Hur ser man till att service på båda språken fungerar i en service eller en produkt som upphandlas?
Lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016) tillämpas enligt huvudregeln på myndigheternas upphandlingsförfarande. Resultatet av upphandlingen, till exempel service eller en produkt, ska ändå vara sådan att den tryggar de finsk- och svenskspråkiga medborgarnas grundläggande språkliga rättigheter på det sätt som språklagen (423/2003) förutsätter.
Statliga myndigheter samt tvåspråkiga kommuner och samkommuner ska producera service på finska och svenska. Om en uppgift som hör till en myndighet ges till en enskild, ska myndigheten försäkra sig om att den språkliga servicen ges i enlighet med språklagen. Språklagen (423/2003) 25 §
Avsikten med det här verktyget är att åskådliggöra förhållandet mellan lagen om offentlig upphandling och språklagen samt att hjälpa kommunen att beakta språklagen på ett korrekt sätt redan i upphandlingsförfarandet.
6.1 Checklista: Bedömning av de språkliga konsekvenserna vid upphandling
Bedömning av de språkliga konsekvenserna vid upphandling betyder att man bedömer på vilket eller vilka språk den produkt eller service som upphandlas ska fungera. Bedömningen bör ske på förhand när upphandlingen bereds. Då kan man vid anbudsförfrågan och i anbudet beakta språkegenskaperna i fråga om den produkt eller service som ska upphandlas, och detta syns i resultatet av upphandlingen. Vid bedömningen ska man beakta åtminstone följande:
Lagenlighet
Ansvaret för innehållet i och föremålet för upphandlingen (till exempel organiseringsansvaret) kvarstår hos myndigheten. Tvåspråkiga myndigheter och tvåspråkiga kommuner ska se till att de språkliga rättigheterna för såväl finsk- som svenskspråkiga medborgare är tryggade också i köpta tjänster.
Ekonomiska konsekvenser
Om man inte då upphandlingen bereds bedömer de språkliga konsekvenserna på förhand, kan merkostnader uppkomma under avtalsperioden. Det är därmed ekonomiskt mest fördelaktigt att beakta konsekvenserna när upphandlingen konkurrensutsätts (jämför till exempel upphandling av ett datasystem där man köper en färdig produkt i stället för att lägga till en skräddarsydd egenskap efteråt).
Inverkan på tidtabellen
Om de språkliga konsekvenserna bedöms efter beredningsfasen kan det försena hela upphandlingsprocessen och påverka också andra processer, såsom att inrätta en tjänst.
6.2 Checklista: Språket vid upphandlingsförfarande
Språket i upphandlingsförfarandets anbudsförfrågan och anbud bestäms enligt lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016).
Kontrollera åtminstone följande:
- Ska upphandlingsförfarandet göras på ett eller två språk?
- Språket vid upphandlingsförfarandet gäller bara upphandlingsprocessen, inte föremålet för upphandlingen. Språket i anbudsförfrågan och anbudet får inte inverka negativt på språket i den produkt eller service som upphandlas och därmed inte heller på hur de språkliga rättigheterna förverkligas.
- Valet av språk vid upphandlingsförfarandet får inte utesluta potentiella anbudsgivare från att delta i upphandlingen.
- Exempel: Enspråkiga tjänsteleverantörer i tvåspråkiga kommuner ska ha möjlighet att lämna in anbud på sitt eget språk.
- Vid EU-upphandling kan upphandlingsförfarandet genomföras på något av EU:s officiella språk. Upphandlingar som överstiger de nationella tröskelvärdena ska utannonseras på finska eller svenska. Lag om offentlig upphandling och koncession (1397/2016) 101 §.
6.3 Checklista: Produkt eller tjänst som upphandlas
- Ska upphandlingen ge upphov till material på flera språk?
Exempel: Kan man ur ett datasystem skriva ut dokument på mottagarens språk, finska eller svenska (kundens synvinkel, lagenlighet)?
- På vilket eller vilka språk ska produkten eller tjänsten som upphandlas fungera?
Exempel: Kan datasystemet användas på svenska i tvåspråkiga kommuner (tjänsteinnehavarens synvinkel)?
Exempel: Behöver kunderna betjäning på två språk (kundens synvinkel, lagenlighet)?
- Är tvåspråkighet standard eller en tilläggsegenskap?
Exempel: När upphandlingen definieras och i budgeten ska det beaktas att en tilläggsegenskap i ett datasystem i allmänhet kostar mer än när det är fråga om en standardegenskap (kostnadssynvinkel).
6.4 Upphandlingsprocessen i ett nötskal
Definition av föremålet för upphandlingen
- planera upphandlingen och kartlägg marknaden
- beredning: definiera innehållet i och föremålet för upphandlingen (inklusive språken)
- beakta språklagen: upphandlingens språkliga konsekvenser ska bedömas i det här skedet
Konkurrensutsättning
- upphandlingsannons
- anbudsförfrågan
- de viktigaste kontraktsvillkoren
Mottagning och öppning av anbud
- mottagning och öppning
- kontroll av att anbuden är förenliga med anbudsförfrågan
- inledande kontroller av anbudsgivarnas lämplighet (ESPD eller försäkran)
- anbudsjämförelse och val av anbud
Upphandlingsbeslutet
- kontroll av att den anbudsgivare som väljs är lämpligt
- eventuella beslut om uteslutning eller avslag
- skriftligt upphandlingsbeslut
- delgivning av beslut och sökande av ändring
Ingående av kontrakt
- parafering
- ingående av ett skriftligt upphandlingskontrakt
- kontraktshantering och - uppföljning