Vi betjänar kommunernas personal och förtroendevalda i frågor som gäller deras uppgifter. Om du behöver rådgivning rekommenderar vi att du i första hand skickar din förfrågan via formuläret i vår rådgivningstjänst.
Begäran om uppgifter
Är all e-post myndighetshandlingar?
Ibland gäller en begäran om uppgifter som kommunen får också e-postmeddelanden till myndigheter eller mellan myndigheter. Till och med e-postkorrespondens mellan förtroendevalda har någon gång begärts.
E-postmeddelanden som myndighetshandling
Om kommunen får en sådan begäran ska man först bedöma huruvida de begärda e-postmeddelandena överhuvudtaget är myndighetshandlingar. Offentlighetslagen gäller nämligen i princip endast myndighetshandlingar. Skyldigheten att iaktta sekretess och tystnadsplikt enligt offentlighetslagen gäller emellertid också dokument som inte kan betraktas som myndighetshandlingar.
Med myndighetshandling avses i 5 § 2 mom. i offentlighetslagen en handling som innehas av en myndighet eller som har inkommit till en myndighet för behandling av ett visst ärende eller i övrigt inkommit i samband med ett ärende som hör till myndighetens verksamhetsområde eller uppgifter. Om e-postmeddelanden kan ses som myndighetshandlingar blir de offentliga när de nått kommunen utom till de delar de innehåller sekretessbelagd information.
Om sekretessbelagda myndighetshandlingar bestäms i 24 § i offentlighetslagen och de kan vara till exempel affärshemligheter eller uppgifter om en persons privatliv, såsom information om familjeliv, hälsotillstånd, klientförhållande hos socialvården, ekonomisk ställning, övertygelse osv.
När är ett e-postmeddelande inte en myndighetshandling?
För att meddelanden ska betraktas som ”icke myndighetshandlingar” krävs goda grunder. Ofta är det fråga om meddelanden för utredning eller beredning av ett internt ärende inom myndigheten såsom bestäms i 5 § 4 mom. i offentlighetslagen. Bestämmelsen lyder:
”På handlingar som har upprättats för förhandlingar, kontakter och något annat därmed jämförbart internt myndighetsarbete mellan personer som arbetar inom en myndighet samt mellan myndigheter och enskilda eller sammanslutningar som verkar för myndighetens räkning tillämpas lagen endast om handlingarna innehåller sådana uppgifter att de enligt arkivlagstiftningen skall överföras till ett arkiv. Om en handling dock överförs till ett arkiv, kan myndigheten bestämma att uppgifter ur den får lämnas ut endast med myndighetens tillstånd.”
HFD:s beslut om begäran om utlämnande av e-post
Högsta förvaltningsdomstolen (HFD) har i sitt årsboksbeslut HFD:2017:157 tagit ställning till begäran om utlämnande av e-post mellan myndigheter. Till NTM-centralen hade framställts en begäran om utlämnande av all korrespondens per post eller e-post mellan miljöministeriet och NTM-centralen samt mellan tjänstemän vid de nämnda myndigheterna, som hänförde sig till verksamheten och tillsynen av vissa bolag under tidsperioden 1.1.2011-23.1.2015. NMT-centralen lämnade ut materialet som diarieförts men inte sådana e-postmeddelanden som inte diarieförts. NMT-centralen ansåg att de faller utanför lagens tillämpningsområde med hänvisning till 5 §:n 4 momentet i offentlighetslagen.
Enligt Högsta förvaltningsdomstolen kunde de inte utlämnade handlingarna beskrivas som kommunikation mellan tjänstemän inom samma förvaltningsområde för internt myndighetsarbete och inte mellan myndigheter. Till innehåll och avsikt kunde meddelandena i huvudsak beskrivas som utbyte av åsikter och information.
HFD påpekade att syftet med 5 § 4 momentet i offentlighetslagen är att trygga kommunikation och fritt åsiktsutbyte mellan tjänstemän. KHO ansåg de ifrågavarande e-postmeddelandena utgöra i nämnda lagrum avsedda handlingar som upprättats för internt myndighetsarbete. Som helhet beaktat innehöll de inte sådana uppgifter att de enligt arkivlagstiftningen skulle överföras till ett arkiv. Enligt 5 § 4 momentet i offentlighetslagen tillämpades därför nämnda lag inte på e-postmeddelandena som inte utlämnats.
Läs mer
Kommunförbundets sakkunniga som kan ge mer information
Nätverk på svenska
Kommunförbundet erbjuder en mängd olika nätverk för samarbete och utvecklingsarbete inom många olika områden. Bekanta dig med de nätverk som är tvåspråkiga eller där arbetsspråket är svenska.
Ett nätverk för dig som jobbar med språk och översättning i kommunsektorn
Kommunförbundet samordnar ett nätverk för översättare i kommunsektorn. Nätverket har också ett diskussions- och mötesforum på Teams.