Cirkulär 2/2021, 28.1.2021, Katariina Huikko och Jarkko Majava

Nationella strategier för offentlig förvaltning och offentlig upphandling

Finland har under hösten 2020 fått två nationella strategier som också gäller kommunerna. Strategierna har beretts i samarbete mellan staten och kommunerna.

Strategin för den offentliga förvaltningen

I enlighet med regeringsprogrammet för statsminister Sanna Marins regering har en gemensam strategi utarbetats för den offentliga förvaltningen. Strategin bereddes under ledning av Finansministeriet och Kommunförbundet och offentliggjordes 1.12.2020. Strategin för den offentliga förvaltningen styr och stöder förnyelsen av hela den offentliga förvaltningen under 2020-talet. Strategin bygger på ett löfte om att den offentliga förvaltningen skapar en hållbar vardag i framtiden och ett tryggt och fungerande samhälle i alla situationer. I strategin fastställs de gemensamma målen för förvaltningens verksamhet år 2030 och riktlinjer för reformen av förvaltningen. Strategin kan läsas i sin helhet på adressen forvaltningsstrategin.fi.

Strategin för offentlig upphandling

Den första gemensamma nationella strategin för offentlig upphandling, Nationell strategi för offentlig upphandling 2020, lanserades på Kommunmarknaden 9.9.2020. Strategin har beretts i samarbete mellan Finansministeriet och Kommunförbundet inom ett åtgärdsprogram vid samarbetsforumet för offentlig upphandling (Hankinta-Suomi). Strategin innehåller åtta strategiska avsikter och 25 mål som konkretiserar dem. Med indikatorer följer man hur strategin omsätts i praktiken. Som bilaga till strategin finns en beskrivning av genomförandet i det första skedet med de första konkreta åtgärderna.

Vi ber kommunerna och samkommunerna förmedla detta cirkulär också till de enheter inom koncernen som utgör upphandlande enheter enligt upphandlingslagen. Detta gäller till exempel vissa kommunägda aktiebolag.

Strategin för den offentliga förvaltningen

I enlighet med statsminister Sanna Marins regeringsprogram tillsattes hösten 2019 ett projekt i syfte att bereda en gemensam strategi för den offentliga förvaltningen och servicen. Strategin utarbetades under ledning av Finansministeriet och Kommunförbundet. Projektets ledningsgrupp bestod också av representanter från ministerierna och kommunerna.

Beredningen av strategin

Den offentliga förvaltningens verksamhet regleras av många nationella och internationella bestämmelser och förpliktelser, allt från grundlagen till EU:s grundfördrag och förvaltningslagen. Dessa skapar en grund för de bestående värderingarna och uppgifterna inom den offentliga förvaltningen. I strategiarbetet identifierades de uppgifter och verksamhetsmetoder inom förvaltningen som i synnerhet behöver förändras och förnyas till skillnad från de uppgifter och verksamhetssätt som i första hand kräver kontinuitet och stabilitet.

Beredningsprocessen baserades på delaktighet. Reformarbetets metoder och riktning fastställdes tillsammans med de olika förvaltningsområdena, kommunerna, civilsamhället, forskarna och intressentgrupperna. Under processens gång ordnades tiotals verkstäder och gemensamma arbetsmöten. Via en enkät på webbplatsen dinåsikt.fi samlade man in flera hundra svar som bidrog till förståelsen av den offentliga förvaltningens betydelse.

Strategin offentliggjordes 1.12.2020 och kan läsas i sin helhet på adressen forvaltningsstrategin.fi. Strategin genomförs på bred front inom den offentliga förvaltningen under hela 2020-talet. För att inleda genomförandet 2021–2022 bereder Finansministeriet och Kommunförbundet ett genomförandeprogram tillsammans med intressentgrupperna. Genomförandeprogrammet uppdateras regelbundet och publiceras på webbplatsen forvaltningsstrategin.fi.

Strategins innehåll

I strategin för den offentliga förvaltningen ingår den offentliga förvaltningens löfte för 2020-talet, gemensamma mål för verksamheten i förvaltningen 2030, och riktlinjer för reformen av förvaltningen.

Den offentliga förvaltningens löfte för 2020-talet avspeglar den offentliga förvaltningens syfte och stärker förtroendet för att förvaltningen fungerar. Vårt löfte:den offentliga förvaltningen skapar en hållbar vardag i framtiden och ett tryggt och fungerande samhälle i alla situationer.

Målet för 2030 är enligt strategin följande: den offentliga förvaltningen skapar hållbar välfärd i ett samhälle i omvälvning. Målet stöds av den offentliga förvaltningens gemensamma målsättningar. De grundar sig på relativt bestående nordiska värderingar och på rättsstatsprincipen. De skapar riktlinjer för förvaltningsreformen och samarbetet under det kommande årtiondet.

Beaktande av mångfalden stärker jämlikheten
Ansvaret för naturens bärkraft är generationsöverskridande
Föreställningsförmåga styr förändringen
Verksamheten grundar sig på information
Förtroendet byggs aktivt
Den öppna förvaltningen agerar i samarbete

Riktlinjerna beskriver hur förvaltningen ska förnyas i praktiken. De är tolkningar av vad målsättningarna innebär inom den offentliga förvaltningen under 2020-talet. Riktlinjerna är ett verktyg för den offentliga förvaltningens ledning och för utvecklare och personal för att styra verksamheten och prioriteringarna. Med hjälp av dem skapar vi en fungerande och anpassningsbar offentlig förvaltning som förnyas i tiden och är en attraktiv arbetsgivare.

Vi ordnar mångsidig service med människan i fokus.
Vi utökar möjligheterna att påverka och uppmuntrar invånarna att delta i beredningen och beslutsfattandet.
Vi bär vårt ansvar för att hejda och anpassa oss till klimatförändringen.
Vi samarbetar smidigt med det övriga samhället
Vi arbetar tillsammans på ett enhetligt sätt.
Vi utnyttjar och erbjuder information på ett förutseende och mångsidigt sätt.
Vi arbetar smidigt och utmanar oss själva.

Strategin för öppen förvaltning

Utöver strategin för den offentliga förvaltningen publicerades också en Strategi för öppen förvaltning 2030. Även denna strategi gäller hela den offentliga sektorn. Öppenhetsperspektivet är dock bredare och mer detaljerat i strategin för öppen förvaltning än i strategin för offentlig förvaltning.

Visionen i strategin är att en öppen förvaltning är en viktig resurs i det finländska samhället och att den öppna förvaltningen stärker invånarnas förtroende, säkerhet och framtidstro.

I strategin för öppen förvaltning ingår fyra prioriteringar:

Öppen förvaltning stärker dialogen i samhället.
Öppen förvaltning främjar allas rätt att förstå och bli förstådda.
Ledning och kompetens säkerställer allas möjligheter till delaktighet.
Finland främjar aktivt öppen förvaltning på ett internationellt plan.

Syftet med dessa prioriteringar är till exempel att stärka dialogpraxis (t.ex. dialogpaus-metoden) i förvaltningen och kompetensen när det gäller växelverkan inom den offentliga sektorn. Avsikten är också att systematiskt och proaktivt öka användningen av lättläst finska och lättläst svenska i organisationer inom den offentliga sektorn. Finland är en aktiv förespråkare för öppen förvaltning internationellt, vilket bland annat innebär att vi via staten och kommunerna lyfter fram kommunernas bästa praxis inom öppen förvaltning på ett internationellt plan.

Strategin för öppen förvaltning finns på adressen https://oppenforvaltning.fi/

Vad innebär strategin för den offentliga förvaltningen för kommunerna och samkommunerna

En fungerande offentlig förvaltning är en central del av ett fungerande samhälle och en fungerande demokrati. Strategin för den offentliga förvaltningen utgör en ram för förnyelsen av förvaltningen så att det finländska samhället ska ha beredskap att svara på de stora principiella frågor som detta årtionde för med sig och stärka den demokratiska rättsstatens framtid. Den första och gemensamma strategin för den offentliga förvaltningen betonar enhetligheten inom hela den offentliga förvaltningen.

Kommunförbundet rekommenderar att kommunerna och samkommunerna bekantar sig med strategin och speglar sina egna mål mot målen i strategin. Kommunerna och samkommunerna kan integrera riktlinjerna i strategin i sin egen strategiska ledning och kommunstrategi.

Genomförandet av strategin för den offentliga förvaltningen består av tre delar:

Strategin ger riktningen för reformarbetet genom att stöda aktörerna inom den offentliga förvaltningen i deras strategiarbete och utvecklande av förvaltningsprocesserna, bland annat genom kommunikation, nätverk och kompetensutveckling. Under 2021 informeras det om strategin och genomförandet av den via olika kanaler och evenemang. Strategin diskuteras bland annat i samband med Kommunförbundets introduktionstillfällen för kommunfullmäktige som inleder arbetet 1.6. Vi ordnar också verkstäder och webbinarier om genomförandet av strategin.
Strategin stöder och för samman pågående program, projekt och annat utvecklingsarbete som främjar måluppfyllelsen och genomförandet av riktlinjerna.
Strategiska projekt påskyndar reformarbetet: Till stöd för genomförandet söks och väljs modiga, fördomsfria projekt med bred genomslagskraft som omfattar hela den offentliga förvaltningen eller utvecklingshelheter som gäller åtminstone hela kommunfältet eller hela statsförvaltningen och som främjar digitaliseringen, hållbarheten i de offentliga finanserna och/eller den finländska offentliga förvaltningen som en global föregångare. De här projekten sammanställs under 2021.

Strategin för offentlig upphandling

Finlands första nationella gemensamt utarbetade strategi för offentlig upphandling lanserades på Kommunmarknaden 9.9.2020 och finns under länken Nationell strategi för offentlig upphandling 2020.

Beredningen av strategin

Strategin har beretts i samarbete mellan Finansministeriet och Kommunförbundet inom ett åtgärdsprogram vid samarbetsforumet för offentlig upphandling. Representanter från kommunerna, staten och företag har medverkat i beredningsarbetet, liksom representanter för sakkunnigorganisationer inom offentlig upphandling.

I samband med beredningen av strategin har det upprättats en lägesbild som beskriver nuläget i fråga om de offentliga upphandlingarna i Finland samt hur upphandlingarna bör utvecklas. Strategiutkastet presenterades på diskussionsmöten på olika orter våren 2020 och på ett debattmöte på webben. Strategin var ute på remiss sommaren 2020.

Strategins innehåll

Den nationella strategin för offentlig upphandling innehåller åtta strategiska avsikter samt 25 mål som konkretiserar dem. Strategins strategiska avsikter hänför sig till strategisk ledning av offentlig upphandling och utnyttjande av effektpotentialen, upprätthållande och utveckling av upphandlingskompetensen, kunskapsbaserad ledning av upphandlingar och utveckling av effekttänkandet, fungerande upphandlande enheter, delaktighet och marknadens livskraft, främjande av innovationer med hjälp av offentlig upphandling samt ekonomisk, social och ekologisk hållbarhet.

De mål som konkretiserar strategins avsikter hänför sig till exempel till professionell ledning av offentlig upphandling, utveckling av upphandlingskompetensen samt utökad utbildning, bedömning av upphandlingarnas effekter, utveckling av delaktighet genom upphandlingar, utnyttjande av innovationer för att lösa utmaningar, bekämpning av grå ekonomi, sysselsättning genom upphandling, minskning av processkostnaderna för upphandlingar, uppnående av målen för klimatneutralitet samt främjande av ett hållbart livsmedelssystem.

Strategin innehåller också indikatorer för uppföljning av hur den genomförs. Med hjälp av dessa indikatorer kan man skapa en bild av den systemiska förändring som sker genom strategin. Indikatorerna är delvis sådana som de upphandlande enheterna kan använda också vid sin egen uppföljning.

Som bilaga till strategin finns en beskrivning av genomförandet i det inledande skedet, med 30 konkreta åtgärder. Genomförandet av strategin sker i temagrupper som bildas för respektive strategiska avsikt. Temagrupperna leds i samarbete mellan representanter för staten och kommunerna. Temagrupperna riktar sig till aktörer inom offentlig upphandling, och det är välkommet och viktigt att sakkunniga från kommuner och samkommuner deltar i arbetet.

Vad innebär strategin för kommunerna och samkommunerna

Strategin har genom statsrådets principbeslut 10.9.2020 fastställts som ett bindande dokument för statliga aktörer. Kommuner och samkommuner kan integrera riktlinjerna i den egna organisationens strategi och ledning av offentlig upphandling. Kommunförbundet rekommenderar att kommunerna och samkommunerna bekantar sig med den nationella strategin och speglar sina egna strategiska mål mot målen i den nationella strategin. I strategins strategiska avsikter finns många sådana allmänna synpunkter på utvecklandet av den offentliga upphandlingen som är nyttiga för kommunerna och samkommunerna, i synnerhet när de vill identifiera den strategiska betydelsen av sina egna offentliga upphandlingar och förbättra deras effekter. Kommunförbundet rekommenderar också att kommunerna och samkommunerna utnyttjar de indikatorer som utvecklats i strategiarbetet vid uppföljningen av sina egna offentliga upphandlingar, i den mån de stöder kommunens egna strategiska mål.

Genom att delta i den gemensamma utvecklingsverksamheten i temagrupperna kan kommunerna få konkret hjälp med att utveckla sin egen upphandlingsverksamhet samt verktyg för att öka effektmålen i enskilda upphandlingssituationer. Temagruppsarbetet kan vara nyttigt särskilt för sådana upphandlingssakkunniga som inte har tillgång till kollegialt stöd i sin egen organisation eller i sina nätverk. Resultaten av temagruppernas arbete står till alla kommuners förfogande.

Eftersom det är fråga om en strategi som är avsedd för alla upphandlande enheter i Finland ombeds kommunerna och samkommunerna förmedla detta cirkulär också till sådana parter i koncernen som är upphandlande enheter enligt upphandlingslagen, dvs. konkurrensutsätter sina egna upphandlingar i enlighet med upphandlingslagen (lagen om offentlig upphandling och koncession 1397/2016) eller försörjningslagen (lagen om upphandling och koncession inom sektorerna vatten, energi, transporter och posttjänster 1398/2016). Detta gäller till exempel vissa kommunägda aktiebolag.

Tack för samarbetet

FINLANDS KOMMUNFÖRBUND

Minna Karhunen Jarkko Majava
verkställande direktör utvecklingschef

Hanna Tainio Katariina Huikko
vice verkställande direktör ledande jurist