Avgifter för utlämnande av uppgifter

Enligt kommentarer som kommit från kommunerna har begäran om uppgifter ökat och det råder ovisshet om när man kan ta ut avgifter för att besvara en begäran. Ovissheten gäller i synnerhet omfattande begäran om uppgifter.

Begäran om uppgifter ska vara specificerad

En begäran om att få ta del av innehållet i en myndighetshandling ska individualiseras tillräckligt noggrant så att myndigheten kan utreda vilken handling den avser (OffL 13 § 1 mom.). Begäran ska alltså vara så tydlig som möjligt och tillräckligt entydig. Begäran är tillräckligt specificerad när myndigheten kan utreda vilken handling eller uppgift begäran gäller.

Ospecificerad eller i övrigt mycket omfattande begäran om uppgifter uppfyller inte kriterierna för individualisering i offentlighetslagen (Olli Mäenpää: Julkisuusperiaate).

Avgiftsfrihet är huvudregeln

I princip är erhållandet av uppgifter ur offentliga handlingar avgiftsfritt. I kommunerna lämnas uppgifter ut avgiftsfritt när

• uppgifterna ges muntligen
• handlingen läses eller kopieras hos myndigheten
• en handling som lagrats elektroniskt sänds per e-post
• lämnandet av handlingen ingår i myndighetens skyldighet att ge råd, höra eller informera (se 8 §, 34 § i förvaltningslagen).

Om dokumentförvaltningen till exempel lagts ut eller kommunen har någon annan organisationslösning i anslutning till handlingar, får detta inte påverka avgiftsfriheten. Kommunen kan därmed inte debitera egna kostnader som har att göra med till exempel organiseringssättet eller informationssökning.

Om en begäran om uppgifter medför extra kostnader för kommunen på grund av omfattningen och arbetsmängden, har kommunen rätt att ta ut en avgift för kostnaderna. Det är ändå befogat att först informera den som begärt uppgifterna om de eventuella kostnaderna och diskutera om begäran kan begränsas (tidsperiod, omfattning).

Anvisningar om när en begäran om uppgifter är avgiftsbelagd finns bland annat på de webbsidor som räknas upp nedan samt i Kommunförbundets gamla, men fortfarande aktuella, cirkulär (2005).

Avgifterna ska vara skäliga

Kommunerna ska i begäran om uppgifter beakta bestämmelserna om avgifter i 34 § i offentlighetslagen. Fullmäktige ska i förvaltningsstadgan ge nödvändiga föreskrifter om lösen för handlingar och om avgifter för begäran om handlingar och uppgifter. I allmänhet är det kommunstyrelsen som beslutar om avgifterna och i kommunen iakttas principen om kostnadsmotsvarighet. Avgifter och lösen kan också vara lägre än kostnadsmotsvarigheten.

Avgifterna får inte äventyra offentlighetsprincipen och måste därför vara skäliga. Att till exempel ta ut en ”grundavgift” på tiotals euro för kopiering av uppgifter kan inte anses vara en skälig avgift med tanke på offentlighetsprincipen.

För utlämnande av uppgifter som kopior eller utskrifter fastställs en avgift enligt självkostnadsprincipen. Taxorna för utlämnande av uppgifter, till exempel avgifter för kopiering, framgår av kommunens förvaltningsstadga.

Om det krävs särskilda åtgärder för att ta fram en uppgift eller handling, tas en fast grundavgift ut som graderas enligt hur krävande informationssökningen är. Särskilda åtgärder för att ta fram uppgifter krävs när handlingen inte kan specificeras eller hittas med hjälp av klassificeringen i det dokumentregister som myndigheten för enligt offentlighetslagen eller med hjälp av handlingens signum eller sökfunktionerna i ett elektroniskt register.

Avgifter för utlämnande av uppgifter bör publiceras på kommunens webbplats.

Dokumenthanteringssystemen ska följa kraven på god informationshantering enligt offentlighetslagen, vilket betyder att man utan svårighet bör kunna få offentliga uppgifter av myndigheterna. De som begär uppgifter bör få hjälp att individualisera de handlingar som de vill ta del av. Brister i dokumenthanteringssystemen får inte orsaka kunderna extra kostnader.

Offentlighetslagen förpliktar inte myndigheterna att på begäran utreda eller sammanställa uppgifter. Det är dock möjligt att förbereda sig på sådana förfrågningar och fastställa avgifter för dem.

Läs mer

• Begäran om uppgifter