Rekommendationer för utveckling av ledningen av kommunen
Detta cirkulär redogör för hur kommunerna kan stärka kommunstyrelsens strategiarbete och trygga tillgången till kompetenta kommundirektörer och förutsättningarna för ledningsarbetet. Kommunförbundet vill också framhålla att det blivit allt mer krävande att leda en kommun och att detta måste beaktas vid utvecklingen av kommunens politiska och professionella ledning. Hur krävande arbetet är märks ännu tydligare när bland annat strukturreformen sätter i gång på allvar.
Också många andra förändringar i kommunernas omvärld, som förändrade servicebehov bland kommuninvånarna, förändringar i befolkningens åldersstruktur och globaliseringen har en stor inverkan på ledningen av kommunen. Dessa och andra snabbt föränderliga faktorer kräver att kommunstyrelserna och kommundirektörerna står för både en stark förändringsledning och strategiska visioner.
Kommunförbundet, Kommunala arbetsmarknadsverket och Finlands Kommundirektörer rf har gemensamt upprättat ett dokument om utveckling av kommunledningen. God ledning är en central strategisk framgångsfaktor för kommunen vid sidan av en stark näringsbas, god inkomstbildning och ekonomi, effektiv service och fungerande demokrati.
I utvecklingsdokumentet Kommunledning 2015 – riktlinjer, innehåll och redskap presenteras en analys av dagsläget för ledningen av kommunen. Dokumentet innehåller rekommendationer om hur man stärker kommunstyrelsens strategiarbete och tryggar tillgången till kompetenta kommundirektörer och förutsättningarna för ledningsarbetet. Rekommendationerna gäller också i tillämpliga delar samkommunerna.
Kommunledning 2015 – riktlinjer, innehåll och redskap läggs i sin helhet på Kommunförbundets webbplats kommunerna.net > kommunutveckling och forskning > kommun- och stadsdirektörerna. Dokumentet i tryckt form kan också beställas via Kommunförbundets bokhandel.
Närmare upplysningar:
Kaija Majoinen, utvecklingsdirektör, tfn (09) 771 25 12, 0500 81 12 39, e-post: etunimi.sukunimi@kommunforbundet.fi
Anni Jäntti, forskare, tfn (09) 771 26 81, 050 573 92 00,
e-post: etunimi.sukunimi@kommunforbundet.fi
I Rekommendationer för stärkt strategiskt styrelsearbete
Utvärdering av styrelsearbetet
Kommunerna kan med fördel inleda utvecklingen av styrelsens arbete genom att utvärdera det arbete som styrelsen hittills gjort under pågående fullmäktigeperiod. Finlands Kommun¬förbund har produktifierat ett utvärderingsinstrument i form av ett formulär. Formuläret kartlägger styrelseordförandenas och styrelseledamöternas, fullmäktige¬presidiets och de ledande tjänsteinnehavarnas syn på hur styrelsearbetet fungerar och på utvecklingsbehoven.
Kommunförbundet rekommenderar kommunerna att integrera utvärderingen av styrelse- och fullmäktigearbetet i sina lednings- och utvärderingssystem.
Principer för ett gott styrelsearbete
Anvisningar för ett gott styrelsearbete, eller Good Corporate Governance, som den motsvarande utländska termen lyder, har redan i flera år sporrat styrelser i aktiebolag till bättre prestationer i arbetet. Sammanfattningsvis går ett gott styrelsearbete i företagsvärlden ut på styrning, ledning, övervakning, engagemang och systematik.
Principerna för styrelsearbetet omfattar också en definition av styrelsens arbetsfält. Efter kommunalvalet och innan en ny styrelse väljs finns det skäl att se över hurdant arbetsfältet ska vara för att styrelsen ska förmå svara på framtida utmaningar. Definitionen av styrelsens uppgifter kan också vara grunden för kommunorganisationernas och fullmäktigegruppernas beredning av valet av styrelseordförande och styrelseledamöter.
Omvärldens allt starkare förändringstryck också på kommunsektorn gör en rekommendation om gott styrelsearbete behövlig. Kommunförbundet startade våren 2008 ett pilotprojekt tillsammans med fem kommuner och med FCG Efeko Ab som process¬konsult. Arbetet utmynnar i en rekommendation till kommunerna i slutet av 2008 om införande av principerna för gott styrelsearbete i kommuner och samkommuner. Dessutom ger Kommunförbundet i början av 2009 anvisningar till kommunkoncerner om principerna för god förvaltning. Kommunförbundet rekommenderar också kommunerna att redan i början av valperioden komma överens om de politiska spelreglerna och definiera styrelsens arbetsfält.
Utbildning och handledning för förtroendevalda
I synnerhet vid förändringssituationer accentueras betydelsen av utbildning och handledning för de förtroendevalda.
Kommunförbundet rekommenderar att kommunerna avsätter tillräckligt med resurser för utbildning av förtroendevalda och att de uppmanar de förtroendevalda att ta del av utbildning och handledning.
Kommunförbundet rekommenderar vidare att ordförandena för kommunfullmäktige och för kommunstyrelser deltar i ledarutbildning för förtroendevalda, som till exempel i FCG Efekos ledarskapsakademi.
II Rekommendationer om tryggande av tillgången på kompetenta kommundirektörer och av förutsättningarna för ledningsarbetet
Vid bedömningen av situationen beträffande kommunledning har man varit bekymrad över hur man ska kunna trygga tillgången till kompetenta kommundirektörer och förutsättningarna för ledningsarbetet också i framtiden. Rekryteringar kan lyckas om kommunerna fäster vikt vid åtminstone följande omständigheter i kommundirektörens arbetsförhållanden:
yngre kommundirektörer ägnas särskild uppmärksamhet
satsning på arbetsförmågan och arbetstillfredsställelsen
rätt lönenivå i förhållande till arbetsmängden
samarbete och stöd, särskilt när det gäller kommunens politiska ledning
onödig ovisshet om anställningens varaktighet bör undvikas
fungerande samarbete och ömsesidigt stöd mellan styrelsen och kommundirektören
organisationens interna karriärplanering.
Utveckling av rekryteringsprocessen
När en kommundirektörstjänst lediganslås lyckas rekryteringen bättre om kriterierna är omsorgsfullt valda på förhand: Vilka kompetensområden förväntas den sökande behärska och vilken vikt läggs på dem? En hurdan direktör behövs med tanke på kommunens situation (utvecklingsutsikter, ekonomi etc.) och strategiska mål? I vilket fall som helst är endast en person med behörig ledningskompetens valbar till direktör.
En fråga som aktualiserades i samband med utvecklingen av rekryteringen var behovet av att ändra spelreglerna i fråga om offentlighet. Namnen på dem som gett sitt samtycke kommer ut i offentligheten redan i ett mycket tidigt skede och spelreglerna bör kunna ändras så att namnen offentliggörs först i det skedet när kommunen vet vilka personer som så att säga är med på sluttampen.
Stöd till kommundirektören och kommundirektörsavtal
Kommundirektörerna stannar kvar i sin tjänst och rekryteringen av nya kommundirektörer kan tryggas om ledningsförutsättningarna i kommunen är i gott skick. Väsentliga frågor när man vill att kommundirektörsarbetet fortsättningsvis ska vara attraktivt är förtroende, en tydlig arbetsfördelning, gemensam syn på riktlinjerna för förändringsbehovet och för strategin samt upprätthållande av kommundirektörens kompetens och motivation. Detta gäller både nuvarande kommundirektörer och framtida rekryteringar. Kommunerna klarar sig inte i den hårdnande konkurrensen om professionell ledarpotential som har kompetens och skicklighet, om ryktet fläckas av arbetsförhållandena.
I ett kommundirektörsavtal kommer kommundirektören och kommunstyrelsen överens om de viktigaste principerna för ledningen av kommunen, målen för kommundirektörens arbete, metoderna för målutvärdering och förutsättningarna för arbetet. Avtalet kan också karakteriseras som ett dokument med spelregler för ledningen. Då kan man med de överenskomna reglerna och förfarandena förenkla komplicerade situationer, förebygga konflikter och öka förutsägbarheten och tillförlitligheten i beredning och beslut.
Kommunförbundet produktifierar 2008 en uppdaterad mall av kommundirektörsavtalet som kommunerna kan använda som ett instrument för vidareutveckling av förfarandet med direktörsavtal. Kommunförbundet rekommenderar att alla kommuner utnyttjar avtalet och ses över det med jämna mellanrum.
Utvecklingssamtal
Ledningsarbetet kräver att kommundirektören vid utvecklingssamtal med styrelsens ordförande har möjlighet att regelbundet varje år precisera resultatmålen och förutsätt¬ningarna för arbetet. Utvecklingssamtalen i kombination med kommun¬direktörs¬avtalet ger goda förutsättningar för ledningsarbetet. Kommunförbundet rekommenderar att utvecklings¬samtalen blir gängse praxis för kommundirektören och de ledande tjänste¬innehavarna. Kommunstyrelsens ordförande har årligen ett utvecklingssamtal med kommundirektören. Kommundirektören håller i sin tur utvecklingssamtal med lednings¬gruppen och sina övriga underställda.
Löner och premiering
Ett tidsenligt och konkurrenskraftigt lönesystem är ett viktigt medel att göra posten som kommundirektör mer attraktiv. Om kommundirektören upplever att ersättningen för arbetet inte motsvarar kraven eller resultaten i arbetet kan detta leda till byte av bransch. Lönen bör fastställas enligt arbetsuppgifternas svårighetsgrad samt individuella arbetsresultat och yrkesskicklighet.
Våren 2008 startade ett antal pilotkommuner, Kommunförbundet och Kommunala arbetsmarknadsverket ett projekt som skulle utveckla lönen för kommundirektörer och andra representanter för ledningsgruppen/arbetsgivaren. Projektet genomförs av Hay Group Oy (utveckling av premiering och karriärplanering för stads- och kommun¬direktörer). Erfarenheterna från pilotprojektet utnyttjas för en åtgärdsplan för spridning av lönesystemet med arbetsvärdering för kommunens ledning och övriga ledande tjänsteinnehavare till övriga kommuner och i tillämpliga delar också till samkommuner. Utifrån resultaten ger KA, Kommunala arbetsmarknadsverket, i ett senare skede närmare anvisningar för utvecklingen av lönesystemet för kommundirektörer och andra representanter för arbetsgivarna.
Kommunala arbetsmarknadsverket och Kommunförbundet rekommenderar att kommun¬direktörens lön grundar sig på arbetsuppgifternas svårighetsgrad samt på den individuella yrkesskickligheten och arbetsresultaten. Tidpunkterna för bedömning och justering av kommundirektörens lön bör i första hand avtalas i direktörsavtalet och dessa genomförs enligt de allmänna löneuppgörelserna inom kommunsektorn eller på något annat överenskommet sätt. De kommunala beslutsfattarna bör också på lång sikt se till att kommundirektörens inkomster utvecklas i takt med den allmänna inkomstutvecklingen.
Mentorer och ledarutbildning för kommunledningen
Ledarutbildningen för kommundirektörer och andra ledande tjänsteinnehavare samt utvecklingen av mentorverksamhet och handledning kommer att vara ännu viktigare i framtiden. Man bör i dessa sammanhang beakta de olika behoven för både nya direktörer inom sektorn och dem som länge varit med.
Kommunförbundet rekommenderar att kommunerna och samkommunerna avsätter tillräckligt med resurser för ledarutbildningen för kommundirektörer och andra ledande tjänsteinnehavare. För kommundirektörer rekommenderas särskilt FCG Efekos nya utbildning Kuntajohtaminen 2015 för kommundirektörer.
Intern karriärplanering
Största delen av dem som söker kommundirektörsposter är sedan tidigare verksamma inom kommunsektorn, till exempel som administrativa direktörer, ekonomidirektörer eller näringsdirektörer. Det lönar sig för kommunerna att utnyttja ledarpotentialen i sin egen organisation genom att erbjuda utbildningsmöjligheter i god tid.
Kommunförbundet rekommenderar att kommunerna tillräckligt tidigt erbjuder intresserade potentiella kommundirektörer möjligheter till utbildning och handledning.
FINLANDS KOMMUNFÖRBUND
Risto Parjanne
verkställande direktör
Kaija Majoinen
utvecklingsdirektör, kommunutveckling och forskning