Avliden eller på annat sätt permanent förhindrad arbetstagares datamaterial

Bestämmelser om hämtning och öppnande av e-postmeddelanden som hör till arbetsgivaren finns i lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004, finlex.fi), framför allt i kapitel 6. Utgångspunkten för hämtningen och öppnandet är arbetstagarens samtycke eller fullmakt från arbetstagaren.

Under vissa förutsättningar tillåter lagen ändå dessa åtgärder också då arbetstagaren permanent är förhindrad att utföra sina arbetsuppgifter och inte kan ge sitt samtycke. Följande anvisningar fokuserar främst på en sådan situation. I praktiken är skälet oftast att en arbetstagare plötsligt avlidit.

Att hämta, söka i och öppna informationsmaterial

Även om lagen endast behandlar e-postmeddelanden kan samma principer tillämpas också då annat datamaterial hämtas och öppnas. Kommunen bör på förhand utarbeta spelregler för hanteringen av dessa material.

Utöver integritetsskyddet kan det vara nödvändigt att granska olika datamaterial också ur till exempel upphovsrättssynpunkt.

Utöver permanent förhinder är en förutsättning för att inleda processen att arbetstagaren sköter sina uppgifter självständigt för arbetsgivarens räkning och att arbetsgivaren inte har något system där de ärenden som sköts av arbetstagaren och ärendenas behandlingsskeden registreras eller på annat sätt kan klarläggas. Därtill ska det på grund av arbetstagarens uppgifter och de ärenden som är anhängiga vara uppenbart att meddelanden som hör till arbetsgivaren har skickats eller mottagits. Ytterligare en förutsättning är att arbetsgivaren har skött sin omsorgsplikt enligt 18 § i lagen.

Kommunens interna anvisningar kompletterar lagprocessen

Processen för hämtning och öppnande har flera skeden som beskrivs väl i lagen.

Första skedet

I det första skedet utreds om de förutsättningar som anges i lagen uppfylls, och arbetsgivaren bemyndigar personer att utföra och dokumentera en genomsökning av meddelandena (eller filerna/mapparna) på rubriknivå.

I praktiken ska åtminstone en av personerna ha teknisk kompetens att genomföra sökningen. Det är värt att notera att meddelanden som arbetstagaren sänt ofta kan vara viktigare än de som arbetsgivaren mottagit.

Syftet med sökningen är att sålla ut meddelanden och filer som hör till arbetsgivaren från de som inte hör till arbetsgivaren. Anvisningar om att arbetstagare endast får skicka och motta meddelanden som uteslutande hänför sig till arbetsuppgifterna är i de flesta organisationer och uppgifter inte nödvändigtvis genomförbara i praktiken. Dessutom kan till exempel innehållet i enskilda meddelanden mellan bekanta gälla både arbetsuppgifter och privatliv, och ett meddelande som gäller arbetsuppgifter kan till sitt innehåll vara privat.

En mer fungerande lösning för informationsförvaltningen är att på förhand anvisa arbetstagarna att själva göra en grundläggande sortering så att alla privata meddelanden och filer flyttas till en tydligt namngiven mapp – till exempel Privata, Egna – som kan raderas som onödiga redan i sökningsfasen, förutsatt att åtgärden dokumenteras. För att sådan praxis inte ska bli meningslös bör all e-posttrafik till en arbetstagare avbrytas genast när ett sådant permanent förhinder som anges i lagen uppstår. Ett lämpligt automatiskt svar kan även anvisa avsändaren att skicka meddelanden på nytt till en ersättande adress.

Olika molntjänster för dokumentförvaring börjar nu finnas tillgängliga som ett bihang till nästan vilken produkt som helst. Arbetsgivaren har inte rätt eller ens teknisk möjlighet att börja genomsöka sådana personliga datalager. Därför bör anvisningarna för informationsförvaltning tydligt definiera godkända förvaringsplatser för dokument.

Gemensamma e-postserviceadresser och andra gemensamma e-postadresser minskar mängden arbetskommunikation som sker via den enskilda arbetstagarens egen adress. Det kan dock vara svårt att helt hindra utomstående från att skicka meddelanden till adresser av typen förnamn-efternamn.

Andra skedet

I det andra skedet granskar man meddelanden som på basis av rubrik, avsändare och naturligtvis också mottagare bedöms höra till arbetsgivaren, och vars innehåll lagen säger att det ”är nödvändigt att arbetsgivaren får vetskap om för att kunna slutföra förhandlingar i anslutning till sin verksamhet, betjäna kunder eller i övrigt trygga sina funktioner.”

Lagen förutsätter att man före öppnandet försöker klargöra innehållet genom att kontakta meddelandets avsändare eller mottagaren av meddelanden som sänts. Om detta inte lyckas ger arbetsgivaren två personer i uppdrag att öppna meddelandena. En av personerna ska naturligtvis ha tekniska möjligheter att genomföra uppgiften.

En rapport om öppnandet ska utarbetas och undertecknas av personerna som deltagit i öppnandet. Av rapporten ska framgå

1. vilket meddelande som öppnats
2. varför meddelandet öppnats
3. tidpunkt för öppnandet
4. vem som utförde öppnandet samt
5. till vem uppgift om meddelandets innehåll har givits.

Ett öppnat meddelande ska sparas, och uppgifter om dess innehåll och avsändare får inte behandlas i större omfattning än vad som är nödvändigt för syftet med öppnandet av meddelandet.  Personerna som behandlar uppgifterna får inte röja meddelandets innehåll för utomstående medan arbetsavtalsförhållandet pågår eller efter att det har upphört.

Tydliga och gemensamt överenskomna principer

Viktigast i informationshantering som gäller personalen i en organisation är att det finns klara och gemensamt överenskomna principer för hur e-post och annat datamaterial används och hanteras på arbetsplatsen. Då förtydligas och försnabbas hanteringen av ärenden också i normalfall.

***

Webbtexten är skriven 2016 och innehållet har uppdaterats våren 2020.

Läs mer

På Kommunförbundets webbplats

• Informationshantering
  Sakkunnigsida som helhet
• Övervakning av anställdas datorer; vilka spår lämnar man på nätet?
  Sakkunnigsida (2016)

Läs mer på webben

• Lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004)
  Finlex
• Behandling av personuppgifter
  Dataombudsmannens byrå