Beredning av ärenden

Vid beredningen av ett förvaltningsärende utreds vilka fakta som behövs för beslutsfattandet. Allmänna bestämmelser om behandlingen av ärenden finns i 5 och 6 kap. i förvaltningslagen. Bestämmelser om beredningen av ärenden för kommunala organ finns i kommunallagen.

En myndighet ska se till att ett ärende utreds tillräckligt och på behörigt sätt. Myndigheten ska i detta syfte skaffa den information och den utredning som behövs för att ärendet ska kunna avgöras. En part ska ges tillfälle att framföra sin åsikt om ärendet och ge sin förklaring med anledning av sådana yrkanden som kan inverka på hur ärendet kommer att avgöras.

Om avgörandet i ett ärende kan ha en betydande inverkan på andras än parternas livsmiljö, arbete eller övriga förhållanden, ska myndigheten i regel ge dessa personer möjlighet att få uppgifter om utgångspunkterna och målen för behandlingen av ärendet samt att uttala sin åsikt om ärendet.

Kommunen ska också informera invånarna om

• anhängiga ärenden och planerna som gäller dem,
• behandlingen av ärendena,
• beslut som fattats och beslutens effekter.

Beredning av fullmäktigeärenden

Kommunstyrelsen bereder ärendena för fullmäktige. I vissa lagstadgade fall kan ett tillfälligt utskott eller revisionsnämnden bereda ärenden för fullmäktige. Ett tillfälligt utskott ska tillsättas att bereda ärenden som gäller återkallande av förtroendeuppdrag och uppsägning av kommundirektören (KomL 35 §). Revisionsnämnden ska bereda de ärenden som gäller granskning av förvaltningen och ekonomin (KomL 121 §).

Fullmäktige kan behandla ett ärende som har nämnts i kallelsen till sammanträdet och som har beretts. Fullmäktige kan med enkel majoritet besluta ta upp och avgöra ett ärende som har beretts men som inte nämns i kallelsen (KomL 95 §).

Det förutsätter dock att ärendet är brådskande, vilket i allmänhet avser att fullmäktige inte längre hinner behandla ärendet vid sitt nästa sammanträde eller att uppskov i varje fall skulle innebära betydande juridisk, ekonomisk eller annan skada för kommunen. Fullmäktige fattar ett särskilt beslut om att ta upp ärendet till behandling.

Om ett fullmäktigeärende inte alls har beretts, kan det behandlas endast om fullmäktige enhälligt beslutar ta upp det till behandling. Kravet på enhällighet gäller också brådskande ärenden som inte har beretts.

Beredning i övriga organ

I andra organ bereds ärendena under ledning av föredraganden för att sedan avgöras av organet. Föredraganden svarar för att beredningen sker på ett riktigt sätt, och är med beredningen som utgångspunkt skyldig att lägga fram ett beslutsförslag för organet.

I kommunens förvaltningsstadga kan det bestämmas att ett organ kan besluta ta upp också sådana ärenden till behandling som inte nämns i kallelsen till sammanträde. I praktiken kan kommunstyrelsen, nämnderna och andra kommunala organ på förslag av föredraganden eller en ledamot av organet besluta ta upp s.k. extra ärenden till behandling.

Om ledamöterna inte är ense om att ett ärende ska tas upp till behandling, röstar organet och avgör genom majoritetsbeslut om ärendet tas upp till behandling eller inte.