Alla kommuner ska beakta tillgänglighetsdirektivet och den nationella lagstiftning som baserar sig på direktivet. Kommunerna bör också gå igenom de punkter i kommunallagen som gäller kommunikation och samordna dem med kraven i tillgänglighetsdirektivet. I enlighet med det som sägs i tidigare kapitel beror tidsplanen för verkställigheten av lagstiftningen på om en webbplats byggs om helt eller om befintliga sidor görs tillgängliga.

5.1 Befintliga webbplatser

I fråga om befintliga webbplatser finns det skäl att inleda tillgänglighetsprojektet genom att låta utföra en kvalitetsrevision. Av revisionen ska framgå hur väl webbplatsen uppfyller kraven för den tillgänglighet som är målet. I nuläget gäller det att uppfylla riktlinjerna WCAG 2.0 nivå AA som behandlas i andra delen av tillgänglighetshandboken.

I kvalitetsrevisionen väljer tillgänglighetsexperter och kommunens kommunikationsorganisation tillsammans ut ett lämpligt urval av sidor som är olika till struktur och innehåll. Även om en webbplats är mycket omfattande behöver den inte ha så många olika typer av sidor. Startsidan, kontaktsidan och de viktigaste blankettsidorna ska alltid tas med i revisionen, liksom också sidor som är olika till sin allmänna struktur eller navigering och sidor med bilder, diagram eller multimedieinnehåll. Ett lämpligt sidantal för en kvalitetsrevision är oftast 10–20. Det ger en tillräckligt precis bild av tillgängligheten på kommunens webbplats. Det är bra att titta på framför allt de webbsidor där kommunen i enlighet med kommunallagen informerar om beslut som ska offentliggöras och om andra väsentliga uppgifter som ska finnas offentligt tillgängliga på datanätet. Exempelvis protokoll och andra dokument som publiceras i form av pdf-bilagor kan ofta vara krävande ur ett tillgänglighetsperspektiv.

Kvalitetsrevisionen resulterar i en revisionsrapport som beskriver tillgängligheten. Rapporten ska innehålla en analys av hur väl webbplatsen uppfyller de olika kraven. Utgående från revisionsrapporten kan produktionsföretaget göra de förbättringar som behövs. Ofta gäller en del av förbättringarna också innehållet: tydlig text, bilder, rubriker, länknamn och multimedia. Innehållen i kommunens webbtjänster revideras fortlöpande och därför bör kommunen alltid vid uppdateringar se till att webbplatsen är fortsatt tillgänglig. I det här sammanhanget finns det skäl att göra stickprov för att kontrollera att så är fallet. Det bästa sättet att säkerställa att webbplatsen är tillgänglig är att utbilda innehållsproducenterna. Det ställs inte så många krav på innehållet så man kan tillägna sig dem till och med på mycket kort tid.

Befintliga webbplatser – offentliggjorda före den 23 september 2018

• Kvalitetsrevision av webbplatser
• Workshoppar för korrigeringar tillsammans med webbleverantören
• Tillgänglighetsutbildning för innehållsproducenterna

5.2 Utveckling av nya webbplatser

Det lönar sig att göra nya webbplatser tillgängliga från allra första början. Att införa tillgänglighet som ett krav i anbudsförfaranden är ändamålsenligt. Då förbinder sig leverantören av webbsidorna till att tjänsterna ska göras tillgängliga i enlighet med lagstiftningen.  

Det är sällan bara en enda aktör som ansvarar för byggandet av webbplatsen, exempelvis ansvarar anställda i grafiska branschen för den visuella profilen och anställda inom tekniska branschen för det tekniska genomförandet. Underhållet av tjänsterna på webbplatsen åligger vanligtvis personalen vid organisationens kommunikationsenhet. Därmed kan de tillgänglighetskrav som en annan organisation eller person ansvarar för indelas i fyra delar: visuell profil, struktur, tekniskt genomförande och innehåll. Nedan listas de centrala tillgänglighetskrav som exempelvis kan bifogas dokumenten i ett anbudsförfarande. Vi behandlar tillgänglighetskraven utförligare i den andra delen av handboken.

När webbplatsens grafiska profil planeras ska åtminstone följande beaktas:

• Webbplatsens layout är konsekvent: samma element ska alltid finnas på samma ställe i olika delar av webbplatsen (t.ex. språkval, navigering och sökfunktion).
• Färgerna är valda så att kontrasten är tillräckligt mörk, vilket betyder att texten syns tillräckligt bra mot bakgrunden.
• Den förvalda fonten är tillräckligt stor och stilen på texten enhetlig.
• Länkarna och tangentbordets fokus syns tydligt.

I webbplatsen struktur är bland annat följande viktig:

• Navigeringsstrukturen ska vara likadan i alla olika delar av webbplatsen. Till navigeringen hör förutom menystrukturen också sökfunktioner, sidkartor och länkstigar, så kallade brödsmulor.
• Sidmallen ska vara åskådlig och konsekvent.
• Först på sidan ska det finnas en länk förbi navigeringen till huvudinnehållet.
• Blanketterna ska vara tillgängliga.

Vid planeringen av webbplatsens tekniska genomförande ska följande förutsättas:

• Webbtjänstens struktur och rubriker kan programmeras för skärmläsare.
• Webbtjänsten kan anpassas för olika stora skärmar (responsivitet).
• Webbtjänsten kan användas bekvämt med tangentbordet.

För innehållet på webbplatsen gäller bland annat följande tillgänglighetskrav:

• Språket ska vara klart och tydligt.
• Innehållet ska åskådliggöras med beskrivande rubriker.
• Den information bilderna förmedlar ska ha av en beskrivande text med motsvarande budskap.
• Länkarna ska ha beskrivande namn (inte ”läs mer”).
• Videor ska textas, vid behov till olika språk

När webbtjänsterna för den offentliga förvaltningen planeras, utvecklas och upprätthålls är det bra att förutom EU:s tillgänglighetsdirektiv också tillämpa JUHTA:s (Delegationen för informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen) direktiv JHS 190, planering och utveckling av webbtjänster för den offentliga förvaltningen [29].

Kommunen bör kräva att de som planerar och realiserar webbtjänsterna ska ta del av direktivet och rekommendationen och även av andra väsentliga anvisningar och rekommendationer som gäller övergripande arkitektur och planering. Kommunförbundets Handbok för kommunens kommunikationinnehåller anvisningar om innehållet på kommunens webbplatser [30].

Flera företag som utvecklar webbplatser, särskilt mindre sådana, saknar kanske erfarenhet av att planera tillgängligt. Experter på digital tillgänglighet kan med fördel tas med i det projektteam som ska bygga om webbplatsen. Experterna kan nämligen ge konsulthjälp och göra nödvändiga tester för att säkerställa att tillgängligheten är intakt. 

Experterna kan till exempel testa om skärmläsare eller andra behövliga hjälpprogram är lätta att använda på webbplatsen. För att tillgängligheten ska bevaras bör man också i det här sammanhanget utbilda innehållsproducenterna. Andra webbtjänstleverantörer eller tillgänglighetsexperter erbjuder också tjänster för att regelbundet säkerställa tillgängligheten och göra nödvändiga korrigeringar.

Nya webbplatser – offentliggjorda efter den 23 september 2018

• Tillgänglighetskraven som en del av upphandlingen av webbtjänster
• Tillgänglighetskonsultation som en del av produktionen av webbtjänster
• Tillgänglighetsutbildning för innehållsproducenter

5.3 Tillgänglighetsutlåtande

Enligt tillgänglighetsdirektivet ska ett tillgänglighetsutlåtande lämnas om både nya och befintliga webbplatser. Utlåtandets innehåll har inte definierats i EU så tillsvidare finns det ingen detaljerad information om innehållet. Innehållet kan till exempel bestå av något i stil med det som skisseras här nedan. Det är bra att lägga ut tillgänglighetsutlåtandet på de webbplatser som är under utveckling redan innan utlåtandets slutliga form har klarnat. Länken till tillgänglighetsutlåtandet kunde mestadels finnas nere på sidan, där också andra länkar med mer information är placerade. En typisk nedre del på en startsida visas i bild 5 genom en skärmdump av Tusby stads webbplats. Tillgänglighetsutlåtandet passar bra på stället ”Ta kontakt”.

I det följande ges förslag till ett tillgänglighetsutlåtande. Utlåtandet ska innehålla information om tillgängligheten och om uppdagade brister på webbplatsen och också en responslänk till korrigeringsförslag. I det slutliga tillgänglighetsutlåtandet finns också en länk för officiella klagomål till den organisation inom statsförvaltningen som kommer att ansvara för lagtillsynen.

Bild 1. Plats för länk till tillgänglighetsutlåtandet.

Tillgänglighetsutlåtande (exempel på innehållet)

Webbplatsens tillgänglighet har granskats mot riktlinjerna WCAG 2.0 nivå AA den 19 juni 2017 av Företag Ab. De uppdagade bristerna har korrigerats. Företrädare för olika handikapp- och användargrupper har deltagit i testerna.

Uppdagade brister:

• På flera sidor finns det pdf-dokument som bilagor. De har inte utarbetats med metoder för tillgänglighet och deras tillgänglighet är bristfällig. När nya pdf-dokument läggs ut som bilagor på webbplatsen ska tillgängligheten beaktas.
• För att förbättra tillgängligheten på webbplatsen tar vi med tacksamhet emot respons, frågor och förbättringsförslag: responslänk.
• Om responsen inte besvaras på ett tillfredsställande sätt kan ett klagomål över vår verksamhet lämnas till Övervakningsmyndigheten: länk för klagomål.

5.4 PTV-integration och tillgänglighet

Det nationella servicedatalagret Suomi.fi (PTV) är ett centralt register och datalager för att spara, bevara och utnyttja servicen inom den offentliga förvaltningen. I servicedatalagret finns det information om lagstadgad service, om kundtjänstkanaler för frågor om servicen och grundläggande information om de organisationer som står för servicen. Organisationerna inom den offentliga sektorn ska beskriva sin service i servicedatalagret (lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster 571/2016). Kommunerna är skyldiga att föra in servicebeskrivningarna i datalagret senast den 1 juli 2017 [31].

Tidigare har servicebeskrivningarna i regel varit utspridda i olika verksamhetsmiljöer och använts i olika servicekanaler/servicekällor. Servicen beskrivs en gång i servicedatalagret och därefter kan den utnyttjas obegränsat i olika servicekanaler, till exempel i webbtjänster, telefontjänster och vid kundtjänstställen. Centraliseringen av serviceuppgifterna ger betydande skal- och kostnadsfördelar. Det blir också lättare att upprätthålla uppgifterna i tjänsten och därmed förbättras också kunderfarenheten.

Kunderfarenheten förbättras också av att det centraliserade servicedatalagret erbjuder mångsidiga sökkriterier och till exempel stöd för karttjänster och ruttförslag till kommunernas serviceställen.

Tillgängliga tjänster har tillsvidare knappast alls diskuterats i samband med servicedatalagret Suomi.fi. Det är ändå klart att centraliseringen ger möjlighet till en markant förbättring av tillgängligheten. Om webbplatser planeras med tillgänglighetsaspekten för ögonen blir de digitala tjänster som erbjuds via dem tillgängliga. I nuläget måste tillgängligheten beaktas specifikt för varje tjänst.

Servicedatalagret ger möjlighet att förbättra tjänsternas tillgänglighet markant. De kunder som använder tjänster via servicedatalagret Suomi.fi kan lita på att tjänsterna är tillgängliga. I integrerade lösningar är tillgängligheten helt förenlig med tillgängligheten på den genomförande användarorganisationens webbplats med avseende på visuell profil, struktur, kod och innehåll. Kommunerna har för närvarande mycket olika lösningar, en del tjänster finns kanske på andra webbsidor och när användaren hoppar dit förändras tillgängligheten och den tydliga navigeringen − det centrala elementet i all tillgänglighet − splittras. För beskrivningen av själva tjänsten gäller samma innehållsliga och strukturella tillgänglighetskrav som för strukturen och innehållet i övrigt.

5.5 Inkluderande planering av webbtjänster

När ombyggnader av webbplatser planeras är inkluderande planering en god utgångspunkt, vilket betyder att de som berörs av planeringen deltar i planeringsprocessen. Kommuninvånarna medverkan från allra första början ger processen ett genuint användarperspektiv. I enlighet med ideologin Design för Alla (universell utformning) borde användarna vara med under hela processens gång.

En webbplaneringsprocess som inkluderar användare säkerställer inte bara ett fungerande slutresultat utan förbättrar också användarnas förståelse, bidrar till interaktionen mellan kommunens anställda och invånare och gör webbtjänsten mer fungerande för alla.

Ett gott inkluderingssätt är att ordna workshoppar där planerare, kommunala representanter (t.ex. producenter av webbinnehåll och beslutsfattare) och ett brett spektrum av invånare deltar. Det är viktigt att involvera personer i olika ålder och med olika slags funktionsnedsättningar, till exempel via kommunens råd för personer med funktionsnedsättning och äldreråd. För att tillgodose mångfalden bör också representanter för exempelvis kulturella och sexuella minoriteter involveras i arbetet.