4 Kommunikation och delaktighet

Avsikten med det här kapitlet är att stöda arbetet i en tvåspråkig kommunikation. I kommunikationen är det viktigt att använda språket lätt och tydligt. Visuellt uttryck är också viktigt att utnyttja vid sidan av det verbala uttrycket.

Enspråkiga kommuner

I enspråkiga kommuner används kommunens språk, om inte kommunen på begäran beslutar annorlunda eller något annat bestäms någon annanstans i lag. Möteskallelser, protokoll, instruktioner och andra motsvarande dokument skrivs endast på kommunens språk.

Vidare är kommunen skyldig att ge information och tillkännage ärenden endast på kommunens språk. Information som är väsentlig för individens liv, hälsa och säkerhet samt för egendom och miljön ska ändå ges på båda nationalspråken i hela landet. Språklagen (423/2003) 32 §

Tvåspråkiga kommuner

Information som kommuner riktar till allmänheten ska ges på finska och svenska i tvåspråkiga kommuner. Språklagen (423/2003) 32 §

Sådana tjänsteproducerande bolag där en eller flera tvåspråkiga kommuner eller kommuner med olika språk har bestämmanderätt ska betjäna och informera allmänheten på finska och svenska i den omfattning det behövs med tanke på verksamhetens art och saksammanhanget och på ett sätt som enligt en helhetsbedömning inte kan anses oskäligt för bolaget. Språklagen (423/2003) 24 §

Protokollsutdraget ska ges på det språk som det begärts på, om protokollet har skrivits på både finska och svenska. Om ett beslut som skrivits på handläggningsspråket inte är partens eget språk har parten rätt att på begäran få en officiell översättning av beslutet.

Annonser, kungörelser, anslag och annan information till allmänheten ska alltid ges på båda språken.

4.1 Checklista för tvåspråkiga kommuner

Kommunikation i allmänhet

Språklagen gäller alla informationskanaler och digitala tjänster.
Tvåspråkigheten ska beaktas i pressmeddelanden, nyheter, på webbplatser och i annat material och publiceras samtidigt på båda språken. Kan intervjuer göras på båda nationalspråken, till exempel i samband med en presskonferens?
När ett pressmeddelande eller en nyhet skickas ut, ges informationen på båda språken samtidigt?
Används både finska och svenska i sociala medier?
Publiceras föredragningslistor och protokoll på två språk samtidigt?
Säkerställ att det finns tillräckligt med resurser för kommunikation på båda språken eller för översättning. Kom ihåg att inkludera översättningen i verksamhetsplaneringen från början.
Texten på skyltar, trafikmärken och andra motsvarande anslag som riktar sig till allmänheten och som myndigheterna sätter upp i tvåspråkiga kommuner ska finnas på båda språken, om man inte enligt internationell praxis använder enbart ett utländskt språk.

Skriftligt material

Ge en tvåspråkig myndighet namn både på finska och på svenska. Kombinera inte olika språk eller bokstavskombinationer i dem till ett gemensamt namn (JO dnr 2745/4/10, 3581/4/10, 3706/4/10 (på finska)).
Använd färdiga tvåspråkiga mallar för tryckt material oberoende av vilket språk som används. Använd gärna en tvåspråkig logo.
Använd helst samma bokstavsstorlek för både finska och svenska (RP 92/2002 rd, s. 89).
Alla videor som publiceras av kommunen ska textas enligt lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019) och det är att rekommendera att textningen översätts till det andra nationalspråket.
Lägg fram enspråkigt material så att det är lika tillgängligt på både finska och svenska (RP 92/2002 rd, s. 89).
Använd både finska och svenska på webbplatsen och i sociala medier (RP 92/2002 rd, s. 98).
Använd i alla sammanhang både det finska och det svenska namnet på en tvåspråkig myndighet.

E-postväxling

Använd åtminstone finska och svenska för dina kontaktuppgifter i e-posten (JO dnr 3010/4/11).
Använd åtminstone finska och svenska i e-postens automatiska frånvaromeddelande (JO dnr 2575/4/06, 63/4/07, 2809/2/08 (på finska)).

Kontakter med invånaren

Beakta båda språken när servicen planeras.
Gör färdiga tvåspråkiga mallar (till exempel nyhetsbrev, brev, e-post, dokument, presentationer och annat material).
Klargör på förhand till vem invånaren ska hänvisas om den person som sköter ärendet inte har tillräckliga kunskaper i finska eller svenska för att svara på frågor eller hjälpa invånaren med ärendet.
Se till att invånarna får information om var man får service på finska eller svenska, om inte servicen ges på båda språken på samma ställe (till exempel serviceställen för olika språk, servicenummer, tydliga skyltar, andra symboler) (RP 92/2002 vp, s. 92).
Använd skyltar eller andra symboler som tydligt visar på vilka språk arbetstagaren kan ge service. Hjälp invånaren att välja det språk som önskas.
Hälsa gärna på både finska och svenska för att visa att invånaren kan få service på båda språken.
Fråga i osäkra fall vilket nationalspråk invånaren vill använda (RP 92/2002 rd, s. 92). Språklagen (423/2003) 23 §
Gör på förhand för olika ämnesområden upp ämnesordregister som innehåller listor över termer och fraser, till exempel hälsningsord. Detta är till hjälp vid till exempel telefonservice eller annat arbete som utförs på det språk som man använder mindre.
Använd finska och svenska vid automatiska telefonsvar (JO dnr 1891/4/10 (på finska), 633/4/07).
Se till att kundbetjäningen/växeln kan svara på både finska och svenska.
Kontakta enskilda personer på det språk de tidigare har använt eller på både finska och svenska. Språklagen (423/2003) 19, 23 §
Använd både finska och svenska vid offentliga framträdanden, till exempel i tal och hälsningsord, då det är sannolikt att det finns personer i publiken som talar båda språken.
Se till att det finns tillgång till skönlitteratur, kultur och vetenskapliga rön på båda språken.
Använd både finska och svenska i information om kulturella sevärdheter.
Använd båda språken i historiska namn och andra namn.

4.2 Checklista för alla kommuner

Observera lagen om varningsmeddelanden (466/2012). Alla varningsmeddelanden ska ges på båda språken. En handbok för varningsmeddelanden finns på inrikesministeriets webbsida.
Gör färdiga tvåspråkiga mallar (till exempel brevmallar, presentationer och annat material).
Vilken information är ur mottagarens synvinkel sett väsentlig och ska finnas på både finska och svenska?
Har ärendet ett namn eller en rubrik på båda språken, det vill säga får läsaren information om vad saken gäller?
Framgår det på både finska och svenska i vilket skede ärendet är (till exempel ett betänkande, en föredragning, en mellanrapport eller ett beslut)?
Vem ger närmare information på det andra nationalspråket, om den som egentligen ger information inte kan betjäna på det språket?
Om all bakgrundsinformation inte publiceras i sin helhet på båda språken, är det då lätt att hitta en sammanfattning med all väsentlig information på det språk som används mindre?
Har det på annat håll publicerats texter på det andra språket inom samma område som man kan länka till?
Överväg alltid om publikationer behövs på två språk (som separata publikationer eller till exempel den finska och den svenska texten jämsides med varandra eller på vardera sidan av publikationen).
Beakta både finskan och svenskan när service planeras, om invånaren enligt språklagen har rätt att använda sitt eget språk under behandlingen (skyldigheter som kommunen ålägger en person och ärenden som tas till behandling på initiativ av kommunen och som direkt hänför sig till personens grundläggande fri- och rättigheter).

4.3 Språklagen styr publikationsprocesserna

Att utredningar, beslut eller andra liknande texter som en kommun har utarbetat publiceras medför inte att de behöver översättas som sådana. Kommunen ska dock se till att både den finskspråkiga och den svenskspråkiga befolkningens behov av information tillgodoses.

Checklista för att planera publikationer

Vet alla som utarbetar eller beställer publikationer vad språklagen förutsätter?
Tas språkfrågan med redan i början av arbetet och därefter i alla arbetsskeden?
Finns det interna riktlinjer och prioriteringar för hur språken beaktas i publikationsverksamheten?
Beaktas båda språken i kommunens grafiska linje?
Finns det färdiga mallar med exempel på hur språken ska användas?
Det lönar sig att publicera publikationer och andra tryckalster samtidigt på både finska och svenska. Ett alternativ är att publicera ett tvåspråkigt material (till exempel den finska och den svenska texten jämsides eller på vardera sidan av publikationen) eftersom tvåspråkiga publikationer och andra tryckalster (till exempel blanketter) är förmånligare och med hjälp av sådana visar kommunen att båda språken används och främjar på så sätt att både finska och svenska används.
Finns det ett sammandrag med all väsentlig information på båda språken?
Ta med översättningen redan i planeringsskedet. Vem översätter? Vad översätts? Finns det tillräckligt med tid för översättning?

Checklista för webbpublikationer

Är det lätt att hitta språkvalsikonerna?
Kan man byta från det ena språket till det andra och direkt komma till samma innehåll?
Om det finns länkar i texten och dessa för till en sida på ett annat språk, nämns detta vid länken?
Fungerar de externa länkhänvisningarna på rätt språk? Om innehållet man hänvisar till inte finns på det aktuella språket, bör detta markeras, till exempel ”Läs mer om budgeten (på finska)”.
Fungerar sökfunktionen på båda språken?
Har bilagor översatts och visas de på samma sätt eller nämns det på invånarens modersmål att dessa finns, men bara på det andra nationalspråket?

Checklista för den grafiska linjen för publikationer

Används det i alla sammanhang både det finska och det svenska namnet på en tvåspråkig myndighet?
Använd helst samma bokstavsstorlek på båda språken.
Använd båda nationalspråken för namn på tvåspråkiga myndigheter. Namn enbart på engelska räcker inte.
Använd tvåspråkig logo eller rätt språkversion av logon.

4.4 Utveckling och upphandling av flerspråkiga informationssystem

Informationssystem av olika slag är idag centrala för att producera tjänster i kommunerna liksom för att förmedla information till kommuninvånarna.

Då kommunen upphandlar informationssystem är det viktigt att de språkliga behoven beaktas i ett tidigt skede, så att en lösning som stöder flera språk inte leder till mycket extra arbete. Många system på marknaden har idag stöd för flera språk, både för den administrativa användaren i kommunen och slutanvändaren. Båda användargrupperna är viktiga att beakta, men rätten till service på det egna språket gäller i första hand för kommuninvånarna.

Välj hellre system som inte är gjorda bara för ett språk, även om det går att översätta. I längden är det billigare och enklare att underhålla om språket är separerat från innehållet i informationssystemet så att det språkberoende innehållet kan installeras och uppdateras som egna moduler. Då finns det i princip inga begränsningar för vilka språk som systemet kan hantera. Detta är viktigt att komma ihåg också då leverantören gör modifieringar till ett upphandlat system, så att en språkversion inte slutar fungera då man har avvikit från hur språkberoende innehåll upprätthålls.

Då man namnger digitala tjänster och till exempel använder sig av en webbadress är det bra att se till att den är i klartext och på båda språken. Till exempel Kommunförbundets webbplats med innehåll på finska hittar man på adressen Kuntaliitto.fi och motsvarande på svenska på adressen Kommunforbundet.fi. Detta främjar att de språkliga rättigheterna förverkligas på lika grunder i enlighet med 35 § i språklagen (423/2003), (JO dnr 3802/4/07 (på finska)).

Den bästa lösningen för att upprätthålla information på flera språk är oftast att kategoriskt använda sig av länkningar mellan språkversionerna i systemet. På så sätt signalerar man åt användaren om att innehållet finns på ett annat språk till exempel genom att länka med ”Fi”, ”Sv” eller ”En”. Om en länk saknas, innebär det att innehållet inte finns på språket. Det är svårt för användaren att hitta motsvarande innehåll, om det endast hänvisas till den andra språkversionens ingångssida med en länk.

För den som skapar innehåll är det också lättare att identifiera sidor som ännu inte översatts och kanske hitta den rätta sidan att skicka till översättning, utan att vara tvungen att ha full förståelse av innehållet på båda språken. Detta är ett sätt att göra det lättare för personer med lite mer begränsade språkkunskaper att uppdatera information på en webbplats.

Granska webbsidorna ur en enspråkig persons synvinkel: finns all information som behövs på det egna nationalspråket och går det att navigera framåt på sidorna utan att byta språk?

Läs mer i kapitlet om att beakta kraven på språklig service vid upphandling.