Dokumenthantering och arkivfunktion

Dokumentförvaltningens och arkivfunktionens primära uppgift är att sörja för förvaring av material samt materialets användbarhet och bevisvärde. Informationshanteringen i en elektronisk miljö styrs genom en informationsstyrningsplan. En informationsstyrningsplan utarbetas när man övergår till elektroniska behandlingsprocesser, när man vill införa en automatisk styrning av dokumenterade uppgifter eller när organisationen vill att dokumenterade uppgifter i informationssystemen uppfyller vissa kvalitetskrav. Informationsstyrningsplanen ansluts till systemet så att den producerar metadata i takt med att behandlingsprocessen framskrider. Planens struktur fastställs i standarden JHS 191.

Arkivbildningsplan (ABP) och anvisningar för dokumentförvaltning

Arkivbildningsplanen ska i huvudsak styra behandlingen, förvaringen och arkiveringen av dokumentuppgifter i pappersform. Enligt 8 § i arkivlagen (831/1994) ska arkivbildaren bestämma förvaringstiderna och förvaringssätten för handlingar som inkommer och uppstår till följd av skötseln av uppgifterna och ha en arkivbildningsplan över dem. För dokumentförvaltningen behöver organisationen också anvisningar som beaktar lagar, förordningar och bestämmelser samt förvaltningsstadgan.

Dokumenthantering

Dokumenthantering är hantering av uppgifterna i en handling under hela dess livscykel. Viktiga planeringsverktyg för dokumentförvaltningen är organisering och tillhandahållande av dokumenthanteringen samt lagstiftningen och de anvisningar och bestämmelser som utfärdats med stöd av den. Exempel på lagar och förordningar är centrala författningar såsom kommunallagen, arkivlagen, offentlighetslagen, personuppgiftsbestämmelserna, förvaltningslagen, lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet och ett flertal sektor- och uppgiftsspecifika författningar.

Planeringen av elektroniska förfaranden inom dokument- och informationsförvaltningen påverkas förutom av kraven på en god informationshantering också av SÄHKE-bestämmelserna om behandling, hantering och förvaring av elektroniska dokumentuppgifter, som förpliktar Arkivverkets offentliga förvaltning. Riksarkivets SÄHKE2-krav förutsätter att dokumentuppgifternas livscykel hanteras i informationssystemen och gör det möjligt att förvara dokumentuppgifterna elektroniskt på ett tillförlitligt sätt.

Arkivfunktionen

Enligt 7 § i arkivlagen har arkivfunktionen till uppgift att säkerställa att handlingar hålls tillgängliga och bevaras, att sköta den informationstjänst som hänför sig till dem, att bestämma handlingars förvaringsvärde och att gallra ut onödigt material. Arkivfunktionen ska skötas så att den stöder arkivbildaren i dess uppgifter samt tillgodoser enskilda personers och sammanslutningars rätt att få uppgifter ur offentliga handlingar. Det ska också sörjas för att enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd samt datasekretess har beaktats på behörigt sätt och att tillgången på handlingar som ansluter sig till enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd säkerställs. Därutöver ska det beaktas att handlingarna betjänar forskningen som informationskällor. Arkivfunktionens krav ska beaktas i arkivbildarens informations- och dokumentförvaltning.

Gallring och förstöring

Med gallring avses åtgärder som syftar till att minska antalet dokumenterade uppgifter. Med förstöring avses radering av dokumenterade uppgifter som ska förvaras en viss tid ur arkiv och informationssystem samt förstöring av uppgifterna efter att den fastslagna förvaringstiden gått ut.

När förvaringstiderna fastställs bör man beakta den allmänna lagstiftningen, speciallagstiftningen, kommunens verksamhet och förvaltningspraxis samt kommuninvånarnas och de anställdas rättsskydd. Riksarkivet bestämmer vilka handlingar och uppgifter i handlingarna som ska förvaras varaktigt. Utgående från myndigheternas förslag fattar Riksarkivet beslut om gallring av handlingar. I besluten bestäms vilka handlingar inom den offentliga förvaltningen som ska förvaras varaktigt och i vilken form. Mer information hittar du i Arkivverkets tjänst för förvaringsbeslut . Enligt 13 § i arkivlagen ska onödigt material gallras ut efter den förvaringstid som fastställts för det så att dataskyddet säkerställs.

En god informationshantering förutsätter att organisationen bedömer vilken betydelse handlingarna och de uppgifter som lagrats i informationssystemen har för lagstiftningens, den egna verksamhetens och den framtida forskningens informationsbehov. Gallringen och förstörningen av handlingar styrs av förvaringstiderna i den arkivbildningsplan (ABP) eller informationsstyrningsplan som fastställts officiellt i kommunen. Förvaringstiderna är alltid minimiförvaringstider som inte får underskridas. Dokumenten får inte heller förstöras innan det ärende som dokumenten anknyter till har slutbehandlats. När dokument gallras ut bör det alltid kunna motiveras.

Social- och hälsovårdsministeriet (SHM) ansvarar för fastställandet av förvaringstiderna för klient- och journalhandlingar inom social- och hälsovården. Journalhandlingarnas förvaringstider: Social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar 298/2009 och Lag om klienthandlingar inom socialvården 254/2015

Handböcker om förvaringstider

Finlands Kommunförbund ger ut rekommendationer om förvaringstiderna för kommunala handlingar. Publikationerna innehåller Arkivverkets föreskrifter om handlingar som ska förvaras varaktigt och Kommunförbundets minimirekommendationer för förvaringstider. Publikationerna kan skrivas ut via Kommunförbundets webbplats på http://shop.kommunerna.net/product_search.php. Sök på Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat.

Arkivering av handlingar som undertecknats elektroniskt

När det i kommunen har konstaterats att en handling ska undertecknas och det har beslutats att den ska undertecknas elektroniskt, kontrollera ännu om det är fråga om en handling som ska arkiveras, dvs. förvaras varaktigt.

Om så är fallet, iaktta dessa anvisningar:

När en handling som ska arkiveras (förvaras varaktigt) har upprättats och undertecknats elektroniskt, är den primära arkiveringsmetoden elektronisk arkivering så att uppgifterna förblir beviskraftiga.

Dokumentuppgifternas beviskraft består av två delar

• Kontext och metadata: Dokumentuppgifterna ska fogas till det ärende som har registrerats enligt ärendehanteringens uppgiftsklassificering. Där registreras också de olika skedena i behandlingen av uppgifterna samt minimiuppgifterna om upphovsmannen och handläggarna med beaktande av skyddet för personuppgifter. På så sätt bidrar informationens struktur till att kontexten bevaras. 
• Dokumentuppgifternas integritet: uppgifterna ska förvaras så att de förblir tekniskt oförvanskade och fullständiga. Teknisk oföränderlighet säkerställs bland annat med hjälp av integritetskontroller och låsning av system. Med fullständighet avses att inget väsentligt har lagts till eller raderats och att det inte är möjligt att lägga till eller radera något utan att det finns ett spår av det i logguppgifterna.

Dokumentuppgifternas beviskraft tryggas dessutom av den systematik i ärendehanteringen som lagstiftningen förutsätter. Detta omfattar uppgifternas hela livscykel och uppfyller förvaltningens krav på offentlighet, datasäkerhet och dataskydd.

Den elektroniska underskriften ska verifieras med metadata som fogats till dokumentuppgifterna. Detta är nödvändigt eftersom certifikat för elektroniska signaturer som grundar sig på externa certifikattjänster endast kvarstår i certifikattjänsterna en viss tid.

Med tanke på arkiveringen, dvs. den varaktiga förvaringen, utgör en underteckningsåtgärd som vidtas i samband med ärendehanteringen också en tillräcklig elektronisk underskrift; en förutsättning är då att personen genom användarhanteringen har identifierats som en användare av systemet när han eller hon verifierar att handlingen har godkänts eller undertecknats i ärendehanteringssystemet. Dessutom ska det säkerställas att uppgiften om underteckningsåtgärden förvaras verifierad med metadata, fullständig och oförvanskad uttryckligen i anslutning till dokumentuppgifterna.

Läs mer

Elektronisk underskrift i kommunerna – dokumentexempel

Nyhet 7.4.2020