Case 5: I Tavastehus är digital utveckling en gemensam sak för anställda och invånare

Ledarskap spelar en nyckelroll i allt utvecklingsarbete, även i främjandet av digitaliseringen. Digitalisering kan inte längre bara ses som en uppgift för ICT-avdelningen, utan är en del av all verksamhet. Digitaliseringen ställer krav på kommunledningens och de förtroendevaldas kompetens.

I Tavastehus fastställer ledningsgruppen hela stadens digitala mål som stadsstyrelsen sedan godkänner. Sektordirektörerna ansvarar för den digitala utvecklingen inom den egna sektorn. Även om man inom sektorerna själva beslutar om målen och åtgärderna för digitaliseringen och hur de prioriteras, kontrolleras helheten av en digitaliseringsgrupp som består av representanter för de olika sektorerna.

Digitaliseringsgruppens uppgift är att planera digitaliseringen och kontrollerat driva den framåt. Gruppen kan föreslå mindre utvecklingsåtgärder eller större som omfattar hela staden, till exempel anskaffning av smarttelefoner till alla samt stöd för effektiv användning av smarttelefoner och virtuella mötesverktyg. En av digitaliseringsgruppens senaste framgångar är en helhetsbild för digitaliseringen.

Utöver digitaliseringsgruppen har informationsförvaltningen en betydande roll i digitaliseringsarbetet i Tavastehus. Informationsförvaltningen ansvarar för helheten och stöder de olika sektorerna. Informationsförvaltningen erbjuder utrustning, programvaror och verktyg samt ordnar olika utbildningar. Det finns också planer på en verktygslåda med produktifierade verktyg – till exempel sparring – som ska kunna utnyttjas av chefer och olika sektorer i framtiden.

Kundinsikter och personalinsikter i centrum för utvecklingen

I Tavastehus är målet att så många som möjligt ska delta i utvecklingen av stadens processer och tjänster. Personalen, invånarna, ledningsgruppen och de förtroendevalda har många goda tankar och idéer som staden försöker dra nytta av genom olika kanaler och servicedesign.

Ett sätt att samla in invånarnas idéer och förnya serviceprocesserna utgående från behov har varit den så kallade testfamiljsverksamheten. Våren 2021 sökte Tavastehus stad testfamiljer för att pröva stadens tjänster i 105 dagar. Det kom in 115 ansökningar och utifrån dem valdes 18 testfamiljer ut.

Testfamiljernas uppgift var att komma med idéer för framtidens digitala Tavastehus. Testfamiljerna fick bland annat fundera på hurdana digitala tjänster som borde finnas i Tavastehus år 2030 för att staden ska vara den bästa platsen att besöka, trivas och bosätta sig på, den bästa platsen för företag, den bästa ekologiska återuppbyggaren, den bästa främjaren av hälsa och välbefinnande, den bästa miljön för tillväxt och lärande samt den bästa miljön att bo och leva i.

Bland testfamiljernas svar fanns tankar som också är bekanta från den offentliga digitaliseringsdebatten. Testfamiljerna önskade bland annat att man ska kunna uträtta ärenden i Tavastehus oberoende av tid och plats och att den offentliga, privata och tredje sektorns tjänster ska finnas på ett och samma ställe. Dessutom önskades hållbart byggande samt utnyttjande av digitalisering i vården, så att man bättre än tidigare kunde koncentrera sig på patienten.

När man arbetar med att öka kundinsikterna är det skäl att komma ihåg att alla kommuninvånare inte har möjlighet eller intresse av att ge respons eller delta i kommunens utvecklingsarbete. I Tavastehus har man därför funderat på hur till exempel invandrarfamiljer bättre kunde involveras i utvecklingsarbetet och i fortsättningen ges bättre service. Som en lösning har man utformat en kundresa för invandrare. Den hjälper invandrare att få en uppfattning om hur man går till väga för att sätta sina barn i dagvård och skola.

I Tavastehus har personaltjänsterna en viktig roll när det gäller att skapa en verksamhetskultur och atmosfär som stöder utveckling och försöksverksamhet. För närvarande pågår till exempel programmet Tee työtä uudella tavalla (Arbeta på ett nytt sätt) där man lyfter fram vars och ens möjlighet att utveckla sitt eget arbete och göra saker och ting på olika sätt. Informationsförvaltningen har ett nära samarbete med personaltjänsterna och de arbetar tillsammans för att inspirera och uppmuntra människor till försöksverksamhet och till att utforma ett nytt slags arbete.

Inom stadsorganisationen samlas personalens idéer in med hjälp av ett elektroniskt frågeformulär som alltid är öppet samt via webbplatsen VAU-vaikuta, auta ja uudista (påverka, hjälp till och förnya). Webbplatsen VAU har skapats för att man ska kunna presentera och dela med sig av olika utvecklingsidéer. Där kan man skriva ner sina idéer samt gilla och kommentera andras idéer. De bästa idéerna vidareutvecklas i en idégenerator. Man belönar också idésprutor. Målet är att göra allt det goda arbete som utförs i staden ännu mer synligt.

Hållbarhet och slagkraft genom upphandling

För att digitaliseringen ska lyckas krävs förutom kompetent personal även fungerande apparater och system. Tavastehus stads målsättning – att verka ansvarsfullt på ekonomisk, social och ekologisk nivå – syns konkret även i stadens upphandlingar. Man strävar efter att konkurrensutsätta inköpen av apparater, alltid med hänsyn till cirkulär ekonomi och koldioxidneutralitet. Exempelvis skickas apparaterna efter tre års leasingtid till andra delar av världen för återanvändning eller för att användas som reservdelar. Man har även beräknat och tagit reda på utsläppen som anknyter till olika apparater.

I Tavastehus stad görs bland annat dynamiska upphandlingar och man strävar efter att noggrant förbereda upphandlingarna för att hitta de bästa lösningarna. Det innebär till exempel att den egna målbilden är klart definierad innan man börjar begära upplysningar, göra anbudsförfrågningar och föra dialog med aktörerna på marknaden.

I Tavastehus har man lärt sig att när den egna målbilden och målprocesserna är tydliga kan man bättre ställa krav på leverantörerna, och inte bara köpa det som för tillfället finns på marknaden. Det väsentliga är att processerna förnyas och att man försöker hitta informationssystem som motsvarar framtidens behov. Detta förutsätter ett gott ledarskap, visionär personal och ett välfungerande samarbete med systemleverantörerna.

En anskaffning som är aktuell för Tavastehus stad är förnyandet av systemet för småbarnspedagogik. Genom att skaffa ett system och utveckla processerna strävar man bland annat efter att automatisera flödet av elektroniska blanketter och information. Kundernas och personalens respons och erfarenheter av att använda systemet i vardagen för anskaffningsprocessen framåt.

Servicehandledningens dröm har varit att systemen ska fungera bra ihop och att till exempel tanken om ”barnets stig” skulle förverkligas. Med detta menas målsättningen att barnets personliga uppgifter ska löpa smidigt vidare i systemen från att barnet går i daghem ända upp till vuxen ålder. Än så länge har man inte lyckats få tekniskt stöd för denna idé från systemleverantörerna.

I Finland förutsätter läroplanen för den grundläggande utbildningen att informations- och kommunikationsteknik utnyttjas i alla årskurser i alla läroämnen samt i övrigt skolarbete. Digitaliseringen kan därmed ses både som ett verktyg och ett föremål för lärande.

Inom Tavastehus stads undervisningssektor har en tredjedel av resurserna för utveckling och underhåll av informations- och kommunikationsteknik under drygt tio års tid allokerats till elektroniska tjänster och innehåll, en tredjedel till apparater och nätverkslösningar och den sista, men inte minsta, tredjedelen till utveckling av personalens kompetens samt stödtjänster.

I Tavastehus har satsningen på att utveckla kompetensen inom användningen av informations- och kommunikationsteknik inom pedagogiken bland annat gett upphov till en tutorlärarverksamhet som utvidgats till att omfatta hela landet. Inom tutorlärarverksamheten stöder och hjälper lärarna varandra i frågor som rör undervisningen.

I praktiken har ett tiotal utvecklingslärare inom stadens grundläggande utbildning befriats från eget undervisningsarbete på onsdagar. Då åker de runt i skolorna som hör till deras ansvarsområde, handleder andra lärare och delar med sig av tips från kollegor om bland annat användning av olika apparater i undervisningen, elektroniska läromedel och annat rörande utveckling av undervisningen i vidare bemärkelse. Dessutom fungerar tutorlärarna som känselspröt – de kan berätta om det finns problem med apparater, nätverk med mera.

I Tavastehus är man övertygad om att digitaliseringen varken behöver eller kan ersätta allt traditionellt lärande. I bästa fall kan dock digitaliseringen frigöra en del av lärarens arbetstid som i stället kan användas för att handleda och bemöta eleverna individuellt. Via elektroniska system kan läraren till exempel snabbare genomföra test och prov och göra bedömningar. Läraren kan även följa med elevernas prestationer och behov av närmare personligt stöd. Med hjälp av digitalisering kan man också stärka elevernas delaktighet och stöda skapandet av en personlig lärstig, till exempel genom att samla skolarbetet i ett och samma elektroniska system.

Samarbete och nätverkande är viktiga både inom och utanför stadens organisation. Som stöd för lärare och elever har skolorna utsett elevagenter som till exempel kan fungera som hjälplärare eller ha hand om tekniken i samband med skolans vårfest. De kunniga och lättillgängliga elevagenterna har också hjälpt stadsfullmäktige att ta i bruk nya Ipads. Att vara verksam i riksomfattande nätverk, såsom Digikilta, gör det i sin tur möjligt att bolla olika utvecklingsidéer i anknytning till undervisning samt att dela framgångar och misslyckanden i större utsträckning.

Inrättandet av välfärdsområdena i början av 2023 kommer att förändra Tavastehus stads organisation avsevärt. Av de nuvarande 3 400 anställda övergår 1 600 personer till välfärdsområdet, och staden ansvarar inte längre för social- och hälsovårdstjänsterna. Den verksamhetsmässigt största sektorn blir då bildning och välfärd, det vill säga skolor, daghem och andra enheter inom småbarnspedagogiken.

I framtidens kommunala arbete i Tavastehus ser man en allt större betoning på självstyrning och coachande ledarskap. Enligt en enkät riktad till personalen vill cirka 70 % av dem som arbetat på distans under coronatiden fortsätta arbeta så. Därför krävs även i fortsättningen fungerande teknik och arbetsprocesser samt gemensamt överenskomna verksamhetsformer.

För att digitaliseringen ska kunna omfatta all verksamhet i kommunen krävs nya färdigheter hos personalen, till exempel förståelse för digitaliseringens möjligheter. När information genereras och överförs automatiskt från en plats till en annan behövs inte längre beredning av tjänsteinnehavarbeslut, utan snarare omfattande sakkunskap. Snart kan det till och med finnas ett behov av grundläggande färdigheter i kodning.

I Tavastehus är man övertygad om att samarbete med andra kommuner, att dela med sig av god praxis och att lära av andra är saker som man aldrig kan göra för mycket av. Moderna elektroniska mötesverktyg och praxis möjliggör ett allt tätare samarbete även med kommuner på andra håll i Finland.

Intervjuer med följande personer samt följande material har använts som källor:

• Harvio Jari, chef för digital utveckling, Tavastehus stad

• Isosuo Juha, biträdande stadsdirektör, Tavastehus stad

• Jäkkö Jouni, dataadministrationsdirektör, Tavastehus stad

• Linnakylä Pia, serviceplanerare, Tavastehus stad

• Orkola Janne, chef för servicehandledning, Tavastehus stad

Lisätietoja Hämeenlinnan digikehittämisestä:

• Information om Tavastehus ur ett digitaliseringsperspektiv (på finska)

• Information om arbetet med testfamiljer i Tavastehus och en nyhet om ämnet(på finska)

• Plan för informations- och kommunikationsteknik för den grundläggande utbildningen i Tavastehus (på finska)

• Plan för informations- och kommunikationsteknik för småbarnspedagogiken och förskoleundervisningen i Tavastehus (på finska)

• Webbplatsen för Digikilta (på finska)

Text: Anniina Tuomi / Kommun- och välfärdsområdesarbetsgivarna KT och Aino Lappalainen / Kommunförbundet