Föredragningslistans och protokollets offentlighet vid upphandling

Upphandling som omfattas av upphandlingslagens tillämpningsområde

När det är fråga om upphandling som överstiger det nationella tröskelvärdet regleras delgivningen av beslutet i 127 § i upphandlingslagen. Beslutet ska uttryckligen delges ”dem som saken gäller”, i praktiken alltså de anbudssökande och anbudsgivare som deltagit i upphandlingsförfarandet. Dessa är också parter i upphandlingsprocessen. Delgivning av beslutet till kommunmedlemmarna har ingen betydelse till exempel för beslutets laga kraft, eftersom en kommunmedlem inte har rätt att anföra besvär om ett upphandlingsbeslut.

Också andra (t.ex. kommuninvånare) än anbudsgivare har dock enligt offentlighetslagen rätt att få information om kommunens beslut. I enlighet med 6 § 1 mom. 8 punkten i offentlighetslagen blir ett upphandlingsbeslut offentligt när det har undertecknats eller bekräftats på motsvarande sätt. Ett protokoll blir enligt 6 § 1 mom. 6 punkten i offentlighetslagen offentligt när det efter justeringen har undertecknats eller bekräftats på motsvarande sätt.

Det är alltså klart att de dokument som  hör till upphandlingsbeslutet i princip är allmänt offentliga och uppgifterna i dem kan delges senast efter att upphandlingsbeslutet har fattats. Om beslutet innehåller sekretessbelagda uppgifter, får dessa givetvis inte publiceras eller ges ut. Föredragningslistan blir offentlig senast när upphandlingsbeslutet blir offentligt.

Kommunens allmänna informationsskyldighet kan kräva information om upphandlingen

Innan dokument blir allmänt offentliga enligt offentlighetslagen får myndigheten avgöra om uppgifter ur dem kan ges ut. Enligt 29 § i kommunallagen ska kommunen i fråga om beredningen av ärenden som behandlas av organen se till att de uppgifter som behövs med tanke på den allmänna tillgången till information läggs ut på det allmänna datanätet när föredragningslistan är färdig. Det är alltså kommunen som avgör i vilken mån den anser det nödvändigt att informera invånarna om det kommande upphandlingsbeslutet.

Även om föredragningslistan i första hand tjänar som stöd för sammanträdesförfarandet och som informationskälla för organens ledamöter, används den också som informationsmedel i kommunen. I webbkommunikationen ska kommunen dock se till att sekretessbelagda uppgifter inte läggs ut på det allmänna datanätet och att integritetsskyddet tillgodoses vid behandlingen av personuppgifter.

Kommunallagen förutsätter alltså inte direkt att själva föredragningslistan i sin helhet ska läggas ut på webben. Vid upphandling kan det vara ändamålsenligt att texten i föredragningslistan inte publiceras på webben innan beslut fattas, åtminstone inte i sin helhet. Åtminstone inga sekretessbelagda uppgifter får alltså publiceras på webben.

I ett pågående upphandlingsärende finns det skäl att överväga vilken information som kan ges ut och när så att kommunens möjligheter till förmånlig upphandling inte försvagas eller att konkurrensutsättningsprocessen inte äventyras på annat sätt. Ett bra sätt är dock att också i föredragningslistan publicera åtminstone ärendets rubrik, till exempel Beslut om val av leverantör av revisionstjänster.

Publicering av protokollet på webben inte nödvändigt

En kommunmedlem har inte rätt att anföra besvär om en upphandling som omfattas av upphandlingslagens tillämpningsområde. Även om ett protokoll i princip är offentligt när det har undertecknats och justerats, finns det således ingen regelrätt skyldighet enligt kommunallagen att publicera beslutsprotokollet på webben.

Informationsskyldigheten enligt 29 § i kommunallagen gäller också beslutsprocessen. I beslutsprotokollet ska gärna åtminstone ärendets rubrik skrivas in.  Utöver rubriken finns det skäl att på ett eller annat sätt informera kommuninvånarna om de mest betydande upphandlingarna och exempelvis om de upphandlingar som gäller tjänster för invånarna.

Särskilt när upphandlingsbeslutet fattas efter flera myndigheters behandling (t.ex.: kommunstyrelsen bereder och fullmäktige fattar beslutet) gäller det för kommunen att överväga i vilken mån uppgifter om beslutsprocessen ska publiceras före det slutliga beslutet.

Tillvägagångssätt för publicering av protokoll och föredragningslistor vid små upphandlingar

Om det är fråga om s.k. små upphandlingar utanför upphandlingslagens tillämpningsområde (dvs. upphandling under det nationella tröskelvärdet) omfattas besluten och delgivningen av dem av kommunallagen. I praktiken kan också små upphandlingar ha ett relativt stort värde:

• upphandling av varor och tjänster samt projekttävlingar under 60 000 euro
• byggnadsentreprenader under 150 000 euro
• social- och hälsovårdstjänster (Bilaga E, punkterna 1–4) under 400 000 euro
• andra särskilda tjänster (Bilaga E, punkterna 5–15) under 300 000 euro
• koncessioner under 500 000 euro.

För föredragningslistor om små upphandlingar och föredragningslistornas offentlighet gäller samma anvisningar som för upphandling som omfattas av upphandlingslagen. Den upphandlande enheten kan alltså avgöra hur mycket information som ges ut före det egentliga beslutet. Sekretessbelagda uppgifter ska inte publiceras eller ges ut.

Eftersom omprövnings- och besvärsförfarandet enligt kommunallagen ger också kommunmedlemmarna besvärsrätt, ska beslut om små upphandlingar som inte omfattas av upphandlingslagen delges såväl parterna som i det allmänna datanätet i enlighet med 140 § i kommunallagen.

Läs mer

Mer på webben

• Upphandlingsdokumentens offentlighet behandlas närmare på upphandlingsrådgivningens webbsidor

På Kommunforbundet.fi

• Offentlighet i kommunala myndigheters verksamhet
• Särskilda frågor inom webbkommunikation