När anses ett tillståndsärende ha blivit anhängigt enligt förvaltningslagen?

Anhängiggörandet av ett förvaltningsärende har inte begränsats genom strikta formkrav, eftersom syftet med bestämmelserna om anhängiggörande inte är att formellt försvåra inledandet av ett förvaltningsförfarande. Allmänna bestämmelser om anhängiggörande (och därmed också inledande) av ett förvaltningsärende finns i 4 kap. i förvaltningslagen.

Tillståndsärenden inom byggande anhängiggörs i regel skriftligen eller på elektronisk väg. Det huvudsakliga tillvägagångssättet är elektronisk kommunikation, men skriftligt förfarande är fortfarande möjligt. 

Formella och innehållsmässiga minimikrav för anhängiggörande

• korrekt format (huvudregeln skriftligt/elektroniskt)
• sökandens namn och kontaktuppgifter* (FörvL 16 §)
• tillräcklig specificering av ärendet samt yrkanden jämte grunderna för dem** (FörvL 16 §, 19 §)
• inlämnande till den behöriga myndigheten***(FörvL 17 §, 20 §)

Till god förvaltning hör att myndigheten är lättillgänglig och att ärendehantering med myndigheten inte försvåras genom detaljerade formkrav, om det inte behövs av rättssäkerhetsskäl eller för att garantera en jämlik behandling. I enlighet med serviceprincipen bör det under förfarandets gång vara möjligt att rätta till fel eller brister som gäller anhängiggörandet. Myndighetens rådgivningsskyldighet gäller också inledande av ett ärende.

Med *kontaktuppgifter avses den adress där den som inlett ärendet har sin postadress eller någon annan adress där den som inlett ärendet kan nås eller till vilken förfrågningar och handlingar som hänför sig till behandlingen av ärendet kan sändas. Adressen kan också vara en e-postadress. Som kontaktuppgifter kan uppges ombudets eller den lagliga företrädarens kontaktuppgifter.

** Ansökan och grunderna för den ska vara läsbara och begripliga. Om handlingen är så oklar eller vag att det inte framgår vad ärendet gäller, blir ärendet inte anhängigt på basis av den. Det är fortfarande möjligt att precisera eller avgränsa specificeringen av ärendet under behandlingen. Med yrkande i 19 § i förvaltningslagen avses en begäran av den som inlett ärendet om att myndigheten ska fatta ett beslut i ärendet med ett visst innehåll. Med grunderna för yrkandet avses de omständigheter som ligger till grund för inledandet av förvaltningsförfarande. När ett ärende inleds krävs det inte nödvändigtvis en detaljerad och heltäckande motivering, eftersom en sådan också kan läggas fram i samband med behandlingen av ärendet.

***När ett elektroniskt ärendehanteringssystem används för ansökan om tillstånd ska sökanden sända ansökan till myndigheten genom att trycka på Sänd-knappen. Även om myndigheten kan se ett utkast till ansökningsärendet i systemet krävs en viljeyttring från den sökande för inledning av ärendet.

Se HFD 2021:110: A r.f. hade i ministeriets elektroniska system fyllt i en ansökan om statsunderstöd men inte skickat den till ministeriet innan ansökningstiden hade utgått och systemet stängts.

Högsta förvaltningsdomstolen konstaterade att avsändandet av en handling i ett elektroniskt system sker då man trycker på den knapp som är avsedd för ändamålet, till exempel Sänd-knappen.  Att trycka på knappen utvisar en viljeyttring hos den som fyllt i ansökan att inlämna densamma. De förberedande åtgärder som gjorts före nämnda handling, bland annat att fylla i uppgifter på ansökningsblanketten, innebär inte ännu att ansökan skickats.Det saknade i ärendet betydelse att ansökningsuppgifterna redan innan blanketten sänts hade sparats i ministeriets system, varifrån de tekniskt sett var möjliga att få. Eftersom A r.f.:s ansökan inte hade avsänts till ministeriet och den därför inte inkommit till myndigheten inom utsatt tid tillämpades inte 10 § 1 mom. i lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet om ankomsttidpunkten för ett elektroniskt meddelande på ärendet. Undervisnings- och kulturministeriet skulle lämna A r.f.:s ansökan utan prövning som försenad.