Projektet Digitalisering i framtidens kommun 2018-2019

Vi reagerar på förändringar 

Digitalisering i framtidens kommun är ett tvåårigt projekt vid Kommunförbundet 2018/2019. Projektet sammanför identifierade utmaningar i digitaliseringen av kommunerna. Bakgrunden till utmaningarna är omfattande administrativa reformer och ett allt större behov att samtidigt utveckla servicen och verksamheten med hjälp av teknologi och samarbete. I projektet utarbetas modeller för hur samarbetet mellan kommunerna kunde ökas inom digitaliseringen och hur Kommunförbundets tjänster kunde utvecklas så att de bättre motsvarar kommunernas förändrade behov. Under projektets gång testas modellerna i praktiken genom pilotprojekt som samtidigt möter verkliga digitaliseringsbehov i kommunerna. Utgångspunkten för projektet och utvecklingsarbetet är att verksamheten är kostnadsmedveten. Avsikten är att uppnå verkliga fördelar för kommunerna och försäkra sig om att produktionen av sådana tjänster vid Kommunförbundet står på en ekonomiskt hållbar grund.

Projektet är uppdelat i tre delområden. Inom varje delområde är avsikten att genomföra praktiska pilotprojekt och anpassa modellerna för verksamhet och administration för bestående bruk. Projektarbetet kommer att utföras öppet och i samarbete med kommunerna och de övriga intressentgrupperna.

Projektet består av tre delar:

1. Administrera gemensamma programvaror och gränssnitt åt kommunerna
2. Främja utvecklingen av de elektroniska tjänsterna i kommunerna genom att skapa gemensamma elektroniska servicekanaler
3. Stödja kommunerna i genomförandet och införandet av riksomfattande reformprogram

Samarbetet mellan kommunerna och de olika intressentgrupperna är hela projektets nyckeltema!

Inom varje delområde sker utvecklingen genom pilotprojekt. Pilotprojekten tas fram genom en kartläggning av behoven i kommunernas olika sektorer.

1. Administrera gemensamma programvaror och gränssnitt åt kommunerna

Kommunerna utvecklar ständigt program och gränssnitt som tjänar deras verksamhet, antingen på egen hand eller tillsammans med sina partner. När en bra lösning får spridning bland flera användare uppstår ofta behovet av en koordinator med intresse och kompetens för att organisera det gemensamma arbetet och utvecklingen. Kommunförbundet har otaliga gånger ombetts ta den rollen och dessa behov av koordination har utretts från fall till fall under årens lopp. I projektet Digitalisering i framtidens kommun testas huruvida Kommunförbundets koordinatorsroll kunde formas till en fungerande tjänst för kommunerna. Konceptet utgår från förvaltnings- och affärsverksamhetsmodeller som utvecklats tidigare och tagits i bruk i andra sammanhang. Avsikten är att Kommunförbundet håller sig till sin roll som koordinator till konkret nytta för kommunerna i vardagen. Det tekniska arbetet som behövs köps av utomstående aktörer. Verksamheten ska från början byggas på en ekonomiskt hållbar grund i samarbete med kommuner, företag och myndigheter.

Två delprojekt har redan inletts under det här temat. 

• Kunta.fi samarbete (koordinator Mikko Malmgren, sakkunnig) 
• HALI - hälytysajoneuvojen etuudet liikennevaloissa (koordinator Tom Holmroos, sakkunnig)

Dessutom samarbetar nätverket Kunta.fi med motsvarande projekt i landskapen, Makufi, som koordineras av Vimana Oy. 

I utvecklingen av förvaltningsmodeller för pilotprojekten utnyttjar vi  modeller som VTT utvecklat för Finansministeriet  Länkar till de ursprungliga dokumenten i Finansministeriets wikitjänst JulklCT: Avoimen tuotteen hallintamalli monitoimittajaympäristössä (forskningsrapport) och tuotteen hallintamallin kuvauspohja (pdf på finska). 

2. Främja utvecklingen av de elektroniska tjänsterna i kommunerna genom att skapa gemensamma elektroniska servicekanaler

Kommunernas elektroniska kundtjänster saknar för tillfället både ansvarig aktör och egentlig koordination av genomförandet. Samtidigt som staten redan producerar stödtjänster för de elektroniska kundtjänsterna (Suomi.fi). Under projektet skapas gemensamma elektroniska tjänster eller delar av sådana i samarbete med olika aktörer. Målet är att skapa en modell för verksamheten och visa att den fungerar i praktiken genom pilotprojekten.

I det här skedet samlas idéer både för pilotprojekt och till framtida verksamhet inom det här området. Vi samarbetar också med Befolkningsregistercentralen. 

3. Stödja kommunerna i genomförandet och införandet av riksomfattande reformprogram

Utöver landskapsreformen pågår andra omfattande reformer som orsakar stora praktiska förändringar i kommunerna särskilt ur en teknologisk synvinkel. Kommuninformationsprogrammet kommer att förnya kommunernas ekonomiska rapportering, personuppgifter ska hanteras med större omsorg enligt dataskyddsförordningen, tillgänglighetsdirektivet utmanar kommunikationen på webben och mobilt och dessutom pågår flera branschvisa reformer. Målsättningen är att skapa en helhetsbild av de utmaningar som kommunerna möter i praktiken och, till exempel genom servicedesign, hitta metoder för kommunerna att få fram rätt information då när den behövs. I mån av resurser kan man under detta tema dessutom ordna kurser, informationsmöten och annan kommunikation.

Arbetsformer

Grundprinciperna för projektet är samarbete och öppenhet samt kostnadsmedvetenhet. Det nya konceptet skapas genom att vara lyhörd för kommunernas behov och genom samarbete. Samarbetet begränsas inte till kommunerna utan växelverkan önskas också med andra aktörer. Grundprincipen om kostnadsmedvetenhet är viktig för att modellen ska vara genomförbar i praktiken.

Information om projektet och om möjligheterna att delta i samarbetet kommer inledningsvis att ges på dessa sidor. Senare kommer flera informationskanaler att användas. Information om projektet fås också genom nyhetsbrevet Kunnat ja tietoyhteiskunta, som ges ut av Kommunförbundets enhet för informationssamhällsfrågor (länk till Kommunförbundets nyhetsbrev) samt i den Facebookgrupp som administreras av Elisa Kettunen "Kuntien avoin data" (kräver facebook-lösenord). Facebookgruppen är sluten av faciliteringsskäl men man kan skicka ansökan om deltagande. 

Projektet Digitalisering i framtidens kommun ingår i ett större program

Projektet Digitalisering i framtidens kommun utgör en del av Kommunförbundets utvecklingsprogram Kommunerna 2021 ”Framtidens kommun” dit också följande projekt hör:

• Bildningskommunens roller och stöd
• Nätverksprojektet Kommunen som välfärdsfrämjare
• Kommunen som främjare av livskraft i olika verksamhetsmiljöer
• Nya generationens organisation och ledarskap

Närmare upplysningar:

Om du vill veta mera om projektet kan du kontakta projektchef Elisa Kettunen eller Tom Holmroos eller Mikko Malmgren, som är sakkunniga vid Kommunförbundet. 

Närmare upplysningar ges också av Tommi Karttaavi, direktör för enheten för informationssamhället.