Filer i olika kontorsprogram, såsom filerna i Microsoft Office samt PDF-filer, kan göras tillgängliga om de planeras på rätt sätt. Det är viktigt att kommunens protokoll är tillgängliga eftersom kommunen informerar om förvaltningsorganens beslut genom att offentliggöra protokollen på webben. En särskild utmaning är att protokollen ofta signeras och läggs ut som skannade bilder på webben.

Då är protokollet inte tillgängligt. För att filerna ska vara tillgängliga borde kommunerna snarast övergå till elektronisk signatur.

Tillgängligheten gäller alla filtyper. De viktigaste filtyperna är Word, Excel och Powerpoint i Microsoft Office samt PDF-dokument. I det här avsnittet koncentrerar vi oss på tillgängliga PDF-dokument. De grundläggande principerna är samma även för andra filer och anvisningarna kan selektivt användas också för produktion av andra filer.

13.1. Tillgängliga PDF-dokument

Filtypen Portable Document Format (PDF) kombinerad med programmen Adobe® Acrobat® och Adobe Reader® är det bästa valet när man vill skapa tillgängliga dokument. Tillgänglighetsegenskaperna i programmen Adobe Acrobat och Adobe Reader och filformatet PDF gör det lätt för personer med funktionsbegränsning att använda PDF-filer och PDF-formulär tillsammans med hjälpprogram, såsom skärmläsare, skärmförstorare och punktskriftsskärmar. WCAG 2.0 [1] och standarden PDF/UA (ISO 14289-1) [39] omfattar största delen av rekommendationerna för att göra innehållet i filer tillgängliga för funktionsbegränsade.

När tillgängligheten beaktas blir dokumentet samtidigt mer användbart för alla människor. Exempelvis dokumentstrukturen, som ger skärmläsare möjlighet att läsa innehållet i en PDF-fil korrekt, gör det också möjligt att anpassa dokumentet korrekt till små skärmar i mobiltelefoner. Den förvalda läsordningen (tab order) i ett tillgängligt PDF-formulär hjälper förutom skärmläsaranvändarna också alla andra att fylla i formulär utan svårighet.

13.2. Konvertering av ett tillgängligt dokument till en tillgänglig PDF-fil

PDF-filer skapas oftast med någon annan applikation, exempelvis Microsoft Word, och filen sparas särskilt som en PDF-fil. Då bör tillgängligheten i filen beaktas redan när det ursprungliga dokumentet av annan filtyp skapas.  

I den ursprungliga applikationen kan mycket göras för att främja tillgängligheten:

• lägga till alternativ i form av text till bilder
• lägga till rubrikstrukturer
• skapa tillgängliga listor och tabeller
• fastställa dokumentets språk
• fastställa dokumentets titel.

Adobe-baserade publiceringsprogram, såsom Adobe InDesign, Framemaker och de vanligaste textbehandlingsprogrammen, såsom Microsoft Word, stöder dessa egenskaper. Observeras bör att det finns ett tiotal, om inte ett hundratal program på webben, som producerar PDF-dokument av sina innehåll. Men bara de viktigaste av dem, Microsoft Word, PowerPoint, OpenOffice.org Writer eller Adobe InDesign producerar PDF-dokument med taggar som främjar tillgänglighet. WebAIM har publicerat anvisningar för hur filer konverteras till tillgängliga PDF-dokument i olika program [40].

13.3 Egenskaper i ett tillgängligt PDF-dokument

Om det ursprungliga dokumentet inte föreligger kan dokumentet för det mesta ändå göras tillgängligt. Men det betyder mera arbete eftersom taggar som främjar tillgängligheten måste placeras in korrekt i PDF-dokumentet. En del egenskaper, exempelvis färgkontrasten mellan text och bakgrund, måste hur som helst justeras i det ursprungliga dokumentet.

Tillgängliga PDF-filer har åtminstone följande egenskaper:

Blädderbar text

Dokument som innehåller en skannad bild av texten är i regel inte alls tillgängliga, eftersom de innehåller en bild och inte text som man kan bläddra i. Hjälpprogram, till exempel skärmläsare, kan inte urskilja orden i en bild. Skannade texter kan återkonverteras till tillgängliga blädderbara texter genom optisk teckenigenkänning (OCR).

Dokumentets struktur och rätt läsordning

För att en dokumenttext ska kunna läsas och framställas också för skärmläsare på ett för användaren förnuftigt sätt måste dokumentet vara strukturerat. För strukturering av dokument används taggar på samma sätt som i HTML-språket för att visa rubriker, textstycken, tabeller, läsordning och andra element på sidan. Taggar ger också möjlighet att ändra dokumentets storlek och att titta på det på olika stora skärmar.

Navigeringsmetoder

Olika navigeringsmetoder – länkar, bokmärken, rubriker, innehållsförteckning, förvald läsordning för formulärfält – hjälper alla användare att granska och använda dokument, utan att användaren behöver läsa det ord för ord. Dessa metoder kan användas utan mus från tangentbordet och de ger möjlighet att navigera i innehållet på många sätt.

Dokumentets språk och titel

Inställning av PDF-dokumentets språk gör det möjligt för skärmläsare att automatiskt använda rätt språk och uttala texten korrekt. Dokumentets titel hjälper användaren att hitta och identifiera dokumentet.

Interaktiva tillgängliga formulärfält

PDF-dokument kan innehålla interaktiva formulär. För att formulär ska vara tillgängliga ska alla användare kunna mata in text eller siffror i formulärfälten. Tillgängliga PDF-formulär ska ha en förvald läsordning (tab order) som styr skärmläsaranvändare att flytta sig logiskt från ett formulärfält till ett annat med hjälp av tab-tangenten. Formulärfälten ska dessutom ha rubriker, det ska finnas ifyllnadsanvisningar, och ifyllnadsfel bör kunna undvikas. Det bör inte finnas någon tidsgräns för att fylla i formulär, om tiden inte kan förlängas. Läs mer om hur tillgängliga formulär skapas i Adobe® Acrobat® Pro DC Accessibility Guide: Creating Accessible Forms.  

Säkerhetsinställningar för dokument

Med hjälp av Acrobats säkerhetsinställningar vill man ibland begränsa utskrifter, kopiering och editering av PDF-dokument eller kommentarer i dem. Det är viktigt att säkerhetsinställningarna inte ställs in så att skärmläsare eller punktskriftsskärmar inte kan läsa dokumentet.

Alternativ text för bilder och multimedia

För bilder och multimedieinnehåll ska det erbjudas ett alternativ i form av text också i PDF-dokument. Alternativ i form av text hjälper också andra användare, såsom personer med inlärningssvårigheter.

Anvisningar för att skapa tillgängliga dokument

• Anvisning för Microsoft Word (WebAim, eng.), Esok.fi, finskspråkig version, och svenskspråkig version: https://manual.its.umu.se/skapa-tillgangliga-pdf-filer-fran-microsoft-w…
• Anvisning för Acrobat PDF (WebAim, eng.)
• Anvisningar för Powerpoint-presentationer (WebAim, eng.)