Nya verktyg för riskhantering i anslutning till kommunala avtal

Kommunallagens bestämmelser om intern kontroll och riskhantering förutsätter välfungerande avtalsprocesser och avtalshantering i kommunerna vid ingången av år 2014. Bestämmelserna stöder en effektiv avtalshantering, riskhantering och utvärdering av avtalens resultat. 

​Nya verktyg har tagits fram för kommunala sakkunniga, i synnerhet andra än jurister: en elektronisk modell för avtalsprocesser och en handbok för villkoren i JYSE 2009 TJÄNSTER. Den elektroniska modellen för avtalsprocesser ger kommunsektorn verktyg för att gestalta helheten och utveckla verksamhetsmodeller. JYSE-handboken strukturerar i visuell form parternas rättigheter och skyldigheter vid upphandlingskontrakt. Verktygen har utvecklats av Kommunförbundet i samarbete med arbetsgruppen för projektet PRO2ACT vid Aalto-universitetet.

Modellen och handboken finns i elektronisk form på cirkulärsidan på www.kommunerna.net. Filerna har skickats till kommunernas registraturer i packat format med det elektroniska cirkuläret. Verktygen har tagits fram i ett finskt Tekes-finansierat projekt vid Aalto-universitetet och finns inte att tillgå på svenska.

Juridiska enheten vid Kommunförbundet ger utbildning i användningen av modellerna och i kommunernas avtalshantering och avtalskompetens.

Närmare upplysningar: 
Leena Hoppu-Mäenpää, tfn 040 580 8777

Bilagor 
Bilaga 1 modellen PRO2ACT för avtalsprocesser inom offentlig upphandling
Bilaga 2modellen PRO2ACT för avtalsprocesser inom offentlig upphandling –schema
Bilaga 3 handboken PRO2ACT JYSE 2009 TJÄNSTER

Kommunallagen ger fart åt avtalshanteringen

Enligt kommunallagen ligger ansvaret för en ändamålsenlig organisering av avtalshanteringen hos kommunstyrelsen och kommundirektören (eller borgmästaren). En övergripande hantering av avtalsprocesserna förutsätter en allmän planering av kommunens avtalsverksamhet och gemensamma förfaranden. Med avtalsprocess avses verksamhetskedjan från planering (via konkurrensförfarande) till verksamhet under avtalsperioden och uppföljning av hur kontraktet efterlevs.

Av de ledande tjänsteinnehavarna krävs i praktiken en stark insats i utvecklingen av avtalsprocesserna. Beredning av avtal och avtalskontroll är inte enkelt i det dagliga arbetet. Det krävs en nya sätt att tänka, bättre avtalskompetens hos personalen och ansvarspersoner för enskilda avtal. Det behövs också verksamhetsmodeller som stöder samarbetet i det dagliga arbetet.

Verktyg för kommuner i alla storlekar

Betoningen i utvecklingen av verktygen ligger på offentliga upphandlingar, men den elektroniska modellen för avtalsprocesser stöder hanteringen och utvecklingen av samtliga avtalsprocesser inom det kommunala fältet. JYSE-handboken kan vara till hjälp också vid utarbetandet av avtalsvillkor för andra avtal än upphandlingskontrakt.

Förutse och övervaka

Vid kommunal konkurrensutsättning är det viktigt att utöver förfarandena enligt upphandlingslagen beakta själva syftet – en fungerande avtalsperiod. Det förutsätter att alla som deltar i processen aktivt går in för proaktiva dvs. förutseende avtal och övervakning under avtalsperioden. Ett proaktivt avtal är förutsättningen för ett lyckat avtalsförhållande. Genom avtalskontrollen säkerställs att kommunen får de tjänster och den servicekvalitet som den betalar för.

Hantering av helheter genom elektronisk modell för avtalsprocesser

Modellen åskådliggör helhetsbilden av avtalsprocessen inom offentlig upphandling. Den koncentrerar sig på proaktiva avtal i vilka fokus huvudsakligen är på att faktiskt nå målen genom utveckling av avtalskompetensen. Avtal ses som en övergripande multidisciplinär process från planering via praktiskt genomförande till avtalskontroll. Modellen betonar kontraktets betydelse i upphandlingsprocessens olika skeden. Därför är upphandlingslagens procedurbestämmelser inte inkluderade i modellen.

Checklista och databank

Med hjälp av den elektroniska modellen för avtalsprocesser kan man förtydliga upphandlingsprocessen som helhet till exempel för sektorerna och de kommunala beslutsfattarna. Modellen fungerar i kommunens avtalsprocess också som en checklista och databank. Den kan användas som sådan, men allra bäst kan kommunen dra nytta av den genom att skräddarsy den utgående från organisationens behov.

JYSE-handboken strukturerar avtalsparternas rättigheter och skyldigheter

I JYSE-handboken visualiseras villkoren för JYSE 2009 TJÄNSTER (allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling av tjänster 21.10.2010). Handboken strukturerar i form av tabeller avtalsparternas rättigheter och skyldigheter vid upphandling. Den ger också en övergripande bild av orsaks- och verkansförhållandena i anknytning till JYSE-villkoren i form av flödesplaner. Med hjälp av tidsaxlar klarläggs villkoren i anknytning till avtalsperioden.

När kommunens personal bereder ett upphandlingskontrakt hjälper handboken att förstå hurdana villkor JYSE innehåller och vad de har för betydelse för kontraktet. När det blir tydligare vilka JYSE-villkor som lämpar sig för det avtal som ska ingås, kan kommunen undgå att förbinda sig till villkor som inte lämpar sig för upphandlingen i fråga eller villkor som är utarbetade ur motpartens perspektiv. Under avtalsperioden hjälper handboken att förstå vilka rättigheter och skyldigheter JYSE-villkoren för med sig för kommunen. Flödesplanerna åskådliggör hur man ska gå till väga vid eventuella problemsituationer. Handboken är till nytta även vid utarbetande av kontrakt om varuupphandling eftersom villkoren till stor del är de samma för varor och tjänster.

Juridiska enheten vid Kommunförbundet ger utbildning i användningen av modellerna och i kommunernas avtalshantering och avtalskompetens.

FINLANDS KOMMUNFÖRBUND

Tuula Haatainen   
vice verkställande direktör

Leena Hoppu-Mäenpää
jurist