Representativ demokrati

Fullmäktigeavtal

Ett fullmäktigeavtal är ett slags samarbetsavtal som konkretiserar prioriteringarna i fullmäktigearbetet och de årliga temana samt samarbetsrelationerna och principerna för informationsgången.

I fullmäktigeavtalet kan man också ange verktyg och metoder för fullmäktigearbetet vid sidan av de beslutande sammanträdena. Exempel på sådana arbetsformer är remissdebatter, aftonskolor, teamarbete, seminarier, scenario- och framtidsarbete samt ambulerande möten och besök på fältet.

Också metoderna för fullmäktiges strategiarbete kan nämnas i fullmäktigeavtalet. Sådana metoder är bland annat ekonomisk analys, intressentgruppsanalys, SWOT, scenarioarbete samt kommunjämförelser när det gäller verksamhet och ekonomi.

Självvärdering av fullmäktigearbetet

Genom självvärderingkan fullmäktigeledamöterna tillsammans med den professionella ledningen bedöma fullmäktiges arbete, de resultat som har uppnåtts, arbetsformerna och behovet av att utveckla fullmäktigearbetet. I samband med att fullmäktigeledamöterna gör en självvärdering kan de också ge synpunkter på viktiga kommunalpolitiska frågor för kommande fullmäktigeperiod.

Självvärderingen görs till exempel med hjälp av ett enkelt frågeformulär som alla fullmäktigeledamöter besvarar individuellt. Kommunförbundet har utarbetat en formulärmall som kommunerna kan använda för att utvärdera sitt eget fullmäktigearbete. Formuläret kan användas antingen som sådant eller kan omarbetas för att svara på kommunens egna behov. 

Läs mer:

• Cirkulär om utvärdering av fullmäktigearbetet

• Bedömningsblankett för fullmäktigearbetet (på finska)

Kommunstyrelsen är, liksom fullmäktige, ett obligatoriskt organ i kommunen. Kommunstyrelsen har en mycket central roll inom kommunförvaltningen. 

I 23 § i kommunallagen föreskrivs att kommunstyrelsen ansvarar för kommunens förvaltning och ekonomi samt för beredningen och verkställigheten av fullmäktiges beslut och för tillsynen över beslutens laglighet. Kommunstyrelsen bevakar kommunens intressen, företräder kommunen och för kommunens talan, om inte något annat bestäms i en instruktion.

Kommunstyrelsen eller någon annan i en instruktion förordnad kommunal myndighet ger vid behov dem som företräder kommunen i olika samfunds, institutioners och stiftelsers förvaltningsorgan anvisningar om hur kommunen ska ställa sig till de frågor som behandlas.

I kommunallagen ingår också bestämmelser om kommunstyrelsens befogenheter och valet av styrelseledamöterna.

Ett gott styrelsearbete är en framgångsfaktor för kommunerna. Styrelsen har en central roll i reformer och styr processen med att utarbeta strategin och genomföra reformerna.

Det lönar sig att börja utveckla styrelsearbetet genom att utvärdera det arbete som styrelsen har utfört under den fullmäktigeperiod som går mot sitt slut. Kommunförbundet har tagit fram blanketter som stöd för utvärderingen. Genom dem kan man klarlägga styrelseordförandenas och styrelseledamöternas, fullmäktigepresidiets och de ledande tjänsteinnehavarnas uppfattningar om hur styrelsearbetet har fungerat och vilka utvecklingsbehoven är.

Utvärderingen fokuserar på: 

• Styrelsearbetet som helhet och hur det har fungerat
• Externa och interna samarbetsrelationer
• Koncernstyrningens funktion
• Styrelsen som utövare av ekonomisk makt och utvecklingsmakt
  
  Styrelsens roll vid styrningen av servicen och fastställandet
  
  av personalpolitiken
• Styrelsens verksamhetskultur och arbetsklimat
• Styrelsens interna arbetspraxis och dess funktion

Läs mer

• Utvärdering av styrelsearbetet (på finska)

Kommunförbundet rekommenderar att kommunerna följer principerna för ett gott styrelsearbete. Konkret betyder det här att man i kommunerna kommer överens om de politiska spelreglerna för styrelsearbetet och fastställer tyngdpunktsområdena för styrelsens arbete.

Ett gott styrelsearbete innehåller följande element: 

• strategiskt grepp 
• styrelseprogrammet som politiskt avtal
• koncernstyrning
• samarbete med fullmäktige, nämnderna och kommundirektören
• samarbete med samarbetsorganisationer
• styrelseordförandens och styrelseledamöternas verksamhetsförutsättningar
• kompetensområden för kommunstyrelsens ordförande och styrelseledamöterna
• mötesprocedurer och arbetsmetoder 
• externa relationer
• image och kommunikation samt utvärdering av arbetet.  

När en ny kommunalvalsperiod inleds är det viktigt att fundera på rollen, uppgifterna och arbetskulturen för alla beslutande organ. Kommunstyrelsen har centrala förvaltningsuppgifter och ansvarar för att bereda och verkställa ärenden som går till fullmäktige, verkställa fullmäktiges beslut samt övervakar beslutens laglighet. Styrelsen ansvarar också för kommunens förvaltning och ekonomi samt för koncernstyrningen.

Alltmer resurser måste ändå riktas in på strategisk verksamhet. Genom detta tar man sikte på framtiden och skapar förutsättningar för att leda kommunen. Det är viktigt med framförhållning och framsynthet. Styrelsen ska se till att kommunen håller sig framme i det här arbetet. Utsikterna för valperioden förutsätter förändringsledning, förmåga att omrikta verksamheten och förnyelse.

Kommunens förtroendevalda företräder kommuninvånarna. Ett framgångsrikt styrelsearbete förutsätter att styrelseledamöterna kan samarbeta, har utvecklad politisk omdömesförmåga och förmåga till växelverkan och att de kan arbeta i nätverk och i koncernen. Dessutom behövs grundläggande kunskaper om de normer som reglerar kommunens verksamhet. De här kraven är allt annat än små. Därför gäller det att satsa på utbildning och handledning i början av valperioden. Det är verkligen värt att använda tid till att skapa en god kultur och komma överens om spelreglerna.

Det gäller att garantera de kommunala förtroendevaldas förutsättningar att göra ett gott arbete. Redan sammanträdena i sig kräver mycket tid, för att inte tala om sammanträdesförberedelserna och annat som hör till. En professionell beredning är alltid en grundläggande förutsättning för att styrelsearbetet ska lyckas.

Styrelsen samarbetar också intensivt med kommundirektören. Ett av styrelsens främsta ansvarsområden är att organisera ledningen. Framgångsrika kommuner kännetecknas alltid av gott ledarskap. Det gäller också att komma ihåg att en av kommunens viktiga roller består i att ha hand om personalpolitiken och att vara arbetsgivare.

Det är viktigt att iaktta principerna för ett gott styrelsearbete speciellt nu när kommunerna befinner sig i en mer turbulent och komplex förändringssituation än tidigare. Förändringen kräver ett starkt ledarskap, vilket kan främjas genom målmedvetna åtgärder.

Läs mer

• Fungerande styrelsearbete

Nämnderna är organ som är underställda kommunstyrelsen. De sköter uppgifter av bestående karaktär inom sitt område. Det är fullmäktige som beslutar om nämndernas uppgifter.

Nämnderna ska verka i nära anslutning till serviceproduktionen samt leda och övervaka serviceproduktionen i kommunen. Till nämndernas roll hör också att stärka och lyfta fram medborgaraspekten när serviceproduktionen utvecklas.

Nämndstrukturen varierar i kommunerna. Obligatoriska nämnder är endast revisionsnämnden och valnämnden. Fullmäktige kan i en instruktion bestämma att endast fullmäktigeledamöter och deras ersättare väljs till nämnderna. På så sätt vill man betona fullmäktiges makt och politiska ansvar. Nämndledamöternas valbarhet regleras i kommunallagen.

Kommunens organ är förutom fullmäktige kommunstyrelsen, nämnder och direktioner, deras sektioner samt kommittéer.

Direktioner

Direktioner har en annan ställning än nämnder. De kan lyda under styrelsen eller en nämnd. En direktion kan sköta ett smalare uppgiftsområde, till exempel inom ledningen av en särskild inrättning eller skola.

Också något annat organ än fullmäktige, till exempel en nämnd, kan besluta om valet av direktionsledamöter. Vid valet av ledamöter kan man också tillämpa brukar- eller personaldemokrati. I det fallet kan ledamöterna väljas utgående från ett förslag av personalen eller servicebrukarna inom kommunala affärsverk. Villkoren för valbarhet till direktionen är mindre strikta än för andra organ.

Kommittéer och sektioner

Kommunstyrelsen, kommunfullmäktige och nämnderna kan tillsätta kommittéer som stöd för sin verksamhet. Deras mandattid är begränsad. Samtidigt som fullmäktige ger fullmakt till en kommitté bestäms också befogenheterna. Befogenheterna kan vara antingen allmänt formulerade eller begränsade till någon specifik uppgift. Valbarheten till kommittéerna har inga strikta begränsningar. Man har på så vis velat betona organets sakkunnigroll.

I kommunernas instruktioner kan det ingå bestämmelser om sektioner i anslutning till kommunstyrelsen, kommunfullmäktige, nämnder och direktioner. Fullmäktige väljer sektionsledamöterna eller ger ett annat organ fullmakt att besluta om att inrätta sektioner och valet av ledamöterna. I allmänhet består sektionerna av ledamöter och ersättare i respektive organ, med vissa undantag.