De förtroendevaldas arvoden, ersättningar och verksamhetsbetingelser

Omvärldens utmaningar, omfattningen av kommunernas uppgifter och de kontinuerliga förändringarna i allt högre tempo kräver en stark förändringsledning och strategiska visioner av de förtroendevalda. Förändringarna ökar ständigt arbetets svårighetsgrad.

​Detta cirkulär behandlar de kommunala förtroendevaldas arvoden och arbetsförutsättningar i kommunerna samt de åtgärder genom vilka kommunerna kan garantera tillräckliga förutsättningar för att de förtroendevaldas arbete ska vara effektivt och framgångsrikt och ge resultat.

Cirkuläret betonar betydelsen av de förtroendevaldas arbete som en del av kommunens övergripande ledning och arbetets effekter. Uppgifternas ökande svårighetsgrad förutsätter att man i högre grad identifierar betydelsen av de förtroendevaldas utbildning och kräver också mer resurser för genomförandet av utbildningen. Förändringen i de förtroendevaldas arbete bör också beaktas vid revideringen av arvodessystemen för förtroendevalda och fastställandet av arvodesbeloppen.

Närmare upplysningar: 
Markus Pauni, sakkunnig, 09 771 2668
Heikki Harjula, ledande jurist, 09 771 2070
fornamn.efternamn@kommunforbundet.fiD

Den tid som används för förtroendeuppdraget

Den tid som förtroendevalda använder för sina förtroendeuppdrag har ökat betydligt under 2000-talet. År 1999 använde ledamöterna i kommunstyrelsen i genomsnitt 9 timmar i veckan för förtroendeuppdragen. År 2010 var antalet timmar nästan 13, vilket innebär en ökning med i snitt fyra timmar per vecka. Också för ledamöterna i fullmäktige och nämnderna har arbetstiden per vecka ökat med i snitt ungefär två timmar. 
(forskningsprogrammet ARTTU, Sandberg 2012).

De kommunala förtroendemannauppdragen kräver betydligt mer tid i de stora kommunerna än i de små. I kommuner med över 20 000 invånare motsvarar styrelseledamöternas arbetsinsats per vecka redan ett deltidsarbete (14–16 timmar).

Det traditionella förtroendemannasystemets bärkraft utmanas av den allt mer komplexa kommunala beslutsprocessen och kraven som gäller tidsanvändningen för de viktigaste förtroendeuppdragen. Kravet på mer tid bör beaktas i kommunerna så att nya möjligheter till styrelseordförande på del- eller heltid utreds och reglerna om arvoden revideras.

De förtroendevaldas arvoden och ersättningar

I 42 § i kommunallagen finns bestämmelser om de kommunala förtroendevaldas arvoden och ersättningar. Till en förtroendevald betalas

1) sammanträdesarvode,

2) ersättning för inkomstbortfall och för kostnader som på grund av förtroendeuppdraget föranleds av avlönande av vikarie, anordnande av barnvård eller något motsvarande, samt

3) ersättning för resekostnader och dagtraktamente.

Till en förtroendevald kan också betalas

4) arvode för viss tid samt andra särskilda arvoden.

Fullmäktige bestämmer arvodesnivån. I allmänhet har kommunen godkänt en separat arvodesstadga med principerna för de förtroendevaldas arvoden och ersättningar.

Förtroendevalda har rätt till mötesarvode. I regel betalas under mandatperioden 2009–2012 ett mötesarvode till de förtroendevalda för alla kommunala organs möten (också inofficiella). Mötesarvodena varierar i hög grad beroende på kommunstorleken. Till fullmäktigeordförandena betalas i nästan alla kommuner ett arvode för viss tid, i allmänhet ett årsarvode. Också årsarvodets storlek beror på kommunens invånarantal. Till styrelseordförandena betalas ett högre årsarvode än till fullmäktigeordförandena. Ett månads- eller årsarvode betalas till styrelseledamöterna i cirka 50 kommuner. Praxisen är desto vanligare ju större kommun det är fråga om.

För inkomstbortfall och kostnader som orsakas av skötseln av förtroendeuppdraget betalas en ersättning. Också ersättningsgrunderna bestäms i arvodesstadgan, där man även kan fastställa vilka utredningar över orsakat inkomstbortfall och orsakade kostnader som ska framställas. Kostnadsersättningarna behöver inte nödvändigtvis göras till fullt belopp.

Mötesarvoden och ersättningar för inkomstbortfall är beskattningsbar inkomst. Så kallad partiskatt, dvs. avgifter som tas ut på sammanträdesarvoden för kommunala förtroendeuppdrag, innehålls med stöd av en fullmakt av den förtroendevalda. I beskattningen är dessa avgifter avdragsgilla utgifter för inkomstens förvärvande.

Före början av fullmäktigeperioden är det bra att kontrollera att arvodesstadgan för de förtroendevalda är uppdaterad. Arvodena kan exempelvis inriktas mer på visstidsarvoden, till exempel månads- eller årsarvoden, än på mötesarvoden. Genom detta kunde man skapa förutsättningar för att ändra en mötesfokuserad förvaltningskultur mot ett mer övergripande och strategiskt arbetssätt hos de förtroendevalda. Även den andel av de förtroendevaldas totala arbetstid som används på möten håller på att minska.

Fullmäktigegrupper och stöd för deras verksamhet

Kommunen kan stödja fullmäktigegrupperna a) genom att organisera och utveckla deras interna verksamhet och b) i åtgärder genom vilka fullmäktigegrupperna främjar kommuninvånarnas möjligheter att delta och påverka. En fullmäktigegrupp kan inte själv bestämma hur den använder stödet, utan det är kommunen som har beslutanderätten. (Kommunallagen 15 b §) Gruppernas interna verksamhet kan stödjas till exempel genom att kommunala lokaler ställs till gruppens förfogande eller genom sekreterarhjälp, teleförbindelser och bistånd till utbildning eller organisering av sammankomster. Stödet beviljas endast för att täcka särskilt specificerade kostnader.

Stöd kan beviljas såväl partiernas fullmäktigegrupper som fullmäktigegrupper som bildats av personer som inte hör till partierna. I enlighet med jämlikhetsprincipen ska kommunen bevilja alla fullmäktigegrupper stöd på lika grunder. Beviljandet av stöd förutsätter ändå inte nödvändigtvis att stödet delas ut enligt antalet fullmäktigeledamöter eller att alla grupper får stöd till samma belopp. När stöd beviljas kan gruppens verksamhet och sammankomsternas karaktär beaktas.

Under pågående fullmäktigeperiod har fullmäktigegrupperna beviljats stöd i 43 procent av kommunerna. År 2007 beviljade två tredjedelar av kommunerna stöd.

Enligt Kommunförbundets enkätundersökning är stödet desto vanligare ju större invånarantal kommunen har. Av kommunerna med över 20 000 invånare har tre av fyra beviljat stöd, och bland kommunerna med under 5 000 invånare en fjärdedel.

Oftast innebär stödet att lokaler ställs till fullmäktigegruppens förfogande (92 %). 
I knappt en tredjedel av kommunerna har fullmäktigegruppen fått tillgång till dataförbindelser eller utrustning.

I en femtedel av kommunerna har stöd beviljats för utbildning och evenemang.

År 2012 ansåg fler än hälften av de tillfrågade fullmäktigeordförandena att kommunens stöd till fullmäktigegrupperna var svagt eller mycket svagt. Av ordförandena ansåg 14 procent att stödet var starkt eller mycket starkt.

Fullmäktigegruppernas roll och utvecklingen av samarbetet mellan grupperna är en viktig del av den politiska ledningen. Det är viktigt att styra mer resurser till fullmäktigegrupperna för att stödja deras interna verksamhet och utveckla gruppernas förfaranden både internt och mellan grupperna.

De förtroendevaldas rätt att få ledigt från arbetet för att sköta förtroendeuppdrag

De förtroendevalda i en kommun har rätt att få ledigt från arbetet för att delta i kommunala organs sammanträden om de avtalar om ledigheten med arbetsgivaren. Arbetsgivaren kan inte utan vägande arbetsrelaterade skäl vägra gå med på att arbetstagaren deltar i kommunala organs sammanträden. (KomL 32 b §)

År 2012 har förtroendevalda i cirka 60 procent av kommunerna (N = 201) utnyttjat den lagstadgade möjligheten till oavlönad ledighet. Alla förtroendevalda känner inte heller till denna möjlighet.

Det är viktigt att öka de förtroendevaldas kännedom om rätten att få ledigt för att sköta ett kommunalt förtroendeuppdrag.

Tekniska verktyg

Informationstekniken får allt större betydelse i de förtroendevaldas arbete. Kontakterna med kommuninvånarna och kommunens intressentgrupper, de förtroendevalda emellan och mellan de förtroendevalda och tjänsteinnehavarna underlättas med hjälp av datatekniska system och förfaranden. Tekniska lösningar som blir allt vanligare är bland annat pappersfria elektroniska mötesarrangemang och tillhörande hjälpmedel, till exempel personliga datorer.

Man bör se till att de förtroendevalda åtminstone har möjlighet att använda e-post och internet i sitt arbete, till exempel genom att man skaffar datorer som de förtroendevalda får använda eller genom att erbjuda dem kommunens e-posttjänst. De förtroendevalda ska också ha möjlighet till handledning i informationsteknik.

De förtroendevaldas kunskaper och färdigheter

För att stödja utvecklingen av förtroendeuppdraget är det viktigt att man i kommunerna och de politiska organisationerna för en diskussion om de färdigheter som krävs av förtroendevalda. För att trygga kompetens och färdigheter ska de förtroendevalda ges tillräckligt med möjligheter till utbildning. Inskolning och kurser för förtroendevalda kan främjas med likadana principer som man använt vid utvecklingen av den kommunala personalen.

Kommunförbundet rekommenderar kommunerna att reservera tillräckligt med resurser för utbildning av förtroendevalda och uppmuntra de förtroendevalda att delta i utbildning.

Kommunförbundet erbjuder broschyrer och handböcker till stöd för de förtroendevaldas kunskaper och färdigheter. Viktiga informationskanaler är Kommunerna.net och Kommunalval.fi som samlar kommunsektorns sakkunskap och sakkunnigtjänster samt även mobil- och iPad-applikationen Kommunpolitikern. Kommunförbundet erbjuder via sina koncernbolag ett brett utbud av avgiftsbelagd skräddarsydd utbildning för förtroendevalda.

Ledarutbildning för kommundirektörer (KPJ) och certifikat för ordförande

Fullmäktige- och styrelseordförandenas uppgifter är allt mer krävande och tar allt mer tid. En god ordförande för i första hand inte ordet utan leder krävande politiska processer. Ordföranden behöver stöd och färdigheter för att utveckla kommunen och sig själv.

Kommunförbundet håller på att produktifiera ett nytt slags ledarutbildning särskilt för förtroendevalda som fungerar som ordförande eller vice ordförande för kommunstyrelsen eller fullmäktige.

Utbildningsprogrammet genomförs under tre två dagars perioder under ett år. Det första programmet genomförs år 2013 vid inledningen av den nya fullmäktigeperioden. Programmet genomförs av Finlands Kommunförbund i samarbete med förbundets samarbetspartner.

KPJ-certifikatet, som fås i samband med ledarutbildningen, beviljas av Finlands Kommunförbund. Detta informella certifikat kan alltså framöver användas av de förtroendevalda som genomfört KPJ-ledarutbildningen och som i samband med den utarbetat en personlig utvecklingsplan för ordförande.

Inom ramen för KPJ-ledarutbildningen erbjuds

• en kanal för att utvecklas som politisk ledare och som människa

• verktyg för ledning av politiska processer

• konfidentiellt stöd av likställda som arbetar med samma uppgifter

• stöd för utarbetandet av ordförandens personliga utvecklingsplan

• informellt certifikat för ordförandeuppgifter, beviljas av Finlands Kommunförbund.

Kommunförbundet rekommenderar KPJ-utbildningen och certifieringen för förtroendevalda som väljs till styrelse- eller fullmäktigeordförande. Utbildningsprogrammet genomförs för första gången under den kommande fullmäktigeperioden våren 2013.

Framöver när KPJ-ledarutbildningen blir allt vanligare kan man för kommunerna rekommendera en verksamhetsprincip där de förtroendevalda som väljs till styrelse- och fullmäktigeordförande antingen har fått en KPJ-certifiering redan tidigare eller deltar i KPJ-ledarutbildningen och certifieringen efter att de blivit valda, i vilket fall kommunen anvisar tillräckliga anslag för ändamålet.

FINLANDS KOMMUNFÖRBUND

Kari-Pekka Mäki-Lohiluoma
verkställande firektör

Kaija Majoinen
forsknings- och utvecklingsdirektör,
kommunutveckling och forskning