Offentliga uppgifter i leverantörsfakturor och andra handlingar

När en begäran om att få ta del av en handling riktas till kommunen ska kommunen först utreda om begäran gäller en myndighetshandling eller inte. Kommunens skyldighet att lämna ut handlingar gäller enbart myndighetshandlingar, inte andra uppgifter eller e-postmeddelanden.

Utgångspunkten är offentlighet och att material lämnas ut

Till exempel kommunens leverantörsfakturor är i princip offentliga myndighetshandlingar som i sin helhet omfattas av offentlighetslagen. En begäran om att ta del av leverantörsfakturor gäller därmed i regel offentligt material, och utgångspunkten är att kommunen ska lämna ut begärda leverantörsfakturor.

Leverantörsfakturorna kan dock innehålla sekretessbelagda uppgifter och i fråga om firmor också personuppgifter. Sekretessbelagda uppgifter får inte lämnas ut. Innan personuppgifter lämnas ut måste man utreda om den som begär uppgifterna har rätt att behandla dem. Personuppgifter får behandlas för till exempel privata eller journalistiska ändamål, men inte för kommersiella.

Avgiftsfrihet eller extra arbete och kostnader?

Ingen avgift tas ut för utlämnande av uppgifter ur en handling, om utlämnandet ingår i myndighetens skyldighet att ge råd, höra eller informera (se 8 och 34 § i förvaltningslagen och 5 § 2 mom. i offentlighetslagen).

Fördelarna med öppna data

Kommunernas och samkommunernas arbete med att behandla begäran om uppgifter kommer att minska i takt med att kommunerna får möjlighet och resurser att publicera material som öppna data. Vi uppdaterade våra anvisningar om publicering av leverantörsfakturor som öppna data våren 2021.

Det är viktigt att kommunerna känner till och behärskar processerna för och bestämmelserna om hur en begäran om uppgifter ska behandlas. Då uppfylls vars och ens rätt att få ta del av offentliga handlingar. Förhoppningsvis kommer begäran om uppgifter i framtiden att sysselsätta så få kommunalt anställda som möjligt – trots att arbetsbördan kan vara oförutsedd och tidvis även stor.

Publicering av öppna data är en möjlighet för kommunerna, men inte en skyldighet.

Vilka regler gäller för dataskyddet när en enskild person eller medierna ber att få offentliga personuppgifter av myndigheterna? Ida Sulin i Lagrummet 13.2.2023.

Läs mer på Kommunförbundets webbplats

• Kommunernas och samkommunernas leverantörsfakturor Sakkunnigsida (2023). 
• Ändringarna i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet träder i kraft 1.10.2005 Kommunförbundets cirkulär, Taisto Ahvenainen (2005)
• E-publikation: Leverantörsfakturor som öppna data Kommunförbundet 2021. Publikationsarkivet
• Begäran om uppgifter Sakkunnigsida (2019). Utförliga och tydliga anvisningar.
• Är all e-post myndighetshandlingar? Sakkunnigsida (2018). Mer detaljerade anvisningar. · Offentlighet i kommunala myndigheters verksamhet Sakkunnigsida (2019).

Mer på webben

• Tietopyynnön käsittelyn ABC Kuntalehden Lakiklinikka, Riitta Myllymäki (2019)
• Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) FINLEX
• Förvaltningslagen (434/2003) FINLEX