OBS!

Detta avsnitt av kartläggningen är fortfarande under översättning. Innehållet uppdateras kontinuerligt och vi kan inte svara för att det är 100 % korrekt. Om du har frågor eller kommentarer om översättningen tveka inte att kontakta oss.

Inledning

Avsnitt 5 i kartläggningen av kommunernas digitalisering behandlar elektronisk arkivering (frågorna 29-31). Avsnittet inleds med en diskussion om hur det står till med den elektroniska arkiveringen i kommunen och dess sektorer (fråga 29). Därefter följer en översikt av kommunernas planer på att använda Riksarkivets nya tjänst för arkivering av digitala handlingar (fråga 30). Slutligen diskuteras ytterligare synpunkter på elektronisk arkivering och behov av stöd (fråga 31).

I följande avsnitt diskuteras svaren på enkäten varje fråga för sig.

Kommunerna använder elektronisk arkivering i någon av sina verksamheter eller planerar att göra det (fråga 29)

Frågan ”29. Hur ser situationen ut för elektronisk arkivering i din kommun och dess sektorer?” ställdes för att bedöma situationen ur den allmänna förvaltningens och sektorernas synvinkel. Av fem alternativ valde de svarande det som bäst beskrev deras egen situation.

Frågan besvarades av 154 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 97% av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 53% av alla kommuner i Fastlandsfinland.

Figur 5.1 visar fördelningen av kommunernas svar från både den allmänna förvaltningens och sektorernas perspektiv.

Förhållandena i fråga om elektronisk arkivering i kommunerna verkar vara likadana inom den allmänna förvaltningen och inom sektorerna.

14% av de svarande inom den allmänna förvaltningen uppger att elektronisk arkivering används i alla funktioner, jämfört med 7% av de svarande inom sektorerna. De allra flesta som svarat använder elektronisk arkivering i någon av sina verksamheter: cirka hälften (48%) av kommunerna inom sektorerna och 43% inom den allmänna förvaltningen. Nästan lika många svarar att de ännu inte använder elektronisk arkivering men att de är på väg att göra det (allmän förvaltning: 38% och sektorer: 34%). För båda aspekterna gäller att mindre än 5% av de svarande uppger att det inte finns några planer på att införa elektronisk arkivering (3-4%). 3% av de svarande inom den allmänna förvaltningen och 6% av de svarande inom sektorerna kunde inte säga hur statusen för elektronisk arkivering ser ut i deras kommun.

Vissa skillnader i svaren kan identifieras mellan olika storlekar av kommuner. I kommuner med mer än 10 000 invånare domineras svaren av ” introducerat i vissa verksamheter” (ca 50-70% av de svarande). I mindre kommuner, särskilt de med färre än 2 000 invånare, ligger tyngdpunkten på ”nej, men införs” (cirka 40-60% av de svarande), medan ”införs i vissa verksamheter” får cirka 40% av svaren. Samtliga kommuner där implementering inte planeras i den allmänna förvaltningen eller i sektorerna är kommuner med färre än 20 000 invånare. 

Slutsatser (fråga 29) - Elektronisk arkivering hanteras väl eller är på gång i kommunerna

Elektronisk arkivering har helt klart blivit en del av vardagen för kommunernas informationsförvaltning och sektorer. Cirka hälften av de tillfrågade kommunerna har infört elektronisk arkivering i sin allmänna förvaltning och sina affärsområden, antingen heltäckande i alla funktioner (14% / 7%) eller i vissa funktioner (43% / 48%). Många kommuner har dock fortfarande en bit kvar, eftersom cirka 1/3 av dem bara håller på att införa arkivering. 

Av svaren på denna fråga framgår inte om de kommuner som svarat ”viss verksamhet” utvidgar den elektroniska arkiveringen till ”all verksamhet”. Svaren indikerar inte heller om de svarande som planerar att införa elektronisk arkivering gör det för ”vissa verksamheter” eller ”alla verksamheter”. 

Det lämnar också öppet för eventuella följdfrågor om varför vissa kommuner inte har infört elektronisk arkivering och inte heller planerar att göra det. Är det en kostnads- och nyttofråga för dessa kommuner eller något annat?

Enskilda observationer kan göras på grundval av de öppna svaren på fråga 31. En svarande säger att ”en liten stad har inte resurser att helt gå över till elektronisk arkivering. Därför kommer vi att fortsätta med en hybridmodell.” En liten kommun konstaterar att ”införandet av elektronisk arkivering kräver investeringar i befintlig programvara, så även här slår vi mot de ekonomiska resurserna”. Integrationer kan också utgöra utmaningar när det gäller att utöka användningen, som en svarande konstaterar: ”Det finns utmaningar med att integrera det elektroniska arkiveringssystemet med operativa system.”

Puolet vastaajista ei osaa sanoa, aikovatko siirtää tietoaineistoja Kansallisarkiston sähköiseen arkistoon (kysymys 30)

Kysymyksessä ”30. Oletteko suunnitelleet ottavanne arkistoitavien digitaalisten tietoaineistojen siirtämisen Kansallisarkistoon osaksi organisaationne tiedon ja tietoaineistojen elinkaaren hallintaa?” vastaajille kerrottiin taustatietoja Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palvelusta. Vastaajat saivat valita parhaiten tilannettaan kuvaavan vaihtoehdon kolmesta eri vaihtoehdosta. 

Kysymykseen vastasi 153 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 96 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 52 % kaikista Manner-Suomen kunnista. Kuvaaja 5.2 esittää vastausten jakautumista kuntakokoluokittain.

Kuvaaja 5.2 ”Aikovatko kunnat ottaa käyttöön Kansallisarkiston sähköisen arkistointipalvelun?”

Kysymyskohtaan vastanneista kunnista 35 % aikoo ottaa arkistoitavien digitaalisten tietoaineistojen siirtämisen Kansallisarkistoon osaksi kunnan tiedon ja tietoaineistojen elinkaaren hallintaa. Toisaalta vastaajista 17 % ei aio ottaa Kansallisarkiston palvelua käyttöön ja 48 % ei osaa sanoa kuntansa tilanteesta. Vastausjakaumat ovat melko samanlaiset kaikissa eri kuntakokoluokissa. 

”Kyllä” -vastauksia on eniten 10 000–39 999 kokoluokissa (42 %), tätä isommissa ja pienemmissä kokoluokissa ”kyllä”-vastaukset vaihtelevat 22–36 % välillä. Pienin ”ei”-vastausten osuus on 10 000–19 999 kokoluokassa (8 %), kun muiden osalta vastaava luku on 16–22 %. 

Kaikissa kuntakokoluokissa eniten valittu vaihtoehto on ”En osaa sanoa” (42–58 %). Kaikkein pienimmässä kokoluokassa (alle 2 000 asukasta) ja kaikkein suurimmassa kokoluokassa (yli 100 000 asukasta) epätietoisuus on suurinta (56–58 % vastauksista). 

Johtopäätökset (kysymys 30) - Kansallisarkiston palvelusta tarvitaan paljon lisätietoa ja koulutusta kunnille

Suurin osa kunnista ei osaa vielä sanoa kuntansa suhtautumisesta Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palveluun. Onkin vielä epävarmaa, miten laajasti kunnat lähtevät ottamaan käyttöön palvelua, kun se tulee kuntien saataville vuoden 2025 alusta.  

Kysymyskohdan 31 yksittäisistä avoimista vastauksista saa jotakin näkökulmia epätietoisuuden osalta. Prosessit eivät ole siinä vaiheessa, että Kansallisarkiston ratkaisun roolia kokonaisuudessa olisi ehditty suunnittelemaan: ” Emme ole ehtineet tätä vielä suunnittelemaan sillä sähköisen arkiston käyttöönotto on vielä ollut kesken sekä hallinnossa että laajennukset toimialoille.” Lisäksi Kansallisarkiston ratkaisua ei tunneta vielä riittävästi: ” Linjaukset epäselvät, miten tämä tulee toteuttaa. Kunnassa on hankittu sähköisen arkiston järjestelmä, joten mikä tulee olemaan kansallisarkiston rooli. Mitä sinne pitäisi toimittaa materiaalina?” ”Tästä ratkaisusta olisi hyvä saada mahdollisimman paljon tietoa." ”Kansallisarkiston käyttöönotto riippuu järjestelmävaatimuksista ja aiheutuvista kustannuksista.”

Näyttää selvältä, että kuntien tietoisuuden lisäämiseksi ja päätöksen tueksi tarvitaan lisää tietoa Kansallisarkiston palvelusta sekä kokemuksista Kansallisarkiston toteuttamista sähköisen arkiston pilottiprojekteista, joihin osallistui yhteensä kahdeksan kuntaa vuosien 2023-2024 aikana.  

Sähköinen arkistointi on useilla pöydällä, mutta käytännön toteutus mietityttää osaamisen, resurssien ja järjestelmien osalta vielä monia (kysymys 31)

Avoimeen kysymykseen ”31. Voit halutessasi tarkentaa sähköiseen arkistointiin liittyviä vastauksiasi tai kertoa sähköisen arkistoinnin kehittämiseen ja Kansallisarkiston käyttöönottoon liittyvistä tukitarpeista” vastasi 36 kuntaa eli noin 23 % kysymyskohtiin 29 ja 30 vastanneista kunnista.

Johtopäätökset (kysymys 31) - Koulutusta ja tukea kaivataan sähköisen arkistoinnin kehittämiseen ja kansallisarkiston palvelun käyttöönottoon

Avoimien vastausten perusteella piirtyy kuva kuntakentästä, jossa sähköistä arkistointia kehitetään aktiivisesti. Moni vastaajista kertoo, että kunnan oma sähköisen arkistoinnin ratkaisujen hankinta tai käyttöönotto on suunnitelmissa, käynnissä tai jo toteutunut. Useimmat asiaa kommentoineista kunnista ovat suunnitteluvaiheessa. Suunnitteleville ja vielä asiaa käynnistämättömille kunnille on tyypillistä resurssihaasteet ja tiedon puute. Henkilöstöä tai rahaa ei ole riittävästi käyttöönottoon, mikä viivästyttää sitä. Useampi vastaaja toivookin koulutusta ja tukea sähköisen arkistoinnin kehittämiseen yleisesti. Useampi vastaaja myös tunnistaa sähköisen arkistoinnin ratkaisujen hyödyntämisessä haasteita, jotka liittyvät muun muassa arkistoinnin vastuiden toteuttamiseen käytännössä, integrointiin muihin järjestelmiin ja toimintojen automatisointiin.

Osa vastaajista on jo tutustunut Kansallisarkiston ratkaisuun, mutta suuri osa vastaajista ei ole vielä tehnyt päätöksiä siihen liittymisestä. Useammista vastauksista voi päätellä, että vastaajat aikovat ensin järjestää oman organisaationsa sähköisen arkistoinnin ratkaisut kuntoon ja sitten vasta miettiä liittymistä Kansallisarkiston palveluun. Yksi vastaajista on osallistunut Kansallisarkiston ratkaisun pilotointiin. Useat vastaajat kaipaavat kansallisarkiston palvelusta tietoa ja koulutusta, jotta he osaisivat tehdä päätöksen liittymisestä. Tietoa tarvittaisiin mm. järjestelmävaatimuksista ja liittymisen kustannuksista. 

Muutamassa vastauksessa kommentoitiin mahdollisen liittymisen muotoa. Yksi vastaaja toteaa, että arkistoitava aineisto tullaan viemään ensin kunnan omaan sähköisen arkistoinnin järjestelmään ja sitten sieltä soveltuva arkistointitieto Kansallisarkiston ratkaisuun. Toinen vastaaja kertoo, että heidän kuntansa odottaa nimenomaan Kansallisarkiston ratkaisua olennaiseksi ratkaisuksi sähköisen pysyväissäilytyksen tarpeisiin, jolloin muu pidempiaikainen säilytys tapahtuu asianhallintajärjestelmässä tai toimialakohtaisissa järjestelmissä.