OBS!

Detta avsnitt av kartläggningen är fortfarande under översättning. Innehållet uppdateras kontinuerligt och vi kan inte svara för att det är 100 % korrekt. Om du har frågor eller kommentarer om översättningen tveka inte att kontakta oss.

Bland annat figurerna saknas nedan (liksom texten som är under översättning).

Osiossa 6 tarkastellaan kuntien ICT-hankintojen erityispiirteitä (kysymykset 32–37). Ensiksi tarkastellaan, missä laajuudessa kunnat julkistavat ostolaskutietonsa (kysymys 32) ja miten usein tietoja julkaistaan (k33). Seuraavaksi selvitetään, merkitsevätkö kunnat ostolaskuissaan erikseen salassa pidettävät tiedot (k34). Tämän jälkeen käydään läpi kuntien sopimustenhallinnan toteutustapoja (k35) sekä miten kunnat nostavat tiettyjä osa-aluekohtaisia liitteitä tarjouspyyntöjen vaatimuksiksi ja sopimusten ehdoiksi (k36). Osion lopuksi tarkastellaan, mitä Hanselin palveluita kunnat käyttävät (k37).

Usea yli 20 000 asukkaan kunta on avannut ostolaskutietonsa – pienet kunnat ovat asiassa vielä alkumatkalla (Kysymys 32)

Kysymyksessä "32. Mikä on kuntasi tilanne ostolaskutietojen avaamisessa” vastaajat saivat valita tilannettaan parhaiten kuvaavan vaihtoehdon seitsemästä vaihtoehdosta. Kysymykseen vastasi 153 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 96 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 52 % kaikista Manner-Suomen kunnista. Kuvaaja 6.1 esittää vastausten jakauman kuntakokoluokittain.

Kuvaaja 6.1: ”Kuntien tilanne ostolaskutietojen julkaisemisessa”

Kaikista vastaajakunnista noin kolmannes (32 %) on avannut ostolaskutiedot saataville. Ostolaskutiedot avanneita kuntia on suhteellisesti enemmän yli 20 000 asukkaan kunnissa (44–78 %) kuin alle 20 000 asukkaan kunnissa (9–25 %). Yli 100 000 asukkaan kunnista 78 % eli 7 kuntaa on julkaissut ostolaskutietonsa. Ostolaskutietojen avaamista aikovia kuntia löytyy kaikista alle 100 000 asukkaan kuntakokoluokista (4–11 %). 

Näyttää siltä, että kunnat joko julkaisevat kaikki ostolaskutietonsa tai sitten eivät julkaise niitä ollenkaan. Vain osan ostolaskutiedoista avanneita tai vain osan niistä avaamista suunnittelevia kuntia on suhteessa vähän: 10 000–99 999 asukkaan kunnista löytyy ”osan ostolaskutiedoista avanneita” 5 – 11 % vastanneista, kun taas 2 000–9 999 asukkaan kunnista löytyy ”osan ostolaskutiedoista avaamassa olevia” kuntia 5 – 7 %. 

Kaikista vastanneista kunnista 10 % on päättänyt, ettei ostolaskutietoja vielä avata saataville. Näin vastanneita löytyy alle 20 000 asukkaan kunnista (7–27 % osuus vastanneista kuntakokoluokasta riippuen) sekä yhdestä 40 000–99 999 asukkaan kokoluokkaan kuuluvasta kunnasta (6 % kokoluokan vastanneista).

Ostolaskutietojen avaamista ei ole käsitelty 28 %:ssa vastaajakunnista. Näin vastanneiden osuus painottuu selkeimmin alle 10 000 asukkaan kokoluokkiin (33–48 %), mutta myös 10 000–19 999 asukkaan (21 %) sekä 20 000–99 999 asukkaan kunnista löytyy vaihtoehdon valinneita (10–11 %). Kaikista vastaajista 16 % valitsi vaihtoehdon ”en osaa sanoa”. Näin vastanneita löytyy kaikista kokoluokista (5–26 %).

Johtopäätökset (kysymys 32): Ostolaskutietojen julkaiseminen on tavanomaisempi asia suurille kunnille kuin pienille kunnille

Suuret, yli 20 000 asukkaan kunnat sekä keskisuuret ja pienet, alle 20 000 asukkaan kunnat erottuvat toisistaan ostolaskutietojen avaamisessa. Suurissa kunnissa selvästi suurempi osa, vähintään puolet vastanneista, on julkaissut tai julkaisemassa ostolaskutietonsa tai osan niistä. Tätä pienemmissä kunnissa merkittävä osa vastanneista ei ole käsitellyt asiaa tai on päättänyt, ettei ostolaskutietoja julkaista. Tämä voi heijastella pienten kuntien hallinnollisia ja teknisiä haasteita liittyen ostolaskutietojen julkaisuun. Kunnassa ei välttämättä ole riittäviä henkilöresursseja ja tarkoituksenmukaisia tietojärjestelmiä.

Tällä hetkellä kuntia ei ole velvoitettu ostolaskutietojen julkaisemiseen. Valtiovarainministeriö suunnittelee hankintatietovarannon rakentamista sekä siihen liittyen ostolaskutietojen julkaisemisen velvoittamista lakisääteisesti. Ostolaskutietojen hyödyntämiseksi lähtötilanne on heikko useissa kunnissa ja tietojen julkaisemiseksi tarvittaisiin kunnilta vielä paljon panostuksia. Tämä tulisi huomioida rahoituksessa, joka suunnataan kunnille ministeriötasolta hankkeiden ja tavoitteiden toteuttamiseksi. Mikäli ostolaskudataa halutaan avata kansallisesti ja lain velvoittamana, tulisi varmistaa, että avattava tietomäärä on mahdollisimman rajattu ja relevantti suhteessa tavoitteisiin. Kyseessä olisi uusi velvoite, joka aiheuttaa kustannuksia, uutta raportointia ja tiedonhallinnan velvoitteita. 

Ostolaskutiedot julkaistaan noin kerran vuodessa – harva julkaisee niitä automaattisen rajapinnan kautta (Kysymys 33)

Kysymyksessä "33. Jos kuntasi on avannut ostolaskutietojaan, miten usein niitä julkaistaan” vastaajat saivat valita parhaiten kuvaavan vaihtoehdon neljästä vaihtoehdosta. Vastausta oli mahdollista tarkentaa vaihtoehtojen ”useammin” ja ”harvemmin” osalta. Kysymykseen vastasi 61 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 38 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 21 % kaikista Manner-Suomen kunnista. Kuvaaja 6.2 esittää vastausten jakauman kuntakokoluokittain.

Kuvaaja 6.2: ”Miten usein ostolaskudataa julkaistaan ostolaskutietoja avanneiden kuntien toimesta”

Suurin osa ostolaskutietojaan julkaisevista kunnista julkaisee ne noin kerran vuodessa (77 %). Pieni osa vastanneista kunnista julkaisee useammin kuin kerran vuodessa (10 %). Näin tekeviä löytyy kaikista muista kuntakokoluokista paitsi alle 2 000 asukkaan sekä 40 000–99 999 asukkaan kunnista. 

”Useammin” tai ”harvemmin” vastanneet saivat halutessaan tarkentaa vastaustaan. Kaksi vastaajaa (alle 20 000 asukkaan kuntia) täsmensi julkaisevansa tietoja kaksi kertaa vuodessa ja kaksi vastaajaa (yli 20 000 asukkaan kuntia) julkaisee tietoa kerran kuussa. Yksi 2 000–5 999 asukkaan kunta kertoi jakavansa tietoja pyynnöstä.

Harvemmin kuin kerran vuodessa julkaisevia löytyy 2 000–5 999 asukkaan (15 %) sekä 40 000–99 999 asukkaan (8 %) kunnista. Automaattisen rajapinnan kautta ostolaskutietoja julkaisee 8 % vastaajista. Näin vastanneita löytyy 10 000–99 999 asukkaan ja 2 000–6 999 asukkaan kunnista (8–17 %).

Johtopäätökset (kysymys 33): Kunnat julkaisevat ostolaskudataa kerran vuodessa

Harvalla kunnalla on käytössä sellaisia tietojärjestelmiä, joiden kautta ostolaskutietoja voisi julkaista reaaliaikaisesti tai muuten lyhyin julkaisuvälein. Käytännössä ostolaskutietoja julkaisevat kunnat tuovat niitä julki noin kerran vuodessa. 

Vuosittaista julkaisemista tiiviimmän julkaisutahdin tarvetta tulisi miettiä realistisesti. Onko jollakin hallinnon taholla perusteltu tarve saada ostolaskutietoja reaaliaikaisesti vai riittäisikö kerran vuodessa toimitetusta kokonaisaineistosta tehty verrannollinen tarkastelu toiminnan kehittämisen tarpeisiin.

Hieman yli kolmannes vastaajista merkitsee salassapidettävät tiedot ostolaskuilla tai ostolaskujärjestelmässä (Kysymys 34)

Kysymyksessä ”34. Käytetäänkö ostolaskuilla tai ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä jotain merkintää osoittamaan sitä, että laskulla on salassapidettäviä tietoja” vastaajat saivat valita vaihtoehdoista ”kyllä” ja ”ei”. Kysymykseen vastasi 107 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 67 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 37 % kaikista Manner-Suomen kunnista. Kuvaaja 6.3 esittää vastausten jakauman kuntakokoluokittain.

Kuvaaja 6.3: ”Käytetäänkö ostolaskuilla tai ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä jotain merkintää osoittamaan sitä, että laskulla on salassapidettäviä tietoja?”

Salassapidettäviä tietoja merkitään ostolaskuilla tai niiden käsittelyjärjestelmässä 35 %:ssa vastaajakunnista. Yli 6 000 asukkaan kunnissa painottuu ”kyllä”-vastaukset hieman enemmän (35–54 %) kuin alle 6 000 asukkaan kunnissa (13–26 %). 20 000–39 999 asukkaan kokoluokassa salassapidettävän tiedon merkitseminen on yleisintä (54 %).

Suurin osa vastaajakunnista ei siis merkitse salassapidettäviä tietoja ostolaskuille tai niiden käsittelyjärjestelmiin (65 %). Kaikissa paitsi 20 000–39 999 asukkaan kokoluokassa yli puolet on vastannut ”ei” (56–88 %) ja mainitussakin kokoluokassa lähes puolet (46 %).  Vähiten merkintöjä tehdään alle 2 000 asukkaan kunnissa (88 % ”ei”- vastauksia).

Johtopäätökset (kysymys 34): Salassapidettävien tietojen erittely ostolaskutiedoissa ei ole kovin yleistä kunnissa 

Vastanneista kunnista pääosa ei erittele salassapidettäviä tietoja ostolaskutiedoissaan. Ostolaskutiedot voivat sisältää tietoja esimerkiksi ICT-palveluiden tietoturvajärjestelyistä, yleisistä varautumisjärjestelyistä tai kriittisen infrastruktuurin paikkatiedoista, jotka voivat paljastaa kuntakohtaisia haavoittuvuuksia vihamielisille tahoille tai rikollisille. Siksi kuntien tulisi kouluttaa talousasiantuntijansa sekä palveluvastaavansa tunnistamaan mahdolliset salassapidettävät tiedot ostolaskuilta sekä määrittämään ne salassapidettäviksi tiedon luottamuksellisen käsittelyn varmistamiseksi. Tähän tulisi olla myös riittävät ohjeistukset ja prosessit sekä valvonta.

Salassapidettäviä tietoja ovat myös henkilötiedot, kuten toiminimet, jotka on KHO:n tuoreen päätöksen mukaan salassapidettäviä tietoja. Vastaava linjaus on jo aiemmin ollut Kuntaliiton ostolaskudatan avaamisen ohjeessa, joskin oikeuskäytäntö on tältä osin puuttunut. Päätöksessään 2025:14 Korkein hallinto-oikeus katsoi, että yhtiömuotoisten toiminnanharjoittajien nimet ja Y-tunnukset eivät olleet yleisessä tietosuoja-asetuksessa tarkoitettuja henkilötietoja. Sitä vastoin niissä tapauksissa, joissa toimintaa harjoitettiin yksityisenä elinkeinonharjoittajana, toiminnanharjoittajan nimi ja Y-tunnus olivat asetuksessa tarkoitettuja henkilötietoja. (KHO:2025:14 - Korkein hallinto-oikeus).

Sopimustenhallinnan järjestelmällinen toteuttaminen painottuu suuriin kuntakokoluokkiin. (Kysymys 35)

Kysymyksessä ”35. Miten kuntasi toteuttaa sopimustenhallintaa” vastaajat saivat valita parhaiten kuvaavan vaihtoehdon viidestä vaihtoehdosta. Kysymykseen vastasi 151 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 95 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 52 % kaikista Manner-Suomen kunnista. Kuvaaja 6.4 esittää vastausten jakauman kuntakokoluokittain.

Kuvaaja 6.4: ”Miten kunnissa toteutetaan sopimustenhallintaa”

Vastaajista 51 % toteuttaa sopimushallintaa järjestelmällisesti ja käytössä on sopimustenhallintaan tarkoitettu tietojärjestelmä tai sovellus. Näin vastanneita on suhteellisesti eniten yli 40 000 asukaan kunnissa (83–89 %). 

Vastausta oli mahdollista tarkentaa nimeämällä käytössä oleva tietojärjestelmä tai sovelluksia. Vastauksia tuli 83 kappaletta ja kaikista eri kokoluokista. Useimmin mainittuja järjestelmiä ovat Dynasty, Cloudia ja Tweb. Joitakin mainintoja sai myös CaseM. Osa mainitsi käytössä olevan useampia järjestelmiä, sisältäen pääasiassa edellä mainittuja.

Vastaajista 15 % toteuttaa sopimushallintaa järjestelmällisesti, muttei käytä erityisesti sopimustenhallintaan tarkoitettua järjestelmää. Tämän vastauksen valinneita löytyy 2 000–99 999 asukkaan kunnista (8–26 %) – suhteessa eniten 2 000–9 999 kunnissa (19–26 %).

Vajaa neljännes vastanneista (23 %) ei toteuta järjestelmällistä sopimushallintaa. Alle 2 000 asukkaan kunnista näin on vastannut 45 %, 2 000–39 999 asukkaan kunnista 23–29 % ja 40 000–99 999 asukkaan kunnista 6 %. Vastaajista 3 % ei osaa sanoa, miten sopimustenhallintaa toteutetaan. Ne edustavat 2 000–39 999 asukkaan kuntia (2–8 % kokoluokan vastanneista).

”Joku muu” -vastausvaihtoehdon valitsi 8 % vastaajista, painottuen alle 2 000 asukkaan kuntiin (kokoluokan vastanneista). Tätä vastausta täsmensi 11 vastaajaa, jotka edustavat useita eri kuntakokoja. Käytössä on esimerkiksi sopimustenhallintaosio asianhallintaohjelmiston yhteydessä (yli 10 000 asukkaan kuntia) tai omat arkistot (alle 10 000 asukkaan kuntia). Kaksi pientä kuntaa kertoi järjestelmällisen käyttöönoton olevan työn alla kun taas yksi keskisuuri kunta kertoi sopimustenhallinnan laahaavan. 

Johtopäätökset (kysymys 35): Noin joka neljännellä kunnalla on vielä paljon kehitettävää sopimustenhallinnassa

Kuntien digitalisaatio ja tietojärjestelmien toteutus perustuu merkittävältä osin ostopalveluihin, joita kunnat hankkivat sidosyksiköiltä, yhteishankintoina, ja/tai suoraan markkinoilta. Kuntayhteistyönäkin toteutettavat tietohallinto- ja ICT-palvelut perustuvat sopimuksiin. Siten sopimushallintaa voidaan pitää olennaisena osana laadukkaan digitalisaation perustaa. 

Hieman yli puolet kunnista toteuttaa sopimushallintaa järjestelmällisesti. Suurista, yli 40 000 asukkaan kunnista pääosa tekee niin ja hyödyntää siihen tietojärjestelmää tai sovellusta. Joka neljäs tätä pienemmistä kunnista ei hoida sopimushallintaa järjestelmällisesti. Näiden kuntien olisikin syytä kehittää sopimushallintaansa. Alle 2 000 asukkaan kunnissa tilanne on suhteessa heikoin, koska 45 % vastanneista ei hallinnoi sopimuksiaan järjestelmällisesti. 

Hankintojen ja sopimusten ehtoliitteistä JIT sekä tietoturva- ja tietosuojaehdot kattavimmin käytössä kunnissa (Kysymys 36)

Kysymyksessä ”36. Miten seuraavat osa-alueet on huomioitu tietohallinto- ja ICT-hankintojen vaatimuksissa ja sopimuksissa” vastaajat arvioivat seitsemää eri osa-aluetta, joilla sai valita neljästä eri kunnan tilannetta kuvaavasta vaihtoehdosta. 

Kysymykseen vastasi osa-alueesta riippuen 136–141 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 86–89 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 46–48 % kaikista Manner-Suomen kunnista. Kuvaaja 6.5 esittää vastausten jakauman osa-alueittain.

Kuvaaja 6.5: ”Eri osa-alueiden huomiointi tietohallinto- ja ICT-hankintojen vaatimuksissa ja sopimuksissa”

Vastausten yhteenveto ja johtopäätökset

Kysymyksellä haluttiin selvittää, miten moni kunta hyödyntää sopimusliitteenä tiettyjä sopimusehtokokonaisuuksia. Ne eivät ole sinänsä suoraan verrannollisia vaan osa mainituista liitteistä on toisilleen vaihtoehtoisia ja osa taasen sellaisia, että niitä voidaan sujuvasti käyttää rinnakkain.

JIT- ja JYSE-ehdot

Hankintoihin on yleensä tarkoituksenmukaista liittää yleiset sopimusehdot. JYSE-ehdot on tarkoitettu palveluhankintojen sopimusehdoiksi, eikä niitä ole siten laadittu erityisesti ICT-hankintojen yleisiksi ehdoiksi. JIT-ehdot taas on laadittu nimenomaan ICT-hankintojen yleisiksi sopimusehdoiksi. Tällaisia yleisiä ehtoja ei voi olla sopimusliitteenä useampia rinnakkain vaan liitteeksi valitaan yhdet yleiset sopimusehdot. Vastausten perusteella JIT-ehtojen käyttö on laajempaa – 51 % vastaajista käyttää pääsääntöisesti ja 30 % tapauskohtaisesti – kuin JYSE-ehtojen (33 % pääsääntöisesti ja 38 % tapauskohtaisesti). Voikin sanoa, että JIT-ehtoja käytetään kunnissa melko kattavasti.

JIT-ehtojen käyttö ”pääsääntöisesti” näyttäisi olevan sitä yleisempää, mitä suuremman kokoluokan kunnista on kyse: yli 40 000 asukkaan kunnista yli 80 % hyödyntää JIT-ehtoja pääsääntöisesti, kun taas alle 2 000 asukkaan kunnista 20 % tekee niin. Kuitenkin, vaikka pienemmissä kunnissa JIT-ehtojen ”pääsääntöisiä” käyttäjiä on suurempia vähemmän, niissä on rinnalla merkittävä osa vastaajista ”tapauskohtaisesti” ehtoja käyttäviä. JIT-ehtoja käyttämättömien kuntien määrä on suhteessa suurehko (20 %) vain alle 2 000 asukkaan kunnissa. Alle 19 999 asukkaan kunnista löytyy myös vastaajia, jotka eivät osaa sanoa JIT-ehtojen käytöstä, enimmillään 2 000–5 999 asukkaan kunnissa, 37 %.

Yli 40 000 asukkaan kunnista suurin osa (65 % / 75 %) käyttää JYSE-ehtoja tapauskohtaisesti. Näitä ehtoja käytetään ”pääsääntöisesti” suhteessa eniten 2 000–39 999 asukkaan kunnissa, näissä ryhmissä vastaajaosuuden ollessa 28–50 %. Myös ”käytetään tapauskohtaisesti” vaihtoehdon valinneita on näissä ryhmissä useita, 19–44 % vastanneista. Kolmesta kuntakokoluokasta löytyy noin 10 % vastanneista, jotka ovat valinneet ”ei käytetä ollenkaan” vaihtoehdon. Alle 39 999 asukkaan kunnista löytyy suhteessa melko paljon ”en osaa sanoa” vaihtoehdon valinneita, 17–41 %. 

Kysymyksenasettelu ei tarjoa valaistusta syihin valintojen taustalla tai siihen, miten ne kunnat, jotka eivät hyödynnä JYSE:ä eivätkä JIT:iä, määrittelevät yleiset sopimusehtonsa. Valinta JIT:n ja JYSE:n välillä voi johtua hankinnoista vastaavien asiantuntijoiden omista mieltymyksistä. Esimerkiksi JYSE-ehtojen käyttö ICT-hankinnoissa saattaa johtua siitä, että hankintoja tekee yleinen hankinta-asiantuntija eikä ICT-hankintoihin erikoistunut asiantuntija. Suuri epätietoisten määrä voi johtua siitä, että hankintaehtojen määrityksestä vastaa eri taho kuin kyselyyn vastannut asiantuntija. Kuitenkin JIT-ehtojen käyttö olisi suositeltavaa pääsääntöisenä ICT-hankintojen yleisenä ehtokokonaisuutena. Siten ”käyttäjäprosentin” voisi toivoa kasvavan jatkossa. JIT-ehtoja on juuri uudistettu ja niiden julkaisuun liittyvä huomio tulee toivottavasti lisäämään ehtojen käyttäjämääriä kuntakentässä.

Suomi.fi liityntävaatimukset

Osa Suomi.fi-palveluista on lakisääteisiä ja osan käyttöä ollaan aktiivisesti laajentamassa esimerkiksi hallitusohjelman digitaalisen viranomaisviestinnän ensisijaisuustavoitteiden saavuttamiseksi (vrt. Osio 7). Näiden palveluiden käyttöä voisi edistää ja helpottaa siten, että kunnat liittäisivät Suomi.fi-palveluiden liityntävaatimukset jo hankintapyyntöihin niiden palveluiden ja tietojärjestelmien osalta, joissa olisi tarkoituksenmukaista tehdä liityntä joihinkin Suomi.fi-tukipalveluihin. 

Karkeasti arvioituna Suomi.fi liityntävaatimuksia huomioidaan kunnissa ”tapauskohtaisesti” (kaikista vastaajista 56 %). ”Pääsääntöisesti” näitä ehtoja käyttää 16 % vastaajista, ja tämä osuus on melko samankaltainen eri vastaajaryhmissä pieniä poikkeuksia lukuun ottamatta. ”En osaa sanoa” ja ”Ei käytetä ollenkaan” vastauksia esiintyy alle 40 000 asukkaan kunnissa ja niiden suhteellinen määrä lisääntyy kuntakokoluokan pienentyessä pieniä poikkeuksia lukuun ottamatta. Alle 6 000 asukkaan kunnissa näiden ehtojen käytöstä ”ei osaa sanoa” joka kolmas vastaajista. ”Ei käytetä ollenkaan” vastanneita on suhteessa eniten alle 2 000 asukkaan kunnissa, 44 %.

Kuntakoon pienetessä Suomi.fi palveluista koetut hyödyt vähenevät (vrt. Osio 7), mikä voi heijastua myös liityntävaatimusten käytön yleisyyteen pienissä kunnissa. Vastaavasti Suomi.fi palveluihin liitettävät kunnan palvelut tunnistetaan kuntakentässä tapauskohtaisesti, mikä lienee johtanut kunnat valitsemaan erityisesti ”käytetään tapauskohtaisesti” vaihtoehdon.

Suomi.fi palveluiden vastuutahojen olisi hyvä toteuttaa nykyistä enemmän jatkuvaluonteista markkinointiviestintää kuntien ja niiden ICT-palveluntoimittajien suuntiin. Näin tietoisuus ratkaisuista ja niiden hyödyntämisestä hankintojen ohessa leviäisi ja oletettavasti myös niiden hyödyntäminen lisääntyisi. Lisäksi Suomi.fi-palveluista olisi hyvä olla DVV:n tarjoamana valmiita hankintoihin hyödynnettävissä olevia liityntävaatimuksia tai vastaavaa tukidokumentaatiota. Suomi.fi-viestit palvelun osalta tällaisia on jo tarjolla (ks. lähdeluettelo). Suomi.fi-valtuudet ja -tunnistautuminen sekä palvelutietovarantopalveluiden osalta työn alla on aineistoa, joka on tarkoitus jakaa valmistuttuaan DVV:n Suomi.fi kehittäjille palvelun kautta. 

Vastuullisuusvaatimukset ja Hankinta-Suomen vastuullisuustyökalut

Erilaisia koosteita tietohallinto- ja ICT-hankintojen vastuullisuusvaatimuksiksi alkaa olla tarjolla. Aihetta on käsitelty toimialan seminaareissa ja tietoisuus ICT-toimialan vastuullisuuskysymyksistä on kehittynyt. Toimitusketjujen sosiaalisten ja ympäristövaikutusten mittaaminen on edelleen haastavaa kokonaisuuden monimutkaisuudesta johtuen.

Vastuullisuusvaatimukset ovat käytössä tapauskohtaisesti 36 %:lla vastanneista kunnista ja pääsääntöisesti 21 %:lla. Vastaajista 12 % kertoo, ettei käytä vastuullisuusvaatimuksia ollenkaan hankintojen vaatimuksina ja sopimusehtoina. Vastaajista 30 % taasen vastasi, ”ettei osaa sanoa” kuntansa tilanteesta. Yhtä kuntakokoluokkapoikkeusta lukuun ottamatta ”en osaa sanoa” vastaajien suhteellinen määrä kasvaa kuntakoon pienentyessä. Yli 100 000 asukkaan kunnista 13 % valitsi tämän vastausvaihtoehdon, kun taas 50 % alle 2 000 asukkaan kunnista vastasi samoin. 

Lähes jokaisessa kuntakokoluokassa on enemmän ”tapauskohtaisesti” vastuullisuusvaatimuksia käyttäviä kuntia kuin "pääsääntöisesti” niitä hyödyntäviä. Näiden kahden vastausvaihtoehdon vastanneiden yhteenlaskettu osuus laskee yhtä poikkeusta lukuun ottamatta samalla kun kuntakoko pienenee. Yli 100 000 asukkaan kunnissa yhteenlaskettu osuus on 88 % kun taas alle 2 000 asukkaan kunnissa osuus on 25 %. Eniten ”pääsääntöisesti” vastuullisuusvaatimukset hankintaehdoissaan huomioivia kuntia löytyy 40 000–99 999 asukkaan kunnista (41 % vastanneista).

Yli 100 000 asukkaan kunnista kaikki huomioivat hankintavaatimuksissa ja sopimuksissa vastuullisuusvaatimukset ainakin tapauskohtaisesti (pois lukien yksi ”en osaa sanoa”). Muissa kuntakokoluokissa näitä vaatimuksia ei käytä noin 10 – reilu 10 % vastaajista. Vain pienimmässä kuntakokoluokassa ”ei käyttäjien” osuus on selvästi muita suurempi, 25 %. 

Hankinta-Suomen vastuullisuustyökaluja hyödyntää ”pääsääntöisesti” pieni osa vastanneista kunnista (5 %) ja ”tapauskohtaisesti” 20 %. Vastaajista 29 % ei hyödynnä ollenkaan näitä työkaluja. Yleisintä on kuitenkin tiedon puute näistä työkaluista: 46 % vastaajista ”ei osaa sanoa” työkalujen käytöstä. Yleiskuva on melko samankaltainen kaikissa eri kuntakokoluokissa. Eniten ”tapauskohtaisia” käyttäjiä löytyy 10 000–19 999 asukkaan kunnista (32 %) ja toiseksi eniten 40 000–99 999 asukkaan kunnista (31 %). Alle 2 000 asukkaan kunnista yksikään vastanneista ei käytä näitä työkaluja. 

Näyttää siltä, että vastuullisuusvaatimuksia ja ehtoja huomioidaan jo melko monessa kunnassa. Tietoisuutta aiheesta tulisi kuitenkin vielä lisätä kattavuuden lisäämiseksi. Kansallisella tasolla tarkoituksenmukaisia vaatimuskehikoita tulisi edelleen kehittää.

Tietoturva- ja tietosuojaehdot

Vastaajista 47 % huomioi hankinnoissaan ja sopimusehdoissaan tietosuojavaatimukset ”pääsääntöisesti”. Tietoturvan osalta vastaava luku on 37 %. ”Tapauskohtaisesti” tietosuojaehdot huomioi 39 % ja tietoturvaehdot 47 % vastanneista kunnista. Tietosuojan ja tietoturvan ehtoja soveltaa vähintään 79 % vastaajista yli 2 000 asukkaan kunnissa. ”Ei soveltajia” on vain muutaman prosentin osuus vastanneista sekä tietoturvan että tietosuojan osalta. ”En osaa sanoa” vastauksia löytyy 12–33 % alle 20 000 asukkaan kunnista – suurimmillaan alle 2 000 asukkaan kunnissa, joista lisäksi 11 % kertoo, ettei käytä ollenkaan erillisiä tietoturva- tai tietosuojaehtoja hankinnoissaan. Tietosuojan erillisten ehtojen pääsääntöisen käytön osalta 40 000–99 999 kokoluokka erottuu muista kokoluokista 94 % osuudella. Sama kuntaryhmä on tietoturvaehtojen aktiivisin käyttäjäryhmä 76 % vastaajaosuudellaan.

Erilliset tietoturva- ja tietosuojaehdot näyttäisivät olevan melko laajasti käytössä kuntien hankinnoissa ja sopimuksissa. Alle 20 000 asukkaan kuntien osalta tietoisuutta näistä ehdoista tulisi kuitenkin vielä lisätä ja pyrkiä parantamaan käyttöprosentteja.

Kunnat käyttävät Hanselin palveluita erityisesti yhteishankintojen toteutukseen. (Kysymys 37)

Kysymyksessä ”37. Mitä Hanselin (yhteishankintayksikkö) palveluita kuntasi hyödyntää?” vastaajille annettiin kuusi eri vaihtoehtoa, joista vastaaja sai valita useampia. Kysymykseen vastasi 146 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 92 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 50 % kaikista Manner-Suomen kunnista. Kuvaaja 6.6 esittää vastausten jakauman vaihtoehtojen välillä.

Kuvaaja 6.6: ”Hanselin palveluiden hyödyntäminen vastaajakunnissa”

Suurin osa vastaajakunnista (82 %) hyödyntää Hanselin palveluita yhteishankintojen toteutukseen. Noin kolmannes vastaajista (34 %) käyttää Hanselin toteuttamia dynaamisia hankintajärjestelmiä kun taas noin neljännes (25 %) hyödyntää Hanselin hankintojen asiantuntijapalveluita tai toteuttaa omia yksittäisiä hankintoja Hanselin kautta. Vastaajakunnista 9 % ei käytä Hanselin palveluita. Vastausten jakauma on melko samanlainen kaikissa eri kuntakokoluokissa.

Neljässä ”Joku muu” -vastauksessa mainittiin muu hankintojen toteutustapa tai väline kuin Hanselin palvelut kuten Cloudian hankintasovellus, ohjelmistolisenssien välitys tapauskohtaisesti sekä maakunnallinen hankintatoimi. 

Johtopäätökset (kysymys 37): Hansel on kunnille erityisesti yhteishankintojen toteuttaja

Yhteishankintojen tekeminen Hanselin kautta on yleistä kunnille. Muitakin Hanselin palveluita hyödynnetään, muttei läheskään yhtä laajasti. Hanselin tarjoamien hankintojen asiantuntijapalveluiden hyödyntämisen taso on ymmärrettävä hankintojen vaatiessa sen erityisosaamista. Asiantuntijapalveluja on tarjolla monipuolisesti myös muuta kautta. Yhtä ymmärrettävä on yksittäisten hankintojen toteutuksen taso Hanselin kautta – monia vaihtoehtoja on tarjolla. Dynaamisten hankintajärjestelmien (DPS) hyödyntämisen taso – noin kolmannes vastanneista kunnista – on kiinnostava tieto. DPS:ien voisi olettaa helpottavan hankintojen tekemistä niiden piirissä olevien palvelutarjoamien osalta. Kysymyksenasettelu ei kuitenkaan tarjoa tietoa siitä, miksi joku kunta käyttää tiettyä Hanselin palvelua ja miksi toinen ei käytä. 

Hallitus on edistämässä hallitusohjelman mukaisia muutoksia hankintalakiin. Osa näistä muutoksista koskee kuntien omistamia ICT-sidosyksiköitä. Mikäli hankintalain uudistukset menevät sidosyksiköiden osalta läpi hallituksen muistiossa esittämän kaltaisina, on mahdollista, että kuntien hankintatoimen toimijakenttään tulee näkyviä muutoksia lakimuutosten siirtymäaikojen kuluessa lähivuosina.