Informationshantering

Dokumenthantering avser ett delområde inom informationshantering som gäller dokumentinformation (Finto: Tietotermit 2016).

Dokumenthantering är hantering av uppgifterna i en handling under hela dess livscykel. Viktiga planeringsverktyg för dokumenthanteringen är organisering och ordnande av dokumenthanteringen samt lagstiftningen och de anvisningar och bestämmelser som utfärdats med stöd av den.

Exempel på lagar och förordningar är centrala författningar såsom kommunallagen, arkivlagen, offentlighetslagen, personuppgiftsbestämmelserna, förvaltningslagen, lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet och ett flertal sektor- och uppgiftsspecifika författningar.

Dokumenthanteringens och arkivfunktionens primära uppgift är att sörja för förvaring av material samt materialets användbarhet och bevisvärde. Informationshanteringen i en elektronisk miljö styrs genom en informationsstyrningsplan.

En informationsstyrningsplan utarbetas när man övergår till elektroniska behandlingsprocesser, när man vill införa en automatisk styrning av dokumenterade uppgifter eller när organisationen vill att dokumenterade uppgifter i informationssystemen uppfyller vissa kvalitetskrav.

Informationsstyrningsplanen ansluts till systemet så att den producerar metadata i takt med att behandlingsprocessen framskrider. JHS 191 definierar strukturen för informationsstyrningsplanen.

Planeringen av elektroniska förfaranden inom dokument- och informationsförvaltningen påverkas inte bara av kraven på en god informationshantering, utan också av SÄHKE-bestämmelserna för behandling, hantering och förvaring av elektroniska dokumentuppgifter, som förpliktar arkivverkets offentliga förvaltning.

Riksarkivets SÄHKE2 -bestämmelse förutsätter styrning av dokumentuppgifternas livscykel i informationssystemen och gör det möjligt att förvara dokumentuppgifterna elektroniskt på ett tillförlitligt sätt.

Ordnandet av dokumentförvaltning och arkivering

Bestämmelser om ordnandet av dokumentförvaltningen finns i Kommunallagen (410/2015, 90 §).

I förvaltningsstadgan ska ingå bestämmelser bland annat om ordnandet av dokumentförvaltningen. Kommunförbundet har publicerat en uppdaterad mall för kommunens förvaltningsstadga. I kapitel 7 behandlas ordnandet av dokumentförvaltningen. I informationshanteringslagen definieras också ansvaren i anslutning till informationshanteringen.

Kommunstyrelsen svarar bland annat för att anvisningar, praxis, ansvarsfördelningen och övervakningen har fastställts för dokumentförvaltningen i kommunens olika verksamheter. Arkivlagen är fortfarande i kraft trots att informationshanteringslagen har trätt i kraft.

Enligt arkivlagen (831/1994, 9 §) ska arkivfunktionen i en kommun organiseras av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ska utse den tjänsteinnehavare eller funktionär som leder kommunens arkivfunktion och arkivbildning och svarar för de handlingar som ska förvaras varaktigt.

Enligt 7 § i arkivlagen har arkivfunktionen till uppgift att säkerställa att handlingar hålls tillgängliga och bevaras, att sköta den informationstjänst som hänför sig till dem, att bestämma handlingars förvaringsvärde och att gallra ut onödigt material.

Arkivfunktionen ska skötas så att den stöder arkivbildaren i dess uppgifter samt tillgodoser enskilda personers och sammanslutningars rätt att få uppgifter ur offentliga handlingar.

Det ska också sörjas för att enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd samt datasekretess har beaktats på behörigt sätt och att tillgången på handlingar som ansluter sig till enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd säkerställs.

Därutöver ska det beaktas att handlingarna betjänar forskningen som informationskällor. Arkivfunktionens krav ska beaktas i arkivbildarens informations- och dokumentförvaltning.

Dessutom ska en informationshanteringsenhet över ärenden som behandlas eller har behandlats hos en myndighet upprätthålla ett ärenderegister för information om ärenden, ärendebehandling och handlingar.

Informationshanteringsenheten ska förse de ärenden som myndigheten ska behandla eller som tilldelats myndigheten med en ärendekod som gör det möjligt att identifiera de uppgifter som rör ärendet.

Myndigheten ska för varje ärende registrera åtminstone följande identifieringsuppgifter:

1. informationshanteringsenhetens företags- och organisationsnummer
2. uppgifter som identifierar myndigheten
3. uppgifter som identifierar verksamhetsprocessen
4. tidpunkten då ärendet inleddes.

I fråga om en handling som inkommit till en myndighet ska åtminstone följande registreras:

1. uppgifter som identifierar handlingen
2. på vilket sätt handlingen inkommit
3. handlingens avsändare eller ombud.

I fråga om en handling som upprättats av en myndighet ska åtminstone följande registreras:

1. uppgifter som identifierar handlingen
2. vem som upprättat handlingen
3. tidpunkten då handlingen upprättats.

I ärenderegistret ska om ett ärende dessutom registreras åtminstone följande:

1. vem som inlett ärendet och vid behov övriga parter
2. hur behandlingen framskridit
3. myndighetens åtgärder och i samband därmed behandlade handlingar i olika skeden.