Begäran om uppgifter från kommunen

Kommunernas verksamhet baserar sig på offentlighetsprincipen. De får tillika allt fler begäranden om uppgifter.

Myndighetshandling eller inte?

När en begäran att få ta del av en handling riktas till kommunen är det första steget för kommunen att utreda om begäran gäller en myndighetshandling eller inte. Kommunens skyldighet att lämna ut handlingar gäller enbart myndighetshandlingar, inte övriga uppgifter eller e-postmeddelanden.

En myndighetshandling kan vara en handling som innehas av en myndighet och som har upprättats av kommunen eller av någon som är anställd i kommunen. Handlingen kan också ha inkommit till kommunen för behandling av ett visst ärende eller i övrigt inkommit i samband med ett ärende som hör till kommunens verksamhetsområde eller uppgifter.

En begäran om uppgifter är alltid en myndighetshandling

En begäran om uppgifter som kommit till kommunen exempelvis per e-post är en myndighetshandling. Den blir offentlig i samma stund som den når mottagaren.

Om det bland de uppgifter som omfattas av en begäran om uppgifter finns sekretessbelagda uppgifter, till exempel uppgifter om en kundrelation inom socialvården eller hälso- och sjukvården, betraktas begäran eller en del av den som sekretessbelagd. Det är bra att gå igenom förteckningen över sekretessbelagda myndighetshandlingar i 24 § i offentlighetslagen.

Kommunanställdas interna diskussioner, åsiktsyttringar och andra dylika meddelanden, som inte är avsedda för anhängiggörandet av ett ärende eller för behandlingen av ett redan anhängigt ärende, är meddelanden av personlig karaktär. De omvandlas inte till myndighetshandlingar även om diskussionen har förts per e-post.

Däremot är kommunens anvisningar och prislista exempel på offentliga handlingar.

Begäranden om uppgifter som inkommer till kommunen är i huvudsak offentliga

Ibland ombeds kommunerna skicka en lista över uppgifter som tidigare varit föremål för begäranden om uppgifter. Då ska kommunen i enlighet med begäran göra upp en lista över de senaste begäranden om uppgifter och omsorgsfullt granska om det bland de uppgifter som begärts finns sekretessbelagda uppgifter. Om en begäran enbart gäller offentliga uppgifter avlägsnas eventuella personbeteckningar ur handlingarna och materialet skickas till den som lämnat in begäran. Avsändare och mottagare av de e-postmeddelanden som inkommer till kommunen är offentliga uppgifter.

Det finns särskilda bestämmelser om utlämnandet av sekretessbelagda handlingar till exempel till en part.

Muntlig och skriftlig begäran och kommunens svar

Den som begär uppgifter har också rätt att framföra sina önskemål muntligt. Kommunen kan alltså inte kräva att en begäran om uppgifter framställs skriftligen. Begäran behöver inte heller motiveras och den kan framställas anonymt. Efter att en begäran har framställts ska kommunen utreda vilka uppgifter den kan ge ut.

Om kommunen inte lämnar ut en del uppgifter ska detta motiveras: till exempel sekretessbelagd information eller ingen myndighetshandling. I första hand meddelar kommunen muntligt den som begär uppgifter att uppgifterna inte kan lämnas ut. I andra hand ger kommunen ett skriftligt svar. Vid behov fattas ett beslut i frågan. Till beslutet bifogas en anvisning om anförande av förvaltningsbesvär.

Vem är den som begär uppgifter?

Den som begär uppgifter behöver inte motivera sin begäran och är inte skyldig att ange sin identitet i en allmän begäran om uppgifter. En förutsättning för att uppgifter lämnas ut speciellt ur personregister är dock att ändamålet anges och att de villkor som ställts på användningen av uppgifterna uppfylls. För att personuppgifter ska kunna lämnas ut elektroniskt förutsätts det att mottagaren har rätt att spara och använda uppgifterna. Denna bedömning förutsätter att den som begär uppgifterna uppger vad han eller hon tänker använda uppgifterna till och att han eller hon identifierar sig.

Delvis sekretessbelagd information

Om det material som ska lämnas ut innehåller sekretessbelagda uppgifter ska de sekretessbelagda delarna täckas eller, om detta inte lyckas, ska uppgifterna inte lämnas ut. Kommunen fattar i så fall ett förvaltningsbeslut över de sekretessbelagda uppgifterna, där kommunen hänvisar till sekretessgrunderna och på ett allmänt plan berättar hurdana uppgifter det är fråga om. Till förvaltningsbeslutet fogas en anvisning om anförande av förvaltningsbesvär.

Vem i kommunen besvarar begäran?

En begäran om uppgifter kan komma in till kommunens registratur eller direkt till en arbetstagare eller tjänsteinnehavare i kommunen. Kommunen kan förordna en anställd att handha uppdraget att lämna ut uppgifter eller det kan höra till en anställds ställning att lämna ut uppgifter. Ur en handling som är under beredning kan uppgifter lämnas ut av den som bereder ärendet. En enskild kommunanställd har också möjlighet att överföra beslutet om att lämna ut uppgifter till sin chef eller en annan myndighet. Om den begäran om uppgifter som kommunen mottagit inte berör kommunen kan begäran överföras till rätt myndighet.

I vilken form ska svaret ges?

Det är möjligt att få en kopia av de offentliga uppgifterna i kommunens dataregister till exempel per e-post eller utskrivet på papper. Om sekretessbelagt material inte kan separeras från det övriga materialet kan materialet inte lämnas ut. Se Delvis sekretessbelagd information.

Personuppgifter kan lämnas ut muntligt eller för påseende eller kopiering. För att uppgifter ska kunna lämnas ut som kopia eller utskrift eller i elektronisk form förutsätts att mottagaren har rätt att använda uppgifterna. Omfattningen av rätten att göra anteckningar hos den som begär om uppgifter har dock inte begränsats, och att bläddra i ett register betraktas inte som att uppgifter lämnas ut. Den som begär uppgifter har dock inte rätt att själv använda myndighetens informationssystem. Dessutom kan informationssäkerhetsskäl hindra den som begär om uppgifter att kopiera uppgifter på en minnepinne e.d.

Svar ges "omgående och utan dröjsmål"

Offentlighetslagen utgår från att kommunen ska behandla begäran om att få ta del av handlingar omgående och utan dröjsmål. I lagen föreskrivs om tidsfrister på två veckor i vanliga fall och en månad för mer komplicerade förfrågningar.

Trots tidsfristerna är det viktigt att begäran om uppgifter avgörs med omsorg och att kommunen värnar om såväl rätten till information som om skyddet för sekretessbelagda uppgifter.

Kommunerna tar inte ut någon avgift för att besvara en begäran om uppgifter. Däremot kan kommunfullmäktige ha fattat ett beslut om skäliga kopierings-, inlösnings- och leveransavgifter för handlingar. Då meddelas den som skickat begäran om uppgifter på förhand om en uppskattning av kostnaderna.

Frågor om offentlighet, dataskydd och utlämnande av handlingar och uppgifter är bland de vanligaste frågor som kommer till Kommunförbundets juridiska enhet. Kommunerna har ett behov att agera rätt, och saken väcker många slags tankar.

Kommunförbundets sakkunniga svarar gärna på frågor som gäller begäranden om uppgifter.

Läs mer

• Ändringarna i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet träder i kraft 1.10.2005
  Kommunförbundets cirkulär, Taisto Ahvenainen, 2005 (innehåller information om bl.a. avgifter)
• Är all e-post myndighetshandlingar?