OBS!

Detta avsnitt av kartläggningen är fortfarande under översättning. Innehållet uppdateras kontinuerligt och vi kan inte svara för att det är 100 % korrekt. Om du har frågor eller kommentarer om översättningen tveka inte att kontakta oss.

Bland annat figurerna saknas nedan (liksom texten som är under översättning).

Inledning

I avsnitt 7 i kartläggningen av kommunernas digitalisering behandlas aspekter av utvecklingen av digitala tjänster i kommunerna, såsom faktorer som hindrar digitaliseringen av tjänster, användningen av individuella stödlösningar för digitalisering och användningen av automatiserat beslutsfattande i kommunerna (frågorna 38-47).

Avsnittet inleds med att identifiera hinder för digitalisering (fråga 38) och undersöka om kommunerna använder tjänster för hantering av samtycke för användning av kommuninvånarnas uppgifter (fråga 39). Därefter undersöks i vilken utsträckning kommunerna använder Suomi.fi-tjänsterna som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (DVV) (fråga 40) och vilket stöd kommunerna behöver för att använda DVV:s Suomi.fi-meddelandetjänst (fråga 41). Dessutom bedöms de potentiella besparingar som kommunerna kan göra i övergången från papperspost till digital post (fråga 42). Därefter granskas de sätt som kommunerna använder för att utnyttja DVV:s servicedatalager (PTV) (fråga 43) och mer detaljerade kommentarer i svaren om användningen av Suomi.fi- och PTV-tjänsterna diskuteras (fråga 44). Avsnittet avslutas med en analys av omfattningen (fråga 45) och den framtida potentialen för användningen av automatiserat beslutsfattande i kommunerna (fråga 46) samt mer detaljerade synpunkter på automatiserat beslutsfattande (fråga 47) från de som svarat.

De som är intresserade av Suomi.fi-tjänster bör också se fråga 36 i avsnitt 6 om användningen av Suomi.fi-anslutningskrav i upphandlingar.

Brist på egna resurser och kompetens ses som det största hindret för digitalisering (fråga 38). I fråga ”38. Vilka är de största hindren som för närvarande håller tillbaka utvecklingen av digitalisering av tjänster?” presenterades en lista med fördefinierade alternativ plus alternativet ”något annat”. De som svarade fick välja upp till tre alternativ från listan.

Frågan besvarades av 153 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 96% av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 52% av alla kommuner på fastlandet. Figur 7.1 visar fördelningen av svaren på frågan.

Figur 7.1: Vilka är de största hindren som för närvarande bromsar utvecklingen av digitala tjänster?

Figur 7.1 ”Vilka är de största hindren för digitaliseringen av kommunala tjänster i dagsläget?”
 

En klar majoritet av kommunerna som svarade (86 procent) identifierade kommunens egna resurser eller kompetens som ett stort hinder för digitaliseringen. Det näst mest populära alternativet var ledning och styrning, som valdes av knappt en tredjedel (29 pocent) av de svarande. Ungefär en av fyra respondenter (24 procent) anser att tillgången till lämpliga tjänsteprodukter på marknaden är ett betydande hinder. Ungefär var femte respondent (19 procent) ser å andra sidan det interna samarbetet inom kommunen som ett hinder. Tillgången till statliga bidrag (projektfinansiering) (14 procent) och nivån på de statliga bidragen (som kommunen själv fördelar) (11 procent) framstår båda som betydande hinder i mer än 10 procent av svaren. De relativa svarsfrekvenserna för de övriga förvalda alternativen varierar mellan 9 och 1 procent.)

I kommuner med fler än 20 000 invånare är ledning och styrning en större utmaning än i mindre kommuner. I kommuner med fler än 100 000 invånare fick det flest röster av de som svarade - samma som alternativet kommunens egna resurser och kompetens. Dataskydd framstår också tydligare som en utmaning i de största kommunerna, där nästan hälften av svaren anger det som en stor utmaning. Tillgång till statliga bidrag var proportionellt sett något mer framträdande i kommuner med färre än 10 000 invånare än i kommuner med fler än 10 000 invånare.

16 kommuner valde alternativet ”Något annat”. Av dem som valde detta alternativ och förtydligade sitt svar nämnde 11 stycken en finansiell utmaning, till exempel en stram budget, en minskning av statsandelarna eller kostnadsbegränsningar. Två som svarade pekade på att utvecklingen skulle kosta för mycket i förhållande till de fördelar som uppnås. Enskilda svar lyfte fram lokalbefolkningens ovilja eller oförmåga att använda digitala tjänster, problem med nationellt samarbete, tidsbrist, upphandlingslagar och begränsningar samt systemens interoperabilitet.

I kartläggningen av kommunernas digitalisering från 2021 ställdes en liknande fråga: ”Vilka är de nuvarande hindren för utvecklingen av digitala tjänster? Frågan riktades till ledningen för sektorerna i kommunerna, dvs. gruppen av svarande skilde sig från 2024. 2021 identifierade 79 procent av de svarande resurser och kompetens som den viktigaste barriären. ”Tillgång till lämpliga tjänsteprodukter på marknaden” kom på andra plats (29 procent av de som svarade) och "ledning" på tredje plats (17 procent av de som svarade). Det verkar som om de tre största utmaningarna för den digitala utvecklingen kommer att vara desamma 2021 och 2024, med det största hindret som utmärker sig. Det har dock skett förändringar i topp tre. Tillgången till lämpliga tjänsteprodukter verkar ha förbättrats något sedan 2021, men utmaningarna med ledning och styrning har ökat. Dessutom har utmaningen med resurser och kompetens ökat.

Slutsatser (fråga 38) - Nya lösningar på resurs- och kompetensbristen bör sökas genom kommunalt samarbete, EU-finansiering och samarbete med tjänsteleverantörer

Kommunernas ansträngda ekonomiska situation och det begränsade antalet anställda och kompetens bromsar och till och med hindrar den digitala utvecklingen. Vi bör därför överväga hur den investerings- och utvecklingskapacitet som krävs för digitaliseringen kan stärkas på lång sikt, till exempel genom att reformera finansieringen av kommunerna såsom statsandelar.

Särskilt mindre kommuner oroar sig för tillräcklig finansiering. Detta är naturligt, eftersom de investerings- och utvecklingskostnader som krävs för digitalisering i små kommuner i förhållande till resurserna kan vara mycket högre än i större städer, även i relativa termer. Detta beror på att utveckling kräver vissa åtgärder, arbete och investeringar, oavsett storleken på den organisation som ska omvandlas. Dessutom är det inte alltid så att kostnaderna för digitaliseringen skalas till fördel för mindre kommuner, utan ofta är det tvärtom. Exempelvis kan licenskostnader bli billigare ju högre användningsvolym man har. I det här fallet betalar kunder med ett lågt antal användare och en låg användningsvolym relativt sett mer för tjänsterna. 

Särskilt i små kommuner kan konkurrensen om begränsade budget- och personalresurser vara hård. I beslutssituationer kan det bli en avvägning mellan att till exempel anställa välbehövliga nya lärare och att ersätta ett föråldrat informationssystem med ett nytt. I sådana fall kan tekniska och svåröverskådliga digitaliseringsåtgärder lätt komma i andra hand till förmån för mer ”påtagliga” behov som tar resurser i anspråk. 

Ytterligare öronmärkt finansiering för digitalisering skulle vara nödvändig för alla men särskilt de små kommunerna. Med tanke på den utmanande ekonomiska situationen bör kommunerna aktivt utforska och använda alternativa sätt att främja en säker och högkvalitativ digitalisering, till exempel: vad skulle kunna uppnås genom samarbete mellan kommuner i utvecklingen och underhållet av digitala tjänster? Kan EU:s finansieringsmöjligheter utnyttjas i större utsträckning för att utveckla digitala lösningar och metoder? Hur kan tjänsteleverantörer uppmuntras att utveckla bättre digitala produkter för kommuner?

Ledarskapet var en större utmaning i större städer. Deras framgång beror inte bara på fungerande e-tjänster i kundgränssnittet, utan också på avancerad digitalisering i backoffice-processer och kunskapshantering i alla verksamheter. Att förstå detta och hantera det på ett ändamålsenligt sätt i stora organisationer är en komplex uppgift som kräver ett brett spektrum av färdigheter från hela ledningen, inte bara IT- och digitalchefer.

Att öka kompetensen hos kommunanställda och, mer allmänt, stärka hela kommunens digitala förmåga är en stor utmaning för digitaliseringen av kommunerna. Digitaliseringskompetens är inte uttryckligen en specifik typ av IKT-kompetens, utan summan av flera kompetenser. Å andra sidan bör kommunerna identifiera vilka kompetenser som är viktiga att ha i den egna organisationen och vilka kompetenser som kan förvärvas från externa experter vid behov. Även detta varierar beroende på kommunens storlek, andra behov och hur ICT-tjänsterna är organiserade. En kommun som till stor del ansvarar för sin egen IT-hantering behöver andra kompetenser än en kommun som till stor del har lagt ut denna verksamhet på entreprenad eller en kommun som i hög grad förlitar sig på exempelvis regionalt samarbete. 

Det viktiga är att inse att digitaliseringen är en pågående förändring som kräver att kommunens organisation har förändringsförmåga och mycket mer än bara tekniska färdigheter: förmågan att lära sig nya saker, att experimentera, att använda olika utvecklingsmetoder såsom tjänstedesign, att tolerera osäkerhet och nyfikenhet och att använda projektbaserade sätt att främja reformer. För att stärka dessa förmågor krävs inte bara ett långsiktigt och visionärt ledarskap, utan också en långsiktig digitaliseringsstrategi och tillräckligt flexibla resurser för att möjliggöra den kulturförändring som digitaliseringen kräver i kommunerna. Många företag erbjuder kommuner att ta fram digitala kartor, det vill säga planer för digitaliseringen utifrån kommunens strategi. Detta är ett bra sätt att göra en konkret start mot en sammanhållen förstärkning av kommunens digitala kompetens. 

Var femte kommun har en tjänst för hantering av samtycke för användning av invånarnas uppgifter (fråga 39)
I fråga 39. ”Har kommunen ibruk en tjänst för hantering av samtycke för användningen av invånarnas uppgifter?" skulle de tillfrågade välja det lämpligaste alternativet från en lista.

Frågan besvarades av 147 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 92 procent av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 50 procent av alla kommuner i Fastlandsfinland. Fördelningen av svaren framgår av figur 7.2.

Figur 7.2 ”Använder kommunen tjänster för hantering av samtycken?”

Majoriteten av de tillfrågade kommunerna använder inte samtyckeshantering som en tjänst (64 procent av de tillfrågade). Antalet ”nej”-svar är högst i de två minsta kategorierna av kommuner (80 och 76 %) och i den största kategorin (75 procent). I de övriga kommungrupperna varierar andelen mellan 40 och 63 procent.

Endast en av kommunerna som svarade, en stad med fler än 100 000 invånare, har en heltäckande användning av tjänsten för samtyckeshantering. Ungefär en av fem (17 procent) av de tillfrågade kommunerna har en tjänst för samtyckeshantering på plats ”delvis inom vissa sektorer”. Relativt sett har kommuner med mellan 6 000 och 9 999 invånare (33 procent av de svarande) den högsta andelen kommuner som delvis använder sig av hanteringstjänsten. Andelen kommuner med fler än 100.000 invånare som använder tjänsten delvis - och kommuner med fler än 100 000 invånare som använder tjänsten helt eller delvis - varierar mellan 16 och 26 procent. I de två mindre kommungrupperna är det 10 respektive 5 procent av de tillfrågade som delvis eller helt använder tjänsten.

18 procent av de som svarade kunde inte svara på om deras kommun tillhandahåller en tjänst för hantering av samtycke. Andelen som svarade ”vet ej” är högst i storleksintervallet 20 000-39 999 invånare (32 procent), lägst i storleksintervallet för den största kommunen, där inga valde detta alternativ, och lägst i storleksintervallet för den minsta kommunen, där andelen som inte visste var 10 procent. 

Slutsatser (fråga 39) - Mer information om samtyckeshanteringstjänster och deras fördelar bör göras tillgänglig för kommunerna, samtidigt som hinder för införandet bör identifieras och undanröjas

Samtyckeshanteringstjänster har setts som ett svar på utmaningen att använda kommuninvånarnas data på ett mer effektivt och mångsidigt sätt. Målet är att göra det snabbare, smidigare och mer effektivt för invånarna att sköta sina ärenden digitalt - på ett säkert och integritetsbevarande sätt. 

Det är dock endast en liten andel av kommunerna som använder sig av samtyckeshanteringstjänster. Dessutom visste respondenter från flera kommuner inte om en sådan tjänst fanns tillgänglig i deras kommun. 

Frågan handlade inte om hinder för att använda tjänsten för samtyckeshantering. Lagstiftningsmässiga, administrativa och tekniska utmaningar kan vara sådana. Det skulle dock behövas mer detaljerad information för att identifiera och åtgärda de viktigaste hindren. Medvetenheten om dessa tjänster i kommunerna bör också ökas.

Fortfarande utrymme för förbättringar i användningen av Suomi.fi-stödtjänsterna - utmaningarna omfattar resurser, tillgång till stöd, tjänsternas kvalitet och användbarhet (fråga 40)

I fråga 40. "Vilka av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas lagstadgade Suomi.fi-tjänster används aktivt som en del av de tjänster som din kommun tillhandahåller?” fick respondenterna en lista med fördefinierade alternativ där de ombads välja det alternativ som bäst beskrev deras situation för varje tjänst.

De tillfrågade bedömde sin situation med tanke på fyra lagstadgade tjänster (Suomi.fi-meddelanden, identifiering, betalningar och informationsleden) och en planerad tjänst (Suomi.fi-fullmakter). DVV sköter driften av tjänsterna, med undantag av tjänsten Betalningar, som Statskontoret ansvarar för.

Beroende på tjänst besvarades frågan av mellan 144 och 150 kommuner av 159 kommuner. Detta motsvarar minst 90 procent av de kommuner som besvarade enkäten och cirka 50 procent av alla kommuner på fastlandet. Figur 7.3 visar fördelningen av svaren per tjänst.

Figur 7.3 ”Användning av Suomi.fi-tjänster som en del av kommunernas tjänster”

Kommunerna använder Suomi.fi-tjänsterna som nämns i enkäten i olika utsträckning beroende på vilken tjänst det är fråga om. Om man ser på de kommuner som använder Suomi.fi-tjänsterna både helt och delvis tillsammans, kan man konstatera att 90 procent av respondenterna använder Fullmakter, 86 procent Identifiering, 66 procent informationsleden, 59 procent Meddelanden och 34 procent Betalningar.

Suomi.fi-fullmakter används ”heltäckande” av betydligt fler av de som svarade (41 procent) än Suomi.fi-identifieringen (21 procent) eller de övriga tre tjänsterna, där andelen som ”heltäckande” används är mindre än 10 procent.

I vissa tjänster med olika funktioner och branscher använder 65 procent av de som svarade Suomi.fi. Den partiella användningen var också hög för informationsleden (57 procent), meddelanden (54 procent) och fullmakter (49 procent), men mindre för betalningstjänsten (28 procent).

DETTA STÄMMER INTE ”Ei ole käytössä” -vaihtoehdon vastanneita on eniten Suomi.fi-maksujen kohdalla, 52 %. Tämän vaihtoehdon valinneita on suhteessa melko suuri määrä myös Viestien (32 %) ja Palveluväylän (23 %) kohdalla kun taas Tunnistus ja Palveluväylä -palveluiden kohdalla vaihtoehdon valinneiden määrä jää alle 10 %:n.

Alternativet ”Används inte” är det mest populära för Suomi.fi-betalningar, 52 procent. Ett relativt stort antal som svarade valde också detta alternativ för Meddelanden (32 procent) och informationsleden (23 procent), medan antalet svarande för Identifiering och informationsleden är mindre än 10 procent.

Antalet av de som svarat ”Jag vet inte” är måttligt lågt, med som mest 13 procent av de svarande för Betalningar och 11 procent för informationsleden, och mindre än 10 procent av de svarande för de övriga frågorna.

I kartläggningen av kommunernas digitalisering 2021 frågades ICT-cheferna (IT-cheferna) och sektorcheferna om användningen av Suomi.fi-tjänster. ICT-cheferna tillfrågades om vilka Suomi.fi-stödtjänster som används i deras organisation. Frågan besvarades av 114 kommuner. 47 % av de svarande nämnde meddelandetjänsten, 64 % identifieringstjänsten, 18 % betalningstjänsten, 18 % informationsleden och 67 % tjänsten för fullmakter.

Om man jämför antalet ”ja”-svarare 2021 med antalet ”ja”-svarare 2024 för vart och ett av alternativen ”använder...” ser man att användningen av meddelandetjänsten har ökat från 47 % till 59 %, identifieringstjänsten från 64 % till 86 %, betalningstjänsten från 18 % till 34 %, informationsleden från 18 % till 66 % och tjänsten för fullmakter från 67 % till 90 %. Även om det finns små skillnader i frågeuppsättningarna för 2021 och 2024, verkar det som om användningen av dessa Suomi.fi-tjänster har ökat något - och i vissa fall betydligt - i kommunerna sedan undersökningen 2021.  Även om allt fler kommuner använder de undersökta Suomi.fi-tjänsterna, finns det fortfarande ett antal kommuner som inte har tagit dem i bruk.

Svaren på delfrågorna i fråga 40 diskuteras nedan tjänst för tjänst, och slutsatserna av frågan diskuteras i slutet av hela avsnittet.

Mer än hälften av de som svarade använder Suomi.fi-meddelandetjänsten ”delvis”, medan 1/3 inte använder tjänsten; det relativa antalet användarkommuner är högre ju större kommunstorlek.

Underavsnittet Suomi.fi-meddelanden besvarades av 146 kommuner av de 159 kommuner som svarade på enkäten. Detta motsvarar cirka 92 procent av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 50 procent av alla kommuner på fastlandet. Figur 7.4 visar fördelningen av svaren per kommunstorlek. 

Figur 7.4 ”Användningen av tjänsten Suomi.fi-meddelanden i kommuner på fastlandet enligt kommunstorlek"

Suomi.fi-meddelanden används helt eller delvis av 59 procent av alla kommuner som svarade. Det verkar som om ju större kommunen är, desto fler kommuner använder tjänsten ”heltäckande” eller ”delvis” när det gäller verksamheter och sektorer.

Suomi.fi-meddelanden används på ett heltäckande sätt i tjänster för olika funktioner och branscher av 5 % av de som svarade. Detta alternativ har valts av fyra olika kommuner som svarat. 

54% av svaren uppger att Meddelanden används i vissa av de tjänster som tillhandahålls av olika verksamheter och sektorer. Tre fjärdedelar av kommunerna med mer än 100 000 invånare uppger att Meddelanden används delvis. Resultaten är också liknande för den andra och tredje största kategorin av kommuner, med cirka 50% av de svarande i kommuner med mellan 6 000 och 19 999 invånare och cirka 40% av de svarande i kommuner med färre än 19 999 invånare som använder meddelanden för ”vissa tjänster”.

Suomi.fi-meddelandetjänsten används inte alls i 32 % av kommunerna. Andelen kommuner som inte använder meddelandetjänsten verkar vara störst i mindre kommuner (cirka 50 % av de svarande) och minska med kommunens storlek. Lägst är andelen i kommuner med mer än 100 000 invånare, 13%.

Suomi.fi-identifieringstjänsten används helt eller delvis i största delen av kommunerna - de minsta kommunerna utgör ett undantag (fråga 40.2)

Avsnittet om Suomi.fi-identifieringstjänsten besvarades av 150 kommuner av de 159 kommuner som deltog i kartläggningen. Detta motsvarar cirka 94 procent av de kommuner som svarade och cirka 51 procent av alla kommuner i på fastlandet. Figur 7.5 visar fördelningen av svaren på denna fråga per kommunstorlek.

Figur 7.5: ”Användning av identifieringstjänsten Suomi.fi i kommunerna i kommunerna på fastlandet enligt storleksklass” 

Suomi.fi-identifiering används i stor utsträckning eller delvis i tjänster inom olika funktioner och sektorer i 86 % av de kommuner som deltog i kartläggningen.

Identifieringstjänsten används i stor utsträckning i tjänster inom olika funktioner och sektorer i 21 procent av kommuner som svarade. Med undantag för den minsta kommunstorleken används tjänsten i stor utsträckning av mellan 11% och 43% av de som svarade, beroende på kommunens storlek. Med några små undantag verkar andelen som svarat på detta sätt öka med kommunens storlek.

Tjänsten används inom vissa verksamheter och sektorer av 65% av de som svarat. Andelen som svarat på detta sätt är högst i kommuner med mellan 6 000 och 9 999 invånare, med 82%. När man rör sig upp till de större storlekskategorierna minskar andelen som ”delvis” svarat från kategori till kategori tills den når 63% i kommuner med mer än 100 000 invånare. I de två minsta kategorierna av kommuner är andelen ”delvis” svarande nära 50%.

Nio procent av alla som svarade använder inte identifieringstjänsten, i tre olika kategorier av kommuner. Störst andel av de som inte använder identifieringstjänsten finns i de minsta kommunerna med mindre än 2 000 invånare (45% av de svarande), medan 16% av kommunerna med 2 000-5 999 invånare och 6% av kommunerna med 40 000-99 999 invånare har svarat på detta sätt.

I kommuner med mer än 20 000 invånare fanns det inga ”vet ej”-svar. I mindre kommuner varierade antalet ”vet ej”-svar mellan 5% och 9%.

Suomi.fi-betalningar används av alla kommuner med över 100 000 invånare, men i få kommuner med under 20 000 invånare (fråga 40.3)

144 av de 159 kommuner som deltog i kartläggningen svarade avsnittet om Suomi.fi:s betalningsmeddelande, som upprätthålls av Statskontoret. Detta motsvarar cirka 91 procent av de kommuner som svarade på enkäten och cirka 49 procent av alla kommuner på fastlandet. I figur 7.6 visas fördelningen av svaren på denna fråga per kommunstorlek.

Figur 7.6: ”Användningen av Suomi.fi-betalningstjänsten i kommunerna på fastlandet enligt kommunernas storleksklass” 

Suomi.fi-betalningarna har helt eller delvis införts i tjänster inom olika verksamheter och branscher av 34 % av de som deltog i kartläggningen. Ju större kommunen är, desto högre är andelen svarande (57-100% i kommuner med mer än 20 000 invånare).

Betalningar-tjänsten används i stor utsträckning av 6% av de tillfrågade kommunerna. I kommuner med mer än 100 000 invånare används tjänsten av 25%, medan andelen i kommuner med mellan 20 000 och 99 999 invånare är drygt 10%.

Tjänsten används inom vissa funktioner och sektorer i knappt en tredjedel (28%) av de tillfrågade kommunerna. I den största storleken av kommuner använder 75% av de svarande tjänsten i någon utsträckning. I storleksklassen 20 000-99 999 kommuner är motsvarande siffra 44-59%. I kommuner med färre än 20 000 invånare är det 10-25% av de tillfrågade som delvis använder tjänsten.

Ungefär hälften av alla kommunern som svarade (52%) har inte tagit i bruk tjänsten. Av kommunerna med fler än 100 000 invånare har ingen valt detta alternativ. Av kommunerna med mellan 20 000 och 99 999 invånare är det cirka 25% som inte använder Betalningar-tjänsten. I kategorin kommuner med färre än 20 000 invånare är det cirka 2/3 som inte använder tjänsten (63-70%).

13% av de som deltog i kartläggningen kunde inte svara på om tjänsten används i kommunen. Detta gäller för alla kommunstorlekar utom de som har fler än 100 000 invånare. I tre olika kategorier av kommuner valde en femtedel (19-21%) detta alternativ.

Suomi.fi-informationsleden används helt eller delvis av 2/3 av de som svarade (fråga 40.4)

Av de 159 kommuner som deltog i kartläggningen svarade 148 kommuner på frågan om Suomi.fi-informationsleden. Detta motsvarar cirka 93 procent av de som svarade och cirka 51 procent av kommunerna på fastlandet. Figur 7.7 visar fördelningen av svaren på denna fråga per kommunstorlek.

Figur 7.7: ”Användning av Suomi.fi-informationsleden i kommunerna på fastlandet enligt storleksklass”

66% av de som svarade använder funktioner i Suomi.fi-informationsleden för alla eller en del av tjänsterna inom olika funktioner och sektorer. I andra kommunstorlekar än de största använder 65% till 71% av respondenterna tjänsten helt eller delvis.

Informationsleden har införts ”heltäckande” av en liten andel av kommunerna (9%). Andelen ”heltäckande” varierar mellan 4% och 18% i de olika kommungrupperna. Kommuner med fler än 100 000 invånare skiljer sig från övriga kommuner genom att samtliga svarande i denna kategori antingen helt (13%) eller delvis (88%) har infört tjänsten.

57% av de tillfrågade kommunerna använder sig delvis av informationsleden. Om man bortser från de minsta och största storlekskategorierna har 53-71% av kommunerna tagit i bruk informationsleden. I storlekskategorin med färre än 2 000 invånare svarade 18% och i storlekskategorin med fler än 100 000 invånare svarade 88% att tjänsten delvis används.

Informationsleden används inte alls i 22% av kommunerna. I kategorin 2 000-99 999 invånare svarade 17-24% av de tillfrågade ”används inte”. Mer än hälften (55%) av kommunerna med färre än 2 000 invånare använder inte tjänsten.11% av de som deltog i kartläggningen kunde inte svara på om tjänsten används i kommunen. Andelen ”vet ej”-respondenter varierade mellan kommunstorleksklasserna från 6% till 18%, exklusive kommuner med fler än 100 000 invånare, där ingen kommun valde detta alternativ. Med några små undantag är antalet kommuner som svarar ”jag vet inte” lägre ju större kommunstorleksklass det är fråga om.

Tjänsten med Suomi.fi-fullmakter används helt eller delvis i nästan alla kommuner (fråga 40.5)

Avsnittet om Suomi.fi-fullmakter besvarade av 148 kommuner av de 159 kommuner som deltog i kartläggningen. Detta motsvarar cirka 93 procent av de kommuner som deltog i kartläggningen och cirka 51 procent av alla kommuner på fastlandet. I figur 7.8 visas fördelningen av svaren på denna fråga efter kommunstorlek.

Figur 7.8: ”Användning av tjänsten Suomi.fi-fullmakter i kommuner på fastlandet enligt storleksklass”

Tjänsten för Suomi.fi-fullmakter används i stor utsträckning eller delvis av 90 % av de som svarade.

41% av de tillfrågade har använt sig av tjänsten med fullmakter fullt ut. Andelen som svarade i de olika kommungrupperna som har angett omfattande användning varierar mellan 13% och 57%. Detta innebär, med några undantag, att ju större kommunen är, desto högre är andelen som svarade. Det största undantaget är att 36% av de som svarat i kommunen i den minsta kategorin anger omfattande användning.

På motsvarande sätt varierar andelen som svarat att de delvis använder sig av tjänsten från 36% till 88% i de olika kommunstorlekarna. Med några få undantag ökar den relativa andelen av de svarande som anger att de delvis använt tjänsten för större kommuner. Det största undantaget är kommuner med mindre än 2 000 invånare, där 45% svarade ”i vissa tjänster”.

Endast en liten andel av de som svarade (3%) har inte använt sig av fullmaktstjänsten. Den högsta andelen som svarade så (9%) återfinns i den minsta kommunstorlekskategorin (mindre än 2 000 invånare). I de övriga tre storlekskategorierna finns det också svarande, med andelar som varierar mellan 4 och 6 procent.

Det finns också relativt få som angett ”vet ej”, med 6%. I kommuner med mer än 100 000 invånare har ingen angett detta alternativ. För de övriga kommunstorlekarna varierar andelen som valt detta alternativ mellan 2% och 11%.

Slutsatser (fråga 40) - Skillnader i användningen av Suomi.fi-tjänster mellan olika tjänster - de största och minsta kommunerna sticker ut från mängden

Nästan alla som svarade använder funktionerna för Suomi.fi-fullmakter och -autentisering i alla eller en del av tjänsterna inom kommunens funktioner och sektorer (ca 90 % av de svarande). På motsvarande sätt används Suomi.fi-informationsleden och Suomi.fi-meddelandetjänsten av cirka 2/3 av kommunerna (66 % för informationsleden och 59 % för meddelanden), men andelen kommuner som använder dem är klart lägre än för de två ovan nämnda tjänsterna. Sist kommer Suomi.fi-betalningstjänsten, som används helt eller delvis av cirka var tredje kommun (34 %) som besvarat enkäten.

Kommuner med mer än 100 000 invånare verkar ha de bästa förutsättningarna för att införa de undersökta tjänsterna - det fanns inga ”tjänsten används inte”-svar i denna storlekskategori, med ett undantag. I den andra ytterligheten, i den minsta kommunstorlekskategorin, används de fyra Suomi.fi-tjänsterna av mindre än 50 procent av kommunerna.

Suomi.fi-tjänsterna är stödtjänster för kommunernas e-tjänster. När man analyserar resultaten av enkäten bör man därför notera att omfattningen av användningen av Suomi.fi-tjänster inte indikerar omfattningen eller sofistikeringen av e-förvaltningstjänster i kommunen mer generellt.

Den lagstadgade skyldigheten att använda Suomi.fi-funktionerna innebär att en myndighet inte kan välja en alternativ lösning på behovet av en elektronisk stödtjänst om den lagstadgade Suomi.fi-tjänsten är tillgänglig. Undantag från skyldigheten kan begäras hos leverantören av funktionern i fråga. 

Statens revisionsverk har 2022 utrett orsakerna till att vissa myndigheter inte har tagit i bruk de lagstadgade Suomi.fi-tjänsterna. Enligt rapporten är den främsta orsaken till detta att tjänsterna inte uppfyller kundernas behov. Det verkar som om den lagstadgade skyldigheten att använda tjänsterna inte är ett tillräckligt incitament för kommunerna och medborgarna om tjänsterna är svåra att ta i bruk och inte underlättar vardagen.

Orsakerna till att kommunerna inte har infört dessa tjänster kan bero på andra faktorer. Mindre kommuner har sannolikt färre e-tjänster än större kommuner, och därmed mindre behov av stödtjänster. Mindre kommuner kan också ha mycket låg användning av tjänsterna, så kostnaden för att införa stödtjänster kan vara större än de besparingar som uppnås genom att använda dem. Dessutom använder vissa kommuner e-förvaltningsplattformar eller portaler som kan täcka samma behov som Suomi.fi-tjänsterna skulle tillgodose.

Det skulle vara viktigt för kommunerna att identifiera tjänster och lösningar där införandet av gemensamma stödtjänster för e-förvaltning skulle kunna ge verkliga fördelar för de olika inblandade parterna. I kommuner krävs till exempel betalningstransaktioner endast för vissa tjänster. När kommunen överväger att digitalisera tjänstespecifika transaktioner kommer den att bedöma antalet transaktioner och fördelarna med digitaliseringen ur ett affärsprocessperspektiv.

En viktig fråga är hur man kan samordna servicetransaktioner med allmänna ekonomi- och ärendehanteringsprocesser. Under det senaste decenniet har den kommunala ekonomiförvaltningen gjort betydande insatser för att främja interoperabilitet och digitalisera processer. Användningen av betaltjänsten skulle därför vara ett naturligt område att arbeta vidare med som ett led i denna övergripande utveckling av ekonomihanteringen.

Statens roll är mycket väsentlig. I lagstiftningen bör man beakta att kommunerna även i fortsättningen kommer att ha tjänster med så små transaktionsvolymer att det inte är motiverat att göra stora investeringar och driftskostnadsökningar för att digitalisera dem, än mindre för att införa Suomi.fi-stödtjänster. Kommunerna bör tilldelas finansiering för införandet av Suomi.fi-tjänster och en tillräcklig ekonomisk ram för underhåll och utveckling av e-förvaltningen bör säkerställas.

För närvarande verkar trenden vara den motsatta. Statsbidragen till kommunerna skärs ned, och motiveringen till nedskärningarna är utvecklingen av e-förvaltning. Dessutom riktas dessa nedskärningar mot alla kommuner, trots att det inte finns några belägg för att alla kommuner kommer att gynnas av utvecklandet av e-förvaltning. Staten bör nu och i framtiden avstå från att vidta sådana åtgärder, som undergräver förutsättningarna för digitalisering i kommunerna och inte tar hänsyn till kommunernas olika förutsättningar. 

Dessutom lämnar kvaliteten på Suomi.fi-tjänsterna fortfarande en del övrigt att önska. Användbarheten av tjänsterna är inte alltid på en nivå som är attraktiv för kommuner eller medborgare. Detta bromsar upp kommunernas engagemang för att använda tjänster som Suomi.fi-meddelanden. Samtidigt har staten skurit ner anslagen till DVV, som utvecklar tjänsterna.

Lagstiftningen bör även i fortsättningen ge kommunerna rätt att avvika från skyldigheten att använda Suomi.fi-tjänster. Dessutom bör giltighetstiden för de beviljade undantagsrättigheterna förlängas.

Användningen av Suomi.fi-tjänsterna i kommunerna kan också främjas av Suomi.fi-tjänsteleverantörer och andra leverantörer av digitala tjänster. Tjänsteleverantörernas produkter kan innehålla funktioner som möjliggör en smidig anslutning till Suomi.fi-tjänsterna.

Suomi.fi-informationsleden är känd i kommunerna, främst inom IT-förvaltningen, men inte så mycket utanför. Informationsledens roll kommer dock att förändras avsevärt. Fram till juni 2025 förväntas alla finska kommuner bli användare av Informationsleden, eftersom DVV kommer att övergå till att distribuera befolkningsdata endast via Informationsleden. Om en kommun inte redan har ett avtal med DVV om användning kommer den att behöva göra det. I detta sammanhang bör kommunen se till att den inte har överlappande avtal för informationsleden och att helheten följs upp som en del av informationshanteringsmodellen och avtalshanteringen. Om det behövs kan DVV ge stöd för att klargöra detta.

ÖVERSÄTTNINGAR SAKNAS NEDAN

Sähköisen asioinnin ensisijaisuuden edistämiseksi tarvitaan suosituksia ja ohjeita, kehitysrahoitusta, laadukkaampia Suomi.fi-palveluita sekä koulutusta (Kysymys 41)

Kysymyksessä ”41. Hallitusohjelmaan on asetettu tavoite julkisen hallinnon sähköisen asioinnin ensisijaisuudesta. Keskeinen keino on Viestit-palvelun käytön lisääminen merkittävästi myös kunnissa. Mitä tukea kuntasi tarvitsisi ja miltä taholta, jotta tämä tavoite olisi saavutettavissa?” vastaajat saivat valita kolme tärkeimmäksi kokemaansa vaihtoehtoa ennakkoon laaditulta vaihtoehtojen listalta.

Kysymykseen vastasi 145 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta, eli noin 91 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 49 % kaikista Manner-Suomen kunnista. Kuvaaja 7.9 esittää vastausten jakauman vaihtoehtojen välillä.

Kuvaaja 7.9: "Sähköisen asioinnin ensisijaisuuden edistämiseksi tarvittavat tukitoimet" 

Tukea toivotaan eniten konkreettisten soveltamissuositusten ja ohjeiden muodossa (65 % vastanneista valitsi kyseisen vaihtoehdon). Seuraavaksi erottuu kolme tarvetta: kehitysrahoitus toimenpiteiden toteuttamiseen (49 %), Suomi.fi-palveluiden käytettävyyden parantaminen (45 %) sekä koulutus asiantuntijoille ja johdolle (45 %). Kattavampia toimeenpanon asiantuntijatukipalveluita kaipasi noin kolmannes vastanneista (30 %). Muiden vastausvaihtoehtojen vastaajaosuudet ovat 13 % tai sitä vähemmän.

“Joku muu” ja “normien purkua” vastauskohdissa oli mahdollista tarkentaa vastausta. Tarkennuksia tuli kumpaankin viisi kappaletta. Ainoa useammassa vastauksessa toistunut havainto on, että pienen kunnan näkökulmasta ei tulisi asettaa velvoitetta sähköisen asioinnin käyttöönotolle, koska se ei ole tarkoituksenmukaista.

Johtopäätökset (Kysymys 41) - Digi ensin tavoitteisiin pääsy vaatii lisärahoitusta, digitalisoitumisen tuottavuuspotentiaali realisoituu vasta pidemmällä aikavälillä

Hallitusohjelman tavoitteena on digipalveluiden ensisijaisuudesta edistäminen. Yhtenä sen keskeisenä keinona nähdään Suomi.fi-viestit-palvelun käytön laajentaminen julkisessa hallinnossa.

Näiden tavoitteiden edistämiseksi kunnat kaipaavat erityisesti konkreettisempia soveltamissuosituksia ja ohjeita, kehitysrahoitusta toimenpiteiden toteuttamiseen, Suomi.fi-palveluiden käytettävyyden parantamista sekä koulutusta asiantuntijoille ja johdolle.  

Suositusten ja ohjeiden laatiminen, Suomi.fi-palveluiden kehittäminen ja koulutusten järjestäminen eivät onnistu ilman vastuuviranomaisten lisäresursointia. Tämä tarkoittaa pääasiassa DVV:tä.

Valtion tulisi huomioida, että digipalveluiden edistämisen tuovat säästöt eivät realisoidu ilman, että joillakin osa-alueilla myös lisätään rahoitusta ja kustannuksia. Kunnat tarvitsevatkin lisää rahaa digipalveluiden kehittämiseen ja käyttöönottoon sekä ylläpitoon (ml. Suomi.fi-palvelut). Siirtyminen ensisijaisesti digipalveluihin ei välttämättä realisoi kaikkea säästöpotentiaalia heti vaan vasta pidemmällä aikavälillä. Osa toivotuista säästöistä ei myöskään välttämättä edes toteudu.

Ministeriötasolla on myös valmisteltu muutoksia sähköisen asioinnin tukipalvelulainsäädäntöön. Sikäli kuin muutokset koskevat kuntia, tulisi niille varmistaa riittävät siirtymäsäännökset sekä mahdollisuus poiketa käyttövelvoitteesta tarkoituksenmukaisin perustein.

Julkisten palveluiden digitalisoituessa tulisi tunnistaa, että kansalaiset eivät voi hyödyntää lisääntyviä digitaalisia palveluita ilman lisääntyvää tukea niiden käyttöön. Digituen rahoitusta tulisi lisätä kaikilla tasoilla kunnista valtion virastoihin. Julkisen hallinnon toimijoiden välistä työnjakoa tulisi tarkentaa, ettei yksi toimijataso voisi omia digitukipalveluitaan vähentämällä sysätä avun tarvitsijoita toisen toimijatason harteille ilman vastuunjaon päivitystä lainsäädäntötasolla ja ilman riittävää lisärahoitusta vastuiden lisääntyessä. Valtion tuleekin resursoida digitukea ja sen kehittämistä selvästi nykyistä enemmän. Lisäksi kolmannen sektorin kansalaisille antamat digitukipalvelut tulisi tunnistaa ja myös niitä tukea. Esimerkiksi DVV: n nykyrooli on kansallinen digituen koordinointi, mutta sen tehtävä ei ole antaa laadukasta digitukea suoraan kansalaisille paikallisesti. Kunnat ja muut paikallistasolla digitukea antavat toimijat, kuten järjestöt ja seurakunnat tarvitsevat lisää resursseja omien, kasvavien digitukitehtäviensä täyttämiseksi.  

Paperipostin digitalisoinnilla on saavutettavissa merkittäviä hyötyjä joka toisessa yli 100 000 asukkaan kunnassa ja joka viidennessä kaikista vastanneista kunnista (Kysymys 42)

Kysymyksessä ”42. Pohdi kuntasi tämänhetkistä paperipostin lähetysmäärää ja arvioi miten suuria tuottavuushyötyjä olisi vielä realistisesti saavutettavissa postituksen digitalisoinnilla esim. suomi.fi -viestit palvelua hyödyntämällä” vastaajille tarjottiin ennakkoon määritettyjen vaihtoehtojen lista, joista tuli valita sopivin.

Kysymykseen vastasi 146 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 92 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 50 % kaikista Manner-Suomen kunnista. Kuvaaja 7.10 esittää vastausten jakautumisen kuntakokoluokittain.

Kuvaaja 7.10: ”Paperipostin digitalisoinnin arvioidut tuottavuushyödyt kuntakokoluokittain”

Viestien lähetyksen digitalisointi on tehty täysimääräisesti 4 %:ssa vastanneista kunnista. Tällaisia kuntia löytyy neljästä eri kuntakokoluokasta, joista yhdessä yli 10 % vastaajista (11 %) ja lopuissa kolmessa alle 10 % vastaajista on näin jo tehnyt.

Vastaajista 46 % arvioi, että digitalisoinnilla voidaan saavuttaa pienimuotoisia hyötyjä. Pienimmässä kuntakokoluokassa näin arvioi 30 % vastaajista, kolmessa sitä suuremmassa kuntakokoluokassa 41–50 % vastaajista ja kolmessa suurimmassa kuntakokoluokassa 50–56 % vastaajista.

Vastaajista 22 % näkee, että digitalisoinnilla voidaan saavuttaa vielä merkittäviä hyötyjä. Viidessä pienimmässä kuntakokoluokassa näin vastanneiden määrä vaihtelee 17–22 % välillä. 40 000–99 999 asukkaan kunnista näin näkee 29 % ja yli 100 000 asukkaan kunnista 50 %.

Vastaajista 23 % mukaan paperipostin lähetystä ei kannata digitalisoida pienen lähetysmäärän vuoksi. Vaihtoehdon valinneita vastaajia löytyy kaikista muista kuntakokoluokista paitsi yli 100 000 asukkaan kunnista. Tämän vastauksen antaneiden osuus on sitä suurempi, mitä pienemmästä kunnasta on kyse. Pienimmässä kuntakokoluokassa heitä on 50 % vastaajista, 2 000–9 999 asukkaan kunnissa noin 30 % ja 20 000–99 999 asukkaan kunnissa 6 %.

Vastaajista 5 % ei osannut arvioida paperipostin digitalisoinnin hyötyjä. Suurimmassa ja pienimmässä kokoluokassa kaikki osasivat vastata, kun taas suhteessa eniten “en osaa sanoa” -vastauksia oli 10 000–39 999 asukkaan kuntakokoluokissa (11–13 %).

Johtopäätökset (Kysymys 42) - kuntien erilaisten käytännön tilanteiden huomiointi auttaisi paperipostin digitalisoinnin hyötyjen realisoimisessa

Kaikissa kuntakokoluokissa löytyy kuntia, jotka arvioivat vielä hyötyvänsä merkittävällä tavalla paperipostin digitalisoinnista. Toisaalta lähes kaikista kuntakokoluokista löytyy kuntia, jotka eivät usko hyötyjä olevan saavutettavissa pienistä lähetysmääristä johtuen. 
Kunnassa olisikin nyt erityisen tärkeä tunnistaa ne tilanteet ja palvelut, joihin liittyy merkittävä määrä viranomaispäätöksiä, eli suurivolyymiset päätökset. Tiedoksiannot näistä päätöksistä tulisi jatkossa lähettää kuntalaisille Suomi.fi-viestejä hyödyntäen. 

Kunnassa olisi myös tärkeää arvioida, voiko Suomi.fi-viestit-palvelun ottaa käyttöön järjestelmässä, jonka kautta voi lähettää kuntalaisille useamman eri toimialan viranomaispostia. Tällaisia järjestelmiä ovat esimerkiksi asianhallintaohjelmistot. Useiden markkinoilla tarjolla olevien asianhallintaohjelmistojen ongelmana on kuitenkin, ettei niitä kehitettäessä ole alun perin huomioitu asiointikäyttöä, ja siksi Suomi.fi-viestien integroiminen niihin voi osoittautua hankalaksi. Näissä ohjelmistoissa ei esimerkiksi ole valmiina ominaisuuksia, joilla voisi käsitellä henkilöturvatunnusta, joka on Suomi.fi-viestien yksilöivä tunnus. 

Suuri osa kunnan palveluiden sähköisestä asioinnista on jotakin muuta asiointia tai vuorovaikutusta kuin viranomaisasiointia. Tällainen asiointi hoituu useissa kunnan palveluissa jo nyt sähköisesti. Esimerkkejä on useita: kirjastojen lainaus, aineistojen varaus ja palautusasiointi sekä eKirjasto-palvelu kirjastoissa, koulun ja kodin välinen viestintä koulutoimessa sekä varhaiskasvatuksen ja rakennetun ympäristön sähköisen asioinnin palvelut. 

Työllisyyspalvelut siirtyvät kuntiin vuoden alusta 2025 ja niihin liittyy paljon sähköisiä viranomaisen tiedoksiantoja, jotka KEHA-keskus lähettää keskitetysti alustoiltaan. Näiden palveluiden osalta olisi kuntien etu, että mahdollisimman moni työllisyyspalveluissa asioiva kansalainen käyttäisi Suomi.fi-viestejä. Jos kansalainen ei Suomi.fi-viestit-palvelua käytä, viranomaisviestit lähetetään paperikirjeenä, mikä on kunnalle digiviestintää kalliimpaa.

Palvelutietovarannon mahdollisuuksia hyödynnetään osan kunnista toimesta, mutta hyödyntäminen on vielä melko rajallista (Kysymys 43)

Kysymyksessä ”43. Millä tavoin kuntasi hyödyntää Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämää palvelutietovarantoa (PTV) omassa toiminnassaan” vastaajille tarjottiin ennakkoon määritettyjen vaihtoehtojen lista, joista he saivat valita sopivimmat.

PTV on DVV:n ylläpitämä lakisääteinen sähköisen asioinnin tukipalvelu. DVV:n mukaan ”PTV on valtakunnallinen keskitetty tietovaranto, johon kunnat, hyvinvointialueet, valtio ja yksityinen sektori kuvaavat asiakaslähtöisesti palvelunsa ja niiden asiointikanavat. Palvelutietovarannon sisältö on […] avoimen rajapinnan kautta käytettävissä missä tahansa, esimerkiksi verkkopalveluissa, chatboteissa ja karttapalveluissa.” Kysymyksellä 43 haluttiin selvittää, miten monipuolisesti kunnat hyödyntävät PTV:a.

Kysymykseen vastasi 141 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 89 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 48 % kaikista Manner-Suomen kunnista. Kuvaaja 7.11 esittää vastausten jakauman eri vaihtoehtojen välillä.

Kuvaaja 7.11: ”Miten kunta hyödyntää palvelutietovarantoa omassa toiminnassaan”

Palvelutietovarantoon tulee ilmoittaa tiedot kunnan palveluista. Pääosalla vastanneista (62 %) tietojen vienti palvelutietovarantoon tapahtuu manuaalisesti.

Kunnat ylläpitävät tyypillisesti tietoja palveluistaan ja jakavat niitä kuntalaisille ensisijaisesti omalla verkkosivustollaan. Vastanneista kunnista 45 % kertoo, ettei kunnan verkkosivun ja PTV:n välillä ole aktiivista yhteyttä, kun taas 33 % vastanneista kunnista näyttää PTV:on manuaalisesti vietyjä tietoja kunnan verkkosivulla. Vastaajista 11 % ylläpitää tietoja kunnan palveluista omilla verkkosivuillaan, joista tiedot siirretään automaattisesti palvelutietovarantoon.

Yksi tapa hyödyntää palvelutietovarantoon vietyjä tietoja on rakentaa PTV:n dataa käyttävä chatbotti kuntalaisten saataville. Vastaajista 1 %:lla on käytössä chatbotti, joka hyödyntää PTV:n tietoja kunnan verkkosivustolta ja 1 %:lla on chatbotti, joka hyödyntää tietoja suoraan palvelutietovarannosta.

Kohtaan ”Joku muu” tuli 6 vastausta. Yksittäiset vastaajat kertoivat, että PTV:n tietoja hyödynnetään myös kuntalaisten palveluportaalissa sekä palveluiden digitason kartoituksessa. Yksi vastaajista kertoi osan liittymistä tulleen puretuksi ja yksi kertoi integraatiota suunniteltavan.

Johtopäätökset (Kysymys 43) - Palvelutietovarannon hyödyntäminen ei ole kovin pitkälle kehittynyttä kunnissa

Kysymyksenasettelu jättää aukkoja tilannekuvaan. Ensinnäkin, jos 62 % vastaajista vie tiedot PTV:on manuaalisesti ja 11 %:lla tiedot siirtyvät verkkosivustolta automaattisesti, miten 27 % kysymykseen vastanneista hoitaa tiedonsiirron?

Toiseksi, 45 %:lla vastanneista kunnista ei ole aktiivista yhteyttä kunnan verkkosivuston ja PTV:n välillä. Voiko tätä tietoa tulkita siten, että 55 %:lla on tällainen aktiivinen yhteys? Ja jos 11 % siirtää omalta verkkosivultaan tiedot automaattisesti PTV:on ja 33 % näyttää PTV:n tietoja omalla verkkosivustollaan (aktiivisia yhteyksiä), mitä toiminnallisuutta jäljelle jäävien 11 % vastaajista ”aktiivinen yhteys” tarkoittaa?

Jotakin lisävalaistusta on saatavissa DVV:n helmi-maaliskuussa 2024 tekemästä kyselystä, joka tarkastelee PTV:n käyttöä kunnissa. Kyselyyn vastasi 209 kuntaa. Kyselyn tuloksista kertovassa uutisessa DVV toteaa, että ”[l]ähes kolmannes kunnista (89 kuntaa) ei tällä hetkellä tee PTV-työtä aktiivisesti ja niiden täytyy aloittaa työ uudelleen.” (DVV 2024.)

DVV:n kyselyyn vastanneista kunnista 17 % hyödynsi OUT-integraatiota ja sen käyttöönottoa suunnitteli 13 %. IN-integraation oli käytössä 3 %:lla ja 1 % suunnitteli sen tekemistä. 13 vastaajaa oli toteuttanut useamman kuin yhden integraation. DVV:n kyselyn perusteella suuremmissa kunnissa on tehty integraatioita aktiivisemmin kuin pienissä. Yli 30 000 asukkaan kunnista 61 % oli toteuttanut integraation tai suunnittelee sitä. DVV:n arvioikin, että integraatioiden määrä on kasvussa. (DVV 2024.)

Kyselyn yhteydessä DVV on arvioinut myös PTV:on viedyn tiedon laatua pohjautuen omiin selvityksiinsä. DVV:n mukaan ”Kuntia, jotka ovat organisoineet PTV-työn mutta joiden PTV-datassa on laatupuutteita tai joiden datan määrä on liian suppea, on 168.” DVV:n kyselyn perusteella kuntien ongelmana PTV-työssä on resurssipula. ”Kyselyyn vastanneista 56 kunnalla ei ole työhön riittävästi resursseja ja 101 kuntaa kärsii resurssipulasta ajoittain.” (DVV 2024.)

Digitalisaatiokartoituksen PTV:a koskeva kysymys ja DVV:n kyselyn kysymykset eivät ole suoraan verrattavissa toisiinsa. Siten näiden tulosten vertailun perusteella tehtyihin johtopäätöksiin tulee suhtautua varauksin. Kuitenkin molempien tulokset viittaavat siihen, että vajaa 1/3 kunnista ei tee aktiivista PTV-työtä tällä hetkellä. DVV:n tulosten perusteella noin 1/5 vastanneista kunnista on integraatio PTV:on kun taas digitalisaatiokartoituksen perusteella voisi olettaa, että integraatioita on 2/5 vastaajista.

Joka tapauksessa digitalisaatiokartoituksen ja DVV:n kyselyn tulosten perusteella voidaan todeta, että palvelutietovarantoa hyödynnetään vielä melko kapeasti, eikä kaikkia sen mahdollisia toiminnallisuuksia ole otettu käyttöön. Myös varantoon tallennetussa tiedossa on puutteita, jotka voivat haitata sen tarkoituksenmukaista hyödyntämistä.

DVV tarjoaa tukea kunnille PTV:n hyödyntämiseen mm. oppaan ja valmennuksen muodossa (DVV 2024). Lienee perusteltua olettaa, että tarvittaisiin myös lisää henkilö- ja budjettiresursseja kunnille PTV-työhön. Lisäksi tarvittaisiin sekä PTV-palvelun että siihen integroitavissa olevien tietojärjestelmien jatkokehittämistä, jotta PTV-järjestelmän käyttö olisi aiempaa houkuttelevampaa ja jotta integraatiot olisi aiempaa helpompi tehdä. DVV onkin ollut aktiivinen palvelun kehittämisessä viime aikoina ja tulee olemaan sitä jatkossakin. PTV:n järjestelmäkehitys DVV:n toimesta sekä sen monipuoliseen käyttöönottoon liittyvät toiminnalliset muutokset kunnassa vaativat molemmilta osapuolilta pitkäjänteistä sitoutumista ja työtä. (Vrt. myös vastaukset kysymykseen 44 jäljessä.)

Kuntien kannalta on myös huomionarvoista, että PTV tulee jatkossa olemaan pääasiallinen tiedon lähde kuntien palveluista TE-palveluiden työllisyystorin aluesivuille (kuntien yhteys- ja palvelutiedot) sekä hyvinvointialueiden hyte-palvelutarjottimille (mm. kuntien liikunta- ja kulttuuripalvelut). Jos kunta ei ole kirjannut tarvittavia tietoja PTV:on, ne eivät välity näkyville edellä mainittuihin järjestelmiin.

Avoimissa vastauksissa kohdistettiin kritiikkiä erityisesti palvelutietovarantoon (Kysymys 44)

Avoimeen kysymykseen ”44. Voit tässä kohdassa tarkentaa vastauksiasi DVV:n suomi.fi -palveluista tai palvelutietovarannon hyödyntämisestä. Voit esim. antaa esimerkkejä tyypillisistä suomi.fi palveluiden käyttötapauksista” tuli yhteensä 18 vastausta, joka on noin 12 % kysymyksiin 38–43 vastanneista kunnista.

Yhteenveto ja johtopäätökset (Kysymys 44) - Tukipalveluissa ja niihin liittyvissä säädöksissä olisi vielä kehittämisenvaraa, kuten myös kuntien tavoissa hyödyntää niitä

PTV:a kommentoidaan 12 vastauksessa, joista kymmenen on kriittisiä. PTV:n ei koeta tuovan lisäarvoa tekemiseen, vaan lähinnä hankaloittavan sitä tai aiheuttavan tuplatyötä. Hyöty koettiin muutamissa vastauksissa vähäisenä, koska kuntalaiset eivät käytä PTV:tä sekä siksi, ettei kunnalla ole osoittaa resursseja (henkilö- tai rahallista) PTV:n päivitykseen. Yksi vastaaja totesi, että resurssien vähäisyyden vuoksi tietoja on myös syötetty mahdollisimman yleisellä tasolla. Yksittäisissä vastauksissa toivotiin, että kuntien käytännön toteutusmahdollisuudet tulisi huomioida velvoitteita asetettaessa ja että koko PTV:n tilannetta tulisi arvioida kriittisesti. Yksittäinen vastaaja kertoi palvelun tietojen olevan vanhentuneita, mutta näki tietojen päivittämisen jälkeen potentiaalia hyödyntämisessä. Yksi vastaaja näki hyötyä PTV:n käytöstä tietopohjana palveluille. 

Kuudessa avoimessa vastauksessa kommentoitiin Suomi.fi-viestejä. Yksittäisissä kommenteissa nousi esiin epäonnistunut käyttöönotto, erillisyys arkityökaluista (ei-selainpohjainen), viestien käsittelyn hankaluus osana muita tietojärjestelmiä sekä palvelun tietosuojapuute esteenä palvelun käyttöönotolle. 

Yksittäisessä kommentissa kiinnitettiin huomioita yleisesti DVV:n Suomi.fi-palveluiden hankaluuteen ja hyödyttömyyteen kuntalaisille. Toisessa kiinnitettiin huomiota yleisemmin siihen, että digitalisaation toteuttaminen on raskasta pienelle kunnalle henkilö- ja budjettiresurssien rajallisuudesta johtuen ja että digitalisaation kansalliset visiot ovat kaukana ruohonjuuritason todellisuudesta.

Neljässä vastauksessa mainittiin, että kunta pohtii yksittäisten Suomi.fi-palveluiden käyttöönottoa kuten sähköpostilla annettujen päätösten korvaaminen Suomi.fi-viesteillä tai palveluväylä- ja maksut-palveluita. 

Yhteisten tukipalveluiden tavoitteet ovat hyviä, mutta käytännön tasolla kunnissa on kohdattu haasteita. Osa tukipalveluista nähdään vaikeana käyttää, eikä niiden lisäarvoa aina tunnisteta. Siten lakisääteisestä palvelusta on tullut osalle kunnista hallinnollinen taakka, joka tuottaa enemmän haittaa kuin hyötyä toiminnalle. Kuntien resurssit ovat yksi keskeinen hidaste varsinkin pienemmissä kunnissa. Digitalisaatioon liittyvää byrokratiaa ei aina kyetä hoitamaan. 

Tukipalveluiden velvoittavuutta, sisältöä ja asemaa tulisikin jatkuvasti arvioida sekä tehdä tarvittaessa muutoksia, jotka tukevat tuottavaa digitalisaatiokehitystä julkisessa hallinnossa ja kuntakentässä. Yksittäisten tukipalveluiden palvelukehitykseen sekä asiakastukeen tulee varata riittävät resurssit, jotta tukipalveluissa ja niiden hyödyntämisessä voidaan päästä riittävälle laatutasolle. Lisäksi lainsäädännön tulee olla riittävän joustava, jotta eri tilanteissa olevien kuntien tarpeet tulevat huomioiduksi ja että tarvittaessa vastaavat palvelut voi hoitaa markkinaehtoisesti. Tukipalveluihin liitettävien palveluiden toimittajat tulee osallistaa entistä paremmin mukaan ja edellyttää myös niiltä tukipalveluintegraatiot aiempaa paremmin mahdollistavia toiminnallisuuksia. Kattava Suomi.fi-liityntävaatimusten liittäminen osaksi hankintavaatimuksia on yksi mahdollinen toimenpide osana palveluntoimittajien osallistamista (vrt. kysymys 36, kohta ”Suomi.fi palveluiden liityntävaatimukset”).  

Lainsäädäntö estää kunnilta automaattisen päätöksenteon ja siten palveluiden merkittävän laadun ja tuottavuuden parantamisen (Kysymys 45)  

Kysymyksessä ”45. Onko organisaatiossanne automaattinen päätöksenteko jo käytössä tai harkitaanko sen käyttöönottoa” vastaajat saivat valita ennakkoon laaditulta vaihtoehtojen listalta omaa tilannettaan parhaiten kuvaavan vaihtoehdon. 

Kysymykseen vastasi 148 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 93 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 51 % kaikista Manner-Suomen kunnista. Kuvaaja 7.12 esittää vastausten jakauman eri vaihtoehtojen välillä.

Kuvaaja 7.12: ”Automaattisen päätöksenteon käyttöönoton tilanne kunnissa kuntakokoluokittain”

Automaattisen päätöksenteon käyttöönottoa ei ole käsitelty 78 % vastanneista kunnista. Vastaajista 11 % ei osannut sanoa, mikä automaattisen päätöksenteon tilanne on kunnassa. Automaattisen päätöksenteon osalta kokonaiskuvaksi muodostuukin, ettei sitä ole käsitelty tai vastaaja ei tiedä asian tilaa. 

Muutamassa suuremmassa kunnassa automaattinen päätöksenteko on kuitenkin jo otettu käyttöön (2 % vastaajista) tai käyttöönotto on suunnitteilla (5 %). Kyselyyn vastanneista 10 000–19 999 asukkaan kunnista 9 % eli 2 kuntaa suunnittelee automaattisen päätöksenteon käyttöönottoa. 20 000–39 999 asukkaan kunnista 6 % eli yksi vastaaja on jo ottanut automaattisen päätöksenteon käyttöön. 40 000–99 999 asukkaan kunnista 24 % eli 4 kuntaa suunnittelee käyttöönottoa ja yli 100 000 asukkaan kunnista 25 %:ssa (2 kuntaa) automaattinen päätöksenteko on jo käytössä ja 13 %:ssa (1 kuntaa) sitä suunnitellaan .

Kuusi kuntaa tarkensi vastaustaan kohdassa ”joku muu”. Niistä yksi, suurimpaan kuntakokoluokkaan kuuluva kunta, kiinnitti huomiota regulaatioon ja totesi kuntansa seuraavan sen kehitystä asiassa. Yksi 40 000–99 999 kokoluokan kunta kartoittaa mahdollisia käyttötapauksia automaattiselle päätöksenteolle. Yksi 10 000–19 999 asukkaan kunta näkee, että automaattinen päätöksenteko olisi tarpeen monissa eri asioissa. Kaksi 2 000–5 999 asukkaan kuntaa toteaa, ettei asia ole toistaiseksi ajankohtainen ja yksi saman kokoluokan kunta taasen ei ole tunnistanut tarvetta asialle. 

Vuonna 2021 kuntien digitalisaatiokartoituksen aikaan kuntien tilanne oli melko samanlainen kuin vuonna 2024. Tuolloin 114 vastanneesta kunnasta 3 % kertoi ottaneensa automaattisen päätöksenteon käyttöön (2024: 2 %) ja 12 % kertoi harkinneensa tai suunnitelleensa asiaa (2024: 5 %). 72 % totesi, ettei automaattista päätöksentekoa ole käytössä tai suunnitteilla (2024: 79 %).  Kysymyksenasettelu on tosin muuttunut edellisestä kerrasta, joten vastaukset eivät ole täysin vertailukelpoisia.

Johtopäätökset (Kysymys 45) - Automaattisella päätöksenteolla olisi saavutettavissa tuottavuusparannuksia kunnissa- estävä lainsäädäntö tulisi korjata pikimmiten

Tällä hetkellä lainsäädäntö estää automaattisen päätöksenteon hyödyntämisen kunnilta useimmissa mahdollisissa käyttötapauksissa. Hallintolain 53 f §:n mukaan automaattisen ratkaisumenettelyn käytön edellytyksenä on, että päätöksen tehnyt viranomainen tai päätöksen tehneen viranomaisen kanssa samaan rekisterinpitäjään kuuluva viranomainen käsittelee mahdolliset oikaisuvaatimukset. Useissa automaattisen päätöksentekomenettelyn hyödyntämisen kannalta potentiaalisissa palveluissa kunnan palveluissa valitukset käsittelevä viranomainen on kuitenkin muu kuin kunta. Niitä ovat esimerkiksi lupaprosessit ympäristöhallinnossa ja monet päätökset opetuksen ja koulutuksen toimialoilla. 

Kunnat ovatkin automaattisen päätöksenteon osalta pääosin odottavalla kannalla, eikä etenemistä ole odotettavissa ennen kuin sääntelyn esteet saadaan purettua. Pääministeri Petteri Orpon hallituksen digitalisaation ja tiedon liikkuvuuden esteiden purkuhankkeessa pyritään ratkomaan näitä haasteita. Selkeää aikataulua tai ratkaisuja ei ole vielä tiedossa. Automaattisen päätöksenteon mahdollisuuksia tulisi laajentaa merkittävästi kunnille, koska sen avulla kuntalaiset saisivat entistä laadukkaampia palveluita aiempaa nopeammin ja koska se parantaisi merkittävästi kuntien palvelutuotannon tuottavuutta.  

Automaattisella päätöksenteolla on paljon potentiaalia kunnan eri toiminnoissa - erityisesti opetuksessa ja varhaiskasvatuksessa (Kysymys 46)

Kysymyksessä ”46. Millä toimialoilla näette suurimman potentiaalin automaattisen päätöksenteon lisäämisessä” vastaajille tarjottiin ennakkoon määritettyjen vaihtoehtojen lista, joista he saivat valita kolme tärkeintä. Vastaajia pyydettiin antamaan vastauksensa sillä taustaoletuksella, että lainsäädännön esteet on saatu purettua.

Kysymykseen vastasi 112 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 70 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 38 % kaikista Manner-Suomen kunnista. Kuvaaja 7.13 esittää vastausten jakauman.

Kuvaaja 7.13: "Toimialat ja toiminnot, joilla on suurin potentiaali automaattisen päätöksenteon lisäämisessä"

Vastaajat näkevät suurimman potentiaali automaattisen päätöksenteon lisäämiselle opetuksen ja varhaiskasvatuksen toimialalla. 75 % vastaajista valitsi tämän vaihtoehdon yhtenä kolmesta tärkeimmästä toimialasta. 

Useat vastaajat näkevät potentiaalia muillakin toimialoilla. Toiseksi eniten potentiaalia nähdään rakennetun ympäristön toimialalla (38 %). Noin kolmannes vastaajista valitsi TE-palvelut (33 %) tai Hallinnon (28 %). Talouden valitsi noin joka neljäs (26 %) ja HR:n joka viides (20 %). Sekä kirjaston että liikunnan ja kulttuurin osalta 13 % näki potentiaalia. Elinkeino- (5 %) tai nuorisotyö- (2 %) vaihtoehto keräsivät vähiten ääniä.

Johtopäätökset (Kysymys 46) - Useilla toimialoilla on potentiaalia automaattisiin päätöksiin, erityisesti opetuksessa ja varhaiskasvatuksessa

Sivistystoimialan ja rakennetun ympäristön toimialojen erottuminen vastauksissa on ymmärrettävää, koska niillä tehdään paljon rutiininomaisia päätöksiä ja niillä on myös suuri asiakasmäärä. Automaatioprosesseja ei kannata rakentaa pienille volyymeille, vaan sinne, missä on suuri määrä rutiininomaista päätöksentekoa. Opetustoimialalla voisi esimerkeiksi nostaa koulukuljetuksiin liittyvät päätökset, mahdollisesti iltapäiväkerhoihin liittyvät päätökset, sekä oppilaaksioton esimerkiksi lukioihin, joihin on keskiarvorajoja tai muita ”mekaanisia” hakuehtoja. Rakennetun ympäristön toimialalla esimerkiksi jätemaksupäätöksiä tehdään kaikissa kunnissa vuosittain suuria määriä .

Förtydliganden av svaren om automatiserat beslutsfattande (fråga 47)

I den öppna frågan ”47. Du kan utveckla dina svar om automatiserat beslutsfattande i detta avsnitt. Till exempel, inom vilka sektorer och verksamheter används eller planeras redan automatiserat beslutsfattande, eller varför planeras det inte att införas?” kunde de som deltog i kartläggningen, om de så önskade, ge en bakgrund till sina svar på frågorna 45-46. Fråga 47 besvarades av 8 kommuner, dvs. ca 6% av de kommuner som besvarade frågorna 45-46.

Sammanfattning och slutsatser (fråga 47) - Den digitala utvecklingens allmänna utmaningar hinder också för automatiserat beslutsfattande

Fyra av de som svarade säger att inga automatiserade beslutsprocesser har identifierats eller diskuterats i kommunen eller dess sektorer. Enligt en av de som svarade har behov endast identifierats inom småbarnspedagogiken, även om det kan finnas oidentifierad potential inom andra områden. Två av de som svarade nämner exempel på potentialen för automatiserat beslutsfattande inom förskoleverksamheten, såsom tilldelning av daghemsplats, mottagande av uppsägning av daghemsplats och tilldelning av skolplats. 

De utmaningar som identifierades i andra avsnitt framkom även i samband med automatiserat beslutsfattande: en respondent identifierade bristande förståelse och resurser i kommunen som ett problem för att främja detta, medan en annan av de som svarade tvivlade på att funktionerna för att möjliggöra automatiserat beslutsfattande fanns tillgängliga i den programvara som för närvarande används av organisationen.