Inledning

Avsnitt 5 i kartläggningen av kommunernas digitalisering behandlar digital arkivering (frågorna 29–31). Avsnittet inleds med en diskussion om hur det står till med den digitala arkiveringen i kommunen och dess sektorer (fråga 29). Därefter följer en översikt av kommunernas planer på att använda Riksarkivets nya tjänst för arkivering av digitala handlingar (fråga 30). Slutligen diskuteras ytterligare synpunkter på digital arkivering och behov av stöd (fråga 31).

I följande avsnitt diskuteras svaren på enkäten varje fråga för sig.

Kommunerna använder digital arkivering i någon av sina verksamheter eller planerar att göra det (fråga 29)

Frågan ”29. Hur ser situationen ut för digital arkivering i din kommun och dess sektorer?” ställdes för att bedöma situationen ur den allmänna förvaltningens och sektorernas synvinkel. Av fem alternativ valde enkätdeltagarna det som bäst beskrev deras egen situation.

Frågan besvarades av 154 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 97 procent av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 53 procent av alla kommuner på fastlandet.

Figur 5.1 visar fördelningen av kommunernas svar från både den allmänna förvaltningens och sektorernas perspektiv.

Förhållandena i fråga om digital arkivering i kommunerna verkar vara likadana inom den allmänna förvaltningen och inom sektorerna.

14 procent av de som svarade inom den allmänna förvaltningen uppger att digital arkivering används i alla funktioner, jämfört med 7 procent av de som svarade inom sektorerna. De allra flesta som svarat använder digital arkivering i någon av sina verksamheter: cirka hälften (48 %) av kommunerna inom sektorerna och 43 procent inom den allmänna förvaltningen. Nästan lika många svarar att de ännu inte använder digital arkivering men att de är på väg att göra det (allmän förvaltning 38 procent och sektorer 34 procent ). För båda aspekterna gäller att mindre än 5 procent av de som svarade uppger att det inte finns några planer på att införa digital arkivering (3-4 %). 3 procent av svaren inom den allmänna förvaltningen och 6 procent inom sektorerna kunde inte säga hur statusen för digital arkivering ser ut i deras kommun.

Vissa skillnader i svaren kan identifieras mellan olika storlekar av kommuner. I kommuner med mer än 10 000 invånare domineras svaren av ” introducerat i vissa verksamheter” (ca 50–70 procent  av de som svarat). I mindre kommuner, särskilt de med färre än 2 000 invånare, ligger tyngdpunkten på ”nej, men införs” (cirka 40–60 procent  av de som svarade), medan ”införs i vissa verksamheter” får cirka 40 procent av svaren. Samtliga kommuner där implementering inte planeras i den allmänna förvaltningen eller i sektorerna är kommuner med färre än 20 000 invånare. 

Slutsatser (fråga 29) - Digital arkivering hanteras väl eller är på gång i kommunerna

Digital arkivering har helt klart blivit en del av vardagen för kommunernas informationsförvaltning och sektorer. Cirka hälften av de tillfrågade kommunerna har infört digital arkivering i sin allmänna förvaltning och sina sektorer, antingen heltäckande i alla funktioner (14 procent  / 7 procent ) eller i vissa funktioner (43 procent  / 48 procent ). Många kommuner har dock fortfarande en bit kvar, eftersom cirka 1/3 av dem bara håller på att införa arkivering. 

Av svaren på denna fråga framgår inte om de kommuner som svarat ”vissa verksamheter” utvidgar den digtala arkiveringen till ”alla verksamheter”. Svaren indikerar inte heller om de som svarat som planerar att införa digital arkivering gör det för ”vissa verksamheter” eller ”alla verksamheter”. 

Det lämnar också öppet för eventuella följdfrågor om varför vissa kommuner inte har infört digital arkivering och inte heller planerar att göra det. Är det en kostnads- och nyttofråga för dessa kommuner eller något annat?

Enskilda observationer kan göras på grundval av de öppna svaren på fråga 31. En av de som svarade säger att ”en liten stad har inte resurser att helt gå över till digital arkivering. Därför kommer vi att fortsätta med en hybridmodell”. En liten kommun konstaterar att ”införandet av digital arkivering kräver investeringar i befintlig programvara, så även här begränsas vi av de ekonomiska resurserna”. Integrationer kan också utgöra utmaningar när det gäller att utöka användningen, som en av de som svarade konstaterar: ”Det finns utmaningar med att integrera det digitala arkiveringssystemet med operativa system”.

Hälften av de som svarat kunde inte säga om de har för avsikt att överföra data till Riksarkivets digitala arkiv (fråga 30)

I fråga 30. "Har ni planerat att göra överföringen av arkiverade digitala data till Riksarkivet till en del av er organisations hantering av livscykeln för information och data?" fick de som svarade bakgrundsinformation om Riksarkivets tjänst för digital arkivering. De ombads att välja det alternativ som bäst beskrev deras situation av tre olika alternativ. 

Frågan besvarades av 153 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 96 procent av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 52 procent av alla kommuner på fastlandet. Figur 5.2 visar hur svaren fördelar sig enligt kommuner av olika storlek.

Figur 5.2 ”Planerar kommunen att ta i bruk Riksarkivets tjänst för digital [elektronisk] arkivering?”

Av de kommuner som besvarade denna fråga har 35 procent för avsikt att inkludera överföringen av arkiverade digitala data till Riksarkivet som en del av livscykelhanteringen av kommunens data och datamaterial. Å andra sidan har 17 procent av de som svarade inte för avsikt att använda Riksarkivets tjänst och 48 procent vet inte hur situationen ser ut i deras kommun. Fördelningen av svaren är ganska likartad mellan de olika storlekskategorierna av kommuner. 

Andelen ”ja”-svar är högst i storleksintervallet 10 000–39 999 (42 %), medan andelen ”ja”-svar varierar mellan 22 %–36 % i de större och mindre storleksintervallen. Den lägsta andelen ”nej”-svar finns i storleksintervallet 10 000–19 999 (8 procent), medan motsvarande siffra för övriga är 16–22 %. 

I alla kommunstorlekar är alternativet ”Vet ej” det mest populära (42–58 %), medan den minsta storleken (mindre än 2 000 invånare) och den största storleken (mer än 100 000 invånare) har den högsta graden av osäkerhet (56–58 % av svaren).

Slutsatser (fråga 30) - Det behövs mycket mer information och utbildning för kommunerna om Riksarkivets tjänster

Majoriteten av kommunerna kan ännu inte säga vad deras inställning är till Riksarkivets tjänst för digital arkivering. Det är därför fortfarande osäkert i vilken utsträckning kommunerna kommer att ta i bruk tjänsten när den blir tillgänglig för dem i början av 2025.

De enskilda öppna svaren på fråga 31 ger en viss inblick i osäkerheten. Processerna har inte kommit så långt att Riksarkivets roll i den övergripande lösningen har planerats: ”Vi har inte haft tid att planera detta ännu eftersom implementeringen av det digitala arkivet ännu inte har slutförts, varke i administrationen eller utvidgningarna till sektorerna”. Dessutom är Riksarkivets lösning ännu inte tillräckligt känd: ” Riktlinjerna är inte tydliga för hur detta ska genomföras. Kommunen har köpt in ett digitalt arkivsystem, så vad blir Riksarkivets roll? Vad ska levereras dit som material?” ”Det vore bra att få så mycket information som möjligt om denna lösning”. ”Införandet av Riksarkivets tjänst kommer att bero på systemkraven och kostnaderna för detta”.

Det verkar tydligt att det behövs mer information om Riksarkivets tjänst och erfarenheterna från Riksarkivets pilotprojekt om digitala arkiv, som omfattar totalt åtta kommuner mellan 2023 och 2024, för att öka medvetenheten och stödja kommunernas beslut. 

Digital arkivering är något som många tänker på, men det praktiska genomförandet är fortfarande en fråga om kompetens, resurser och system (fråga 31)

På den öppna frågan 31. "Om ni vill kan ni specificera era svar kring digital arkivering eller berätta om era behov av stöd kring utvecklingen av digital arkivering och införandet av Riksarkivets tjänst” svarade 36 kommuner, det vill säga cirka 23 % av de kommuner som svarade på frågorna 29 och 30.

Slutsatser (fråga 31) - Utbildning och stöd behövs för utveckling av digital ktronisk arkivering och införande av Riksarkivets tjänst

De öppna svaren ger en bild av ett kommunfält där digital arkivering utvecklas aktivt. Många av de som svarade anger att inköp eller implementering av egna lösningar planeras, pågår eller redan har implementerats i kommunen. De flesta av kommunerna som kommenterat frågan befinner sig i planeringsstadiet. Kommuner som planerar och ännu inte har börjat ibruktagandet kännetecknas av resursutmaningar och brist på information. Det finns inte tillräckligt med personal eller pengar för genomförandet, vilket försenar det. Flera av de som svarat skulle därför vilja se utbildning och stöd för utvecklingen av digital arkivering i allmänhet. Ett flertal av de som svarade identifierar också utmaningar i införandet av digital arkivlösningar, till exempel det praktiska genomförandet av arkiveringsansvar, integration med andra system och automatisering av verksamheterna.

Vissa har redan bekantat sig med Riksarkivets lösning, men en stor del av de som svarat har ännu inte fattat något beslut om att ansluta sig. Av majoriteten av svaren kan man dra slutsatsen att de som svarat först tänker ordna den egna organisationens digitala arkiveringslösningar och sedan överväga att ansluta sig till Riksarkivets tjänst. En som svarade har deltagit i pilotprojektet för Riksarkivets lösning. Flera av de tillfrågade behöver information och utbildning om Riksarkivets tjänst för att kunna fatta beslut om att ansluta sig. Bland annat behövs information om systemkrav och kostnader för att ansluta sig. 

Några av de som svarade har kommenterat formen för den eventuella anslutningen. En uppger att det material som ska arkiveras först kommer att överföras till kommunens eget digitala arkiveringssystem och därefter kommer lämplig arkiveringsdata att överföras till Riksarkivets lösning. En annan av de som svarade säger att kommunen väntar på Riksarkivets lösning som den väsentliga lösningen för behoven av digitalt bevarande, medan annan mer långsiktig lagring sker i ärendehanteringssystemet eller i sektorsspecifika system.

Artificiell intelligens har utnyttjats som stöd vid översättningen av texten.