Avliden eller på annat sätt permanent förhindrad arbetstagares datamaterial

Utgångspunkten är att en arbetstagares e-postkommunikation är konfidentiell. I 10 § 2 mom. i grundlagen finns bestämmelser om konfidentiell kommunikation och enligt dessa är brev- och telefonhemligheten samt hemligheten i fråga om andra förtroliga meddelanden okränkbar. 

Bestämmelser om särskilda villkor för att arbetsgivaren ska ha rätt att hämta och öppna e-postmeddelanden som hör till arbetstagaren finns i lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004, finlex.fi), framför allt i kapitel 6. Utgångspunkten för hämtningen och öppnandet är arbetstagarens samtycke eller en fullmakt från arbetstagaren. Under vissa förutsättningar tillåter lagen ändå dessa åtgärder också då arbetstagaren permanent är förhindrad att utföra sina arbetsuppgifter och inte kan ge sitt samtycke. Följande anvisningar fokuserar främst på en sådan situation. I praktiken är skälet oftast att en arbetstagare plötsligt avlidit.

Att hämta, söka i och öppna informationsmaterial

Även om lagen endast behandlar e-postmeddelanden kan samma principer tillämpas också då annat datamaterial hämtas och öppnas. Kommunala spelregler för hanteringen av dessa material bör utarbetas på förhand. 

Utöver integritetsskyddet kan det vara nödvändigt att granska olika datamaterial också ur till exempel upphovsrättssynpunkt.

Utöver bestående hinder är en allmän förutsättning för att inleda en process att det är nödvändigt för arbetsgivaren att få vetskap om meddelanden som hör till arbetsgivaren för att kunna slutföra förhandlingar i anslutning till sin verksamhet, betjäna kunder eller i övrigt trygga sina funktioner. Vidare förutsätts det att arbetstagaren sköter uppgifterna självständigt för arbetsgivarens räkning, dvs. ärendet i meddelandet sköts inte samtidigt av flera personer. Arbetsgivaren har då inte heller något system med hjälp av vilket de ärenden som arbetstagaren sköter och behandlingsskedena för dessa registreras eller på annat sätt kan utredas. Därtill är det på grund av arbetstagarens uppgifter och de ärenden som är anhängiga uppenbart att meddelanden som hör till arbetsgivaren har skickats eller mottagits. Ytterligare en förutsättning är att arbetsgivaren har skött sin omsorgsplikt enligt 18 § i lagen. Alla dessa förutsättningar måste uppfyllas innan arbetsgivaren kan hämta eller öppna meddelanden. 

Kommunens interna anvisningar kompletterar lagprocessen

Processen för hämtning och öppnande har flera skeden som beskrivs väl i lagen.

Första skedet

Även om lagen endast behandlar e-postmeddelanden kan samma principer tillämpas också då annat datamaterial hämtas och öppnas. Kommunala spelregler för hanteringen av dessa material bör utarbetas på förhand. 

Utöver integritetsskyddet kan det vara nödvändigt att granska olika datamaterial också ur till exempel upphovsrättssynpunkt.

Utöver bestående hinder är en allmän förutsättning för att inleda en process att det är nödvändigt för arbetsgivaren att få vetskap om meddelanden som hör till arbetsgivaren för att kunna slutföra förhandlingar i anslutning till sin verksamhet, betjäna kunder eller i övrigt trygga sina funktioner. Vidare förutsätts det att arbetstagaren sköter uppgifterna självständigt för arbetsgivarens räkning, dvs. ärendet i meddelandet sköts inte samtidigt av flera personer. Arbetsgivaren har då inte heller något system med hjälp av vilket de ärenden som arbetstagaren sköter och behandlingsskedena för dessa registreras eller på annat sätt kan utredas. Därtill är det på grund av arbetstagarens uppgifter och de ärenden som är anhängiga uppenbart att meddelanden som hör till arbetsgivaren har skickats eller mottagits. Ytterligare en förutsättning är att arbetsgivaren har skött sin omsorgsplikt enligt 18 § i lagen. Alla dessa förutsättningar måste uppfyllas innan arbetsgivaren kan hämta eller öppna meddelanden. 

Andra skedet

När arbetsgivaren på det sätt och under de förutsättningar som beskrivs ovan har utrett och kommit fram till att meddelandet uppenbarligen hör till arbetsgivaren kan meddelandet också öppnas då det hämtats. Nödvändigheten att öppna ska dock bedömas på nytt i det här skedet, dvs. det måste vara fråga om ett meddelande som är nödvändigt för arbetsgivaren att få vetskap om för att kunna slutföra förhandlingar i anslutning till sin verksamhet, betjäna kunder eller i övrigt trygga sina funktioner. 

Dessutom förutsätter lagen att man före öppnandet försöker klargöra innehållet genom att kontakta meddelandets avsändare eller mottagaren av meddelanden som sänts. Om detta inte lyckas ger arbetsgivaren två personer i uppdrag att öppna meddelandena. En av personerna ska naturligtvis ha tekniska möjligheter att genomföra uppgiften.

En rapport om öppnandet ska utarbetas och undertecknas av personerna som deltagit i öppnandet. Av rapporten ska framgå

• vilket meddelande som öppnats,
• varför meddelandet öppnats,
• tidpunkt för öppnande,
• vem som utförde öppnandet samt
• till vem uppgift om meddelandets innehåll har givits.

Ett öppnat meddelande ska sparas och uppgifter om meddelandets innehåll och avsändare får inte behandlas i större omfattning än vad som är nödvändigt för syftet med öppnandet av meddelandet. Personerna som behandlar uppgifterna får inte röja meddelandets innehåll för utomstående medan arbetsavtalsförhållandet pågår eller efter att det har upphört.

Tydliga och gemensamt överenskomna principer

Viktigast i en organisations informationshantering som helhet är att det finns klara och gemensamt överenskomna principer för hur e-post och annat datamaterial används och hanteras på arbetsplatsen. Detta ger tydligare och snabbare hantering av ärenden också i normala situationer.

Samarbetsförfaranden

Användningen av e-post och andra datanät samt behandlingen av uppgifter i arbetstagares e-post och annan elektronisk kommunikation omfattas av samarbetsförfarandet som avses lagen om samarbete mellan arbetsgivare och arbetstagare i kommuner och välfärdsområden (449/2007). Efter samarbetsförfarandet ska arbetsgivaren utarbeta skriftliga regler för användningen av e-post och datanät samt berätta om dessa för arbetstagarna.

Arvingars begäran om information i fråga om datamaterial

Det finns inget entydigt svar på frågan om arvingar kan få ta del av en arbetstagares personliga meddelanden och annat material efter arbetstagarens död. Det finns inga uttryckliga bestämmelser om detta i lag och praxis i kommunerna kan variera avsevärt. Arvingars möjlighet att få material kan även påverkas av vad arbetsgivaren har gett för anvisningar om användning av anordningar och tjänster för privat kommunikation och lagring av personligt material. 

I fråga om meddelanden som arbetstagaren själv sänder ärvs dock upphovsrätten till arvingarna på samma sätt som annan egendom som hör till kvarlåtenskapen. Också material i de personliga mappar som arbetstagaren sparat på sin arbetsdator, såsom fotografier och motsvarande material, överförs som arv till arbetstagarens rättsinnehavare. Arvingarna har således i regel rätt att på begäran få sådana personliga datamaterial av arbetsgivaren. 

Arbetsgivaren kan naturligtvis inte överlåta den avlidnes e-postlåda i sin helhet till arvingarna eftersom en stor del av meddelandena hör till arbetsgivaren. Det kan också kräva mycket arbete för att separera meddelanden och filer som hör till arbetsgivaren från privata meddelanden och filer. Arvingarna har ingen absolut rätt att kräva att personliga meddelanden separeras från den stora e-postmassan om det till exempel är tekniskt omöjligt. Annat personligt material som arbetstagaren sparat på sin arbetsdator är dock ofta lättare att separera från filer som hör till arbetet. Arbetsgivaren har rätt att begära ersättning för skäliga kostnader för arbetet att separera material.

Arbetsgivaren kan förutsätta att yrkande på personligt material ska framställas under en viss tid, såsom inom ett år efter arbetstagarens död. Därefter förstörs materialet. När anställningsförhållandet upphör har arbetsgivaren inte längre någon rättslig grund att till exempel behandla en arbetstagares e-postkonto, varför arbetsgivaren i syfte att minimera behandlingen av personuppgifter ska stänga e-posten för en arbetstagare som slutar jobba för att även iaktta dataskyddsbestämmelserna.

I sista hand kan dödsboets delägare eller boutredningsman väcka talan mot arbetsgivaren om överlåtelse av besittning för att få materialet. Andra än arbetstagarens arvingar eller arbetsgivaren själv har inte rätt att få uppgifter om innehållet i e-posten eller annat material. 

***

Webbtexten är skriven 2016 och innehållet har uppdaterats våren 2025.

Läs mer

På Kommunförbundets webbplats

• Informationshantering
  Sakkunnigsida som helhet
• Övervakning av anställdas datorer; vilka spår lämnar man på nätet?
  Sakkunnigsida (2016)

Läs mer på webben

• Lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004)
  Finlex
• Behandling av personuppgifter
  Dataombudsmannens byrå