OBS!

Detta avsnitt av kartläggningen är fortfarande under översättning. Innehållet uppdateras kontinuerligt och vi kan inte svara för att det är 100 % korrekt. Om du har frågor eller kommentarer om översättningen tveka inte att kontakta oss.

Bland annat figurerna saknas nedan (liksom texten som är under översättning).

Inledning

I avsnitt 7 i kartläggningen av kommunernas digitalisering behandlas aspekter av utvecklingen av digitala tjänster i kommunerna, såsom faktorer som hindrar digitaliseringen av tjänster, användningen av individuella stödlösningar för digitalisering och användningen av automatiserat beslutsfattande i kommunerna (frågorna 38-47).

Avsnittet inleds med att identifiera hinder för digitalisering (fråga 38) och undersöka om kommunerna använder tjänster för hantering av samtycke för användning av kommuninvånarnas uppgifter (fråga 39). Därefter undersöks i vilken utsträckning kommunerna använder Suomi.fi-tjänsterna som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (DVV) (fråga 40) och vilket stöd kommunerna behöver för att använda DVV:s Suomi.fi-meddelandetjänst (fråga 41). Dessutom bedöms de potentiella besparingar som kommunerna kan göra i övergången från papperspost till digital post (fråga 42). Därefter granskas de sätt som kommunerna använder för att utnyttja DVV:s servicedatalager (PTV) (fråga 43) och mer detaljerade kommentarer i svaren om användningen av Suomi.fi- och PTV-tjänsterna diskuteras (fråga 44). Avsnittet avslutas med en analys av omfattningen (fråga 45) och den framtida potentialen för användningen av automatiserat beslutsfattande i kommunerna (fråga 46) samt mer detaljerade synpunkter på automatiserat beslutsfattande (fråga 47) från de som svarat.

De som är intresserade av Suomi.fi-tjänster bör också se fråga 36 i avsnitt 6 om användningen av Suomi.fi-anslutningskrav i upphandlingar.

Brist på egna resurser och kompetens ses som det största hindret för digitalisering (fråga 38) 

I fråga ”38. Vilka är de största hindren som för närvarande håller tillbaka utvecklingen av digitalisering av tjänster?” presenterades en lista med fördefinierade alternativ plus alternativet ”något annat”. De som svarade fick välja upp till tre alternativ från listan.

Frågan besvarades av 153 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 96% av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 52% av alla kommuner på fastlandet. Figur 7.1 visar fördelningen av svaren på frågan.

Figur 7.1: Vilka är de största hindren som för närvarande bromsar utvecklingen av digitala tjänster?

En klar majoritet av kommunerna som svarade (86 procent) identifierade kommunens egna resurser eller kompetens som ett stort hinder för digitaliseringen. Det näst mest populära alternativet var ledning och styrning, som valdes av knappt en tredjedel (29 pocent) av de svarande. Ungefär en av fyra respondenter (24 procent) anser att tillgången till lämpliga tjänsteprodukter på marknaden är ett betydande hinder. Ungefär var femte respondent (19 procent) ser å andra sidan det interna samarbetet inom kommunen som ett hinder. Tillgången till statliga bidrag (projektfinansiering) (14 procent) och nivån på de statliga bidragen (som kommunen själv fördelar) (11 procent) framstår båda som betydande hinder i mer än 10 procent av svaren. De relativa svarsfrekvenserna för de övriga förvalda alternativen varierar mellan 9 och 1 procent.)

I kommuner med fler än 20 000 invånare är ledning och styrning en större utmaning än i mindre kommuner. I kommuner med fler än 100 000 invånare fick det flest röster av de som svarade - samma som alternativet kommunens egna resurser och kompetens. Dataskydd framstår också tydligare som en utmaning i de största kommunerna, där nästan hälften av svaren anger det som en stor utmaning. Tillgång till statliga bidrag var proportionellt sett något mer framträdande i kommuner med färre än 10 000 invånare än i kommuner med fler än 10 000 invånare.

16 kommuner valde alternativet ”Något annat”. Av dem som valde detta alternativ och förtydligade sitt svar nämnde 11 stycken en finansiell utmaning, till exempel en stram budget, en minskning av statsandelarna eller kostnadsbegränsningar. Två som svarade pekade på att utvecklingen skulle kosta för mycket i förhållande till de fördelar som uppnås. Enskilda svar lyfte fram lokalbefolkningens ovilja eller oförmåga att använda digitala tjänster, problem med nationellt samarbete, tidsbrist, upphandlingslagar och begränsningar samt systemens interoperabilitet.

I kartläggningen av kommunernas digitalisering från 2021 ställdes en liknande fråga: ”Vilka är de nuvarande hindren för utvecklingen av digitala tjänster? Frågan riktades till ledningen för sektorerna i kommunerna, dvs. gruppen av svarande skilde sig från 2024. 2021 identifierade 79 procent av de svarande resurser och kompetens som den viktigaste barriären. ”Tillgång till lämpliga tjänsteprodukter på marknaden” kom på andra plats (29 procent av de som svarade) och "ledning" på tredje plats (17 procent av de som svarade). Det verkar som om de tre största utmaningarna för den digitala utvecklingen kommer att vara desamma 2021 och 2024, med det största hindret som utmärker sig. Det har dock skett förändringar i topp tre. Tillgången till lämpliga tjänsteprodukter verkar ha förbättrats något sedan 2021, men utmaningarna med ledning och styrning har ökat. Dessutom har utmaningen med resurser och kompetens ökat.

Slutsatser (fråga 38) - Nya lösningar på resurs- och kompetensbristen bör sökas genom kommunalt samarbete, EU-finansiering och samarbete med tjänsteleverantörer

Kommunernas ansträngda ekonomiska situation och det begränsade antalet anställda och kompetens bromsar och till och med hindrar den digitala utvecklingen. Vi bör därför överväga hur den investerings- och utvecklingskapacitet som krävs för digitaliseringen kan stärkas på lång sikt, till exempel genom att reformera finansieringen av kommunerna såsom statsandelar.

Särskilt mindre kommuner oroar sig för tillräcklig finansiering. Detta är naturligt, eftersom de investerings- och utvecklingskostnader som krävs för digitalisering i små kommuner i förhållande till resurserna kan vara mycket högre än i större städer, även i relativa termer. Detta beror på att utveckling kräver vissa åtgärder, arbete och investeringar, oavsett storleken på den organisation som ska omvandlas. Dessutom är det inte alltid så att kostnaderna för digitaliseringen skalas till fördel för mindre kommuner, utan ofta är det tvärtom. Exempelvis kan licenskostnader bli billigare ju högre användningsvolym man har. I det här fallet betalar kunder med ett lågt antal användare och en låg användningsvolym relativt sett mer för tjänsterna. 

Särskilt i små kommuner kan konkurrensen om begränsade budget- och personalresurser vara hård. I beslutssituationer kan det bli en avvägning mellan att till exempel anställa välbehövliga nya lärare och att ersätta ett föråldrat informationssystem med ett nytt. I sådana fall kan tekniska och svåröverskådliga digitaliseringsåtgärder lätt komma i andra hand till förmån för mer ”påtagliga” behov som tar resurser i anspråk. 

Ytterligare öronmärkt finansiering för digitalisering skulle vara nödvändig för alla men särskilt de små kommunerna. Med tanke på den utmanande ekonomiska situationen bör kommunerna aktivt utforska och använda alternativa sätt att främja en säker och högkvalitativ digitalisering, till exempel: vad skulle kunna uppnås genom samarbete mellan kommuner i utvecklingen och underhållet av digitala tjänster? Kan EU:s finansieringsmöjligheter utnyttjas i större utsträckning för att utveckla digitala lösningar och metoder? Hur kan tjänsteleverantörer uppmuntras att utveckla bättre digitala produkter för kommuner?

Ledarskapet var en större utmaning i större städer. Deras framgång beror inte bara på fungerande e-tjänster i kundgränssnittet, utan också på avancerad digitalisering i backoffice-processer och kunskapshantering i alla verksamheter. Att förstå detta och hantera det på ett ändamålsenligt sätt i stora organisationer är en komplex uppgift som kräver ett brett spektrum av färdigheter från hela ledningen, inte bara IT- och digitalchefer.

Att öka kompetensen hos kommunanställda och, mer allmänt, stärka hela kommunens digitala förmåga är en stor utmaning för digitaliseringen av kommunerna. Digitaliseringskompetens är inte uttryckligen en specifik typ av IKT-kompetens, utan summan av flera kompetenser. Å andra sidan bör kommunerna identifiera vilka kompetenser som är viktiga att ha i den egna organisationen och vilka kompetenser som kan förvärvas från externa experter vid behov. Även detta varierar beroende på kommunens storlek, andra behov och hur ICT-tjänsterna är organiserade. En kommun som till stor del ansvarar för sin egen IT-hantering behöver andra kompetenser än en kommun som till stor del har lagt ut denna verksamhet på entreprenad eller en kommun som i hög grad förlitar sig på exempelvis regionalt samarbete. 

Det viktiga är att inse att digitaliseringen är en pågående förändring som kräver att kommunens organisation har förändringsförmåga och mycket mer än bara tekniska färdigheter: förmågan att lära sig nya saker, att experimentera, att använda olika utvecklingsmetoder såsom tjänstedesign, att tolerera osäkerhet och nyfikenhet och att använda projektbaserade sätt att främja reformer. För att stärka dessa förmågor krävs inte bara ett långsiktigt och visionärt ledarskap, utan också en långsiktig digitaliseringsstrategi och tillräckligt flexibla resurser för att möjliggöra den kulturförändring som digitaliseringen kräver i kommunerna. Många företag erbjuder kommuner att ta fram digitala kartor, det vill säga planer för digitaliseringen utifrån kommunens strategi. Detta är ett bra sätt att göra en konkret start mot en sammanhållen förstärkning av kommunens digitala kompetens. 

Var femte kommun har en tjänst för hantering av samtycke för användning av invånarnas uppgifter (fråga 39)
I fråga 39. ”Har kommunen ibruk en tjänst för hantering av samtycke för användningen av invånarnas uppgifter?" skulle de tillfrågade välja det lämpligaste alternativet från en lista.

Frågan besvarades av 147 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 92 procent av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 50 procent av alla kommuner i Fastlandsfinland. Fördelningen av svaren framgår av figur 7.2.

Figur 7.2 ”Använder kommunen tjänster för hantering av samtycken?”

Majoriteten av de tillfrågade kommunerna använder inte samtyckeshantering som en tjänst (64 procent av de tillfrågade). Antalet ”nej”-svar är högst i de två minsta kategorierna av kommuner (80 och 76 %) och i den största kategorin (75 procent). I de övriga kommungrupperna varierar andelen mellan 40 och 63 procent.

Endast en av kommunerna som svarade, en stad med fler än 100 000 invånare, har en heltäckande användning av tjänsten för samtyckeshantering. Ungefär en av fem (17 procent) av de tillfrågade kommunerna har en tjänst för samtyckeshantering på plats ”delvis inom vissa sektorer”. Relativt sett har kommuner med mellan 6 000 och 9 999 invånare (33 procent av de svarande) den högsta andelen kommuner som delvis använder sig av hanteringstjänsten. Andelen kommuner med fler än 100.000 invånare som använder tjänsten delvis - och kommuner med fler än 100 000 invånare som använder tjänsten helt eller delvis - varierar mellan 16 och 26 procent. I de två mindre kommungrupperna är det 10 respektive 5 procent av de tillfrågade som delvis eller helt använder tjänsten.

18 procent av de som svarade kunde inte svara på om deras kommun tillhandahåller en tjänst för hantering av samtycke. Andelen som svarade ”vet ej” är högst i storleksintervallet 20 000-39 999 invånare (32 procent), lägst i storleksintervallet för den största kommunen, där inga valde detta alternativ, och lägst i storleksintervallet för den minsta kommunen, där andelen som inte visste var 10 procent. 

Slutsatser (fråga 39) - Mer information om samtyckeshanteringstjänster och deras fördelar bör göras tillgänglig för kommunerna, samtidigt som hinder för införandet bör identifieras och undanröjas

Samtyckeshanteringstjänster har setts som ett svar på utmaningen att använda kommuninvånarnas data på ett mer effektivt och mångsidigt sätt. Målet är att göra det snabbare, smidigare och mer effektivt för invånarna att sköta sina ärenden digitalt - på ett säkert och integritetsbevarande sätt. 

Det är dock endast en liten andel av kommunerna som använder sig av samtyckeshanteringstjänster. Dessutom visste respondenter från flera kommuner inte om en sådan tjänst fanns tillgänglig i deras kommun. 

Frågan handlade inte om hinder för att använda tjänsten för samtyckeshantering. Lagstiftningsmässiga, administrativa och tekniska utmaningar kan vara sådana. Det skulle dock behövas mer detaljerad information för att identifiera och åtgärda de viktigaste hindren. Medvetenheten om dessa tjänster i kommunerna bör också ökas.

Fortfarande utrymme för förbättringar i användningen av Suomi.fi-stödtjänsterna - utmaningarna omfattar resurser, tillgång till stöd, tjänsternas kvalitet och användbarhet (fråga 40)

I fråga 40. "Vilka av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas lagstadgade Suomi.fi-tjänster används aktivt som en del av de tjänster som din kommun tillhandahåller?” fick respondenterna en lista med fördefinierade alternativ där de ombads välja det alternativ som bäst beskrev deras situation för varje tjänst.

De tillfrågade bedömde sin situation med tanke på fyra lagstadgade tjänster (Suomi.fi-meddelanden, identifiering, betalningar och informationsleden) och en planerad tjänst (Suomi.fi-fullmakter). DVV sköter driften av tjänsterna, med undantag av tjänsten Betalningar, som Statskontoret ansvarar för.

Beroende på tjänst besvarades frågan av mellan 144 och 150 kommuner av 159 kommuner. Detta motsvarar minst 90 procent av de kommuner som besvarade enkäten och cirka 50 procent av alla kommuner på fastlandet. Figur 7.3 visar fördelningen av svaren per tjänst.

Figur 7.3 ”Användning av Suomi.fi-tjänster som en del av kommunernas tjänster”
 

Kommunerna använder Suomi.fi-tjänsterna som nämns i enkäten i olika utsträckning beroende på vilken tjänst det är fråga om. Om man ser på de kommuner som använder Suomi.fi-tjänsterna både helt och delvis tillsammans, kan man konstatera att 90 procent av respondenterna använder Fullmakter, 86 procent Identifiering, 66 procent informationsleden, 59 procent Meddelanden och 34 procent Betalningar.

Suomi.fi-fullmakter används ”heltäckande” av betydligt fler av de som svarade (41 procent) än Suomi.fi-identifieringen (21 procent) eller de övriga tre tjänsterna, där andelen som ”heltäckande” används är mindre än 10 procent.

I vissa tjänster med olika funktioner och branscher använder 65 procent av de som svarade Suomi.fi. Den partiella användningen var också hög för informationsleden (57 procent), meddelanden (54 procent) och fullmakter (49 procent), men mindre för betalningstjänsten (28 procent).

Alternativet ”Används inte” är det mest populära för Suomi.fi-betalningar, 52 procent. Ett relativt stort antal som svarade valde också detta alternativ för Meddelanden (32 procent) och informationsleden (23 procent), medan antalet svarande för Identifiering och informationsleden är mindre än 10 procent.

Antalet av de som svarat ”Jag vet inte” är måttligt lågt, med som mest 13 procent av de svarande för Betalningar och 11 procent för informationsleden, och mindre än 10 procent av de svarande för de övriga frågorna.

I kartläggningen av kommunernas digitalisering 2021 frågades ICT-cheferna (IT-cheferna) och sektorcheferna om användningen av Suomi.fi-tjänster. ICT-cheferna tillfrågades om vilka Suomi.fi-stödtjänster som används i deras organisation. Frågan besvarades av 114 kommuner. 47 % av de svarande nämnde meddelandetjänsten, 64 % identifieringstjänsten, 18 % betalningstjänsten, 18 % informationsleden och 67 % tjänsten för fullmakter.

Om man jämför antalet ”ja”-svarare 2021 med antalet ”ja”-svarare 2024 för vart och ett av alternativen ”använder...” ser man att användningen av meddelandetjänsten har ökat från 47 % till 59 %, identifieringstjänsten från 64 % till 86 %, betalningstjänsten från 18 % till 34 %, informationsleden från 18 % till 66 % och tjänsten för fullmakter från 67 % till 90 %. Även om det finns små skillnader i frågeuppsättningarna för 2021 och 2024, verkar det som om användningen av dessa Suomi.fi-tjänster har ökat något - och i vissa fall betydligt - i kommunerna sedan undersökningen 2021.  Även om allt fler kommuner använder de undersökta Suomi.fi-tjänsterna, finns det fortfarande ett antal kommuner som inte har tagit dem i bruk.

Svaren på delfrågorna i fråga 40 diskuteras nedan tjänst för tjänst, och slutsatserna av frågan diskuteras i slutet av hela avsnittet.

Mer än hälften av de som svarade använder Suomi.fi-meddelandetjänsten ”delvis”, medan 1/3 inte använder tjänsten; det relativa antalet användarkommuner är högre ju större kommunstorlek.

Underavsnittet Suomi.fi-meddelanden besvarades av 146 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 92 procent av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 50 procent av alla kommuner på fastlandet. Figur 7.4 visar fördelningen av svaren per kommunstorlek. 

Figur 7.4 ”Användningen av tjänsten Suomi.fi-meddelanden i kommuner på fastlandet enligt kommunstorlek"
 

Suomi.fi-meddelanden används helt eller delvis av 59 procent av alla kommuner som svarade. Det verkar som om ju större kommunen är, desto fler kommuner använder tjänsten ”heltäckande” eller ”delvis” när det gäller verksamheter och sektorer.

Suomi.fi-meddelanden används på ett heltäckande sätt i tjänster för olika funktioner och branscher av 5 % av de som svarade. Detta alternativ har valts av fyra olika kommuner som svarat. 

54% av svaren uppger att Meddelanden används i vissa av de tjänster som tillhandahålls av olika verksamheter och sektorer. Tre fjärdedelar av kommunerna med mer än 100 000 invånare uppger att Meddelanden används delvis. Resultaten är också liknande för den andra och tredje största kategorin av kommuner, med cirka 50% av de svarande i kommuner med mellan 6 000 och 19 999 invånare och cirka 40% av de svarande i kommuner med färre än 19 999 invånare som använder meddelanden för ”vissa tjänster”.

Suomi.fi-meddelandetjänsten används inte alls i 32 % av kommunerna. Andelen kommuner som inte använder meddelandetjänsten verkar vara störst i mindre kommuner (cirka 50 % av de svarande) och minska med kommunens storlek. Lägst är andelen i kommuner med mer än 100 000 invånare, 13%.

Suomi.fi-identifieringstjänsten används helt eller delvis i största delen av kommunerna - de minsta kommunerna utgör ett undantag (fråga 40.2)

Avsnittet om Suomi.fi-identifieringstjänsten besvarades av 150 kommuner av de 159 kommuner som deltog i kartläggningen. Detta motsvarar cirka 94 procent av de kommuner som svarade och cirka 51 procent av alla kommuner i på fastlandet. Figur 7.5 visar fördelningen av svaren på denna fråga per kommunstorlek.

Figur 7.5: ”Användning av identifieringstjänsten Suomi.fi i kommunerna i kommunerna på fastlandet enligt storleksklass”

Suomi.fi-identifiering används i stor utsträckning eller delvis i tjänster inom olika funktioner och sektorer i 86 % av de kommuner som deltog i kartläggningen.

Identifieringstjänsten används i stor utsträckning i tjänster inom olika funktioner och sektorer i 21 procent av kommuner som svarade. Med undantag för den minsta kommunstorleken används tjänsten i stor utsträckning av mellan 11% och 43% av de som svarade, beroende på kommunens storlek. Med några små undantag verkar andelen som svarat på detta sätt öka med kommunens storlek.

Tjänsten används inom vissa verksamheter och sektorer av 65% av de som svarat. Andelen som svarat på detta sätt är högst i kommuner med mellan 6 000 och 9 999 invånare, med 82%. När man rör sig upp till de större storlekskategorierna minskar andelen som ”delvis” svarat från kategori till kategori tills den når 63% i kommuner med mer än 100 000 invånare. I de två minsta kategorierna av kommuner är andelen ”delvis” svarande nära 50%.

Nio procent av alla som svarade använder inte identifieringstjänsten, i tre olika kategorier av kommuner. Störst andel av de som inte använder identifieringstjänsten finns i de minsta kommunerna med mindre än 2 000 invånare (45% av de svarande), medan 16% av kommunerna med 2 000-5 999 invånare och 6% av kommunerna med 40 000-99 999 invånare har svarat på detta sätt.

I kommuner med mer än 20 000 invånare fanns det inga ”vet ej”-svar. I mindre kommuner varierade antalet ”vet ej”-svar mellan 5% och 9%.

Suomi.fi-betalningar används av alla kommuner med över 100 000 invånare, men i få kommuner med under 20 000 invånare (fråga 40.3)

144 av de 159 kommuner som deltog i kartläggningen svarade avsnittet om Suomi.fi:s betalningsmeddelande, som upprätthålls av Statskontoret. Detta motsvarar cirka 91 procent av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 49 procent av alla kommuner på fastlandet. I figur 7.6 visas fördelningen av svaren på denna fråga per kommunstorlek.

Figur 7.6: ”Användningen av Suomi.fi-betalningstjänsten i kommunerna på fastlandet enligt kommunernas storleksklass” 

Suomi.fi-betalningarna har helt eller delvis införts i tjänster inom olika verksamheter och branscher av 34 % av de som deltog i kartläggningen. Ju större kommunen är, desto högre är andelen svarande (57-100% i kommuner med mer än 20 000 invånare).

Betalningar-tjänsten används i stor utsträckning av 6% av de tillfrågade kommunerna. I kommuner med mer än 100 000 invånare används tjänsten av 25%, medan andelen i kommuner med mellan 20 000 och 99 999 invånare är drygt 10%.

Tjänsten används inom vissa funktioner och sektorer i knappt en tredjedel (28%) av de tillfrågade kommunerna. I den största storleken av kommuner använder 75% av de svarande tjänsten i någon utsträckning. I storleksklassen 20 000-99 999 kommuner är motsvarande siffra 44-59%. I kommuner med färre än 20 000 invånare är det 10-25% av de tillfrågade som delvis använder tjänsten.

Ungefär hälften av alla kommunern som svarade (52%) har inte tagit i bruk tjänsten. Av kommunerna med fler än 100 000 invånare har ingen valt detta alternativ. Av kommunerna med mellan 20 000 och 99 999 invånare är det cirka 25% som inte använder Betalningar-tjänsten. I kategorin kommuner med färre än 20 000 invånare är det cirka 2/3 som inte använder tjänsten (63-70%).

13% av de som deltog i kartläggningen kunde inte svara på om tjänsten används i kommunen. Detta gäller för alla kommunstorlekar utom de som har fler än 100 000 invånare. I tre olika kategorier av kommuner valde en femtedel (19-21%) detta alternativ.

Suomi.fi-informationsleden används helt eller delvis av 2/3 av de som svarade (fråga 40.4)

Av de 159 kommuner som deltog i kartläggningen svarade 148 kommuner på frågan om Suomi.fi-informationsleden. Detta motsvarar cirka 93 procent av de som svarade och cirka 51 procent av kommunerna på fastlandet. Figur 7.7 visar fördelningen av svaren på denna fråga per kommunstorlek.

Figur 7.7: ”Användning av Suomi.fi-informationsleden i kommunerna på fastlandet enligt storleksklass”

66% av de som svarade använder funktioner i Suomi.fi-informationsleden för alla eller en del av tjänsterna inom olika funktioner och sektorer. I andra kommunstorlekar än de största använder 65% till 71% av respondenterna tjänsten helt eller delvis.

Informationsleden har införts ”heltäckande” av en liten andel av kommunerna (9%). Andelen ”heltäckande” varierar mellan 4% och 18% i de olika kommungrupperna. Kommuner med fler än 100 000 invånare skiljer sig från övriga kommuner genom att samtliga svarande i denna kategori antingen helt (13%) eller delvis (88%) har infört tjänsten.

57% av de tillfrågade kommunerna använder sig delvis av informationsleden. Om man bortser från de minsta och största storlekskategorierna har 53-71% av kommunerna tagit i bruk informationsleden. I storlekskategorin med färre än 2 000 invånare svarade 18% och i storlekskategorin med fler än 100 000 invånare svarade 88% att tjänsten delvis används.

Informationsleden används inte alls i 22% av kommunerna. I kategorin 2 000-99 999 invånare svarade 17-24% av de tillfrågade ”används inte”. Mer än hälften (55%) av kommunerna med färre än 2 000 invånare använder inte tjänsten.11% av de som deltog i kartläggningen kunde inte svara på om tjänsten används i kommunen. Andelen ”vet ej”-respondenter varierade mellan kommunstorleksklasserna från 6% till 18%, exklusive kommuner med fler än 100 000 invånare, där ingen kommun valde detta alternativ. Med några små undantag är antalet kommuner som svarar ”jag vet inte” lägre ju större kommunstorleksklass det är fråga om.

Tjänsten med Suomi.fi-fullmakter används helt eller delvis i nästan alla kommuner (fråga 40.5)

Avsnittet om Suomi.fi-fullmakter besvarade av 148 kommuner av de 159 kommuner som deltog i kartläggningen. Detta motsvarar cirka 93 procent av de kommuner som deltog i kartläggningen och cirka 51 procent av alla kommuner på fastlandet. I figur 7.8 visas fördelningen av svaren på denna fråga efter kommunstorlek.

Figur 7.8: ”Användning av tjänsten Suomi.fi-fullmakter i kommuner på fastlandet enligt storleksklass”

Tjänsten för Suomi.fi-fullmakter används i stor utsträckning eller delvis av 90 % av de som svarade.

41% av de tillfrågade har använt sig av tjänsten med fullmakter fullt ut. Andelen som svarade i de olika kommungrupperna som har angett omfattande användning varierar mellan 13% och 57%. Detta innebär, med några undantag, att ju större kommunen är, desto högre är andelen som svarade. Det största undantaget är att 36% av de som svarat i kommunen i den minsta kategorin anger omfattande användning.

På motsvarande sätt varierar andelen som svarat att de delvis använder sig av tjänsten från 36% till 88% i de olika kommunstorlekarna. Med några få undantag ökar den relativa andelen av de svarande som anger att de delvis använt tjänsten för större kommuner. Det största undantaget är kommuner med mindre än 2 000 invånare, där 45% svarade ”i vissa tjänster”.

Endast en liten andel av de som svarade (3%) har inte använt sig av fullmaktstjänsten. Den högsta andelen som svarade så (9%) återfinns i den minsta kommunstorlekskategorin (mindre än 2 000 invånare). I de övriga tre storlekskategorierna finns det också svarande, med andelar som varierar mellan 4 och 6 procent.

Det finns också relativt få som angett ”vet ej”, med 6%. I kommuner med mer än 100 000 invånare har ingen angett detta alternativ. För de övriga kommunstorlekarna varierar andelen som valt detta alternativ mellan 2% och 11%.

Slutsatser (fråga 40) - Skillnader i användningen av Suomi.fi-tjänster mellan olika tjänster - de största och minsta kommunerna sticker ut från mängden

Nästan alla som svarade använder funktionerna för Suomi.fi-fullmakter och -autentisering i alla eller en del av tjänsterna inom kommunens funktioner och sektorer (ca 90 % av de svarande). På motsvarande sätt används Suomi.fi-informationsleden och Suomi.fi-meddelandetjänsten av cirka 2/3 av kommunerna (66 % för informationsleden och 59 % för meddelanden), men andelen kommuner som använder dem är klart lägre än för de två ovan nämnda tjänsterna. Sist kommer Suomi.fi-betalningstjänsten, som används helt eller delvis av cirka var tredje kommun (34 %) som besvarat enkäten.

Kommuner med mer än 100 000 invånare verkar ha de bästa förutsättningarna för att införa de undersökta tjänsterna - det fanns inga ”tjänsten används inte”-svar i denna storlekskategori, med ett undantag. I den andra ytterligheten, i den minsta kommunstorlekskategorin, används de fyra Suomi.fi-tjänsterna av mindre än 50 procent av kommunerna.

Suomi.fi-tjänsterna är stödtjänster för kommunernas e-tjänster. När man analyserar resultaten av enkäten bör man därför notera att omfattningen av användningen av Suomi.fi-tjänster inte indikerar omfattningen eller sofistikeringen av e-förvaltningstjänster i kommunen mer generellt.

Den lagstadgade skyldigheten att använda Suomi.fi-funktionerna innebär att en myndighet inte kan välja en alternativ lösning på behovet av en elektronisk stödtjänst om den lagstadgade Suomi.fi-tjänsten är tillgänglig. Undantag från skyldigheten kan begäras hos leverantören av funktionern i fråga. 

Statens revisionsverk har 2022 utrett orsakerna till att vissa myndigheter inte har tagit i bruk de lagstadgade Suomi.fi-tjänsterna. Enligt rapporten är den främsta orsaken till detta att tjänsterna inte uppfyller kundernas behov. Det verkar som om den lagstadgade skyldigheten att använda tjänsterna inte är ett tillräckligt incitament för kommunerna och medborgarna om tjänsterna är svåra att ta i bruk och inte underlättar vardagen.

Orsakerna till att kommunerna inte har infört dessa tjänster kan bero på andra faktorer. Mindre kommuner har sannolikt färre e-tjänster än större kommuner, och därmed mindre behov av stödtjänster. Mindre kommuner kan också ha mycket låg användning av tjänsterna, så kostnaden för att införa stödtjänster kan vara större än de besparingar som uppnås genom att använda dem. Dessutom använder vissa kommuner e-förvaltningsplattformar eller portaler som kan täcka samma behov som Suomi.fi-tjänsterna skulle tillgodose.

Det skulle vara viktigt för kommunerna att identifiera tjänster och lösningar där införandet av gemensamma stödtjänster för e-förvaltning skulle kunna ge verkliga fördelar för de olika inblandade parterna. I kommuner krävs till exempel betalningstransaktioner endast för vissa tjänster. När kommunen överväger att digitalisera tjänstespecifika transaktioner kommer den att bedöma antalet transaktioner och fördelarna med digitaliseringen ur ett affärsprocessperspektiv.

En viktig fråga är hur man kan samordna servicetransaktioner med allmänna ekonomi- och ärendehanteringsprocesser. Under det senaste decenniet har den kommunala ekonomiförvaltningen gjort betydande insatser för att främja interoperabilitet och digitalisera processer. Användningen av betaltjänsten skulle därför vara ett naturligt område att arbeta vidare med som ett led i denna övergripande utveckling av ekonomihanteringen.

Statens roll är mycket väsentlig. I lagstiftningen bör man beakta att kommunerna även i fortsättningen kommer att ha tjänster med så små transaktionsvolymer att det inte är motiverat att göra stora investeringar och driftskostnadsökningar för att digitalisera dem, än mindre för att införa Suomi.fi-stödtjänster. Kommunerna bör tilldelas finansiering för införandet av Suomi.fi-tjänster och en tillräcklig ekonomisk ram för underhåll och utveckling av e-förvaltningen bör säkerställas.

För närvarande verkar trenden vara den motsatta. Statsbidragen till kommunerna skärs ned, och motiveringen till nedskärningarna är utvecklingen av e-förvaltning. Dessutom riktas dessa nedskärningar mot alla kommuner, trots att det inte finns några belägg för att alla kommuner kommer att gynnas av utvecklandet av e-förvaltning. Staten bör nu och i framtiden avstå från att vidta sådana åtgärder, som undergräver förutsättningarna för digitalisering i kommunerna och inte tar hänsyn till kommunernas olika förutsättningar. 

Dessutom lämnar kvaliteten på Suomi.fi-tjänsterna fortfarande en del övrigt att önska. Användbarheten av tjänsterna är inte alltid på en nivå som är attraktiv för kommuner eller medborgare. Detta bromsar upp kommunernas engagemang för att använda tjänster som Suomi.fi-meddelanden. Samtidigt har staten skurit ner anslagen till DVV, som utvecklar tjänsterna.

Lagstiftningen bör även i fortsättningen ge kommunerna rätt att avvika från skyldigheten att använda Suomi.fi-tjänster. Dessutom bör giltighetstiden för de beviljade undantagsrättigheterna förlängas.

Användningen av Suomi.fi-tjänsterna i kommunerna kan också främjas av Suomi.fi-tjänsteleverantörer och andra leverantörer av digitala tjänster. Tjänsteleverantörernas produkter kan innehålla funktioner som möjliggör en smidig anslutning till Suomi.fi-tjänsterna.

Suomi.fi-informationsleden är känd i kommunerna, främst inom IT-förvaltningen, men inte så mycket utanför. Informationsledens roll kommer dock att förändras avsevärt. Fram till juni 2025 förväntas alla finska kommuner bli användare av Informationsleden, eftersom DVV kommer att övergå till att distribuera befolkningsdata endast via Informationsleden. Om en kommun inte redan har ett avtal med DVV om användning kommer den att behöva göra det. I detta sammanhang bör kommunen se till att den inte har överlappande avtal för informationsleden och att helheten följs upp som en del av informationshanteringsmodellen och avtalshanteringen. Om det behövs kan DVV ge stöd för att klargöra detta.

För att främja digitala tjänster som första alternativ krävs rekommendationer och anvisningar, utvecklingsfinansiering, bättre kvalitet på Suomi.fi-tjänsterna och utbildning. (fråga 41)

I fråga ”41. I regeringsprogrammet har man satt som mål att prioritera e-tjänster inom den offentliga förvaltningen. Ett viktigt medel är att avsevärt öka användningen av meddelandetjänsten också i kommunerna. Vilket stöd skulle din kommun behöva och från vilket håll för att uppnå detta mål?” De som deltog i kartläggningen ombads att välja de tre alternativ som de ansåg vara viktigast från en förberedd lista med alternativ.

Frågan besvarades av 145 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten, dvs. cirka 91% av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 49% av alla kommuner i på fastlandet. I figur 7.9 visas fördelningen av svaren mellan de olika alternativen.

Figur 7.9: ”Stödåtgärder för att främja prioriteringen av digitala tjänster” 

Stöd i form av konkreta rekommendationer och riktlinjer för genomförandet är mycket välkommet (65% av de som svarade valde detta alternativ). Tre behov sticker ut: utvecklingsfinansiering för genomförandet av åtgärder (49 %), förbättring av Suomi.fi-tjänsternas användbarhet (45 %) samt utbildning för experter och ledning (45 %). Mer omfattande expertstödtjänster för genomförandet behövs av cirka en tredjedel av de som svarade (30 %). Svarsprocenten för de övriga alternativen är 13 % eller mindre.

I rutorna ”Något annat” och ”Avreglering” var det möjligt att specificera svaret. Det fanns fem svarsalternativ för varje. Den enda synpunkt som återkommer i flera svar är att det ur en liten kommuns synvinkel inte bör finnas någon skyldighet att införa digitala tjänster eftersom det inte är lämpligt.

Slutsatser (fråga 41) - Mer finansiering behövs för att nå målet att prioritera digitala tjänster, digitaliseringens produktivitetspotential kommer att förverkligas först på längre sikt

Regeringsprogrammet har som mål att främja prioriteringen av digitala tjänster. Ett av de viktigaste sätten att uppnå detta är att utöka användningen av Suomi.fi-meddelandetjänsten inom den offentliga förvaltningen.

För att främja dessa målsättningar behöver kommunerna framför allt mer konkreta rekommendationer och anvisningar för genomförandet, utvecklingsfinansiering för genomförandet av åtgärderna, bättre användbarhet av Suomi.fi-tjänsterna samt utbildning för experter och ledning.

Utarbetandet av rekommendationer och anvisningar, utvecklingen av Suomi.fi-tjänsterna och anordnandet av utbildningar kan inte genomföras utan tilläggsresurser åt de ansvariga myndigheterna. Med detta avses i första hand DVV.

Staten bör inse att de besparingar som främjandet av digitala tjänster medför inte kan realiseras utan ökad finansiering och ökade kostnader inom vissa områden. Kommunerna behöver mer pengar för att utveckla, införa och underhålla digitala tjänster (inklusive Suomi.fi-tjänster). En övergång till i första hand digitala tjänster förverkligar inte nödvändigtvis alla potentiella besparingar omedelbart, utan först på längre sikt. Dessutom kan det hända att en del av de önskade besparingarna inte ens förverkligas.

På ministerienivå har man också förberett ändringar av lagstiftningen om stödtjänster för digitala tjänstere. När det gäller kommunerna bör de garanteras lämpliga övergångsbestämmelser och möjlighet att göra undantag från skyldigheten att använda tjänsten om det finns lämpliga skäl.

När offentliga tjänster digitaliseras bör man inse att medborgarna inte kan dra nytta av de ökande digitala tjänsterna utan att stödet för att använda dem ökar. Finansieringen av digitalt stöd bör ökas på alla nivåer, från kommuner till statliga myndigheter. Arbetsfördelningen mellan aktörerna inom den offentliga förvaltningen bör förtydligas så att en aktörsnivå inte genom att minska sina egna digitala stödtjänster kan överföra bördan från de behövande till en annan aktörsnivå utan att ansvarsfördelningen uppdateras på lagstiftningsnivå och utan tillräcklig tilläggsfinansiering när ansvaret ökar. Staten bör därför tydligt öka sina resurser för digitalt stöd och dess utveckling. Dessutom bör de digitala stödtjänster som den tredje sektorn tillhandahåller medborgarna identifieras och stödjas. Till exempel är DVV:s nuvarande roll nationell samordning av digitalt stöd, men det är inte dess roll att tillhandahålla digitalt stöd av hög kvalitet direkt till medborgarna lokalt. Kommuner och andra lokala leverantörer av digitalt stöd, såsom organisationer och församlingar, behöver mer resurser för att kunna fullgöra sina egna växande uppgifter inom digitalt stöd.  

Varannan kommun med fler än 100 000 invånare och var femte av alla svarande kommuner kan uppnå betydande fördelar genom att digitalisera papperspost (fråga 42)

I fråga ”42. Tänk på den nuvarande volymen av papperspost i din kommun och uppskatta hur stora produktivitetsvinster som fortfarande realistiskt sett kan uppnås genom att digitalisera postutdelningen, t.ex. genom att använda tjänsten suomi.fi”, erbjöds respondenterna en lista med fördefinierade alternativ från vilka de var tvungna att välja det mest lämpliga.

Frågan besvarades av 146 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 92% av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 50% av alla kommuner på fastlandet. Figur 7.10 visar fördelningen av svaren per kommunstorlek.

Figur 7.10: ”Uppskattade produktivitetsfördelar med digitalisering av papperspost efter kommunstorlek”

Digitaliseringen av meddelandehanteringen har genomförts fullt ut i 4% av de kommuner som har svarat. Detta är fallet i fyra olika kategorier av kommuner, med mer än 10% av de svarande (11%) i en av dem och mindre än 10% i de återstående tre.

46% av de som svarade anser att digitaliseringen kan medföra småskaliga fördelar. I den minsta kommunkategorin anser 30% att så är fallet, i de tre kommunkategorierna ovan 41-50% och i de tre största kommunkategorierna 50-56% av de som svarade.

22% av de som svarade på enkäten anser att det fortfarande finns betydande fördelar att hämta från digitaliseringen. I de fem minsta kommungrupperna varierar detta mellan 17% och 22%. 29% av kommunerna med 40.000-99.999 invånare och 50% av kommunerna med fler än 100.000 invånare ser detta som fallet.

23% av de svarande anser att det inte är värt att digitalisera papperspost på grund av den låga volymen. De som svarade med detta alternativ återfinns i alla andra kategorier av kommuner utom de med fler än 100.000 invånare. Andelen med detta svar är högre ju mindre kommunen är. I den minsta kommunkategorin är det 50% av de svarande, i kommuner med mellan 2 000 och 9 999 invånare ca 30% och i kommuner med mellan 20 000 och 99 999 invånare 6%.

5% av de som svarade på enkäten kunde inte uppskatta fördelarna med att digitalisera papperspost. I den största och minsta storlekskategorin kunde alla respondenter svara, medan andelen ”vet ej”-svar var högst i storlekskategorin 10 000-39 999 invånare (11-13%).

Slutsatser (fråga 42) - att ta hänsyn till kommunernas olika praktiska situationer skulle bidra till att förverkliga fördelarna med att digitalisera papperspost

Det finns kommuner av alla storlekar som bedömer att de fortfarande kommer att få betydande fördelar av digitaliseringen av papperspost. Å andra sidan finns det kommuner i nästan alla kategorier av kommuner som inte tror att fördelarna kan uppnås på grund av låga volymer av utskick. 
Det skulle därför vara särskilt viktigt för kommunerna att identifiera de situationer och tjänster som innebär ett betydande antal administrativa beslut, dvs. beslut med större volymer. I fortsättningen ska kommuninvånarna informeras om dessa beslut med hjälp av Suomi.fi-meddelanden.

Det är också viktigt att kommunen utreder om Suomi.fi-meddelandetjänsten kan tas i bruk i ett system som gör det möjligt att skicka myndighetspost från flera olika sektorer till kommunen. Sådana system är till exempel program för ärendehantering. Problemet med många av de ärendehanteringsprogram som finns på marknaden är dock att de inte ursprungligen har utvecklats med tanke på ärendehantering, och därför kan det vara svårt att integrera Suomi.fi-meddelanden i dem. Till exempel har dessa program inte färdiga funktioner för att hantera den personliga säkerhetskoden, som är den unika identifieraren för Suomi.fi-meddelanden.

En stor del av de digitala tjänsterna i kommunerna tjänster är någon form av transaktion eller interaktion som inte är kopplad till myndighetsutövning. Detta görs redan elektroniskt i många kommunala tjänster. Som exempel kan nämnas bibliotekens utlåning, reservering och återlämning av material samt bibliotekens e-bibliotekstjänst, skolornas kommunikation mellan hemmet och skolan samt e-tjänsterna inom småbarnspedagogiken och den byggda miljön.

Sysselsättningstjänsterna överförs till kommunerna i början av 2025 och omfattar ett stort antal elektroniska meddelanden från myndigheterna, som KEHA-centret skickar centralt från sina plattformar. I fråga om dessa tjänster ligger det i kommunernas intresse att så många som möjligt av de medborgare som anlitar sysselsättningstjänsterna använder Suomi.fi-meddelanden. Om medborgaren inte använder Suomi.fi skickas myndighetsmeddelandena som pappersbrev, vilket är dyrare för kommunen än digital kommunikation.

Vissa kommuner utnyttjar potentialen i servicedatalagret, men användningen är fortfarande ganska begränsad (fråga 43)

I fråga ”43. På vilket sätt använder din kommun servicedatalagret (PTV) som upprätthålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (DVV)  i er egen verksamhet?” erbjöds en lista med fördefinierade alternativ från vilka de kunde välja det mest lämpliga.

PTV är en lagstadgad stödtjänst för e-tjänster som drivs av DVV. Enligt DVV är ”PTV ett rikstäckande, centraliserat informationslager där kommuner, välfärdsområden, staten och den privata sektorn beskriver sina tjänster och sina servicekanaler på ett kundorienterat sätt. Innehållet i servicedatalagret är [...] tillgängligt via ett öppet gränssnitt var som helst, till exempel i onlinetjänster, chatbots och karttjänster.” Fråga 43 handlade om i vilken utsträckning kommunerna använder PTV.

Frågan besvarades av 141 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 89% av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 48% av alla kommuner på fastlandet. Figur 7.11 visar fördelningen av svaren mellan de olika alternativen.

Figur 7.11: ”Hur kommunen använder servicedatalagret i sin egen verksamhet”

Information om kommunens tjänster måste matas in i tjänstelagret. Majoriteten av de som svarade (62%) rapporterar data till servicedatalagret manuellt.

Kommunerna upprätthåller vanligtvis information om sina tjänster och sprider den till medborgarna främst på sina egna webbplatser. 45% av de svarande kommunerna rapporterar att det inte finns någon aktiv länk mellan den kommunala webbplatsen och PTV, medan 33% av de svarande kommunerna visar manuellt exporterad information på den kommunala webbplatsen. 11% av de som svarade har information om kommunens tjänster på sina egna webbplatser, varifrån informationen automatiskt överförs till servicedatalagret.

Ett sätt att använda de data som skickas till servicedatalagret är att bygga en chatbot som använder PTV-data för att göra dem tillgängliga för kommuninvånarna. 1% av de som svarade har en chatbot som använder PTV-data från den kommunala webbplatsen och 1% har en chatbot som använder data direkt från servicedatalagret.

Det fanns 6 svar på ”Någon annan”. Enskilda tillfrågade rapporterade att PTV-data också används för den kommunala serviceportalen och för digital kartläggning av tjänster. En uppgiftslämnare uppgav att vissa av anslutningarna hade kopplats bort och en annan att integration planerades.

Slutsatser (fråga 43) - Användningen av servicedatalagret är inte särskilt väl utvecklad i kommunerna

Frågeställningen lämnar luckor i översikten. För det första, om 62% av respondenterna manuellt matar in data i PTV och 11% får data automatiskt överförda från webbplatsen, hur hanterar 27% av respondenterna dataöverföringen?

För det andra har 45% av de tillfrågade kommunerna ingen aktiv länk mellan sin kommunala webbplats och PTV. Kan dessa uppgifter tolkas som att 55% har en sådan aktiv länk? Och om 11% automatiskt överför data från sin egen webbplats till PTV och 33% visar PTV-data på sin egen webbplats (aktiva anslutningar), vilken funktionalitet innebär då ”aktiv anslutning” för de återstående 11% av de svarande?

DVV:s undersökning från februari-mars 2024 om användningen av PTV i kommunerna ger ytterligare information. 209 kommuner svarade på enkäten. I ett pressmeddelande som rapporterar om resultaten av undersökningen säger DVV att ”[n]ärmare en tredjedel av kommunerna (89 kommuner) arbetar för närvarande inte aktivt med PTV och behöver börja om.” (DVV 2024.)

Av de kommuner som svarade på DVV:s enkät använde 17% OUT-integration och 13% planerade att införa det. 3% använde IN-integration och 1% planerade att införa det. 13 respondenter hade infört mer än en integration. DVV:s enkät visade att större kommuner har varit mer aktiva med att införa integration än mindre kommuner. Av de kommuner som har fler än 30 000 invånare hade 61% infört eller planerade att införa integration. DVV uppskattar också att antalet integrationer ökar (DVV 2024.)

I samband med undersökningen har DVV också bedömt kvaliteten på den information som exporteras till PTV på grundval av sina egna studier. Enligt DVV ”finns det 168 kommuner som har organiserat PTV-arbete men vars PTV-data är av dålig kvalitet eller är för begränsade”. Enligt DVV:s undersökning är problemet för kommunerna inom PTV bristen på resurser. ”Av de 56 kommuner som svarat på enkäten har 56 inte tillräckliga resurser för detta arbete och 101 kommuner lider av resursbrist från tid till annan.” (DVV 2024.)

Frågan om PTV i kartläggningen av digitaliseringen i kommunerna och frågorna i DVV-undersökningen är inte direkt jämförbara. Därför bör slutsatser som dras från en jämförelse av dessa resultat behandlas med försiktighet. Båda resultaten tyder dock på att knappt 1/3 av kommunerna inte är aktivt engagerade i PTV-arbete för närvarande. Baserat på DVV-resultaten har cirka 1/5 av de svarande kommunerna en integration med PTV, medan digitaliseringsundersökningen skulle tyda på att 2/5 av de svarande har en integration.

I vilket fall som helst visar resultaten av digitaliseringskartläggningen och DVV-undersökningen att användningen av tjänstelagret fortfarande är ganska begränsad och att inte alla dess potentiella funktioner har utnyttjats fullt ut. Det finns också luckor i den information som lagras i databasen som kan hindra att den utnyttjas på rätt sätt.

DVV erbjuder stöd till kommuner i användningen av PTV, till exempel i form av en guide och coachning (DVV 2024). Det verkar rimligt att anta att det också skulle behövas mer personal- och budgetresurser för att stödja kommunerna i deras PTV-arbete. Det skulle också behövas en vidareutveckling av både PTV-tjänsten och de informationssystem som kan integreras med den för att göra PTV mer attraktivt och lättare att integrera. DVV har varit aktiva i utvecklingen av tjänsten under senare tid och kommer att fortsätta att vara det. DVV:s systemutveckling av PTV och de verksamhetsförändringar i kommunen som är kopplade till det omfattande införandet kommer att kräva ett långsiktigt engagemang och arbete från båda parter (se även svar på fråga 44 nedan).

För kommunerna är det också viktigt att notera att PTV i fortsättningen kommer att vara den huvudsakliga informationskällan om kommunala tjänster för de regionala sidorna i TE-tjänsternas sysselsättningsportal (kommunernas kontakt- och serviceinformation) och för välfärdsområdenas hyte-tjänsteleverantörer (t.ex. kommunernas idrotts- och kulturtjänster). Om kommunen inte har matat in nödvändig information i PTV, syns den inte i ovan nämnda system.

De öppna svaren var särskilt kritiska mot servicedatalagret (fråga 44)

På den öppna frågan ”44. I detta avsnitt kan du specificera dina svar om DVV:s suomi.fi-tjänster eller användningen av servicedatalagret. Ni kan t.ex. ge exempel på typiska fall av användning av suomi.fi-tjänsterna” fick totalt 18 svar, vilket är ca 12 % av de kommuner som besvarade frågorna 38-43.

Sammanfattning och slutsatser (fråga 44) - Det finns utrymme för förbättringar av stödtjänster och relaterad lagstiftning, liksom av kommunernas sätt att använda dem

12 svar kommenterar PTV, varav 10 är kritiska. PTV upplevs inte tillföra något värde till arbetet, utan snarare komplicera eller duplicera arbetet. Nyttan uppfattades som begränsad i några svar, eftersom kommunerna inte använder PTV och eftersom kommunen inte har resurser ( personella eller ekonomiska) för att uppdatera PTV. En av de svarande uppgav också att på grund av de begränsade resurserna läggs informationen in på en så allmän nivå som möjligt. I enskilda svar önskades att kommunernas praktiska genomförandemöjligheter skulle beaktas vid fastställandet av skyldigheter och att situationen för PTV som helhet skulle bedömas kritiskt. En enda av de svarande ansåg att informationen i tjänsten var föråldrad, men såg möjligheter att utnyttja den när informationen hade uppdaterats. En av de svarande såg fördelar med att använda PTV som en kunskapsbas för tjänsterna. 

I sex öppna svar kommenterades Suomi.fi-meddelanden. Enskilda kommentarer lyfte fram den misslyckade implementeringen, separationen från verktyg i vardagen (icke-webbläsarbaserade), svårigheten att hantera meddelanden som en del av andra informationssystem och bristen på dataskydd som ett hinder för implementeringen av tjänsten. 

En enskild kommentar handlade om att DVV:s Suomi.fi-tjänster är allmänt obekväma och oanvändbara för kommuninvånarna. En annan kommentar uppmärksammade den mer allmänna punkten att digitalisering är svårt för en liten kommun att genomföra på grund av begränsade mänskliga och budgetmässiga resurser och att nationella visioner om digitalisering är långt ifrån verkligheten på gräsrotsnivå.

Fyra av dem som besvarade enkäten nämnde att kommunen överväger att ta i bruk enskilda Suomi.fi-tjänster, till exempel att ersätta beslut som meddelas per e-post med Suomi.fi-meddelanden eller att ta i bruk serviceleden och betalningstjänster. 

Målen med de gemensamma stödtjänsterna är goda, men i praktiken har kommunerna stött på utmaningar. Vissa stödtjänster upplevs som svåra att använda och deras mervärde uppfattas inte alltid. För vissa kommuner har de lagstadgade tjänsterna därför blivit en administrativ börda som gör mer skada än nytta. Kommunernas resurser är en viktig begränsning, särskilt i mindre kommuner. Byråkratin i samband med digitaliseringen är inte alltid hanterbar. 

Stödtjänsternas obligatoriska karaktär, innehåll och roll bör därför utvärderas kontinuerligt och vid behov bör ändringar göras för att stödja en produktiv digitaliseringsutveckling inom den offentliga förvaltningen och kommunsektorn. Tillräckliga resurser bör avsättas för tjänsteutveckling och kundstöd för enskilda stödtjänster för att uppnå en tillräcklig kvalitetsnivå på stödtjänsterna och användningen av dem. Dessutom måste lagstiftningen vara tillräckligt flexibel för att säkerställa att kommunernas behov i olika situationer beaktas och att liknande tjänster vid behov kan tillhandahållas på marknadsbasis. Leverantörerna av tjänster som ska integreras i stödtjänsterna måste involveras i större utsträckning och de måste också åläggas att tillhandahålla funktioner som bättre möjliggör integration av stödtjänsterna. En möjlig åtgärd för att involvera tjänsteleverantörerna är att inkludera omfattande krav på Suomi.fi-gränssnittet i upphandlingskraven (se fråga 36, punkten ”Krav på Suomi.fi-tjänstens gränssnitt”).  

Lagstiftningen hindrar kommunerna från att fatta beslut automatiskt och därmed från att avsevärt förbättra tjänsternas kvalitet och produktivitet (fråga 45) 

I fråga ”45. Använder er organisation redan eller överväger att använda automatiserat beslutsfattande?” ombads de tillfrågade att välja det alternativ som bäst beskriver deras situation från en lista med alternativ som sammanställts i förväg.

Frågan besvarades av 148 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 93% av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 51% av alla kommuner på fastlandet. Figur 7.12 visar fördelningen av svaren mellan de olika alternativen.

Figur 7.12: ”Status för implementering av automatiserat beslutsfattande i kommuner per storlekskategori”

Införandet av automatiserat beslutsfattande har inte behandlats i 78% av de tillfrågade kommunerna. 11% av respondenterna kunde inte säga hur statusen för automatiserat beslutsfattande ser ut i deras kommun. Den övergripande bilden av automatiserat beslutsfattande är att frågan inte har behandlats eller att de tillfrågade inte vet hur den ligger till. 

I några få större kommuner har dock automatiserat beslutsfattande redan införts (2% av de svarande) eller planeras (5%). Av kommunerna med mellan 10 000 och 19 999 invånare planerar 9% (2 kommuner) att införa automatiserat beslutsfattande, 6% (1 kommun) har redan infört det, 24% (4 kommuner) planerar att göra det, och 25% (2 kommuner) av kommunerna med mellan 40 000 och 99 999 invånare och 13% (1 kommun) planerar att göra det.

Sex kommuner har preciserat sitt svar under ”någon annan”. Av dessa har en, den största kommunen, uppmärksammat frågan om reglering och uppgett att kommunen följer utvecklingen inom detta område. En kommun i storleksklassen 40 000-99 999 undersöker möjliga användningsområden för automatiserat beslutsfattande. En kommun med 10 000-19 999 invånare ser behov av automatiserat beslutsfattande inom en rad olika områden. Två kommuner med 2 000-5 999 invånare uppger att detta inte är aktuellt i dagsläget och en kommun i samma storlek har inte identifierat något behov. 

Vid tidpunkten för kartläggningen 2021 var situationen ganska lik 2024, med 3 % av de 114 svarande kommunerna som uppgav att de hade infört automatiserat beslutsfattande (2024: 2 %) och 12 % som uppgav att de övervägde eller planerade att göra det (2024: 5 %). 72 % uppgav att de inte hade infört eller planerade att införa automatiserat beslutsfattande (2024: 79 %). Frågeformuleringen har dock ändrats sedan den föregående undersökningen, så svaren är inte helt jämförbara.

Slutsatser (fråga 45) - Automatiserat beslutsfattande kan leda till produktivitetsförbättringar i kommunerna - Blockerande lagstiftning bör snarast korrigeras

För närvarande hindrar lagstiftningen kommuner från att använda automatiserat beslutsfattande i de flesta potentiella användningsfall. Enligt 53f § i förvaltningslagen förutsätter användningen av automatiserat beslutsfattande att den myndighet som har fattat beslutet eller en myndighet som hör till samma registerupprätthållare som den myndighet som har fattat beslutet behandlar eventuella rättelseyrkanden. I många tjänster som har potential att använda det automatiska lösningsförfarandet är det dock inte kommunen som är den myndighet som hanterar ändringskrav i kommunala tjänster. Det gäller t.ex. tillståndsprocesser inom miljöförvaltningen och många beslut inom utbildningssektorn. 

Kommunerna står i stort sett vid sidan av när det gäller automatiserat beslutsfattande, och inga framsteg väntas förrän de rättsliga hindren har undanröjts. Statsminister Petteri Orpos regeringsprojekt för att undanröja hinder för digitalisering och informationsmobilitet syftar till att ta itu med dessa utmaningar. Någon tydlig tidtabell eller lösningar är ännu inte kända. Möjligheterna till automatiserat beslutsfattande bör i betydande grad utvidgas till att omfatta kommunerna, eftersom det skulle göra det möjligt för kommunerna att snabbare tillhandahålla tjänster av bättre kvalitet till sina medborgare och avsevärt förbättra produktiviteten i den kommunala tjänsteproduktionen.  

Automatiserat beslutsfattande har stor potential inom olika kommunala verksamheter - särskilt inom utbildning och småbarnspedagogik (Fråga 46)

I fråga ”46. Inom vilka sektorer ser du störst potential för mer automatiserat beslutsfattande?” fick desom svarade en lista med fördefinierade alternativ från vilka de kunde välja de tre viktigaste. Antagandet för svaret var att lagstiftningshinder hade undanröjts.

Frågan besvarades av 112 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 70% av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 38% av alla kommuner på fastlandet. Fördelningen av svaren framgår av figur 7.13.

Figur 7.13: ”Sektorer och verksamheter med störst potential för mer automatiserat beslutsfattande”

De tillfrågade ser störst potential för mer automatiserat beslutsfattande inom utbildning och förskoleverksamhet, där 75% av de tillfrågade valde detta alternativ som ett av de tre viktigaste. 

Flera av de som svarade ser potential i andra sektorer. Näst mest potential ser man inom samhällsbyggnadssektorn (38%). Cirka en tredjedel av de svarande valde AN-tjänster (33%) eller administration (28%). Ekonomi valdes av cirka en fjärdedel (26%) och HR av en femtedel (20%). Både Bibliotek och Idrott och kultur ansågs ha potential av 13%. Minst röster fick alternativen Ekonomi (5%) eller Ungdom (2%).

Slutsatser (fråga 46) - Det finns en potential för automatiserade beslut inom flera sektorer, särskilt inom utbildning och småbarnspedagogik.

Att sektorerna för bildning och byggd miljö utgör ett undantag är förståelig, eftersom de har ett stort antal rutinmässiga beslut och ett stort antal kunder. Automatiseringsprocesser bör inte byggas för låga volymer, utan där det finns en hög volym av rutinmässigt beslutsfattande. Exempel inom utbildningssektorn kan vara beslut om skolskjuts, eventuellt eftermiddagsverksamhet, och antagning till exempelvis gymnasieskolor med tröskelvärden för medelbetyg eller andra ”mekaniska” ansökningskriterier. Inom samhällsbyggnadssektorn fattas till exempel ett stort antal beslut om avfallsavgifter i alla kommuner varje år.

Förtydliganden av svaren om automatiserat beslutsfattande (fråga 47)

I den öppna frågan ”47. Du kan utveckla dina svar om automatiserat beslutsfattande i detta avsnitt. Till exempel, inom vilka sektorer och verksamheter används eller planeras redan automatiserat beslutsfattande, eller varför planeras det inte att införas?” kunde de som deltog i kartläggningen, om de så önskade, ge en bakgrund till sina svar på frågorna 45-46. Fråga 47 besvarades av 8 kommuner, dvs. ca 6% av de kommuner som besvarade frågorna 45-46.

Sammanfattning och slutsatser (fråga 47) - Den digitala utvecklingens allmänna utmaningar hinder också för automatiserat beslutsfattande

Fyra av de som svarade säger att inga automatiserade beslutsprocesser har identifierats eller diskuterats i kommunen eller dess sektorer. Enligt en av de som svarade har behov endast identifierats inom småbarnspedagogiken, även om det kan finnas oidentifierad potential inom andra områden. Två av de som svarade nämner exempel på potentialen för automatiserat beslutsfattande inom förskoleverksamheten, såsom tilldelning av daghemsplats, mottagande av uppsägning av daghemsplats och tilldelning av skolplats. 

De utmaningar som identifierades i andra avsnitt framkom även i samband med automatiserat beslutsfattande: en respondent identifierade bristande förståelse och resurser i kommunen som ett problem för att främja detta, medan en annan av de som svarade tvivlade på att funktionerna för att möjliggöra automatiserat beslutsfattande fanns tillgängliga i den programvara som för närvarande används av organisationen.

Artificiell intelligens har utnyttjats som stöd vid översättningen av texten.