Utvärdering och kvalitetsledning

När kommunerna förändras är det viktigt att utvärdera servicen och verksamheten och att säkerställa kvaliteten. Kvalitetssäkring och utvärdering främjar och stärker serviceproduktionen på ett effektivt och invånarorienterat sätt.  Utvärderingen utgör en viktig del av kommunens systematiska ledning och stärkandet av verksamhetens resultat. Utvärderingen av kommunorganisationerna görs för närvarande med hjälp av flera olika utvärderingsmodeller, huvudsakligen olika internationella modeller för utvärdering av verksamhetsutvecklingen och olika slags metoder som kallas självvärdering.  Utvärdering bör ses som en fast del av planeringen och ledningen av verksamheten i kommunen på strategisk och operativ nivå och den bör finnas med i årsschemat över verksamhetsplaneringen. Resultaten av utvärderingen i de kommunala organisationerna bör i fortsättningen kunna användas smidigare än förr i planeringen och fördelningen av resurserna för följande års verksamhet.

Utvärdering

Utvärderingen utgör en fast del av kommunens ledning och stärkandet av verksamhetens resultat. Det mest centrala är att definiera gemensamt överenskomna utvecklingsmål och åtgärder.  Utvärderingen kan med fördel ingå i en mer övergripande process för utveckling av kommunledningen och organisationens kultur. I bästa fall skapar en bra utvärdering klarhet i arbetsfördelningen och förbättrar den interna interaktionen.

I strukturomvandlingen är det mycket viktigt att kommunerna lägger vikt vid utvärderingen av verksamheten och servicen. Utvärdering främjar och stärker serviceproduktionen på ett effektivt och invånarorienterat sätt. 

Utvärdering bör ses som en fast del av planeringen och ledningen av verksamheten i kommunen på strategisk och operativ nivå och den bör finnas med i årsschemat över verksamhetsplaneringen. Resultaten av utvärderingen i de kommunala organisationerna bör i fotsättningen kunna användas smidigare än förr i planeringen och fördelningen av resurser för följande års verksamhet.

Utvärderingen kan indelas efter ändamål bland annat på följande sätt:

• utvärdering av tjänster och produkter

• utvärdering av verksamheten 

• utvärdering av olika utvecklingsprojekt 

• utvärdering av personal och personer

Med hjälp av systematisk utvärdering kan beredningen av ärenden, beslutsfattandet och servicen utvecklas. De resultat och slutsatser som utvärderingen utmynnar i stärker kunskapsledning, styr kommunens verksamhet och är dessutom till hjälp när nya mål ställs upp och gamla arbetsformer behöver ses över. För att kommunens verksamhet ska kunna utvecklas kontinuerligt behövs det kontinuerlig utvärdering. 

Utvärdering garanterar också beslutskvaliteten. För att ett kommunalt organ ska kunna utveckla sitt arbete behövs en gemensam syn på utvecklingsbehoven och på god verksamhetspraxis. Utvärderingsprocessen kan inledas till exempel genom att styrelsearbetet eller nämndarbetet ses över under den fullmäktigeperiod som löper ut. 

Genom utvärdering kan man kartlägga ordförandenas och ledamöternas, fullmäktiges och de ledande tjänsteinnehavarnas synpunkter på hur arbetet fungerar och vilka utvecklingsbehov det finns. Olika delmål kan exempelvis vara:

• Arbetet som helhet och hur det löper

• Externa och interna samarbetsrelationer

• Nämnden som utövare av beslutanderätt

• Nämndens verksamhetskultur och arbetsklimatet

• Nämndens interna arbetspraxis och hur den fungerar

Det material som behövs för att genomföra utvärderingen kan kommunen antingen samla själv eller köpa av utomstående. Tolkningen kan också fördjupas till exempel under utvecklingsseminarier eller utvecklingssamtal.

Kvalitetsledning

Servicekvaliteten och kundorienteringen är viktiga utgångspunkter för kommunernas serviceproduktion. Kvalitetsutvärdering hjälper kommunerna att hitta sina egna starka sidor och det som är viktigast att utveckla.

Kommunorganisationerna utvärderar för närvarande verksamheten med hjälp av flera olika internationella modeller för utvärdering av verksamhetens utveckling och med olika slags metoder som kallas självvärdering.

CAF (Common Assessment Framework) är en utvärderingsmodell för organisationer inom den offentliga sektorn. Den har tagits fram i samarbete mellan EU:s medlemsstater. CAF-modellen används i stor omfattning som ett verktyg för att utveckla verksamheten i de finländska kommunerna och städerna.

EFQM-modellen är en praktisk referensram för utvärderingsutveckling med hjälp av vilken en organisation bland annat kan förstå vad som är dess viktigaste styrkor och vilka områden som borde förbättras. EFQM-modellen används i flera städer och kommuner, bland annat i Helsingfors stad.

Kreativa metoder som används av individer och grupper kan också ses som verktyg. Det är av stor betydelse vilka metoder som används vid utvärderingen då kvaliteten utvärderas. Den metod som valts förpliktar de olika aktörerna att utveckla kvaliteten. 

Kvalitetsledningen består av planering, styrning och förbättring av verksamheten. Med kvalitetsledningens verktyg kan man dessutom effektivera även ledningen. I utvecklingsarbetet är ett viktigt verktyg exempelvis den så kallade Demingcykeln (PDCA-cykel) som omfattar följande skeden:

•                 Planera (Plan)

•                 Pröva (Do)

•                 Kontrollera (Check)

•                 Genomför (Act)

Särskild uppmärksamhet bör ägnas kvaliteten i förändringssituationer och när kommunen beställer service av privata aktörer. I bästa fall är kvalitetsarbete inspirerande och engagerande verksamhet som ökar  kostnadseffektiviteten och effekterna i kommunen.

CAF – en gemensam kvalitetsutvärderingsmodell för den offentliga sektorn

Användningen av Europeiska Unionens gemensamma utvärderingsmodell CAF främjar utvecklingen av högklassig, ekonomiskt och effektivt fungerande offentlig service. 

CAF-modellen riktar sig till alla organisationer inom den offentliga sektorn,såväl inom statsförvaltningen som i kommunerna. Grundtanken med modellen är att kvaliteten bedöms på ett övergripande plan och att olika resultatområden och organisationens verksamhetsformer granskas. Användningen av CAF-modellen främjar utveckling genom jämförelser mellan den offentliga sektorns organisationer både nationellt och internationellt.

CAF är ett redskap som kan omformas för att bättre motsvara organisationens behov. Modellen är indelad i nio utvärderingsområden:

1.                Ledarskap

2.                Strategier och planering av verksamheten

3.                Personal

4.                Partnerskap och resurser

5.                Processer 

6.                Kund- och medborgarresultat

7.                Personalresultat

8.                Samhälleliga resultat

9.                Centrala prestationsresultat

De första fem utvärderingsområdena granskar de verksamhetsformer i organisationen med vilka man försöker nå uppställda mål och eftersträvade resultat. På de senare fyra områdena utvärderar man resultaten utgående från dessa verksamhetsätt ur olika synvinklar. Utöver de centrala prestationsresultaten granskas separat personalresultat, kund- och medborgarresultat och samhälleliga resultat. ​​

Utvärdering och kvalitetsnätverk

Använder din kommun goda utvärderingsredskap? Vill du utbyta erfarenheter kring kvalitets- och utvärderingsarbete? Kom med i det nationella utvärderings- och kvalitetsnätverkets verksamhet!

Kommunförbundet startade ett utvärderings- och kvalitetsnätverk våren 2012. Nätverket riktar sig särskilt till kommunorganisationernas tjänsteinnehavare och befattningshavare och förtroendevalda med intresse för utvecklings- och kvalitetsarbete. Nätverket stöder både kommunorganisationer som inleder utvärderingen och som hunnit längre i kvalitetsarbetet. Nätverksevenemangen genomförs i samarbete med Statskontoret.

Nätverkets främsta mål är att underlätta utbytet av kompetens, uppgifter, redskap och erfarenheter i fråga om utvärdering samt att på det sättet stärka kvalitetskompetensen och informationsutbytet i kommunerna och den offentliga sektorn. Nätverket synliggör kvalitets- och utvärderingskompetensen och i synnerhet självvärderingens betydelse i en systematisk utvecklingsverksamhet och som en del av ledningen. Tonvikten ligger på utvärdering av hur verksamheten utvecklas.

Nätverket ger möjlighet att utbyta erfarenheter och information, ge redskap för utvärdering, god praxis, utvecklingsidéer och utvecklingsstöd med hjälp av nätverksträffar. Nätverket har sin egen e-postlista som alla med intresse för kvalitetsarbete inom den offentliga sektorn kan ansluta sig till.

Nätverkets verksamhet riktar sig bland annat till kommunernas utvärderings- och kvalitetschefer och kvalitetssamordnare samt till kommunledningen. Om du vill komma med i nätverkets verksamhet, skicka då din kontaktinformation till Kommunförbundet, så inför vi dig på vår sändlista.

Väl mött inom nätverket!