OBS!
Detta avsnitt av kartläggningen är fortfarande under översättning. Innehållet uppdateras kontinuerligt och vi kan inte svara för att det är 100 % korrekt. Om du har frågor eller kommentarer om översättningen tveka inte att kontakta oss.

Bland annat figurerna saknas nedan (liksom texten som är under översättning).

Inledning

I avsnitt 2 i kartläggningen av digitalisering i kommunerna undersöks styrningen av digitaliseringen (frågorna 3-6). Först behandlas digitaliseringen som en strategisk fråga i kommunerna (fråga 3). Därefter undersöks hur kommunerna mäter effektiviteten och effekterna av digitaliseringen och digitaliseringsåtgärderna (fråga 4). Vidare undersöks om kommunerna har lyckats göra det enklare för medborgarna att sköta ärenden genom att automatisera processer (fråga 5). Slutligen diskuteras ytterligare svar på avsnittets frågor (fråga 6).

För majoriteten av kommunerna är digitalisering en strategisk fråga som har implementerats framgångsrikt i åtminstone någon mån - AI har blivit en strategisk fråga för var tredje kommun (Fråga 3)

I frågan ”3. Digitalisering i din kommuns strategi. Vänligen bedöm giltigheten av följande påståenden” bedömde de som svarade digitaliseringen som en strategisk fråga för sin kommun utifrån fyra olika perspektiv.

Den här frågan besvarades av 157 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 99% av de som deltog i kartläggningen och cirka 54% av alla kommuner på fastlandet. Figur 2.1 visar fördelningen av svaren ur olika perspektiv.

Figur 2.1: ”Fyra perspektiv på digitalisering som en strategisk fråga för kommunen”

Svarsfördelningen är ganska likartad för tre aspekter: ” I strategin har tydliga mål satts upp för att främja digitalisering”, ”Strategin har genomförts väl när det gäller digitalisering” och ”Digitalisering ses som ett viktigt medel för att uppnå de mål som satts upp för organisationen”. Majoriteten av de som svarat på dessa påståenden (77-79%) uppger att de stämmer helt eller till viss del.  ”Beroende på perspektiv svarade 17-28% av de som svarade ’ja’, 49-61% ’ganska’, 15-18% ’nej’ och 1-8% ’vet ej’.

Det fjärde påståendet, ”strategiska planer för digitalisering tar hänsyn till användningen av AI”, skiljer sig från de övriga, där endast en tredjedel (33%) uppger att detta påstående stämmer helt eller delvis. 6% av de som svarat säger att det stämmer för deras kommun och 27% säger att det stämmer i viss utsträckning, medan 66% av de som svarat säger att AI inte beaktas i deras planer och 1% vet inte. Påståendena i fråga 3 diskuteras mer i detalj nedan. 

Majoriteten av kommunerna har satt upp tydliga eller ganska tydliga mål för att främja digitaliseringen i sin strategi (Påstående 3.1)

Fråga 3, punkt 1: ” I strategin har man ställt upp tydliga mål för att främja digitaliseringen” besvarades av 157 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 99 procent av de kommuner som besvarade enkäten och cirka 54 procent av alla kommuner i på fastlandet. Figur 2.2 visar fördelningen av svaren per kommunstorlek.

Figur 2.2: ”Har kommunen tydliga mål för att främja digitaliseringen i sin strategi?”

79% av de som svarade på enkäten anser att strategin åtminstone i viss utsträckning innehåller tydliga mål för att främja digitaliseringen (27% ”ja” och 52% ”i viss utsträckning”). Alla kommuner med fler än 100 000 invånare valde ett av dessa alternativ. I de övriga kommungrupperna har mellan 67% och 87% av de som svarat valt dessa alternativ. 

Med några små undantag är andelen ”ja”-svar högre ju större kommunen är. Detta alternativ valdes av 17% av kommunerna med mindre än 2 000 invånare och 67% av kommunerna med mer än 100 000 invånare.

I kommuner med färre än 40 000 invånare valde mellan 50% och 61% alternativet ”i viss utsträckning”, medan 33% av kommunerna med fler än 40 000 invånare valde alternativet ”i viss utsträckning”.

17% av alla som svarat uppger att något sådant mål inte har satts upp. Alternativet ”Nej” återfinns i kommuner med mindre än 100 000 invånare. Antalet som svarat varierar mellan 11% och 33% beroende på kommunens storlek. De högsta andelarna återfinns i kommuner med färre än 2 000 invånare (33%) och kommuner med mellan 20 000 och 39 999 invånare (25%).

Av samtliga som svarade på enkäten kunde 3% inte svara på om det finns tydliga mål i den egna kommunstrategin för att främja digitaliseringen. Detta gäller för kommuner med 2 000-5 999 invånare (9% av de svarande) och 40 000-99 999 invånare (6% av de svarande).

Ungefär en femtedel av de som svarat på enkäten har varit mycket framgångsrika med att implementera digitaliseringsstrategin och 3/5 av de som svarat på enkäten har varit ganska framgångsrika (Påstående 3.2).

Fråga 3, punkt 2: ”Genomförandet av strategin har varit framgångsrikt med tanke på digitaliseringen” besvarades av 157 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 99 procent av de kommuner som besvarade enkäten och cirka 54 procent av alla kommuner på fastlandet. Figur 2.3 visar fördelningen av svaren per kommunstorlek. 

Figur 2.3: ”Genomförandet av kommunens strategi har varit framgångsrikt när det gäller digitaliseringen”

78% av de som svarat på enkäten anser att genomförandet av digitaliseringsstrategin åtminstone i viss mån har varit framgångsrikt (17% ”ja” och 61% ”i viss mån”). I de fem kommungrupperna varierar andelen ”ja”- och ”i viss mån”-svar mellan 72% och 79% av de svarande. Kommuner med färre än 2 000 invånare, där ingen svarade ”ja” och 58% ”i viss mån”, och kommuner med mellan 10 000 och 19 999 invånare, där 92% svarade ”ja” eller ”i viss mån”, utgör undantag från detta intervall.

17% av de som svarade på enkäten anser att genomförandet av strategin har varit mycket framgångsrikt när det gäller digitaliseringen. Mellan 28% och 33% av kommunerna med mer än 40 000 invånare anser att så är fallet, medan mellan 10% och 21% av kommunerna med mellan 2 000 och 39 999 invånare anser att genomförandet har varit framgångsrikt. Ingen av de kommuner som har färre än 2 000 invånare anser att framgången i detta avseende är god.

Genomförandet anses vara mycket framgångsrikt ”i viss utsträckning” av 61% av de svarande. Den högsta andelen svarande (71%) återfinns i kommuner med mellan 10 000 och 19 999 invånare, medan den lägsta andelen svarande (44%) återfinns i kommuner med fler än 40 000 invånare.

15% av de som svarat anser att genomförandet av strategin inte har varit framgångsrikt när det gäller digitaliseringen. Andelen som tycker så är högst i gruppen kommuner med mindre än 2 000 invånare (33%) och lägst i gruppen kommuner med mellan 10 000 och 19 999 invånare (8%). I övriga grupper ligger andelen som valt ”nej” på mellan 11% och 17%.

8% av de som svarade på enkäten kunde inte säga om genomförandet av strategin hade varit framgångsrikt. I befolkningsgrupperna 10 000-19 999 och över 100 000 kunde alla respondenter svara på hur deras situation såg ut. För de andra kommungrupperna varierade andelen svarande som valde ”jag vet inte” mellan 8% och 11%.

En av fyra svarade att digitalisering av tjänster är ett viktigt sätt att uppnå kommunens mål och hälften av dem anser att detta är fallet ”i viss utsträckning” (Påstående 3.3)

Fråga 3, punkt 3: ”Digitalisering ses som ett viktigt medel för att uppnå de mål som satts upp för organisationen” besvarades av 157 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 99 procent av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 54 procent av alla kommuner i Fastlandsfinland. Figur 2.4 visar fördelningen av uppskattningar relaterade till detta påstående per kommunstorlek. 

Figur 2.4: ”Anser kommunen att digitalisering är ett viktigt medel för att uppnå organisationens mål?”

77% av de som svarade anser att digitaliseringen åtminstone i viss utsträckning är ett viktigt medel för att uppnå organisationens mål (28% ”ja”, 49% ”i viss utsträckning”). I storlekskategorin över 100 000 invånare anser samtliga svarande (100%) att digitaliseringen åtminstone ”i viss utsträckning” är ett viktigt medel. Dessa största städer sticker också ut när det gäller svarsfördelningen, eftersom ingen av de svarande valde ”nej” eller ”vet ej”. För de övriga kommunkategorierna varierar summan av ”ja”- och ”i viss mån”-svaren mellan 68% och 88%.

28% av de som svarade på enkäten ser digitalisering som ett viktigt medel för att uppnå kommunala mål. I storleksklassen över 100 000 invånare instämmer 44%. I storleksklasserna 2 000-9 999 och 20 000-39 999 är det cirka en tredjedel (30-36%) och i storleksklasserna 10 000-19 999 och 40 000-99 999 är det cirka en femtedel (21-22%). I storleksklassen under 2 000 är det endast 8% som anser det.

49% av de som svarat anser att digitaliseringen är ”ganska” viktig. Andelen är proportionellt sett högst i storleksklasserna mindre än 2 000 invånare och 10 000-19 999 invånare (67%). I de övriga storlekskategorierna ligger den relativa andelen svarande mellan 32% och 56%. 

18% av kommunerna ser inte digitalisering som ett viktigt sätt att uppnå sina organisatoriska mål. Alla som svarade var kommuner med färre än 100 000 invånare. 29% av kommunerna med mellan 6 000 och 9 999 invånare svarade ”nej” och mellan 13% och 20% av övriga kommuner.

5% av de som svarade på enkäten visste inte. Detta gällde i kommuner med färre än 6 000 invånare (8-9% av de svarande) och i kommuner med 6 000-9 999 och 20 000-99 999 invånare (4-6%).

2/3 har inte tagit hänsyn till AI i sina strategiska planer för digitalisering; detta är proportionellt sett mer förekommande i mindre kommuner ( Påstående 3.4)

Fråga 3, punkt 4: ”De strategiska planerna för digitalisering tar hänsyn till användningen av AI” besvarades av 157 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 99 procent av de kommuner som besvarade enkäten och cirka 54 procent av alla kommuner i Fastlandsfinland. Figur 2.5 visar fördelningen av uppskattningar relaterade till detta påstående per storlekskategori av kommun. 

Figur 2.5: ”Har AI beaktats i de strategiska planerna för digitaliseringen av kommunen?”

En tredjedel av de som svarade (33%) uppger att AI åtminstone i viss utsträckning beaktas i deras strategiska planer (”ja”-svar 6% och ”i viss utsträckning”-svar 27%), med fler ”ja”- eller ”i viss utsträckning”-svar i kommuner med fler än 40 000 (56-77%) och 10 000-19 999 (42%) invånare. I kommuner med färre än 2 000 invånare ingår inte användningen av AI i strategierna. Med några få undantag verkar det som att ju större kommunen är, desto fler kommuner verkar ha tagit hänsyn till AI.

6% av de som svarat på enkäten uppger att AI har beaktats i deras kommunstrategi. Andelen som svarat i storlekskategorin över 100 000 invånare är högre än i de andra kategorierna (33%), medan andelen i de andra storlekskategorierna ligger mellan 0% och 7%.

Användningen av AI har beaktats ”i viss utsträckning” i drygt en fjärdedel (27%) av de kommuner som svarat. Relativt sett finns de högsta andelarna ”i viss utsträckning”-svarande i kommuner med fler än 40 000 invånare (44-50%) och i kommuner med mellan 10 000 och 19 999 invånare (38%). För de övriga kommungrupperna varierade andelen mellan 20% och 25%, med undantag för kommuner med färre än 2 000 invånare, där ingen valde detta alternativ.

Två tredjedelar av de som svarade (66%) säger att användningen av AI inte har beaktats i deras strategi. Detta gäller för 22% av kommunerna med mer än 100 000 invånare och 100% av kommunerna med mindre än 2 000 invånare. Andelen ”nej”-svar för övriga kategorier av kommuner ligger inom detta intervall och med ett litet undantag är andelen ”nej”-svar lägre ju större befolkningsmängd kommunen har.

1% av de svarande visste inte svaret på frågan, och detta gäller kommuner med 2 000-5 999 invånare (2%) och kommuner med 40 000-99 999 invånare (6%).

I det öppna svaret på fråga 6 kommenterade två medelstora kommuner användningen av AI i sina kommuner. För en av dem är AI nytt och kommunen har ännu inte börjat använda det. Den andra säger att de kommunala sektorerna inte är mottagliga för AI-lösningar, vilket gör det svårt att implementera dem.

Slutsatser (fråga 3): Digitaliseringens roll som en strategisk fråga för kommunerna bör klargöras - detta kan stödjas av kollegiala diskussioner, studier och forskning samt bredare diskussioner med intressenter

Fråga 3 presenterar fyra olika perspektiv på digitalisering som en strategisk fråga för kommunen. Låt oss först titta på det tredje perspektivet, det vill säga om de som svarat ser digitaliseringen som ett viktigt medel för att uppnå de mål som satts upp för kommunen. Ungefär en fjärdedel av svarspersonerna anser att digitaliseringen är central och ungefär hälften av svarspersonerna anser att digitaliseringen spelar en central roll i viss utsträckning. Å andra sidan anser nästan en av fem av de svarande i nästan alla kategorier av kommuner att digitaliseringen inte spelar en så viktig roll för att uppnå kommunens mål. 

Främjandet av digitaliseringen har framstått som ett tydligt mål i kommunernas strategier, åtminstone i viss utsträckning, i majoriteten (79%) av de kommuner som svarade på enkäten. Det är dock bara cirka en fjärdedel av de som svarat som anser att det finns tydliga mål för att främja digitaliseringen i deras kommunstrategi. 

En separat fråga är hur framgångsrika kommunerna anser att de har varit med att genomföra sina strategiska mål när det gäller digitalisering. Om strategin inte innehåller tydliga mål för att främja digitaliseringen är det inte säkert att den stöder ett framgångsrikt genomförande. Det är vanligtvis lättare att utveckla en strategi än att genomföra den på ett framgångsrikt sätt. En jämförelse av fördelningen av svaren på de olika frågorna bekräftar denna uppfattning. När det gäller att fastställa tydliga mål anser proportionellt sett fler av de som svarat att detta har varit framgångsrikt än genomförandet.

Kommunerna bör engagera sig i en aktiv debatt mellan kollegor om digitalisering som en strategisk fråga för att uppnå kommunala mål. En sådan debatt kan ytterligare klargöra kommunernas syn på digitaliseringen och förbättra deras förmåga att integrera digitaliseringen och främjandet av den i sina kommunala strategier. I samma sammanhang skulle det också vara värdefullt att diskutera god praxis i genomförandet av strategins digitaliseringsmål. Detta skulle förbättra kommunernas förmåga att lyckas med båda.

Utöver den kollegiala diskussionen skulle det vara värdefullt att utforska och undersöka digitalisering som en strategisk fråga, för att bidra till en bättre förståelse av ämnet och förbättra den tillgängliga kunskapsbasen. Det skulle också vara värdefullt med en dialog med andra relevanta intressenter, t.ex. ministerier och myndigheter, tjänsteleverantörer och konsulter samt kommuner i europeiska jämförelseländer.

År 2021 hade 26% av de kommuner (43) som svarade på enkäten satt upp tydliga mål för att främja digitaliseringen i sin strategi (jämfört med 27% år 2024). 51% av de svarande hade gjort det i viss utsträckning (2024: 52%) och 23% hade inte gjort det (2024: 17%). År 2021 såg 26% av respondenterna (28% år 2024) digitalisering som ett viktigt medel för att uppnå sina organisatoriska mål. 47% av respondenterna ansåg detta i viss utsträckning (2024: 49%), medan 28% inte såg digitaliseringen som ett viktigt verktyg (2024: 18%). Av de kommuner som svarade på den förra enkätomgången ansåg 12% att de lyckats mycket bra med att genomföra strategin när det gäller digitalisering (2024: 17%) och 72% att de lyckats ganska bra (2024: 61%). 16% av de svarande ansåg att de inte lyckats i detta avseende (2024: 15%). Det har alltså inte skett någon förändring i praktiken mellan 2021 och 2024. 

Man skulle kunna tro att förståelsen för digitaliseringen som en strategisk fråga skulle ha blivit tydligare på tre år. Särskilt med tanke på hur mycket man har förlitat sig på digitaliseringen under de senaste åren för att förbättra kvaliteten på tjänsterna och öka kostnadseffektiviteten. En jämförelse med föregående kartläggningsomgång ökar behovet av en strategisk diskussion om digitalisering mellan kommunerna.  

Det verkar finnas en stor entusiasm kring AI i den allmänna expertdebatten. De ser ofta AI som den nya revolutionen i den digitala miljön. Kartläggningen av digitaliseringen syftade till att undersöka, som en aktuell fråga, hur AI har blivit en del av kommunernas strategiska planer för digitalisering. Det kan vara i form av kommunala strategidokument, men också i form av viktiga mål- och handlingsplaner för IT-hantering eller sektorer. Ungefär två av tre kommuner har inte tagit hänsyn till AI i sina planer. 

Det finns anledning att ha ett strategiskt fokus på AI. Det återstår att se hur detta ska återspeglas i praktiken i de strategiska dokumenten i varje kommun. Diskussioner mellan kollegor bör också belysa god praxis i denna fråga. Samtidigt vore det värdefullt att föra en bredare diskussion med anställda och kommuninvånare om fördelarna med och betydelsen av AI, så att eventuella farhågor som är förknippade med den nya tekniken kan hanteras tillsammans och omotiverat motstånd mot förändringar kan förebyggas.

Endast ett fåtal kommuner mäter löpande effekterna av digitaliseringen av tjänster och verksamheter (fråga 4)

I fråga ”4. Mäter din kommun effekterna av digitaliseringen av tjänster och verksamheter utifrån följande perspektiv?” ombads respondenterna att bedöma frågan ur fem olika perspektiv och välja det alternativ som bäst beskriver situationen i deras kommun. Dessa är: åtgärdernas produktivitet, åtgärdernas effektivitet, hållbarhetsaspekter av digitaliseringen (t.ex. miljö, etik, social hållbarhet), kundnöjdhet med tjänsterna och personalnöjdhet.

Beroende på perspektiv svarade mellan 154 och 156 kommuner av 159 kommuner på frågan. Detta motsvarar åtminstone cirka 97 procent av de kommuner som besvarade enkäten och cirka 53 procent av alla kommuner på fastlandet. I figur 2.6 visas fördelningen av svaren per perspektiv.

Figur 2.6: ”Mätning av effekterna av digitaliseringen av kommunala tjänster och verksamheter ur fem olika perspektiv”

Svarsfördelningen är nästan identisk för underavsnitten produktivitet och effektivitet i åtgärderna. De mäts och utvärderas löpande i 2%/3% av kommunerna och på ad hoc-basis i 26%/32% av kommunerna. Det vore önskvärt att mäta dem i 46% / 41% av kommunerna, men kommunerna har ännu inte den nödvändiga kompetensen för att göra det. Ungefär en fjärdedel av de tillfrågade kommunerna utvärderar eller mäter inte produktiviteten och effektiviteten i digitaliseringsåtgärderna (26% / 25%). 

Fördelningen av svaren på frågan om att mäta hållbarhetsaspekterna av digitaliseringen skiljer sig från den föregående, framför allt eftersom cirka 2/5 av de svarande (39%) inte bedömer eller mäter frågan. Detta återspeglas i proportionellt lägre svarsfrekvenser för de andra alternativen. Precis som i de tidigare avsnitten är det 3% av respondenterna som löpande utvärderar och mäter hållbarhetsfrågor. En mindre andel, 22%, gör det dock på ad hoc-basis, medan 35% skulle vilja mäta, men anser att deras kunskap fortfarande är otillräcklig. 

Effekterna av digitaliseringen av tjänster och verksamhet mäts i ett mycket större antal kommuner i samband med mätning av kundnöjdhet med tjänster och personalens arbetstillfredsställelse. Digitaliseringens inverkan mäts som en del av kundnöjdheten med tjänsterna på löpande basis i 7% av kommunerna och på ad hoc-basis i 54% av kommunerna. Digitaliseringens inverkan mäts som en del av personalnöjdheten på löpande basis i 25% av kommunerna och på ad hoc-basis i 40% av kommunerna.  

Svaren på fråga 4 diskuteras nu utifrån olika perspektiv. 

Mindre än en tredjedel av kommunerna mäter och utvärderar produktiviteten av digitaliseringsåtgärder för tjänster och verksamheter och hälften av kommunerna skulle vilja mäta den (fråga 4.1)

Fråga 4, punkt 1: ”Mäter din kommun effekterna av digitaliseringen av tjänster och verksamheter ur följande perspektiv: åtgärdernas produktivitet?” besvarades av 155 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 97% av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 53% av alla kommuner i Fastlandsfinland. Figur 2.7 visar fördelningen av svaren per kommunstorlek. 

Figur 2.7: ”Utvärdering och mätning av åtgärdernas produktivitet efter kommunstorlek”

Svarsfördelningen för att mäta produktiviteten av digitaliseringsåtgärder i kommunala tjänster och verksamheter visar att de minsta kommunerna, med färre än 2 000 invånare, inte alls mäter produktiviteten av digitala åtgärder. I kommuner med mellan 2 000 och 99 999 invånare mäter i stort sett var tredje svarande produktiviteten på ad hoc-basis. Endast en liten handfull kommuner i ett fåtal storlekskategorier mäter produktiviteten löpande. Man kan också grovt uppskatta att nästan varannan kommun i alla kategorier skulle vilja mäta produktiviteten, men ännu inte gör det på grund av bristande kompetens. 

Kommuner med färre än 100 000 invånare utvärderar eller mäter inte produktiviteten i digitaliseringsåtgärderna. Den högsta andelen svarande (50% av de svarande) återfinns i kommuner med färre än 2 000 invånare. Näst högst andel finns i kommuner med mellan 2 000 och 19 999 invånare (cirka 30%), lägst i kommuner med mellan 20 000 och 99 999 invånare (15-17%). 

Städer med fler än 100 000 invånare utmärker sig genom att nästan alla mäter produktiviteten på ad hoc-basis (78% av de svarande).  

Drygt en tredjedel av kommunerna mäter och utvärderar effekten av digitaliseringsåtgärder för tjänster och verksamheter och 40 procent skulle vilja göra det (fråga 4.2)

Fråga 4, punkt 2: ”Mäter din kommun effekterna av digitaliseringen av tjänster och verksamheter ur följande perspektiv: åtgärdernas effektivitet?” besvarades av 154 kommuner av de 159 kommuner som besvarade enkäten. Detta motsvarar cirka 97% av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 53% av alla kommuner i Fastlandsfinland. Figur 2.8 visar fördelningen av svaren per kommunstorlek. 

Figur 2.8: ”Utvärdering och mätning av åtgärdernas effektivitet efter kommunstorlek”

Svarsfördelningen för att mäta effektiviteten av digitaliseringsåtgärder för kommunala tjänster och verksamheter är ganska lik fördelningen av produktivitetsmått som diskuterades ovan. Det finns dock en något större variation mellan olika kategorier av kommuner i andelen respondenter som väljer olika svarsalternativ. 

I de minsta kommunerna, med färre än 2 000 invånare, är det en (8%) som mäter effektiviteten från fall till fall, de övriga i denna grupp mäter inte effektiviteten i de digitala åtgärderna. I kommuner med mellan 2 000 och 39 999 invånare mäter mellan 21% och 38% effektiviteten från fall till fall, medan mellan 47% och 56% av kommunerna med mer än 40 000 invånare gör det. Det är endast en liten handfull kommuner som mäter produktiviteten löpande i de fyra kommungrupperna. 

Ungefär en av tre av de som svarat på enkäten i fyra kommuner och ungefär en av två i tre kommuner mäter eller utvärderar inte effekterna. 

Beroende på kommunens storlek mäter 14-35% av respondenterna hållbarhetsaspekterna av digitaliseringen - och en av tre av de återstående respondenterna skulle vilja kunna mäta hållbarhetsaspekterna (Fråga 4.3)

Fråga 4, punkt 3: ”Mäter din kommun effekterna av digitaliseringen av tjänster och verksamheter ur följande perspektiv: hållbarhetsaspekter av digitaliseringen?” besvarades av 155 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 97% av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 53% av alla kommuner i det finländska fastlandet. Figur 2.9 visar fördelningen av svaren per kommunstorlek. 

Figur 2.9: ”Bedömning och mätning av hållbarhetsaspekter av digitalisering (t.ex. miljömässig, etisk och social hållbarhet) efter kommunstorlek”

Fördelningen av svaren på frågan om mätning och utvärdering av hållbarhetsaspekterna av den kommunala digitaliseringen per kommunstorlek visar att skillnaderna mellan svarsfördelningarna för olika storlekar är något mindre än för de övriga frågorna. Tre av de fyra minsta kommunerna sticker ut från de övriga kommunerna. Det finns också en viss spridning mellan de olika storlekskategorierna.

Det är endast en liten handfull kommuner i var och en av de fyra kategorierna som löpande mäter hållbarhetsaspekterna av digitaliseringen. Intressant nog återfinns dessa även i de två minsta kommunerna. 

Från fall till fall gäller att ju större kommunen är, desto högre är andelen respondenter som grovt uppskattas mäta hållbarhet. I kommuner med mindre än 2 000 invånare svarade 8% på detta sätt, jämfört med 33% i kommuner med mer än 100 000 invånare. Kommuner med mellan 2 000 och 5 999 invånare är ett undantag, där 30% av respondenterna i denna grupp valde detta alternativ. 

Ungefär en tredjedel av de tillfrågade kommunerna mäter och bedömer inte hållbarhet, men skulle vilja göra det om de hade kompetensen. Den enda grupp som avviker från detta är kommuner med 40 000-99 999 invånare, där varannan svarande valt detta alternativ.

I kommuner med mindre än 2 000 invånare och mellan 6 000 och 19 999 invånare varken mäter eller bedömer varannan respondent hållbarheten. I de övriga kommunerna varierar andelen svarande mellan 22% och 35%.

3 av 5 kommunerna som svarat  mäter och utvärderar redan hur digitaliseringen av kommunala tjänster påverkar kundnöjdheten och en av fyra skulle vilja göra det (fråga 4.4)

Fråga 4, punkt 4: ”Mäter era kommuner effekterna av digitaliseringen av tjänster och verksamheter ur följande perspektiv: kundnöjdhet med tjänsterna?” besvarades av 156 kommuner av de 159 som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 98% av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 53% av alla kommuner i Fastlandsfinland. Figur 2.10 visar fördelningen av svaren på denna fråga per kommunstorlek.

Figur 2.10: ”Bedömning och mätning av kundnöjdhet med tjänster efter kommunstorlek”

Det är ett relativt litet antal kommuner som löpande mäter digitaliseringens påverkan på kundnöjdheten med tjänsterna. De utgör mellan 4% och 8% av de kommuner som svarat på enkäten i kommuner med färre än 100 000 invånare.  I kommuner med fler än 100 000 invånare har 22% av de svarande, eller 2 kommuner, valt detta alternativ. Andelen kommuner som mäter påverkan från fall till fall är 33% för kommuner med färre än 2 000 invånare, 43-53% för kommuner med mellan 2 000 och 19 999 invånare och 65-78% för kommuner med fler än 20 000 invånare. 

Bland de kommuner som inte mäter digitaliseringens påverkan på kundnöjdheten med tjänster, men som skulle vilja göra det om de hade kompetensen, är det 22-33% av kommunerna med färre än 40 000 invånare och 11% av kommunerna med fler än 40 000 invånare som gör det. 

De kommuner som inte mäter och utvärderar digitaliseringens påverkan på kundnöjdheten är de med färre än 100 000 invånare. Kommuner med mer än 20 000 invånare står för 5-6% och kommuner med mindre än 20 000 invånare för 17-25%.

3 av 5 kommunerna som svarade mäter och utvärderar redan effekterna av digitaliseringen av kommunala tjänster på personalens arbetstillfredsställelse och en av fem skulle vilja göra det (fråga 4.5)

Fråga 4, punkt 5: ”Mäter er kommun effekterna av digitaliseringen av tjänster och verksamheter med avseende på: personalens arbetstillfredsställelse?” besvarades av 155 kommuner av de 159 kommuner som besvarade enkäten. Detta motsvarar cirka 97% av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 53% av alla kommuner i Fastlandsfinland. Figur 2.11 visar fördelningen av svaren på denna fråga per kommunstorlek. 

Figur 2.11: ”Bedömning och mätning av personalens arbetstillfredsställelse efter kommunstorlek”

Effekterna av digitaliseringen av kommunala tjänster och verksamheter på personalens arbetstillfredsställelse mäts och utvärderas löpande i fler kommuner, med några få undantag, ju större kommunen är. I kommuner med mindre än 2 000 invånare gör 8% av de svarande en löpande utvärdering, medan 33% av kommunerna med mellan 40 000 och 99 999 invånare gör det. Undantagen från detta mönster är kommuner med fler än 100 000 invånare, där 11% av respondenterna genomför kontinuerliga mätningar, och kommuner med mellan 2 000 och 5 999 invånare, där 39% gör det.

Ett liknande mönster, med färre undantag, verkar gälla för dem som mäter digitaliseringens inverkan på personalens arbetstillfredsställelse från fall till fall. Detta gäller för 25 procent av de svarande i gruppen kommuner med färre än 2 000 invånare, jämfört med 67 procent i gruppen kommuner med fler än 100 000 invånare. 

De kommuner som ännu inte mäter digitaliseringens inverkan på personalens arbetstillfredsställelse, men som skulle vilja göra det om de har tillräcklig kompetens, är proportionellt sett flest i kommuner med färre än 2 000 invånare (33% av de svarande). Detta gäller 14-25% av kommunerna med mellan 2 000 och 39 999 invånare och 6-11% av kommunerna med mer än 40 000 invånare. 

Kommuner som inte mäter och utvärderar hur digitaliseringen av kommunala tjänster och verksamheter påverkar personalens arbetstillfredsställelse är relativt sett flest i gruppen kommuner med färre än 2 000 invånare (33%), medan motsvarande andelar är mellan 14-25% i kommuner med mellan 2 000 och 19 999 invånare och mellan 5-11% i kommuner med fler än 20 000 invånare.

I det öppna svaret på fråga 6 kommenterade fyra kommuner med fler än 10 000 invånare utvärderingen och mätningen av effekterna av digitaliseringen av tjänster. Dessa svar indikerade att det finns utrymme för förbättringar i mätningen av digitala tjänster i allmänhet och att kommunen har utvärderat effekterna av digitaliseringen som en del av olika projektåtgärder. Problemet med att mäta trivialiteter och de utmaningar som datakvalitet och dataskyddsbestämmelser innebär togs också upp.

Slutsatser (fråga 4) - de flesta kommuner har fortfarande mycket arbete kvar att göra för att utveckla mätningen av digitaliseringens effekter och effektivitet

I 2021 års kartläggning av kommunernas digitalisering ombads den högsta kommunledningen att sätta upp och mäta mål. De svarande (43 kommuner) angav först vilket av de angivna målen (produktivitet, besparingar, kvalitet och kundnöjdhet) som kommunen har satt upp för digitaliseringen. Var och en av de angivna alternativen valdes av cirka 50% av de som svarade. Därefter tillfrågades respondenterna om de hade fastställt indikatorer för dessa mål. Av de som svarade uppgav 30% att de hade fastställt indikatorer, 51% hade inte gjort det och resten valde ”vet ej”. Med andra ord hade cirka 17% av de kommuner som svarade vid den tidpunkten fastställt indikatorer för att mäta uppnåendet av sina digitaliseringsmål, inklusive produktivitet och kundnöjdhet. Av de kommuner som svarade på enkäten 2024 bedömde och mätte 28% produktiviteten i digitaliseringsåtgärderna för tjänster och verksamheter och 61% mätte effekterna på kundnöjdheten. 

I den andra frågan svarade samma 43 tillfrågade på frågan om kommunen följer upp digitaliseringens inverkan på kundernas tillfredsställelse med tjänsterna. 42% av kommunerna svarade ”Ja” och 58% ”Nej”. År 2024 valde 61% av de svarande i undersökningen alternativet ”Ja” (inklusive alternativen ”löpande” och ”ad hoc”) och 38% valde alternativet ”Nej” (inklusive alternativen ”Nej, men...” och ”Nej”).

Antalet som svarade på digitaliseringskartläggningen 2021 är klart mindre än 2024 och frågeformuleringen är också annorlunda. En jämförelse av svaren på undersökningarna tyder dock på att fler kommuner mäter effekterna av digitaliseringen av tjänster och verksamheter när det gäller produktivitet och kundnöjdhet. Andelen som mäter skulle naturligtvis kunna vara högre och ett stort antal kommuner har fortfarande mycket arbete kvar att göra för att utveckla mätningen och utvärderingen av digitaliseringen.

Mätning är en viktig del av ledarskapet. Måluppfyllelsen måste mätas och utvärderas löpande för att vi ska veta om vi rör oss i önskad riktning och i önskad takt.

Mätning är en känslig fråga eftersom en organisation i allmänhet ”får vad den mäter”. Med andra ord, om mätvärdena inte är rätt inställda kan mätvärden av dålig kvalitet vilseleda organisationen på dess strategiska väg. 

Att mäta effekterna av digitaliseringsåtgärder skulle också vara viktigt eftersom det finns så många förväntningar på att digitaliseringen ska förbättra tjänsternas kvalitet och kostnadseffektivitet. Fler kommuner verkar faktiskt ha kommit längre när det gäller att mäta kvaliteten på digitaliserade tjänster (jfr mätning av kund- och personalnöjdhet), men det är fortfarande mycket färre som använder indikatorer som tar hänsyn till effektivitet och produktivitet, inklusive kostnadseffektivitet. 

Digitaliseringen har bara börjat mäta hållbarheten i vår livsmiljö, vår tids stora utmaning. AI-lösningar och serverrum förbrukar mycket energi. Digitala enheter använder stora mängder ekologiskt utmanande material, t.ex. plast som tillverkas av fossila råvaror och sällsynta jordartsmetaller. Att mäta hållbarhetsaspekterna av digitaliseringen kommer därför att bli ännu viktigare i framtiden för att bättre förstå dess övergripande påverkan och göra kloka val i användningen. Å andra sidan kan digitaliseringen användas för att t.ex. arbeta effektivare, tillhandahålla tjänster på distans och optimera logistik och olika transportkedjor.

Många kommuner upplever kompetensutmaningar och förseningar i mätningarna. Detta skulle vara en utmaning för universitet som utbildar yrkesverksamma inom kommunal digitalisering, liksom för utbildningsorganisationer och konsulter som tillhandahåller utbildning på arbetsplatsen. Att förbättra samarbetet och arbetsfördelningen samt att sätta rätt ambitionsnivå för olika typer och storlekar av organisationer skulle också kunna bidra till att föra mätagendan framåt. På uppdrag av en större grupp kommuner, skulle mätorganet också kunna vara en tjänsteleverantör, t.ex. en värdkommun, en anknuten enhet eller en privat tjänsteleverantör?

För att mätningen ska lyckas krävs tillgängliga data av hög kvalitet samt processer och praxis för mätning, analys och rapportering. Till exempel bör förutsättningarna för att mäta ekonomiska effekter utvecklas parallellt med andra projekt för att utveckla digitaliseringen av den kommunala ekonomin. Detta innebär till exempel att rapporteringen av den kommunala ekonomin och de tjänsteproducerande sektorerna ändras på ett sätt som möjliggör mätning. 

Digitaliseringens ekonomiska effekter kan visa sig på två sätt. För det första kan den digitala lösningen i sig ge en ekonomisk fördel jämfört med det traditionella sättet att göra saker på. För det andra kan lösningen generera aktiviteter eller information som kan användas i andra sammanhang. Till exempel ger e-fakturering ekonomiska fördelar jämfört med pappersfakturering och underlättar rutinerna för ekonomisk förvaltning. Dessutom kan e-fakturering förmedla olika typer av information i strukturerad form, t.ex. om en produkts eller tjänsts egenskaper. Denna strukturerade information kan analyseras, utnyttjas och delas för att främja produktens eller tjänstens ekonomi och effektivitet.

Automatiseringen av digitala serviceprocesser i kommunerna har minskat onödig byråkrati - fördelarna med automatisering bör identifieras och utnyttjas fullt ut (fråga 5)

I fråga ”5. Har digitala tjänster gjort det möjligt att eliminera onödig kundinteraktion genom att automatisera steg i processen?” valde respondenterna det alternativ som bäst beskriver situationen i deras kommun från listan.

Denna fråga besvarades av 155 kommuner av de 159 som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 97% av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 53% av alla kommuner i Fastlandsfinland. Figur 2.12 visar fördelningen av svaren per kommunstorlek.

Figur 2.12: ”Har digitala tjänster eliminerat onödig kundinteraktion genom att automatisera steg i processen?” 

78% av de som svarat på enkäten uppger att kommunens digitala tjänster har minskat onödiga kundkontakter genom att automatisera steg i serviceprocessen. 13% av de som svarade på enkäten anser att detta inte har skett och 9% av de som svarade på enkäten vet inte hur deras kommun ser ut i detta avseende. 

Med två undantag är svarsfördelningen ganska likartad i kommuner av olika storlek.  I kommuner med mindre än 2 000 invånare säger varannan, eller 50% av de tillfrågade, att de skulle minska onödig byråkrati. Däremot har en av tre (33%) av de tillfrågade kommunerna inte gjort det. Samtidigt uppger 89% av kommunerna med fler än 100 000 invånare att de har minskat onödiga transaktioner genom att automatisera stegen i sina digitala serviceprocesser. Svaren ”vet ej” gavs i kommuner med färre än 100 000 invånare och varierade mellan 4% och 17% beroende på kommunens storlek. 

I digitaliseringskartläggningen 2021 ställdes samma fråga om automatisering till kommunernas sektorsledning som 2024 (”Har onödig kundinteraktion i e-tjänster kunnat elimineras genom att automatisera stegen i processen?”). Antalet svarande var 219, men vid den tidpunkten kunde flera av dem ha representerat samma kommun. Vid den tidpunkten svarade cirka 2/5 av respondenterna (38%) ”ja” (2024: 78%), 8% ”nej” (2024: 13%) och 54% ”vet ej” (2024: 9%). 

Slutsatser (Fråga 5) - Bättre och smidigare tjänster för medborgarna och processer för kommunanställda genom automatisering

År 2021 och 2024 är bakgrunden hos de som svarar på frågan annorlunda. I den tidigare undersökningen var de som besvarade frågan sektorchefer och i den nuvarande undersökningen är de IT-chefer. Detta kan delvis förklara skillnaderna i svaren. Å andra sidan verkar det inte osannolikt att förståelsen för fördelarna med att automatisera digitala serviceprocesser har förbättrats i kommunerna och att många serviceprocesser har automatiserats under de senaste åren, vilket gör det lättare för kunderna att interagera.

I fråga 6 fick de som svarade på enkäten möjlighet att utveckla svaren på de övriga frågorna i avsnitt 2. Många av de svarande (17 kommuner) beskriver automatiseringen av digitala tjänster och deras processer - främst genom att ge exempel på automatiserade tjänster och deras komponenter.

Ett fåtal respondenter kommenterade ämnet i allmänna ordalag. En kommun rapporterar framgångar med att ge bättre kundvägledning och påskynda processen. En annan kommun har gett kunderna moderna kanaler för att få tillgång till information och tjänster och har automatiserat interna processer. En respondent rapporterar att dokumentation och interaktion har digitaliserats, vilket har lett till snabbare hantering av blanketter och ansökningar. Även om det inte är möjligt att automatisera hela processen är det värt att delvis elektronifiera processer, menar en respondent.

De som svarade på enkäten gav flera exempel på digitala tjänster där steg i processen har automatiserats på ett framgångsrikt sätt. Tre svarade att de nämnde Lupapiste och två svarade nämnde elektronifieringen av bygglov. Fem respondenter nämnde införandet av elektroniska ansökningar och formulär. Det kan till exempel handla om administrativa blanketter och tillståndsansökningar. En mjukvarurobot för behandling av ansökningar nämndes av en kommun.

Enskilda svar nämnde elektronisk bokning och betalning av kurser i medborgarkunskap, elektronisering av idrottsavgifter, ett bibliotek för självhjälp, avläsning av vattenmätare och en chatbot. I en kommun kommer de administrativa och ekonomiska processerna att effektiviseras genom en ny webbshop. Två respondenter nämnde elektroniska signaturer. 

Förhoppningsvis har de flesta kommuner blivit mer aktiva när det gäller att utforska möjligheterna att automatisera steg i digitala serviceprocesser och implementera processautomation. Genom att automatisera lämpliga tjänsteprocesser är det möjligt att effektivisera de tjänster som tillhandahålls kommunerna och även att öka produktiviteten i tjänsteproduktionen. Erfarenheter och god praxis kring processautomation bör aktivt delas mellan kommuner och med andra intressenter.

Utmaningar och utvecklingsområden identifierade, särskilt när det gäller resursfördelning och kompetensnivå (fråga 6)

På fråga ”6. Du kanske vill utveckla dina svar i det här avsnittet. Till exempel dela med er av god praxis eller berätta om relevanta utvecklingsutmaningar.”  32 kommuner svarade, dvs. ca 20% av alla svarande och ca 11% av kommunerna i Fastlandsfinland.

Sammanfattning och slutsatser (fråga 6) - kommuninvånarnas kompetens och personalens eventuella motstånd mot förändringar bör beaktas när man främjar digital utveckling

Av de som svarade på enkäten reflekterar 8 kommuner i sina svar över utmaningar och situationen för digital utveckling och marknadsföring på en mer allmän nivå.

Flera kommuner med mindre än 6 000 invånare kommenterar sin situation och sina utmaningar. En kommun uppger att utbudet av e-tjänster är begränsat. En annan säger att utvecklingen av digitala tjänster fortfarande befinner sig i ett tidigt skede, varför nätverkande och att lära av andra är en viktig hjälp. Två av de som svarade på enkäten pekade på motstånd mot förändringar, och en av dem nämnde särskilt motstånd från personal, ledning och förtroendevalda. 

En liten kommun säger att medborgarnas åldersstruktur och IT-kunskaper samt i viss mån teleförbindelserna bromsar digitaliseringen. En annan säger att en liten kommun förlitar sig på outsourcade tjänster, vilket innebär att utvecklingen handlar om att reagera på nödvändighet snarare än att förutse. En respondent påpekar att det i en liten kommun kanske inte lönar sig att genomföra stora digitala projekt i en kostnadsnyttojämförelse. En anledning till detta är att informationshanteringen försvåras i utvecklingsprocessen, eftersom den strategiska förståelsen för frågorna överförs från kommunen till tjänsteleverantörerna när processerna digitaliseras.

Två kommuner rapporterar resurs- och tidsutmaningar, en medelstor och en liten.  Av de kommuner som har fler än 20 000 invånare kommenterar tre den digitala utvecklingen i allmänna ordalag. Enligt en av dem är utmaningen den stora variationen i kommunernas kompetens och motivation i digitala frågor. För många måste därför fysiska tjänster fortfarande upprätthållas, vilket tar resurser från den digitala utvecklingen. En annan svarar att kostnadseffektiviteten i digitaliseringen minskar om man upprätthåller en analog servicekanal parallellt med en digital. En tredje menar att det saknas röda trådar i kommunen - antingen försöker man utveckla allt för alla eller så gör man för selektiva åtgärder. Det vore bättre att identifiera och fokusera på det väsentliga.

En som svarade på enkäten beskriver den digitala utvecklingssituationen genom att säga att utnämningen av en ansvarig person och ett digitalt team fortskrider.

Två av de som svarade på denna fråga tog upp användningen av AI i sin kommun. Dessa svar diskuteras ovan under fråga 3.4. Fyra kommuner svarade på frågan om hur man mäter effekterna av digitaliseringen. De diskuteras ovan under fråga 4. Ungefär hälften av svaren på denna fråga handlade om automatisering av digitala tjänster (17). Dessa diskuteras ovan i slutsatserna till fråga 5.