Revision och kontroll

Enligt 6 § i lagen om revision inom den offentliga förvaltningen och ekonomin ska en revisor vid utförande av ett revisionsuppdrag iaktta god revisionssed inom den offentliga förvaltningen. I Finland är det Finlands revisorer rf som bestämmer vad som är god revisionssed inom den offentliga förvaltningen.

Enligt 123 § i kommunallagen ska revisorerna före utgången av maj månad granska räkenskapsperiodens förvaltning, bokföring och bokslut med iakttagande av god revisionssed inom den offentliga förvaltningen.

I rekommendationen God revisionssed inom den offentliga förvaltningen konstateras att revisorn ska beakta den offentliga förvaltningens särdrag vid planeringen och genomförandet av revisionen och rapporteringen av revisionens resultat.

Läs mer i rekommendationen God revisionssed inom den offentliga förvaltningen på Finlands revisorer rf:s webbplats.

Revisorerna begär varje år skriftliga uttalanden (bekräftelsebrev) av kommunernas och samkommunernas ledning, dvs. av kommunstyrelsens ordförande och kommundirektören, innan de avger revisionsberättelsen.

Genom bekräftelsebrevet får revisorn en skriftlig bekräftelse på att ledningen har uppfyllt sina lagstadgade skyldigheter när det gäller att upprätta bokslutet och att ledningen ger revisorn all relevant information om den organisation som revisionen gäller och de omständigheter som påverkar bokslutet. Syftet med brevet är alltså inte att fastställa ansvaret och skyldigheterna eller att ge ledningen ett större ansvar än vad lagstiftningen kräver.

Revisionstillsynen, som verkar i anslutning till Patent- och registerstyrelsen, svarar för den allmänna styrningen och utvecklingen av revisionen samt för tillsynen över revisorer (7 kap. 2 § i revisionslagen).

På Revisionstillsynens webbplats redogörs närmare för dess uppgifter, bl.a. om:

• revisorsregistret
• examina:
  • GR-examen (grundexamen för revisorer)
  • CGR-examen
  • OFGR-examen och
• annan aktuell information som gäller revisionsområdet. 

Läs mer:

Patent- och registerstyrelsen

Syftet med intern kontroll är att främja en fungerande ledning av kommunens verksamhet, att förebygga och hantera risker, att utnyttja möjligheter och starka sidor, att kontinuerligt utveckla verksamheten och att utvärdera verksamhetens resultat.

Med intern kontroll avses i allmänhet alla de arbetsrutiner och förfaranden som de redovisningsskyldiga organen, tjänsteinnehavarna och övriga chefer tillämpar för att säkerställa att

• kommunens verksamhet är ekonomisk och resultatrik
• informationen som besluten bygger på är tillräcklig och tillförlitlig
• lagstiftning, myndighetsföreskrifter och beslut av olika organ iakttas
• egendom och resurser tryggas.

Den interna kontrollen och riskhanteringen baserar sig på kommunens primära uppgift, omvärldsanalys, kommunstrategin samt målen för verksamheten och ekonomin. Riskhanteringen omfattar identifiering, bedömning, prioritering och en resultatrik hantering av de risker som utgör ett hot mot kommunens mål. För att de mål som fullmäktige godkänt ska nås och god förvaltningssed uppfyllas bör tillvägagångssätten för identifiering och hantering av risker samt intern kontroll införlivas i bland annat:

• lednings- och beslutsprocesserna
• planeringen av verksamheten, ekonomin och investeringarna ur risk- och mervärdesperspektiv
• arbetsrutinerna i verksamheten (inkl. datasystemen), egendomsförvaltningen, den övriga förvaltningen och skötseln av ekonomin.

Riskhanteringen, som ledningen bär ansvaret för, är en del av den interna kontrollen och dess syfte är att i rimlig utsträckning trygga att kommunens strategiska mål och målen för verksamheten och ekonomin uppfylls och att verksamheten fortgår utan störningar. Genom riskhanteringen förebyggs händelser som hotar en kontinuerlig och ostörd verksamhet. Det är fråga om att identifiera kärnverksamheterna och systemen, slå fast en godtagbar risknivå och införa tillräckliga riskhanteringsmetoder. Riskhanteringsprocessen omfattar

• omvärldsanalys
• tillräcklig och övergripande identifiering och beskrivning av risker och möjligheter
• analys av sannolikheten för och följderna av att risker och möjligheter förverkligas
• definition av förfaranden och utnyttjande av möjligheter inom riskhanteringen samt
• rapportering och utvärdering av kontrollen och resultaten. 

Målen för kommunstrategin, verksamheten och ekonomin samt för den interna kontrollen och den övergripande riskhanteringen bör sammankopplas, så att den interna kontrollen och riskhanteringen inte blir separata funktioner. En resultatrik riskhantering utgör en väsentlig del av en genomskådlig, högkvalitativ och ansvarsfull beslutsprocess. Den inbegriper tillräckliga konsekvensbedömningar och baserar sig på fakta.

Ur ägarstyrningsperspektiv kan man trygga att beslutsfattandet och riskhanteringen håller en hög nivå genom bestämmelser i koncerndirektivet, sakkunniga styrelseledamöter och en skyldighet att före beslutsfattandet inhämta kommunens åsikt i betydande sakfrågor som anges i koncerndirektivet. 

Läs mer:

Intern kontroll och riskhantering i praktiken

Exempel på hur man säkerställer att den interna kontrollen fungerar

Intern kontroll: uppdelning av arbetsuppgifter

Intern kontroll och riskhantering

Rekommendation:Genomförandet av kommunallagens bestämmelser om intern kontroll och riskhantering

Vad är internrevision?

Internrevisionen är en del av den interna kontrollen. Internrevisionen är en oberoende stödfunktion för kommunstyrelsen, koncernledningen och den högsta ledningen. Den utvärderar objektivt kommunens och kommunkoncernens förvaltnings- och ledningsmetoder, interna kontroll och riskhantering samt bedömer om koncernkontrollen är ändamålsenligt och effektivt ordnad. För att vara oberoende borde internrevisionen ha rätt att utan hinder av sekretessbestämmelserna få tillgång till de uppgifter och handlingar som behövs för revisionen av kommunens verksamhet och höra nödvändiga personer. Vidare borde den även ha rätt att fritt och självständigt besluta om inspektions- och konsulteringsuppgifterna samt om hur de ska riktas till kommunens verksamhet enligt definitionen i 6 § i kommunallagen.

Internrevisionen är inriktad på hela organisationens interna kontroll, riskhantering samt lednings- och förvaltningsprocesser. Avsikten med internrevisionen är att se till att organisationens verksamhet är förenlig med målen, verksamhetsprinciperna samt lagstiftningen och andra bestämmelser.

I kommunallagen finns det inga bestämmelser om internrevision, eftersom kommunerna och samkommunerna har olika storlek och organisationsform och det därför inte går att hitta en enhetlig modell för alla kommuners och samkommuners internrevision. Det är dock befogat att framför allt medelstora och stora kommuner och samkommuner har en professionell internrevision. Den kan ordnas till exempel som kommunens/kommunkoncernens eller samkommunens egen verksamhet eller i samarbete med andra kommuner. Den kan också köpas av utomstående serviceproducenter.

Internrevisionens plats i organisationen

För att säkerställa att internrevisionen är oberoende och objektiv bör den vara underställd kommunstyrelsen, dess sektion eller kommitté, varvid internrevisionen rapporterar resultaten av sin verksamhet till organet samt till kommundirektören eller borgmästaren. Rapporteringen till ett kollegialt organ tryggar en objektiv och oberoende behandling av resultaten av verksamheten samt verkningsfullheten hos internrevisionens verksamhet. Dessutom är det viktigt att ledamöterna i organet i fråga är oavhängiga och har tillräcklig sakkunskap för uppgiften.

Kommunförbundets styrelse har 23.4.2015 godkänt bland annat följande rekommendation i anknytning till ledningen av kommunen samt kommunens ägar- och koncernstyrning:

Rekommendation 15: I de grunder för kommunens och kommunkoncernens interna kontroll och riskhantering som fullmäktige fattat beslut om fastställs riktlinjerna, målen och delområdena för den interna kontrollen och riskhanteringen och hur de ska genomföras, följas upp och utvärderas. I grunderna fastställs också skyldigheten att ordna internrevision om den interna kontrollen och riskhanteringen inte ger koncernledningen tillräcklig säkerhet om att den interna kontrollen och riskhanteringen är ändamålsenligt och effektivt ordnad i kommunen och kommunkoncernen.  

Läs mer:

Ordnandet av internrevision

Enkätresultat: Internrevision i kommuner och samkommuner