialbyrån bör användas i samförstånd med klienten för hans eller hennes uppehälle. Det är inte meningen att det uppstår besparingar för klienten som socialförvaltningen sedan förfogar över. Om det uppstår besparingar skall socialbyrån råda klienten att sätta in dem på sitt bankkonto, ifall det inte finns planer på att använda dem för någon anskaffning eller motsvarande.

Socialbyrån har varken anledning eller orsak att förvara sina klienters kontanta medel, bankböcker, bank- eller kreditkort, värdepapper eller värdefull egendom.

Om en klient med förmedlingskonto har förmögenhet eller om det för klienten uppstår besparingar av inkomsterna, bör en ansökan göras om att en intressebevakare förordnas för skötseln av klientens ekonomi.

De inkomster som är avsedda för ett förmedlingskonto, betalas i allmänhet in på kommunens bankkonto, där de i bokföringen skall bokas antingen på klientens personliga konto eller på ett gemensamt bokföringskonto för klienter med förmedlingskonto. Kommunen skall föra bok över varje klients medel, varvid uppdaterade inkomster och utgifter bör framgå. Man kan antingen utnyttja socialarbetets adb-program eller föra ett separat register över varje klients privata medel. Vidare balanseras kontosaldona i bokföringen årligen 31.12.

Verifikaten är bokföringsmaterial och förvaringstiden alltså i enlighet med detta. Ett årligt sammandrag kan t.ex. bestå av en utskrift från adb-programmet, av vilken framgår klientens utgifter och inkomster (varje betalning) eller ett kontokort för varje enskild klient om bokningen görs manuellt.

Bland annat personal från hemtjänsten, hemsjukvården eller från någon annan öppenvårdsenhet kan från ett förmedlingskonto lyfta en klients disponibla medel och pengar för dagliga anskaffningar. Den person som lyfter pengarna måste också i detta fall ha en fullmakt av klienten för att få lyfta pengarna. Fullmakten kan göras upp enkom för detta ändamål. Av fullmakten bör framgå klientens namn, namnet på den person som lyfter pengarna, beloppet som tas ut och datum. Ett annat exempel på hur saken kan skötas är att be klienten underteckna en kopia av kvittot över uttaget som en bekräftelse på att han eller hon fått pengarna.

Hantering av medel avsedda för att hjälpa barn och unga personer som vårdas utanför hemmet att klara sig på egen hand

I 46 § barnskyddslagen och 6 c § barnskyddsförordningen sägs att om ett barn eller en ung person har placerats i vård utanför hemmet såsom stödåtgärd inom öppenvården, såsom vård utom hemmet eller såsom eftervård, skall varje kalendermånad i syfte att hjälpa barnet eller den unga personen att klara sig på egen hand reserveras medel till ett belopp som motsvarar minst 30 procent av barnets eller den unga personens inkomster, ersättningar eller tillgodohavanden enligt 14 § i lagen om klientavgifter inom social- och hälsovården. Barnbidraget beaktas dock inte då beloppet räknas ut.

Om barnet eller den unga personen inte har haft sådana egna inkomster eller om de har varit otillräckliga, skall han eller hon av kommunens medel få de medel som behövs för att klara sig på egen hand, dock högst ett belopp motsvarande det maximibelopp som betalas till en familjevårdare som en ersättning för att familjevården inleds.

De medel som behövs för att hjälpa barnet eller den unga personen att klara sig på egen hand avskiljs från barnets egna inkomster. Dessa medel är pengar som från början avsetts för barnet eller den unga personen. Det månatliga beloppet kommer att fastställas genom förordning, vilket bör beaktas om man beslutar att driva in ett belopp som ersättning för vård, dvs. om en andel av klientens inkomster uppbärs till kommunen. De medel som anslås för barnets eller den unga personens uppehälle, räknas alltså ut för varje månad och inkomstförs till bankkontot inom en skälig tid.

Frågor i anknytning till bankkonton för de barn och unga personer som vårdas utanför hemmet:

Som ett minderårigt barns intressebevakare fungerar barnets vårdnadshavare, om inte någon annan intressebevakare har förordnats för barnet för detta ändamål. Ett omhändertagande innebär inte att uppgiften som vårdnadshavare upphör. Därför bör vårdnadshavare och andra intressebevakare få disponera över ett vanligt bankkonto som är öppnat i barnets namn.

Enligt Finlands Bankförenings rekommendation till bankerna bör ett bankkonto för de medel som barnet eller den unga personen behöver för att klara sig på egen hand öppnas i kommunens och socialverkets namn, och härvid används kommunens As-signum. Barnets namn antecknas i punkten anmärkningar. Rätten att disponera över kontot fastställs i varje enskilt fall på ett ändamålsenligt sätt (socialarbetare, familjevårdare, närståendevårdare, enhetens direktör m.m.) När avsikten uttryckligen är att handleda barnet eller den unga personen i användningen av pengar kan man rekommendera att han eller hon också själv är med och disponerar över kontot. Rätten att disponera kontot kan ges även uteslutande till barnet eller den unga personen. Den enhet som öppnat kontot bör naturligtvis övervaka och följa upp hur kontot disponeras.

För de barn som vårdas utanför hemmet skall en intressebevakare förordnas för att sköta de ekonomiska angelägenheterna, ifall barnet äger förmögenhet eller om det under vården utanför hemmet tillkommer tillgångar och man anser att varken vårdnadshavarna eller någon annan intressebevakare sköter tillgångarna med tanke på barnets bästa. Härvid bestämmer intressebevakaren bl.a. om dispositionen av de bankkonton som är i barnets namn och om rätten att disponera över dem. Bankerna ger vid behov råd i ärenden i anknytning till bankkonton.

I vilka fall är det befogat att sköta klientmedel inom en verksamhetsenhet

Inom social- och hälsovårdens verksamhetsenheter är myndigheterna inte skyldiga att sköta klientmedel. Uppgifter i anknytning till skötsel av klientmedel bör inte accepteras inom en verksamhetsenhet utom i undantagsfall och av särskilda skäl, när saken inte kan skötas på något annat sätt. I de fall då en klient behöver hjälp och vägledning i skötseln av sina ekonomiska angelägenheter bör han eller hon emellertid få hjälp.

Personalen skall däremot inte delta i skötseln av en klients förmögenhet och depositioner, utan en intressebevakare måste skaffas för klienten, om han eller hon inte klarar av att sköta sina ekonomiska angelägenheter själv.

Inom organisationen bör man utreda, i vilken mån det är ändamålsenligt att hantera klientmedel, och utforma anvisningar om detta för verksamhetsenheten om den hanterar klientmedel.

Det är skäl att i anvisningarna konstatera att anstalten och verksamhetsenheten inte är skyldiga att sköta klientmedlen. Om en klient inte själv är i stånd att sköta sina medel bör man utreda vilka primära sätt det finns att ordna saken:

• betaltjänst och direktdebitering - de anhöriga

• en intressebevakare

• socialbyrån(förmedlingskonto)

• institutionen eller verksamhetsenheten.

För de verksamhetsenheter inom social- och hälsovården, där personalen hanterar klienters privata medel (även om det bara är disponibla medel) bör det finnas anvisningar om förfaringssätten vid hanteringen av de privata medlen (bilaga 1)

Klientens självbestämmanderätt skall iakttas även när medlen används. De disponibla medlen för en person inom anstalts- eller familjevården, skall i första hand användas för hans eller hennes personliga behov och med beaktande av sådana lösningar som berikar personens livskvalitet och livsmiljö.

Särskilda frågor i anknytning till hanteringen av klientmedel

Det finns förfaringssätt i anknytning till användningen av klientmedlen, som det är befogat att ta upp separat och som det också är skäl att ta in i anvisningarna:

Användning av klienters bankkort
Endast klienten själv kan använda sitt bankkort. Personalen får inte använda klientens bankkort ens om klienten ger sitt tillstånd. Det hör endast till klienten att förvara bankkort och sifferkoder.

Klienters gemensamma konton i penninginstitut
Tidigare öppnade man för klienterna gemensamma konton i bankerna, på vilka deras inkomster deponerades. Sådana konton får inte längre finnas, utan egna personliga bankkonton skall vid behov öppnas för klienterna.

Klientmedel och organisationens bokföring
Om klientmedel, exempelvis från de förmedlingskonton som socialbyrån sköter, betalas in på en kommuns eller organisations bankkonto, måste dessa omedelbart fördelas på sådana konton som öppnas separat i bokföringssystemet eller så bokför man dem separat (kontokort, socialarbetets adb-program m.m.)så att det är möjligt att följa upp varje enskild klients medel och användningen av dem.

Dessa medel tas inte med i kommunens eller organisationens balansräkning utan de införs i bilageuppgifterna till balansräkningen.

Övriga anvisningar till personalen
Det är absolut förbjudet för personalen att ta emot andra gåvor av klienter än sedvanliga små gåvor (blommor, frukter, sötsaker m.m.).

Personalen skall också alltid avstå från att sköta en klients ekonomiska angelägenheter så att säga inofficiellt, även om klienten ber om det.

Anskaffning av en intressebevakare till en klient

Socialverket har inte rätt att förfoga över sina klienters tillgångar. Besparingar som uppstått av disponibla medel anses också som tillgångar. Om en klient har besparingar eller någon annan egendom och han eller hon inte klarar av att sköta sina ekonomiska angelägenheter, bör en framställan göras till förmyndarmyndigheten att en intressebevakare förordnas för klienten för att sköta hans eller hennes ekonomiska angelägenheter.

En klient, som har en intressebevakare

En intressebevakare svarar för skötseln av klientmedel, bokför och redovisar dem enligt vad lagen förutsätter. Om verksamhetsenhetens personal tilldelas uppgifter som anknyter till dispositionen av klientmedel, även om en intressebevakare har förordnats för klienten, bör personalens uppgifter begränsas till att den endast förfogar över klientmedlen och gör enstaka personliga anskaffningar av engångsnatur. Intressebevakaren för bok över klientmedlen och användningen av dem och verifikaten bör så snabbt som möjligt tillställas intressebevakaren.

Information till klienter och deras anhöriga

För klienterna och deras anhöriga samt intressebevakarna borde det också finnas information om hur penningmedlen sköts och om verksamhetsenhetens principer i skötseln av klientmedel. På så vis är det möjligt att planera de nödvändiga åtgärderna för varje enskild klient som en del av vård- och serviceplanen, och komma överens om hur de ekonomiska angelägenheterna ordnas i varje enskilt fall.

FINLANDS KOMMUNFÖRBUND

Pekka Alanen
vice verkställande direktör

Tuula Taskula
chef för social- och hälsovården